La funzionalità Team ti consente di organizzare, filtrare e raggruppare gli agenti in modo che i clienti vengano indirizzati alle persone giuste in base alla lingua, al ruolo, alle competenze o ad altri criteri. Puoi assegnare i Team ai numeri di telefono, controllare la distribuzione delle chiamate e configurare le code e l'orario di lavoro.
Questo articolo spiega come gli amministratori possono creare e gestire i Team nel Dashboard di Aircall, aggiungere utenti e associare i Team ai numeri.
Prima di iniziare
- Per creare e gestire i Team, devi essere un amministratore.
- Puoi usare i Team per:
- Raggruppare gli agenti per lingua, sede, ruolo o competenze
- Aggiungere ulteriore copertura a un numero
- Usare le code e le opzioni avanzate di distribuzione delle chiamate
Importante: Se hai il piano Professional di Aircall, puoi creare tutti i Team di cui hai bisogno.
Se hai il piano Essentials o Starter AI, puoi creare al massimo tre Team.
Non esiste un numero minimo o massimo di utenti in un singolo Team. Un Team può essere composto da una sola persona o da tutto il personale.
Creare un nuovo Team
Gli amministratori di Aircall possono creare e modificare i Team dal Dashboard di Aircall.
Passaggi:
- Vai a Dashboard di Aircall > Utenti e Team > Team.
- Nel riquadro verde in alto a destra, fai clic su Crea Team.
- Scegli un nome per il Team.
- Scegli un'emoji per distinguere visivamente il Team e confermane il nome.
- Fai clic su Crea.
Importante: Non puoi creare due Team con lo stesso nome. Se provi a creare un Team con un nome già in uso, verrà visualizzato un errore e dovrai scegliere un nome diverso.
Gestire un Team esistente
Nella pagina Impostazioni del Team puoi:
- Modificare il nome del Team
- Aggiornare l'emoji
- Aggiungere o rimuovere utenti
- Eliminare il Team
Passaggi:
- Nella sezione Team, fai clic sul Team che vuoi gestire.
- Modifica il nome o l'emoji secondo le tue esigenze.
- Usa l'area Membri del Team per aggiungere o rimuovere utenti.
- Se richiesto, fai clic su Salva oppure conferma le modifiche.
Se elimini un Team, i suoi utenti rimangono attivi, ma il Team non comparirà più nelle distribuzioni delle chiamate.
Aggiungere utenti a un Team
Una volta creato il Team, puoi aggiungervi agenti dal Dashboard. Esistono due modi per aggiungere utenti a un Team.
Opzione 1: dall'elenco dei Team
Passaggi:
- Vai a Dashboard di Aircall > Utenti e Team & Team.
- Accanto a un Team, fai clic su + Aggiungi un utente (se disponibile).
- Cerca l'utente che vuoi aggiungere.
- Fai clic su Aggiungi.
Opzione 2: dalla pagina delle impostazioni del Team
Passaggi:
- Vai a Dashboard di Aircall > Utenti e Team > Team.
- Cerca e seleziona il Team che hai creato.
- Nella sezione Membri del Team, fai clic su Aggiungi utente.
- Cerca gli utenti che vuoi aggiungere al Team.
- Fai clic su Aggiungi.
Dopo aver creato il Team e aggiunto gli utenti, puoi assegnare il Team alla Distribuzione delle chiamate di qualsiasi numero e impostare la regola di squillo e il tempo di attesa in coda per quel Team.
Rimuovere utenti da un Team
- Vai a Dashboard di Aircall > Utenti e Team > Team.
- Cerca e seleziona il Team che hai creato e vuoi modificare.
- Nella sezione Membri del Team, individua l'utente che vuoi rimuovere.
- Fai clic sui tre puntini a destra del nome dell'utente, poi fai clic su Rimuovi utente da un Team.
Assegnare un Team a un numero di telefono
Per usare un Team per le chiamate in entrata, devi aggiungerlo alla Distribuzione delle chiamate di un numero. Nel Dashboard di Aircall > Numeri > Tutti i numeri , seleziona il numero a cui vuoi assegnare utenti/Team e vai alla sezione Team e utenti.
Una volta completata l'operazione, il Team riceverà le chiamate in base alle regole impostate e il numero sarà pronto per effettuare e ricevere chiamate tramite quel Team.
Per maggiori informazioni su come assegnare utenti e team ai numeri, consulta il nostro articolo Configurazione dei numeri: integrazioni e team & utenti.
Domande frequenti
Posso continuare a usare un sistema a cascata?
Sì. Puoi continuare a usare un sistema a cascata includendo sia singoli utenti sia team nella distribuzione delle chiamate. Puoi alternare utenti e team e definire l'ordine in cui squillano con un semplice trascinamento, per personalizzare il flusso.
Come posso gestire la durata della coda?
Puoi scegliere per quanto tempo i clienti rimangono nel ciclo della coda per ciascun team. Le opzioni per la durata della coda sono 20 secondi oppure 1, 3, 5, 10, 15 o 40 minuti, in base alle esigenze della tua attività.
Quali sono le diverse opzioni di distribuzione delle chiamate per un team?
Aircall offre diverse opzioni di distribuzione delle chiamate a un team:
-
Simultanea: le chiamate fanno squillare contemporaneamente tutti i membri del team disponibili.
Se selezioni questa opzione e la durata della coda è di 1 minuto, la chiamata in arrivo farà squillare contemporaneamente tutti gli agenti disponibili per 1 minuto. -
Distribuzione casuale: le chiamate vengono distribuite casualmente agli agenti disponibili.
Con una coda di 1 minuto, una chiamata in arrivo farà squillare un agente disponibile scelto a caso, quindi passerà all'agente disponibile successivo se non riceve risposta. -
Tempo di inattività più lungo: le chiamate vengono indirizzate prima all'utente inattivo da più tempo.
Con una coda di 1 minuto, una chiamata in arrivo farà squillare l'agente inattivo da più tempo, quindi, se necessario, passerà all'utente con il secondo tempo di inattività più lungo.
Il mio team lavora su turni diversi. Quali sono le implicazioni?
Puoi impostare l'orario di lavoro del team affinché il team riceva chiamate solo negli orari previsti, usando il widget Regola del tempo e il widget Fai squillare a. I membri del team possono anche configurare la propria disponibilità direttamente dall'app Aircall Workspace. Per le istruzioni, consulta Aircall Workspace: impostazioni dell'account.
Puoi anche creare team diversi o suddividere un team più grande in team più piccoli per garantire la copertura di tutti gli orari di servizio.
Per maggiori dettagli sull'instradamento delle chiamate e su come configurare al meglio la distribuzione delle chiamate, consulta la sezione dedicata del nostro Centro assistenza Instradamento e flussi di chiamata.
Per suggerimenti su come la funzionalità Team può aiutare a limitare il ritorno delle chiamate durante i trasferimenti e a ridurre significativamente il tasso di chiamate perse, puoi leggere anche il relativo articolo del blog.
Stato di Aircall
Assistenza per l'accesso