Questo articolo spiega come importare i contatti in Aircall tramite un file CSV, illustra i requisiti di formattazione e fornisce indicazioni e informazioni sui limiti da conoscere per completare l'importazione correttamente.
Importante: Quando un utente importa i contatti nell'app Aircall Workspace, questi diventano visibili a tutti gli utenti del mio conto.
Che cos'è un file CSV?
Un file CSV è un formato comune per archiviare elenchi di contatti. Consente di esportare i dati dei contatti dalla maggior parte degli strumenti CRM o dei fogli di calcolo e di caricarli direttamente in Aircall.
Per importare i contatti in Aircall, il file CSV deve essere inferiore a 1 MB. Se supera questo limite, suddividilo in più file di dimensioni inferiori e caricali separatamente.
Struttura del file richiesta
Quando crei il file CSV, usa le seguenti intestazioni e inserisci i dati dei contatti in ogni colonna:
- first_name
- last_name
- company_name
- phone1
- phone2
- phone3
- phone4
Importante: Tutti i numeri di telefono devono includere il prefisso internazionale e seguire il formato E.164, senza spazi o caratteri speciali. Altri formati potrebbero funzionare, ma il formato E.164 è fortemente consigliato per evitare problemi durante l'importazione.
Creare un file CSV in Fogli Google
Procedura:
- Apri un nuovo foglio di calcolo in Fogli Google.
- Aggiungi le intestazioni richieste elencate sopra.
- Inserisci i dati dei contatti nelle rispettive colonne.
- Fai clic su File, poi su Scarica e infine su Valori separati da virgola (.csv).
Il file è ora pronto per l'importazione.
Convertire un file Excel in CSV
Se i contatti sono archiviati in un file Excel, Aircall consiglia di convertirlo usando Fogli Google per ridurre il rischio di perdita dei dati.
Procedura:
- Copia i dati da Excel e incollali in un documento di Fogli Google.
- Apri il file in Fogli Google.
- Fai clic su File, poi su Scarica come.
- Seleziona Valori separati da virgola (.csv).
Ora puoi usare questo file CSV per importare i contatti.
Nota: Le emoji non sono supportate negli attributi dei contatti. Le eventuali emoji presenti nel file CSV verranno rimosse durante l'importazione.
Importare il file CSV in Aircall (solo da Desktop)
Procedura:
- Apri l'app Aircall Workspace.
- Vai alla sezione Contatti.
- Fai clic su Aggiungi o su + nell'angolo in alto a destra.
- Seleziona Importa contatti.
- Scegli il file CSV da caricare.
- Quando compare la schermata dei campi dei contatti, controlla e compila tutti i campi. Un contatto può avere più numeri di telefono.
- Seleziona il prefisso internazionale predefinito.
- Fai clic su Importa contatti.
Dopo alcuni minuti, i contatti compariranno nell'app.
Nota: Se carichi un contatto il cui numero di telefono principale esiste già, il contatto esistente viene aggiornato. Non viene creato un duplicato. Anche le celle vuote relative al cognome e all'azienda cancellano i valori esistenti. Se il file contiene lo stesso numero di telefono principale associato a nomi diversi, rimane il contatto importato per ultimo.
Eliminare o modificare i contatti
Per motivi di sicurezza, non è possibile eliminare i contatti in massa dal Dashboard di Aircall o dall'app telefonica.
Importante: Per richiedere l'eliminazione completa dei contatti, contatta il nostro Team di supporto. Una volta completata l'eliminazione, puoi caricare un nuovo elenco di contatti.
Per eliminare o modificare un singolo contatto, usa l'app Aircall Workspace.
Contatti nelle integrazioni
Se usi un'Integrazione CRM, assicurati che tutti i numeri di telefono dei contatti siano salvati nel formato E.164. Questo garantisce la corretta sincronizzazione tra Aircall e il tuo CRM.
Nota: Quando la sincronizzazione contatti è attiva, i contatti devono essere nel formato E.164 sia in Aircall sia nello strumento integrato.
Consigli finali e risoluzione dei problemi
Problemi di codifica dei caratteri
Se il file contiene caratteri speciali, come le lettere accentate, potresti notare problemi di formattazione dopo l'importazione, soprattutto se usi Blocco note di Windows.
Su Windows
Procedura:
- Apri il file CSV in Blocco note.
- Fai clic su File, poi su Salva con nome.
- Seleziona UTF-8 nel campo Codifica.
- Fai clic su Salva.
- Apri il nuovo file CSV in Excel e verifica che i caratteri speciali vengano visualizzati correttamente.
Su macOS
Usa Numbers anziché Excel per creare o modificare il file CSV.
Errore durante l'importazione di contatti con informazioni mancanti
La tabella seguente riassume il problema, la causa e la soluzione relativi agli errori di importazione dei contatti dovuti a numeri di telefono mancanti o non validi in Aircall.
| Sezione | Descrizione | Dettagli |
|---|---|---|
| Problema | Messaggio di errore durante l'importazione | Dopo aver tentato di importare un elenco di contatti in Aircall, viene visualizzato un messaggio di errore: «X dei tuoi contatti contengono informazioni mancanti e non è stato possibile elaborarli». |
| Causa | Impossibile verificare il numero di telefono | Uno o più contatti includono numeri di telefono che Aircall non riesce a verificare. Questo può accadere se il campo del numero di telefono è vuoto, se il numero non è valido o se il suo formato non viene riconosciuto. Senza un numero di telefono valido, il contatto non può essere elaborato durante l'importazione. |
| Soluzione | Verificare i dati dei contatti prima dell'importazione | Assicurati che ogni contatto abbia almeno un numero di telefono, che tutti i numeri siano validi e completi e che siano scritti nel formato E.164, incluso il prefisso internazionale, senza spazi o caratteri speciali. |
Nota: I contatti senza un numero di telefono valido non possono essere importati in Aircall. Prima di avviare l'importazione, controlla sempre che nel file non ci siano numeri di telefono mancanti o formattati in modo errato.
Importante: Sebbene possano funzionare anche altri formati per i numeri di telefono, è fortemente consigliato utilizzare il formato E.164 per assicurarsi che i contatti vengano importati e salvati correttamente.
Una volta apportate queste correzioni, carica nuovamente il file dei contatti su Aircall.
Esportare i contatti da Aircall
Attualmente non è possibile esportare i contatti da Aircall Workspace o dalla Dashboard di Aircall.
Nota: Se hai bisogno di esportare i contatti, contatta il nostro team di supporto clienti per ricevere assistenza.
Stato di Aircall
Assistenza per l'accesso