La funzionalità Voicemail Drop aiuta i Team che effettuano un volume elevato di Chiamate in uscita. Poiché molte chiamate raggiungono la Segreteria telefonica, gli Agenti spesso impiegano molto tempo a lasciare messaggi simili. Voicemail Drop semplifica questo Flusso di lavoro consentendo agli Agenti di inviare un messaggio preregistrato con un solo clic dopo il segnale acustico.
Gli Agenti possono creare messaggi registrandoli tramite il microfono o caricando un file MP3, quindi gestirli e inviarli durante qualsiasi chiamata standard in uscita o effettuata con il Power dialer.
Gli Utenti possono:
- Creare messaggi per la Segreteria telefonica tramite registrazione o caricamento di un file MP3
Gestire le registrazioni ascoltandole, eliminandole, rinominandole o impostandone una come predefinita
Inviare un messaggio con Voicemail Drop dopo il segnale acustico
Visualizzare la Cronologia degli invii e applicare filtri
Come accedere a Voicemail Drop
Voicemail Drop è Disponibile con il Piano Aircall Professional.
È supportato sulle applicazioni Desktop e web di Aircall Workspace. Il Supporto per iOS e Android sarà aggiunto a breve.
Nella vista dei dettagli della chiamata viene visualizzato un pulsante Voicemail Drop quando nelle Impostazioni chiamate è stato configurato almeno un messaggio Voicemail Drop. Gli Utenti possono inviare un messaggio non appena raggiungono una segreteria telefonica e sentono il segnale acustico.
Come configurare i messaggi Voicemail Drop
Prima di poter utilizzare Voicemail Drop, è necessario configurare almeno un messaggio nelle Impostazioni chiamate. I messaggi sono personali per ciascun Utente e non sono accessibili agli altri membri dell'organizzazione.
Per aggiungere o modificare i messaggi, fai clic sul tuo nome nell'angolo in basso a sinistra di Aircall Workspace, seleziona Impostazioni, quindi apri la Sezione Voicemail Drop in Impostazioni chiamate. Fai clic su Aggiungi un messaggio per scegliere come creare il messaggio: puoi registrarlo utilizzando il microfono oppure caricare un file MP3.
Limitazioni e suggerimenti
Prima di registrare, tieni presente quanto segue:
Sono supportate solo le Chiamate in uscita
È possibile registrare fino a 10 messaggi per Utente (considerando complessivamente i messaggi registrati e caricati)
Ogni messaggio può durare fino a 180 secondi
I file caricati devono essere in formato .mp3 e non superare i 10 MB
I nomi dei messaggi devono essere univoci e non possono superare i 48 caratteri
Nota: Alcune segreterie telefoniche limitano la durata dei messaggi. Mantieni i messaggi brevi per assicurarti che vengano recapitati correttamente.
Registrare un messaggio Voicemail Drop
La prima registrazione diventa il messaggio predefinito. Puoi modificare il messaggio predefinito in qualsiasi momento. Durante una chiamata, puoi selezionare qualsiasi messaggio salvato se quello predefinito non è appropriato.
Passaggi:
Apri la vista delle Impostazioni di Voicemail Drop.
Fai clic su Aggiungi un messaggio, quindi seleziona Registra un messaggio.
Inserisci un nome di massimo 48 caratteri.
Fai clic su Registra. Prima dell'inizio della registrazione viene visualizzato un conto alla rovescia di tre secondi.
Registra il messaggio. Hai a disposizione tre minuti. La registrazione si interrompe automaticamente se superi il limite.
Ascolta la registrazione per verificarne la qualità.
Fai clic su Ripeti se devi registrare nuovamente il messaggio.
Fai clic su Salva per archiviare il messaggio.
Importante: Verifica la configurazione e le autorizzazioni del microfono prima di avviare una registrazione.
Caricare un file MP3 come messaggio di Voicemail Drop
Invece di effettuare una registrazione, puoi caricare un file MP3 preregistrato come messaggio di Voicemail Drop. Questa opzione è utile se il tuo Team fornisce file audio standardizzati o se preferisci preparare i messaggi al di fuori di Aircall.
Passaggi:
- Apri la schermata delle impostazioni di Voicemail Drop.
- Fai clic su Aggiungi un messaggio, quindi seleziona Carica un file.
- Inserisci un nome per il messaggio nel campo Nome della Segreteria telefonica (massimo 48 caratteri).
- Carica il file utilizzando uno dei seguenti metodi:
- Trascina il file .mp3 nell'area di caricamento e rilascialo.
- Fai clic nell'area di caricamento per cercare e selezionare un file dal tuo dispositivo.
- Se vuoi impostare questo messaggio come opzione predefinita accessibile con un clic, attiva l'interruttore Imposta come predefinito.
- Fai clic su Salva messaggio per confermare oppure su Annulla per ignorare le modifiche.
Importante: I file devono essere in formato .mp3, non devono superare i 10 MB né avere una durata superiore a 3 minuti. I caricamenti che non soddisfano questi requisiti verranno rifiutati.
Gestire i messaggi di Voicemail Drop esistenti
Fai clic sull'icona di modifica di un messaggio salvato per gestirlo. Puoi:
Ascoltare la registrazione
Rinominare il messaggio
Impostare come predefinito per renderlo l'opzione accessibile con un clic
Eliminare definitivamente il messaggio
Inviare un messaggio alla Segreteria telefonica
Il tempismo è fondamentale. Attendi sempre il segnale acustico della Segreteria telefonica prima di fare clic sul pulsante Voicemail Drop.
Importante: Facendo clic sul pulsante prima del segnale acustico, il messaggio potrebbe risultare incompleto o non essere recapitato.
Inviare il messaggio predefinito
Passaggi:
Attendi che si attivi la Segreteria telefonica del contatto.
Attendi il segnale acustico.
Fai clic su Voicemail Drop.
La chiamata termina automaticamente e una notifica conferma che l'invio è avvenuto correttamente.
Nei dettagli della chiamata vedrai che è stato inviato un messaggio alla Segreteria telefonica.
Inviare un messaggio dall'elenco
Se hai più messaggi:
Passaggi:
Attendi che si attivi la Segreteria telefonica del contatto.
Attendi il segnale acustico.
Fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto al pulsante principale Voicemail Drop.
Seleziona il messaggio che vuoi utilizzare.
La chiamata termina automaticamente e viene visualizzata una notifica di conferma.
I dettagli della chiamata indicheranno che è stato inviato un messaggio alla Segreteria telefonica.
Visualizzare la Cronologia e applicare i filtri
Nella Posta in arrivo, le Chiamate in uscita che includono un Voicemail Drop mostrano l'icona Voicemail Drop sia nella pagina Conversazioni che nella pagina Chiamate.
Per una ricerca più rapida, nella pagina Chiamate puoi applicare il filtro Tipi di chiamata > Messaggio della segreteria telefonica inviato per mostrare solo le chiamate in cui è stato inviato un messaggio alla segreteria telefonica.
Errori
Occasionalmente possono verificarsi degli errori:
Durante la registrazione: non è stato possibile salvare il messaggio
Durante l'eliminazione: non è stato possibile eliminare il messaggio
Durante la modifica (rinomina o impostazione come predefinito): non è stato possibile aggiornare il messaggio
Durante l'invio: non è stato possibile inviare il messaggio
Se si verifica un errore, riprova più tardi. Se il problema persiste, contatta il Team di supporto Aircall.
Domande frequenti (FAQ)
Cosa succede se la persona che chiamo risponde, ma faccio clic per errore sul pulsante Voicemail Drop?
La chiamata termina immediatamente dal tuo lato. La persona che hai chiamato rimane in linea e ascolta la registrazione del messaggio. Al termine della registrazione, la chiamata termina anche per questa persona. Non viene lasciato alcun messaggio in segreteria.
Posso usare Voicemail Drop se la chiamata viene trasferita con preavviso?
No.
Posso usare Voicemail Drop durante una chiamata interna?
No.
Cosa succede se faccio clic sul pulsante Voicemail Drop prima del segnale acustico?
Il destinatario potrebbe non ricevere la registrazione oppure potrebbe ricevere un messaggio incompleto.
Cosa succede se parlo dopo il segnale acustico e poi faccio clic sul pulsante Voicemail Drop?
Il contatto ascolterà sia il messaggio pronunciato da te sia quello preregistrato.
Cosa succede se aspetto troppo a lungo dopo il segnale acustico prima di fare clic sul pulsante Voicemail Drop?
Il messaggio potrebbe non essere trasmesso. Il sistema potrebbe interpretare il ritardo come silenzio, causando l'interruzione della chiamata dal lato del destinatario mentre tu rimani connesso.
Posso usare un file MP3 registrato al di fuori di Aircall?
Sì. È possibile caricare come messaggio Voicemail Drop qualsiasi file .mp3 di dimensioni non superiori a 10 MB e di durata massima di 3 minuti.
Posso richiedere la disattivazione di Voicemail Drop per Il mio conto?
Sì. Un Amministratore può richiederlo inviando un ticket al Supporto.
Perché non riesco a sentire il mio messaggio Voicemail Drop quando riproduco una Registrazione delle chiamate nel Dashboard Aircall?
Se lasci un messaggio Voicemail Drop sulla Segreteria telefonica di un contatto, la Registrazione delle chiamate nel Dashboard Aircall non riprodurrà l'audio del Voicemail Drop. Quando in seguito ascolterai la chiamata dal Dashboard, non sentirai la registrazione Voicemail Drop.
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