Configurez le routage intelligent pour contacter le propriétaire sur un numéro de téléphone partagé afin de garantir que les appelants sont efficacement connectés à leur point de contact
Dans ce guide, vous apprendrez
- Comment l'utilisation du widget Ring-to (via API) pour configurer le routage intelligent améliore-t-elle l'efficacité et l'expérience client ?
- Comment configurer votre routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot
- Première étape : création de champs personnalisés dans HubSpot & génération d'un jeton porteur
- Deuxième étape : configuration du widget Ring-to (via API) dans Aircall Smartflows
⚠️ Le widget Ring-to (via API) doit être activé via un indicateur de fonctionnalité. Veuillez contacter votre point de contact Aircall pour activer cette option avant de commencer.
Comment l'utilisation du widget Ring-to (via API) pour configurer le routage intelligent améliore-t-elle l'efficacité et l'expérience client ?
Le routage intelligent sur un numéro de téléphone partagé offre une multitude d'avantages, principalement en améliorant l'efficacité, la précision et l'expérience client. En dirigeant intelligemment les appels entrants en fonction des critères de votre CRM, le routage intelligent garantit que chaque appelant est rapidement connecté à l'agent le plus approprié, réduisant ainsi les temps d'attente et améliorant les taux de résolution au premier appel.
En utilisant le widget Ring-to (via API) d'Aircall dans Smartflows, une implémentation populaire est le routage des appelants entrants vers le propriétaire du contact HubSpot. Cela évite que toute l'équipe soit interrompue par des appels entrants de clients qui ne sont pas les leurs et supprime la possibilité que l'appelant doive être mis en attente pendant qu'il est transféré vers son point de contact dédié.
Comment configurer votre routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot
Première étape : Création de propriétés personnalisées dans HubSpot et génération d'un jeton de porteur
⚠️ Cette section nécessite une familiarité avec les champs personnalisés HubSpot et les applications privées HubSpot
Notre première étape commence dans HubSpot, où nous devrons créer une propriété personnalisée pour stocker l'adresse e-mail du propriétaire du contact. Accédez à Propriétés du contact dans les paramètres et sélectionnez Créer une propriété .
Type d'objet = Contact
Libellé = E-mail du propriétaire du contact Aircall
Nom interne/API = aircall_contact_owner_email
Type de champ = Texte sur une seule ligne
Pour les paramètres de Règles , ceux-ci sont à votre discrétion. Mais assurez-vous de ne pas restreindre les caractères spéciaux, car ils sont utilisés dans les adresses e-mail
Vous pouvez créer un workflow HubSpot pour remplir ce champ, dans lequel tous les nouveaux contacts seront inscrits une fois créés. Pour les contacts existants, vous pouvez sélectionner « Oui, inscrire les contacts existants qui répondent aux critères de déclenchement à partir de maintenant » dans l'étape « Réviser & publier » de la création de votre workflow.
Une fois votre propriété personnalisée créée, assurez-vous de la remplir avec une adresse e-mail, car vous en aurez besoin plus tard pour tester la validité du chemin sur le widget Ring-to (via API).
Vous devrez maintenant créer un jeton porteur dans votre portail de développeur HubSpot, que nous utiliserons à l'étape suivante pour configurer la requête dans le widget Ring-to (via API). Pour plus d'informations sur les jetons porteurs, veuillez consulter Guide HubSpot sur les applications privées
Deuxième étape : configuration du widget Ring-to (via API) dans Aircall Smartflows
⚠️ Cette section nécessite une familiarité avec l'API REST HubSpot, JSON et Smartflows
Maintenant, dans le tableau de bord Aircall, nous devons configurer le numéro Smartflows.
Il est important de noter que les utilisateurs Aircall qui recevront des appels via l'API n'ont pas besoin d'être affectés à la distribution des appels Smartflows. Si elles sont attribuées, l'utilisateur recevra les notifications d'appels manqués dans sa liste de tâches s'il manque l'appel transféré. Cependant, il ne recevra pas ces notifications s'il n'est pas attribué au numéro.
Avec cela à l'esprit, accédez au numéro de téléphone sur lequel vous souhaitez configurer le widget Ring-to (via API). Ajoutez votre widget Ring-to (via API) à l'emplacement souhaité dans votre distribution Smartflows, ce qui ouvrira l'éditeur de widgets.
Pour commencer, définissez la Méthode d'authentification sur Jeton du porteur , puis cliquez sur Définir les informations d'identification . Cela ouvrira le formulaire contextuel des informations d'identification, dans lequel vous collerez le Jeton du porteur créé à l'étape précédente.
Retournez à l'éditeur de widgets. Pour terminer la configuration de la requête , les champs restants doivent être renseignés comme suit :
-
URL =
https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search -
Méthode =
POST - Corps :
{
"properties": [
"firstname",
"lastname",
"company",
"email",
"hubspot_owner_id",
"aircall_contact_owner_email",
"hs_calculated_phone_number",
"hs_calculated_mobile_number",
"hs_searchable_calculated_phone_number",
"hs_searchable_calculated_mobile_number",
"last_used_aircall_phone_number"
],
"filterGroups": [
{
"filters": [
{
"propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
"operator": "EQ",
"value": "{{callerNumber}}"
}
]
},
{
"filters": [
{
"propertyName": "hs_calculated_phone_number",
"operator": "EQ",
"value": "{{callerNumber}}"
}
]
}
],
"sorts": [
{
"propertyName": "lastmodifieddate",
"direction": "DESCENDING"
}
],
"limit": 10
}
Maintenant que nous avons terminé la configuration de la requête, nous terminons notre configuration en définissant la configuration de la réponse comme suit :
-
Type de réponse =
Utilisateur (ID ou e-mail) -
Chemin =
results[0].properties.aircall_contact_owner_email
Pour conclure, vous devez exécuter un test sur la réponse dans le champ de test dédié. Saisissez un numéro de téléphone valide au format international E.164 et assurez-vous qu'une charge utile JSON est renvoyée, que le chemin ( pour trouver la valeur qui sera utilisée pour transférer/acheminer l'appel entrant ) est valide et que l'adresse e-mail du contact existant correspond à l'adresse e-mail d'un utilisateur existant dans Aircall .
💡 Ajustez les paramètres de sonnerie directement sous le test en fonction de vos opérations commerciales
Vous devriez maintenant être prêt à commencer à tester certains appels entrants pour routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot à l'aide du widget Ring-to (via API) !
Matière à réflexion
- L'ajout d'une équipe sous le widget Ring-to (via l'API) peut être un ajout utile à votre flux. Cela fonctionne uniquement comme un moyen de captage pour les situations où le propriétaire du contact n'est pas disponible, afin de garantir qu'aucun appel ne soit manqué.
- Vous pouvez configurer cette configuration avec d'autres objets HubSpot tels que le propriétaire de l'entreprise ou le propriétaire de la transaction
- N'oubliez pas qu'Aircall ne peut acheminer les appels entrants à l'aide du widget Ring-to (via l'API) qu'avec une logique simple (c'est-à-dire sans branchement basé sur des conditions, sans boucle, etc.) - en d'autres termes, il doit exister soit…
- Sous le profil de l'objet HubSpot (c'est-à-dire Contact, Entreprise, etc.)
- Sous un objet HubSpot associé indirectement accessible (par exemple, Utilisateur) à l'objet HubSpot principal (c'est-à-dire Contact, Entreprise, etc.)
- Les valeurs vers lesquelles vous acheminez doivent exister avant de configurer le widget API Ring-to
Services professionnels
Si vous avez besoin d'un coup de main pour mettre en œuvre cette configuration de routage intelligent, ou si vous souhaitez en savoir plus sur des automatisations similaires pour améliorer vos opérations, consultez notre page Services professionnels pour réserver un rendez-vous avec nos consultants techniques.