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Les entreprises qui gèrent un volume important d'appels sortants rencontrent fréquemment un problème commun : la plupart des appels tombent sur la messagerie vocale, ce qui conduit les agents à passer beaucoup de temps à laisser des messages vocaux tout au long de la journée.
Pour minimiser les tâches répétitives et permettre aux agents d'entrer en contact avec plus de clients au quotidien, Aircall a introduit une fonction de dépôt de messages vocaux en un seul clic.
Lorsqu'ils traitent des appels sortants standard ou des appels à numérotation assistée , les agents ont la possibilité de soumettre un message préenregistré à la messagerie vocale du client après avoir entendu le signal sonore. Les agents sont autonomes dans l'enregistrement de leurs messages personnalisés, avec une limitation à l'utilisation d'enregistrements microphoniques uniquement.
Les utilisateurs peuvent :
- Pré-enregistrer des messages vocaux personnalisés
- Gérer les enregistrements : écouter, supprimer, renommer, marquer comme par défaut
- Déposer un message vocal après un bip
- Consulter l'historique et filtrer
Comment accéder au dépôt de messages vocaux
La fonction de dépôt de messages vocaux est actuellement disponible sur le plan Aircall Professional.
Elle est compatible avec les applications web et de bureau Aircall (iOS et Android bientôt).
Les utilisateurs peuvent déposer un message vocal lorsqu'ils tombent sur un répondeur alors qu'ils tentent de joindre un client ou un prospect. Il suffit d'appuyer sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale après avoir entendu le "bip". Ce bouton est disponible dans la vue Détails de l'appel si au moins un message préenregistré a été configuré au préalable dans les paramètres de l'appel.
Comment configurer les messages de dépôt de boîte vocale
Pour activer la fonction de dépôt de boîte vocale, assurez-vous qu'au moins un message a été configuré dans les paramètres de l'appel . Les messages de dépôt de messages vocaux peuvent être enregistrés à l'aide des microphones des utilisateurs. Il est important de noter que ces messages sont propres à chaque utilisateur et ne seront pas accessibles aux autres utilisateurs au sein de l'organisation.
Pour enregistrer un nouveau message vocal ou modifier les messages existants, accédez aux paramètres en cliquant sur le nom dans le coin inférieur gauche, puis en cliquant sur Paramètres, où Voicemail Drop se trouve sur la page Paramètres d'appel.
Limites et conseils
Avant que les utilisateurs ne commencent à enregistrer, veuillez garder à l'esprit les limites et conseils suivants :
- Uniquement applicable aux appels sortants
- Chaque utilisateur peut enregistrer jusqu'à 10 messages
- Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
- Les noms des messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères
⚠️ Veuillez noter: certains répondeurs peuvent avoir des restrictions sur la longueur des messages vocaux. Nous vous recommandons de rédiger des messages courts afin que le destinataire les reçoive dans leur intégralité.
Enregistrement d'un message pour le dépôt d'un message vocal
Le premier enregistrement deviendra automatiquement le message par défaut, prêt à être déposé en un seul clic. Par la suite, vous pourrez ajuster les paramètres par défaut s'il y a plus de messages. Pendant l'appel, vous pouvez sélectionner n'importe quel message de la liste si le message par défaut ne convient pas.
Pour enregistrer un nouveau message à l'aide du microphone, procédez comme suit dans la vue des paramètres de dépôt de la messagerie vocale :
- Entrez le nom de l'enregistrement, jusqu'à 48 caractères
- Cliquez sur Enregistrer pour commencer
- Un compte à rebours de 3 secondes s'affiche pour vous avertir du début de l'enregistrement
- Une fois que l'enregistrement commence, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler
- L'enregistrement s'arrêtera automatiquement si vous dépassez cette limite de temps
- Écoutez le message enregistré pour vous assurer de sa qualité
- Cliquez sur Redo, si l'enregistrement doit être refait
- Cliquez sur Save pour le stocker dans la liste des messages disponibles
⚠️ Veuillez noter: nous vous recommandons de vérifier la configuration/autorisation de votre microphone avant de lancer l'enregistrement.
Gérer les messages vocaux existants
En cliquant sur l'icône d'édition d'un enregistrement, les utilisateurs disposent de plusieurs options pour gérer les messages vocaux existants :
- Écouter - pour lire l'enregistrement
- Renommer - pour modifier le nom de l'enregistrement
- Définir par défaut - pour définir le message vocal par défaut, qui sera disponible avec l'option en un clic
- Supprimer - pour supprimer définitivement le message de la liste
Abandonner le message vocal
⚠️ Veuillez noter: pour une expérience optimale, n'appuyez sur le bouton voicemail drop qu'après avoir entendu le bip de la messagerie vocale. Si vous cliquez avant, le message risque d'être déposé de manière incorrecte. Consultez la FAQ au bas de cette page pour plus de conseils.
Soumettre un message par défaut
Déposez un message vocal sur le répondeur d'un client ou d'un prospect en un seul clic en utilisant un message par défaut configuré dans les paramètres d'appel de dépôt de la messagerie vocale. Si vous ne parvenez pas à joindre un contact par un appel normal, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour déposer un message vocal :
- Assurez-vous que la boîte vocale du contact a été jointe
- Attendez le bip de la boîte vocale afin d'obtenir le meilleur moment pour envoyer le message
- Après avoir entendu le bip, cliquez sur le bouton "Voicemail drop"
- L'appel sera automatiquement terminé et vous recevrez une notification indiquant "Message envoyé avec succès !
"
- Dans les détails de l'appel, les utilisateurs pourront voir qu'un message vocal a été déposé
Soumettre un message à partir de la liste
Si un utilisateur dispose de plusieurs messages préenregistrés pour le dépôt de messages vocaux et qu'il souhaite utiliser l'un d'entre eux plutôt que le message par défaut, suivez les étapes ci-dessous :
- Assurez-vous que la boîte vocale du contact a été jointe
- Attendez le signal sonore de la boîte vocale afin d'obtenir le meilleur moment pour envoyer le message
- Après avoir entendu le signal sonore, cliquez sur le bouton déroulant situé à droite du bouton principal
- Cliquez sur le message souhaité dans la liste des messages disponibles affichée
- L'appel sera automatiquement terminé et une notification sera reçue indiquant "Message envoyé avec succès !"
- Dans les détails de l'appel, les utilisateurs pourront voir qu'un message vocal a été déposé
Voir l'historique & Filtre
En consultant la boîte de réception , les utilisateurs peuvent facilement identifier un appel sortant avec un message vocal déposé dans la page Conversations ou Appels grâce à l'icône placée devant le message :
Pour une recherche efficace, vous pouvez restreindre davantage vos résultats dans la page Appels en appliquant un filtre pour Types d'appels > Messages vocaux soumis. Cette sélection n'affichera que les appels pour lesquels un message vocal a été déposé :
Erreurs
Des erreurs peuvent exceptionnellement se produire lors de l'utilisation de cette fonction :
- Pendant l'enregistrement : Le message n'a pas pu être sauvegardé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la suppression de l'enregistrement : Le message n'a pas pu être supprimé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la modification - renommer/ mettre par défaut : Le message n'a pas pu être mis à jour en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la soumission : Le message n'a pas pu être soumis en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
Si vous rencontrez l'une de ces erreurs, nous vous recommandons de réessayer l'opération après un certain temps. Si le problème persiste, veuillez contacter l'équipe d'assistance d'Aircall .
FAQ
Il est essentiel de respecter le moment où le message vocal est déposé pour que le résultat corresponde aux attentes. Vous trouverez ci-dessous quelques questions et réponses courantes concernant cette fonction :
Q : Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond au téléphone, mais que je clique accidentellement sur le bouton d'abandon du message vocal pendant l'appel ?
R : Une fois que vous avez cliqué sur le bouton d'abandon du message vocal, l'appel est immédiatement interrompu de votre côté. Toutefois, la personne que vous avez appelée restera en ligne et entendra l'enregistrement de la messagerie vocale. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel sera également terminé pour votre interlocuteur. Il est important de noter qu'aucun message vocal ne sera laissé dans ce scénario.
Q : Puis-je laisser tomber un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?
A : Non
Q : Puis-je laisser tomber un message vocal pour un appel interne ?
R : Non
Q : Que se passe-t-il si j'appuie sur le bouton de dépôt du message vocal avant le "bip" ?
R : Si vous cliquez sur le bouton avant le "bip", il se peut que votre destinataire ne reçoive pas l'enregistrement ou que l'enregistrement soit incomplet.
Q : Que se passe-t-il si je parle d'abord après le "bip" du répondeur et que je clique ensuite sur le bouton de la messagerie vocale ?
R : Votre interlocuteur recevra à la fois votre message parlé et le message préenregistré.
Q : Que se passera-t-il si j'attends longtemps après le "bip" avant de cliquer sur le bouton de dépôt du message vocal ?
R : Il peut arriver que, même après avoir cliqué sur le bouton de dépôt du message vocal, votre message ne soit pas transmis au destinataire s'il s'écoule trop de temps après le "bip". En effet, le système peut interpréter ce délai comme une absence de message, ce qui entraîne la déconnexion de l'appel du destinataire alors que vous restez connecté de votre côté.
Q : Puis-je demander la désactivation de l'abandon de la messagerie vocale pour mon compte ?
A : Oui. Un administrateur devra demander cette modification en créant un ticket d'assistance .