Configurez le routage intelligent pour contacter le propriétaire sur un numéro de téléphone partagé afin de garantir que les appelants sont efficacement connectés à leur point de contact
Dans ce guide, vous apprendrez
- Comment l'utilisation du widget Ring-to (via l'API) pour configurer le routage intelligent améliore-t-elle l'efficacité et l'expérience client ?
- Comment configurer votre routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot
- Première étape : création de champs personnalisés dans HubSpot & Générer un jeton au porteur
- Deuxième étape : configuration du widget Ring-to (via l'API) dans Aircall Smartflows
⚠️ Le widget Ring-to (via API) doit être activé via un indicateur de fonctionnalité. Veuillez contacter votre point de contact Aircall pour que cela soit activé avant de commencer
Comment l'utilisation du widget Ring-to (via l'API) pour configurer le routage intelligent améliore-t-elle l'efficacité et l'expérience client ?
Le routage intelligent sur un numéro de téléphone partagé offre une multitude d'avantages, améliorant principalement l'efficacité, la précision et l'expérience client. En dirigeant intelligemment les appels entrants en fonction des critères de votre CRM, le routage intelligent garantit que chaque appelant est rapidement connecté à l'agent le plus approprié, réduisant ainsi les temps d'attente et améliorant les taux de résolution au premier appel.
À l'aide du widget Ring-to (via API) d'Aircall dans Smartflows, une implémentation populaire est le routage des appelants entrants vers le propriétaire du contact HubSpot. Cela évite à toute l'équipe d'être interrompue par des appels entrants provenant de clients qui ne sont pas les leurs, et supprime la possibilité que l'appelant doive être mis en attente pendant son transfert vers son point de contact dédié.
Comment configurer votre routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot
Première étape : création de propriétés personnalisées dans HubSpot et génération d'un jeton de support
⚠️ Cette section nécessite une connaissance des champs personnalisés HubSpot et des applications privées HubSpot
Notre première étape commence dans HubSpot, où nous devrons créer une propriété personnalisée sur laquelle stocker l'adresse e-mail du propriétaire du contact. Accédez à Propriétés du contact dans les paramètres et sélectionnez Créer une propriété .
Type d'objet = Contact
Libellé = E-mail du propriétaire du contact Aircall
Nom interne/API = aircall_contact_owner_email
Type de champ = Texte sur une seule ligne
Pour les paramètres des Règles , ceux-ci sont à votre discrétion. Mais veillez à ne pas restreindre les caractères spéciaux, car ceux-ci sont utilisés dans les adresses e-mail
Vous pouvez créer un workflow HubSpot pour remplir ce champ, dans lequel tous les nouveaux contacts seront inscrits une fois créés. Pour les contacts existants, vous pouvez sélectionner « Oui, inscrire les contacts existants qui répondent aux critères de déclenchement dès maintenant ». dans la section 'Revue & Étape de publication de la création de votre workflow.
Une fois votre propriété personnalisée créée, assurez-vous de la renseigner avec une adresse e-mail car vous en aurez besoin plus tard pour tester la validité du chemin sur le widget Ring-to (via API).
Vous devrez maintenant créer un Bearer Token dans votre portail de développeur HubSpot, que nous utiliserons à l'étape suivante pour configurer la requête dans le widget Ring-to (via API). Pour plus d'informations sur les jetons Bearer, veuillez consulter le guide HubSpot sur les applications privées
Deuxième étape : configuration du widget Ring-to (via l'API) dans Aircall Smartflows
⚠️ Cette section nécessite une connaissance de l'API REST HubSpot, de JSON et de Smartflows
Maintenant, dans le tableau de bord Aircall, nous devons configurer le numéro Smartflows.
Il est important de noter que les utilisateurs Aircall qui recevront des appels via l'API n'ont pas besoin d'être affectés à la distribution d'appels Smartflows. S'ils sont attribués, l'utilisateur recevra toutes les notifications d'appel manqué dans sa liste de tâches s'il manque l'appel transféré. Cependant, ils ne recevront pas ces notifications s’ils ne sont pas attribués au numéro.
Dans cet esprit, accédez au numéro de téléphone sur lequel vous souhaitez configurer le widget Ring-to (via API). Ajoutez votre widget Ring-to (via API) à l'endroit souhaité dans votre distribution Smartflows, ce qui ouvrira l'éditeur de widget.
Pour commencer, définissez la Méthode d'authentification sur Bearer Token puis cliquez sur Définir les informations d'identification . Cela ouvrira le formulaire contextuel d'informations d'identification, dans lequel vous collerez le Jeton du porteur créé à l'étape précédente.
Retournez à l'éditeur de widgets. Pour terminer la configuration de la demande , les champs restants doivent être renseignés comme suit :
-
URL =
https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search -
Méthode =
POST - Corps :
{
"properties": [
"firstname",
"lastname",
"company",
"email",
"hubspot_owner_id",
"aircall_contact_owner_email",
"hs_calculated_phone_number",
"hs_calculated_mobile_number",
"hs_searchable_calculated_phone_number",
"hs_searchable_calculated_mobile_number",
"last_used_aircall_phone_number"
],
"filterGroups": [
{
"filters": [
{
"propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
"operator": "EQ",
"value": "{{callerNumber}}"
}
]
},
{
"filters": [
{
"propertyName": "hs_calculated_phone_number",
"operator": "EQ",
"value": "{{callerNumber}}"
}
]
}
],
"sorts": [
{
"propertyName": "lastmodifieddate",
"direction": "DESCENDING"
}
],
"limit": 10
}
Maintenant que nous avons terminé la configuration de la requête, nous terminons notre configuration en définissant la configuration de la réponse comme suit :
-
Type de réponse =
Utilisateur (ID ou email) -
Chemin =
results[0].properties.aircall_contact_owner_email
Pour conclure, vous devez lancer un test sur la réponse dans le champ test dédié. Saisissez un numéro de téléphone valide au format E.164 international et assurez-vous qu'il existe une charge utile JSON renvoyée ainsi que le chemin ( pour trouver la valeur qui sera utilisé pour transférer/acheminer l'appel entrant ) est valide.
💡 Ajustez les paramètres de sonnerie directement sous le test en fonction de vos opérations commerciales
Vous devriez maintenant être prêt à commencer à tester certains appels entrants pour un routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot à l'aide du widget Ring-to (via API) !
Matière à réflexion
- L'ajout d'une équipe sous le widget Ring-to (via l'API) peut être un ajout utile à votre flux. Cela fonctionne uniquement comme un bassin versant pour les situations où le propriétaire du contact n'est pas disponible, afin de garantir qu'aucun appel ne soit manqué.
- Vous pouvez configurer cette configuration avec d'autres objets HubSpot tels que le propriétaire de l'entreprise ou le propriétaire de la transaction
- N'oubliez pas qu'Aircall ne peut acheminer les appels entrants qu'à l'aide du widget Ring-to (via API) avec une logique simple (c'est-à-dire pas de branchement basé sur des conditions, pas de boucle, etc.) – en d'autres termes, il doit exister soit…
- Sous le profil de l'objet HubSpot (c'est-à-dire contact, entreprise, etc.)
- Sous un objet HubSpot lié indirectement accessible (par exemple, utilisateur) à l'objet HubSpot principal (c'est-à-dire contact, entreprise, etc.)
- Les valeurs vers lesquelles vous effectuez le routage doivent exister avant de configurer le widget de l'API Ring-to
Services professionnels
Si vous avez besoin d'un coup de main supplémentaire pour mettre en œuvre cette configuration de routage intelligent, ou si vous souhaitez en savoir plus sur des automatisations similaires pour améliorer vos opérations, consultez notre Page Services professionnels pour réserver du temps avec nos consultants techniques.