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Les entreprises qui gèrent un volume important d'appels sortants rencontrent souvent un problème commun : la plupart des appels tombent sur la messagerie vocale, ce qui conduit les agents à passer beaucoup de temps à laisser des messages vocaux tout au long de la journée.
Afin de minimiser les tâches répétitives et de permettre aux agents d'entrer en contact avec davantage de clients au quotidien, Aircall a introduit une fonction de dépôt de messages vocaux en un seul clic.
Lors du traitement d'un appel sortant standard ou d'un appels à numérotation assistéeles agents ont la possibilité de soumettre un message préenregistré à la messagerie vocale du client après avoir entendu le bip. Les agents sont autonomes dans l'enregistrement de leurs messages personnalisés, avec une limitation à l'utilisation d'enregistrements microphoniques uniquement.
Les utilisateurs peuvent :
- Pré-enregistrer des messages vocaux personnalisés
- Gestion des enregistrements : écouter, supprimer, renommer, marquer comme par défaut
- Déposer un message vocal après un signal sonore
- Consulter l'historique et filtrer
Comment accéder à la goutte d'eau de la messagerie vocale
La fonction d'abandon de la messagerie vocale est actuellement disponible dans le cadre du Aircall Professionnel.
Elle est compatible avec les applications Aircall desktop, web et CTI (iOS et Android bientôt).
Les utilisateurs peuvent déposer un message vocal lorsqu'ils rencontrent un répondeur alors qu'ils tentent de joindre un client ou un prospect. Il suffit d'appuyer sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale après avoir entendu le "bip". Ce bouton est disponible dans la vue des détails de l'appel s'il y a eu au moins un message pré-enregistré configuré dans les paramètres de l'appel au préalable.
Comment configurer les messages de dépôt de la boîte vocale
Pour activer la fonction d'abandon de la messagerie vocale, assurez-vous qu'au moins un message a été configuré dans les paramètres d'appel. Les messages d'abandon de la messagerie vocale peuvent être enregistrés à l'aide des microphones des utilisateurs. Il est important de noter que ces messages sont propres à chaque utilisateur et ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs de l'organisation.
Pour enregistrer un nouveau message vocal ou modifier un message existant, accédez aux paramètres en cliquant sur le nom de l'utilisateur dans le coin inférieur gauche, puis en cliquant sur Paramètresoù Enregistrement de messages vocaux se trouve dans la section Paramètres d'appel d'appel.
Limites et conseils
Avant que les utilisateurs ne commencent à enregistrer, veuillez garder à l'esprit les limitations et les conseils suivants :
- Applicable uniquement aux appels sortants
- Jusqu'à 10 messages peuvent être enregistrés par utilisateur
- Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
- Les noms des messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères
⚠️ A notercertains répondeurs peuvent avoir des restrictions sur la longueur des messages vocaux. Nous vous recommandons de faire en sorte que vos messages soient courts afin que le destinataire les reçoive dans leur intégralité.
Message d'enregistrement pour le dépôt de la messagerie vocale
Le premier enregistrement devient automatiquement le message par défaut, prêt à être déposé en un seul clic. Par la suite, vous pouvez ajuster les paramètres par défaut s'il y a plus de messages. Pendant l'appel, vous pouvez sélectionner n'importe quel message de la liste si le message par défaut ne convient pas.
Pour enregistrer un nouveau message à l'aide du microphone, procédez comme suit dans la vue des paramètres de dépôt de la messagerie vocale :
- Saisir le nom de l'enregistrement, jusqu'à 48 caractères
- Cliquer sur Enregistrer pour commencer
- Un compte à rebours de 3 secondes s'affiche pour vous avertir du début de l'enregistrement
- Une fois l'enregistrement commencé, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour vous exprimer
- L'enregistrement s'arrêtera automatiquement si vous dépassez cette limite de temps
- Écouter le message enregistré pour s'assurer de sa qualité
- Cliquez sur Refairesi l'enregistrement doit être refait
- Cliquez sur Sauvegarder pour l'enregistrer dans la liste des messages disponibles
⚠️ A noternous vous recommandons de vérifier la configuration/autorisation de votre microphone avant de lancer l'enregistrement.
Gérer les messages vocaux existants
En cliquant sur l'icône d'édition d'un enregistrement, les utilisateurs disposent de plusieurs options pour gérer les messages vocaux existants :
- Écouter - pour écouter l'enregistrement
- Renommer - pour modifier le nom de l'enregistrement
- Définir par défaut - pour établir le message vocal par défaut, qui sera disponible avec l'option d'un seul clic
- Supprimer - pour supprimer définitivement le message de la liste
Message vocal non transmis
⚠️ Veuillez noter quepour une meilleure expérience, n'appuyez que sur la touche déposer la boîte vocale qu'après avoir entendu le bip de la messagerie vocale. Si vous cliquez avant, le message risque d'être déposé de manière incorrecte. Consultez la FAQ au bas de cette page pour plus de conseils.
Soumettre un message par défaut
Déposez un message vocal sur le répondeur d'un client ou d'un prospect en un seul clic en utilisant un message par défaut configuré dans les paramètres d'appel de dépôt de messages vocaux. Si vous ne parvenez pas à joindre un contact par un appel normal, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour déposer un message vocal :
- Assurez-vous que la boîte vocale du contact a été atteinte
- Attendre le signal sonore de la boîte vocale afin d'optimiser le temps d'envoi du message
- Après avoir entendu le signal sonore, cliquez sur le bouton "Déposer le message vocal"
- L'appel sera automatiquement terminé et une notification indiquant "Message envoyé avec succès" sera reçue
- Dans les détails de l'appel, les utilisateurs pourront voir qu'un message vocal a été déposé
Envoyer un message à partir de la liste
Si un utilisateur dispose de plusieurs messages préenregistrés pour la boîte vocale et qu'il souhaite utiliser l'un d'entre eux plutôt que le message par défaut, procédez comme suit :
- Assurez-vous que la boîte vocale du contact a été atteinte
- Attendre le signal sonore de la boîte vocale afin d'optimiser le temps d'envoi du message
- Après avoir entendu le bip, cliquez sur le bouton déroulant situé à droite du bouton principal
- Cliquez sur le message souhaité dans la liste des messages disponibles qui s'affiche
- L'appel sera automatiquement terminé et une notification indiquant "Message envoyé avec succès !" sera reçue
- Dans les détails de l'appel, les utilisateurs pourront voir qu'un message vocal a été déposé
Voir l'historique & filter
Lors de l'affichage de la Boîte de réceptionles utilisateurs peuvent facilement identifier un appel sortant avec une chute de message vocal dans la section Conversations ou Appels grâce à l'icône placée devant l'appel :
Pour une recherche plus efficace, vous pouvez affiner vos résultats dans la section Appels en appliquant un filtre pour Types d'appels > Boîte vocale soumise. Cette sélection n'affichera que les appels pour lesquels un message vocal a été déposé :
Erreurs
Des erreurs peuvent exceptionnellement se produire lors de l'utilisation de cette fonction :
- Pendant l'enregistrement : Le message n'a pas pu être sauvegardé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant l'effacement de l'enregistrement : Le message n'a pas pu être supprimé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la modification - renommer/ mettre par défaut : Le message n'a pas pu être mis à jour en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
- Pendant la soumission : Le message n'a pas pu être soumis en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
Si vous rencontrez l'une de ces erreurs, nous vous recommandons de réessayer l'opération après un certain temps. Si le problème persiste, veuillez contacter l'équipe d'assistance d'Aircall Aircall.
FAQ (FOIRE AUX QUESTIONS)
Il est essentiel de respecter le moment où le message vocal est déposé pour que le résultat corresponde aux attentes. Vous trouverez ci-dessous quelques questions et réponses courantes concernant cette fonctionnalité :
Q : Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond au téléphone, mais que je clique accidentellement sur le bouton de dépôt du message vocal pendant l'appel ?
A : Une fois que vous avez cliqué sur le bouton d'abandon de la messagerie vocale, l'appel est immédiatement interrompu de votre côté. Toutefois, la personne que vous avez appelée restera en ligne et entendra l'enregistrement du message vocal. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel prendra également fin pour votre interlocuteur. Il est important de noter qu'aucun message vocal ne sera laissé dans ce scénario.
Q : Puis-je laisser un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?
A : Non
Q : Puis-je laisser tomber un message vocal pour un appel interne ?
A : Non
Q : Que se passe-t-il si j'appuie sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale avant le "bip" ?
A : Si vous cliquez sur le bouton avant le "bip", il se peut que votre destinataire ne reçoive pas l'enregistrement ou que l'enregistrement soit incomplet.
Q : Que se passe-t-il si je parle d'abord après le "bip" du répondeur et que je clique ensuite sur le bouton de la messagerie vocale ?
A : Votre interlocuteur recevra à la fois votre message vocal et le message préenregistré.
Q : Que se passera-t-il si j'attends longtemps après le "bip" avant de cliquer sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale ?
A : Il peut arriver que, même après avoir cliqué sur le bouton de dépôt de la messagerie vocale, votre message ne soit pas transmis au destinataire s'il s'écoule trop de temps après le "bip". En effet, le système peut interpréter ce délai comme une absence de message, ce qui entraîne la déconnexion de l'appel du côté du destinataire alors que vous restez connecté de votre côté.
Q : Puis-je demander la désactivation de l'interruption de la messagerie vocale pour mon compte ?
A : Oui. Un administrateur devra demander cette modification en créant un Ticket de support.