Comment utiliser la fonctionnalité de dépôt de message vocal

⚠️ Veuillez noter que cet article fournit des informations sur le dépôt de message vocal, avec des images de l’application Aircall Phone. Bien que les informations sur les fonctionnalités ici soient pertinentes pour Aircall Workspace, veuillez également consulter Aircall Workspace - Paramètres d'appel pour les informations relatives à Aircall Workspace.

Les entreprises qui gèrent un grand volume d'appels sortants rencontrent fréquemment un problème courant : la plupart des appels aboutissent à la messagerie vocale, ce qui amène les agents à passer beaucoup de temps à laisser des messages vocaux tout au long de la journée. 

Pour minimiser les tâches répétitives et permettre aux agents de contacter plus de clients chaque jour, Aircall a introduit une fonctionnalité de dépôt de message vocal en un clic.

Lors de la gestion d'appels sortants standard ou de d'appels power-dialer, les agents ont la possibilité de déposer un message préenregistré sur la messagerie vocale du client après avoir entendu le bip. Les agents sont autonomes pour enregistrer leurs messages personnalisés, avec la limitation d'utiliser uniquement des enregistrements via microphone.

Les utilisateurs peuvent :

• Pré-enregistrer des messages vocaux personnalisés
• Gérer les enregistrements : écouter, supprimer, renommer, définir par défaut
• Déposer un message vocal après le bip
• Consulter l'historique et appliquer des filtres

Comment accéder au dépôt de message vocal

La fonctionnalité de dépôt de message vocal est actuellement disponible sur le plan Aircall Professional. 

Elle est compatible avec les applications Aircall pour desktop et web (iOS et Android bientôt disponibles).

Vous pouvez déposer un message vocal lorsque vous tombez sur une messagerie en essayant de joindre votre client ou prospect. Il suffit d'appuyer sur le bouton de dépôt de message vocal dès que vous entendez le « bip ». Ce bouton est disponible dans la vue des détails de l'appel si vous avez configuré au moins un message préenregistré dans vos paramètres d'appel au préalable.

Comment configurer les messages de dépôt de message vocal

Pour activer la fonctionnalité de dépôt de message vocal, assurez-vous d'avoir configuré au moins un message dans vos paramètres d'appel. Les messages de dépôt de message vocal peuvent être enregistrés à l'aide de votre microphone. Il est important de noter que ces messages vous sont propres et ne seront pas accessibles aux autres utilisateurs au sein de l'organisation.

Pour enregistrer un nouveau message vocal ou modifier ceux existants, accédez à vos paramètres via le chemin suivant : Paramètres > Préférences > Appels > Dépôt de message vocal

Limitations et conseils

Avant de commencer l'enregistrement, veuillez garder à l'esprit les limitations et conseils suivants :

• Applicable uniquement aux appels sortants
• Jusqu'à 10 messages peuvent être enregistrés par utilisateur
• Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
• Les noms des messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères

⚠️ Veuillez noter : certaines messageries peuvent avoir des restrictions sur la durée des messages vocaux. Nous recommandons de garder vos messages courts afin de garantir que le destinataire les reçoive en intégralité.

Enregistrement d'un message pour le dépôt de message vocal

Le premier enregistrement deviendra automatiquement le message par défaut, prêt pour le dépôt en un clic. Par la suite, vous pouvez ajuster les paramètres par défaut s'il y a plusieurs messages. Pendant l'appel, vous pouvez sélectionner n'importe quel message dans la liste si le message par défaut ne convient pas.

Pour enregistrer un nouveau message à l'aide du microphone, suivez ces étapes dans la vue des paramètres de dépôt de message vocal :

• Entrez un nom d'enregistrement, jusqu'à 48 caractères
• Cliquez sur Enregistrer pour commencer

• Un compte à rebours de 3 secondes s'affichera pour vous avertir du début de l'enregistrement
• Une fois l'enregistrement lancé, vous disposez d'une fenêtre de 3 minutes pour parler
• L'enregistrement s'arrêtera automatiquement si vous dépassez cette limite de temps

• Écoutez le message enregistré pour en vérifier la qualité
• Cliquez sur Réenregistrer, si vous souhaitez refaire l'enregistrement
• Cliquez sur Enregistrer pour le stocker dans la liste des messages disponibles

⚠️ Veuillez noter : nous recommandons de vérifier la configuration et l'autorisation de votre microphone avant de lancer l'enregistrement.

Gérer un message de dépôt de message vocal existant

Vous avez plusieurs options pour gérer les messages vocaux existants :  

• Écouter - pour rejouer l'enregistrement
• Renommer - pour modifier le nom de l'enregistrement
• Définir par défaut - pour établir le message vocal par défaut, qui sera disponible avec l'option en un clic
• Supprimer - pour retirer définitivement le message de la liste

Déposer un message vocal

⚠️ Veuillez noter : pour une meilleure expérience, ne touchez le bouton dépôt de message vocal qu'après avoir entendu le bip de la messagerie vocale. Cliquer avant peut provoquer un dépôt incorrect du message. Consultez la FAQ pour plus de conseils.

Soumettre le message par défaut 

Déposez un message vocal sur la messagerie de votre client ou prospect en un clic en utilisant un message par défaut configuré dans les paramètres d'appel de dépôt de message vocal. Si vous ne pouvez pas joindre votre contact via un appel régulier, vous pouvez suivre ces étapes pour laisser un dépôt de message vocal :

• Assurez-vous d'être bien sur la messagerie du contact
• Attendez le bip de la messagerie pour un timing optimal de la soumission du message
• Dès que vous entendez le bip, cliquez sur le bouton « Dépôt de message vocal »
• Votre appel sera automatiquement terminé, et vous recevrez une notification indiquant « Message soumis avec succès ! »
• Dans le résumé d'appel, vous pouvez consulter les détails concernant le dépôt du message vocal, y compris le nom du message et l'agent qui l'a initié.

Soumettre un message depuis la liste 

Si vous avez plusieurs messages préenregistrés pour le dépôt de message vocal et souhaitez en utiliser un autre que celui par défaut, suivez les étapes ci-dessous :

• Assurez-vous d'être bien sur la messagerie du contact
• Attendez le bip de la messagerie pour un timing optimal de la soumission du message
• Dès que vous entendez le bip, cliquez sur le bouton déroulant à droite du bouton principal
• Cliquez sur le message souhaité dans la liste des messages disponibles affichée
• Votre appel sera automatiquement terminé, et vous recevrez une notification indiquant « Message soumis avec succès ! »
• Dans le résumé d'appel, vous pouvez consulter les détails concernant le dépôt du message vocal, y compris le nom du message et l'agent qui l'a initié

Voir l'historique & filtrer

Lorsque vous consultez l'onglet Historique, vous pouvez facilement identifier un appel sortant avec dépôt de message vocal grâce à la nouvelle icône placée devant :

Pour une recherche efficace, vous pouvez affiner vos résultats en appliquant un filtre pour Types d'appels > Message vocal soumis. Cette sélection affichera uniquement les appels où un dépôt de message vocal a été effectué :

Erreurs

Des erreurs peuvent exceptionnellement survenir lors de l'utilisation de cette fonctionnalité :

• Lors de l'enregistrement : Le message n'a pas pu être sauvegardé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
• Lors de la suppression de l'enregistrement : Le message n'a pas pu être supprimé en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
• Lors de la modification - renommage/définition par défaut : Le message n'a pas pu être mis à jour en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.
• Lors de la soumission : Le message n'a pas pu être soumis en raison d'une erreur, veuillez réessayer plus tard.

Si vous rencontrez l'une de ces erreurs, nous vous recommandons de réessayer l'opération après un certain temps. Si le problème persiste, veuillez contacter l'équipe de support Aircall.

FAQ

Respecter le timing du dépôt du message vocal est crucial pour garantir que le résultat corresponde aux attentes. Voici quelques questions fréquentes et leurs réponses concernant cette fonctionnalité :

Q : Que se passe-t-il si la personne que j'appelle décroche, mais que je clique accidentellement sur le bouton de dépôt de message vocal pendant l'appel ?

R : Dès que vous cliquez sur le bouton de dépôt de message vocal, l'appel sera immédiatement terminé de votre côté. Cependant, la personne que vous avez appelée restera en ligne et entendra l'enregistrement du message vocal. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel sera également clôturé pour votre contact. Il est important de noter qu'aucun message vocal ne sera laissé dans ce scénario.

Q : Puis-je déposer un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?

R : Non

Q : Puis-je déposer un message vocal pour un appel interne ?

R : Non

Q : Que se passe-t-il si j'appuie sur le bouton de dépôt de message vocal avant le « bip » ?

R : Si vous cliquez sur le bouton avant le « bip », votre destinataire peut ne pas recevoir l'enregistrement ou celui-ci sera incomplet.

Q : Que se passe-t-il si je parle d'abord après le « bip » sur le répondeur, puis que je clique sur le bouton de dépôt de message vocal ?

R : Votre contact recevra à la fois votre message parlé et le message préenregistré.

Q : Que se passe-t-il si j'attends longtemps après le « bip » avant de cliquer sur le bouton de dépôt de message vocal ?

R : Parfois, même après avoir cliqué sur le bouton de dépôt de message vocal, votre message peut ne pas être transmis au destinataire si trop de temps s'écoule après le « bip ». Cela est dû au fait que le système peut interpréter ce délai comme une absence de message, entraînant la déconnexion de l'appel du côté du destinataire alors que vous restez connecté de votre côté.

Q : Puis-je demander à désactiver le dépôt de message vocal pour mon compte ?

R : Oui. Un administrateur devra faire cette demande en créant un ticket de support.