La funzionalità Team consente di organizzare, filtrare e raggruppare gli agenti, in modo che i clienti vengano indirizzati alle persone giuste in base alla lingua, al ruolo, alle competenze o a qualsiasi altro criterio. Puoi assegnare i Team ai Numeri di telefono, controllare come vengono distribuite le chiamate e configurare le code e l'Orario di lavoro.
Questo articolo spiega come gli Amministratori possono creare e gestire i Team nel Dashboard Aircall, aggiungere Utenti e collegare i Team ai Numeri.
Prima di iniziare
- Devi essere un Amministratore per creare e gestire i Team.
- I Team possono essere utilizzati per:
- Raggruppare gli agenti per lingua, località, ruolo o competenze
- Aggiungere una copertura supplementare a un Numero
- Utilizzare le code e le Opzioni di distribuzione delle chiamate avanzate
Importante: Se hai sottoscritto il Piano Professional di Aircall, puoi creare tutti i Team di cui hai bisogno.
Se hai sottoscritto il Piano Essentials o Starter AI, puoi creare un massimo di tre Team.
Non esiste un numero minimo o massimo di Utenti all'interno di un singolo Team. Un Team può essere composto da una sola persona o dall'intero organico.
Creare un nuovo Team
Gli Amministratori Aircall possono creare e modificare i Team dal Dashboard Aircall.
Passaggi:
- Vai a Dashboard Aircall > Utenti e Team > Team.
- Fai clic su Crea Team nel riquadro verde nell'angolo in alto a destra.
- Scegli un nome per il tuo Team.
- Scegli un'emoji per distinguere visivamente il tuo Team e conferma il nome del Team.
- Fai clic su Crea.
Importante: Non puoi creare due Team con lo stesso nome. Se provi a creare un Team con un nome già in uso, visualizzerai un errore e dovrai scegliere un nome diverso.
Gestire un Team esistente
Dalla pagina Impostazioni del Team puoi:
- Modificare il nome del Team
- Aggiornare l'emoji
- Aggiungere o rimuovere Utenti
- Eliminare il Team
Passaggi:
- Nella Sezione Team, fai clic sul Team che desideri gestire.
- Modifica il nome o l'emoji secondo necessità.
- Utilizza l'area Membri del Team per aggiungere o rimuovere Utenti.
- Fai clic su Salva se richiesto oppure conferma le modifiche.
Se elimini un Team, i relativi Utenti rimangono attivi, ma il Team non comparirà più nelle Distribuzioni delle chiamate.
Aggiungere Utenti a un Team
Una volta creato il Team, puoi aggiungervi gli agenti dal Dashboard. Esistono due modi per aggiungere Utenti a un Team.
Opzione 1: dall'elenco dei Team
Passaggi:
- Vai a Dashboard Aircall > Utenti e Team > Team.
- Accanto a un Team, fai clic su + Aggiungi un Utente (se disponibile).
- Cerca l'Utente che desideri aggiungere.
- Fai clic su Aggiungi.
Opzione 2: dalla pagina delle Impostazioni del Team
Passaggi:
- Vai a Dashboard Aircall > Utenti e Team > Team.
- Cerca e seleziona il Team che hai creato.
- Nella Sezione Membri del Team, fai clic su Aggiungi Utente.
- Cerca gli Utenti che desideri aggiungere al Team.
- Fai clic su Aggiungi.
Dopo aver creato il Team e aggiunto gli Utenti, puoi assegnare il Team nella Distribuzione delle chiamate di qualsiasi Numero e impostare la regola di squillo e il tempo di attesa in coda per quel Team.
Rimuovere Utenti da un Team
- Vai a Dashboard Aircall > Utenti e Team > Team.
- Cerca e seleziona il Team che hai creato e che desideri modificare.
- Nella Sezione Membri del Team, individua l'Utente che desideri rimuovere.
- Fai clic sui tre puntini a destra del nome dell'Utente, quindi fai clic su Rimuovi Utente da un Team.
Assegnare un Team a un Numero di telefono
Per utilizzare un Team per le chiamate in entrata, devi aggiungerlo alla Distribuzione delle chiamate di un Numero. Nella scheda Dashboard Aircall > Numeri, seleziona il Numero a cui desideri assegnare Utenti/Team e vai alla Sezione Team e Utenti.
Una volta completata questa operazione, il Team riceverà le chiamate in base alle regole impostate e il Numero sarà pronto per effettuare e ricevere chiamate utilizzando quel Team.
Per ulteriori informazioni su come assegnare Utenti e Team ai Numeri, consulta il nostro articolo Configurazione dei Numeri: Integrazioni e Team & Utenti.
FAQ
Posso continuare a utilizzare un sistema a cascata?
Sì. Puoi continuare a utilizzare un sistema a cascata includendo singoli Utenti e Team nella Distribuzione delle chiamate. Puoi alternare Utenti e Team e definire l'ordine di squillo con un semplice trascinamento per personalizzare il flusso.
Come posso gestire la durata della coda?
Puoi scegliere per quanto tempo i clienti rimangono nel ciclo della coda per ciascun Team. Le opzioni relative alla durata della coda includono 20 secondi oppure 1, 3, 5, 10, 15 o 40 minuti, a seconda delle esigenze aziendali.
Quali sono le diverse Opzioni di distribuzione delle chiamate per un Team?
Aircall offre diverse opzioni per la Distribuzione delle chiamate a un Team:
-
Simultanea: le chiamate squillano contemporaneamente a tutti i Membri del team disponibili.
Se questa opzione è selezionata e la coda dura 1 minuto, la chiamata in entrata squillerà contemporaneamente a tutti gli Agenti disponibili per 1 minuto. -
Distribuzione casuale: le chiamate vengono distribuite casualmente agli Agenti disponibili.
Con una coda di 1 minuto, una chiamata in entrata squillerà casualmente a un Agente disponibile, quindi passerà all'Agente disponibile successivo se non riceve risposta. -
Tempo di inattività più lungo: le chiamate vengono indirizzate prima all'Utente inattivo da più tempo.
Con una coda di 1 minuto, una chiamata in entrata squillerà all'Agente con il Tempo di inattività più lungo, quindi passerà all'Utente con il secondo Tempo di inattività più lungo, se necessario.
Il mio Team lavora su turni diversi. Quali sono le implicazioni?
Puoi impostare l'Orario di lavoro del Team affinché un Team riceva chiamate solo negli orari programmati utilizzando la Regola del tempo e il widget Chiama. I Membri del team possono anche configurare la propria disponibilità direttamente dall'App Aircall Workspace; per le istruzioni, consulta Aircall Workspace: impostazioni per Il mio conto.
Puoi anche creare Team diversi o suddividere un Team più grande in Team più piccoli per garantire la copertura di tutti gli orari di servizio.
Per maggiori dettagli sull'Instradamento delle chiamate e su come configurare al meglio la Distribuzione delle chiamate, consulta la Sezione dedicata del nostro Centro assistenza Instradamento e Flussi delle chiamate.
Per suggerimenti su come la funzionalità Team può aiutare a limitare il ritorno delle chiamate durante i trasferimenti e ridurre significativamente il tasso di Chiamate perse, puoi anche leggere il relativo articolo del blog.
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