Questo articolo spiega come importare i contatti in Aircall utilizzando un file CSV, illustra i requisiti di formattazione e fornisce importanti indicazioni e suggerimenti per garantire la corretta importazione.
Importante: Quando un Utente importa i contatti nell'App Aircall Workspace, questi diventano visibili a tutti gli Utenti su Il mio conto.
Che cos'è un file CSV?
Un file CSV è un formato comunemente utilizzato per archiviare elenchi di contatti. Consente di esportare i dati dei contatti dalla maggior parte degli Strumenti CRM o dei fogli di calcolo e di caricarli direttamente in Aircall.
Per importare i contatti in Aircall, il file CSV deve avere dimensioni inferiori a 1 MB. Se il file supera questo limite, suddividilo in più file di dimensioni inferiori e caricali separatamente.
Struttura del file richiesta
Quando crei il file CSV, utilizza le seguenti intestazioni e compila ogni colonna con i dati dei contatti:
- first_name
- last_name
- company_name
- phone1
- phone2
- phone3
- phone4
Importante: Tutti i Numeri di telefono devono includere il prefisso internazionale e rispettare il formato E.164, senza spazi o caratteri speciali. Altri formati potrebbero funzionare, ma il formato E.164 è fortemente consigliato per evitare problemi di importazione.
Creazione di un file CSV in Google Sheets
Passaggi:
- Apri un nuovo foglio Google.
- Aggiungi le intestazioni richieste elencate sopra.
- Inserisci i dati dei contatti sotto ogni colonna.
- Fai clic su File, quindi su Scarica e infine su Valori separati da virgola (.csv).
Il file è ora pronto per essere importato.
Conversione di un file Excel in CSV
Se i contatti sono archiviati in un file Excel, Aircall consiglia di convertire il file utilizzando Google Sheets per ridurre il rischio di perdita dei dati.
Passaggi:
- Copia e incolla i dati da Excel in un documento Google Sheets.
- Apri il file in Google Sheets.
- Fai clic su File, quindi su Scarica come.
- Seleziona Valori separati da virgola (.csv).
Ora puoi utilizzare questo file CSV per importare i contatti.
Nota: Gli emoji non sono supportati negli attributi dei contatti. Eventuali emoji inclusi nel file CSV verranno rimossi durante il processo di importazione.
Importazione del file CSV in Aircall
Passaggi:
- Apri l'App Aircall Workspace.
- Vai alla Sezione Contatti.
- Fai clic su Aggiungi nell'angolo in alto a destra.
- Seleziona Importa contatti.
- Scegli il file CSV che desideri caricare.
- Quando viene visualizzata la schermata dei campi del contatto, verifica e completa tutti i campi. Un contatto può includere più Numeri di telefono.
- Seleziona il prefisso internazionale predefinito.
- Fai clic su Importa contatti.
I contatti appariranno nell'App dopo alcuni minuti.
Nota: Caricare lo stesso file CSV più di una volta creerà contatti duplicati. Per evitare duplicati, carica solo contatti nuovi o aggiornati.
Eliminazione o modifica dei contatti
Per motivi di sicurezza, non è possibile eliminare in blocco i contatti dal Dashboard o dall'App per telefono di Aircall.
Importante: Per richiedere l'eliminazione completa dei contatti, contatta il nostro Team di supporto. Al termine dell'operazione, potrai caricare un nuovo elenco di contatti.
Per eliminare o modificare un singolo contatto, utilizza l'App Aircall Workspace.
Contatti nelle Integrazioni
Se utilizzi un'Integrazione CRM, assicurati che tutti i Numeri di telefono dei contatti siano salvati nel formato E.164. Ciò garantisce la corretta sincronizzazione tra Aircall e il tuo CRM.
Nota: Quando la Sincronizzazione contatti è abilitata, i contatti devono essere in formato E.164 sia in Aircall sia nello Strumento integrato.
Suggerimenti finali e risoluzione dei problemi
Problemi di codifica dei caratteri
Se il file include caratteri speciali, come quelli accentati, dopo l'importazione potresti riscontrare problemi di formattazione, soprattutto quando utilizzi Blocco note di Windows.
Su Windows
Passaggi:
- Apri il file CSV in Blocco note.
- Fai clic su File, quindi su Salva con nome.
- Seleziona UTF-8 nel campo Codifica.
- Fai clic su Salva.
- Apri il nuovo file CSV in Excel e verifica che i caratteri speciali siano visualizzati correttamente.
Su macOS
Utilizza Numbers anziché Excel per creare o modificare il file CSV.
Errore durante l'importazione di contatti con informazioni mancanti
La tabella seguente riepiloga il sintomo, la causa e la soluzione relativi agli errori di importazione dei contatti causati da Numeri di telefono mancanti o non validi in Aircall.
| Sezione | Descrizione | Dettagli |
|---|---|---|
| Sintomo | Messaggio di errore durante l'importazione | Dopo aver tentato di importare un elenco di contatti in Aircall, viene visualizzato un messaggio di errore che indica: “X dei tuoi contatti contengono informazioni mancanti e non è stato possibile elaborarli.” |
| Causa | Impossibile verificare il numero di telefono | Uno o più contatti includono numeri di telefono che Aircall non riesce a verificare. Ciò può verificarsi se il campo del numero di telefono è vuoto, il numero di telefono non è valido o il formato del numero di telefono non viene riconosciuto. Senza un numero di telefono valido, il contatto non può essere elaborato durante l'importazione. |
| Soluzione | Convalidare i dati dei contatti prima dell'importazione | Assicurati che ogni contatto includa almeno un numero di telefono, che tutti i numeri di telefono siano validi e completi e che siano formattati secondo il formato E.164, incluso il prefisso internazionale, senza spazi o caratteri speciali. |
Nota: I contatti senza un numero di telefono valido non possono essere importati in Aircall. Controlla sempre che nel file non vi siano numeri di telefono mancanti o formattati in modo errato prima di avviare l'importazione.
Importante: Sebbene possano funzionare anche altri formati di numeri di telefono, si consiglia vivamente di utilizzare il formato E.164 per garantire che i contatti vengano importati e salvati correttamente.
Una volta apportate queste correzioni, carica nuovamente il file dei contatti su Aircall.
Esportazione dei contatti da Aircall
Attualmente, non è possibile esportare i contatti da Aircall Workspace o dal Dashboard Aircall.
Nota: Se hai bisogno di esportare i contatti, contatta il nostro Team di supporto clienti per ricevere assistenza.
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