Importer vos contacts dans Aircall

Cet article explique comment importer des contacts dans Aircall à l'aide d'un fichier CSV, décrit les exigences de formatage et partage des limitations importantes ainsi que des conseils pour garantir une importation réussie.

Important: Lorsqu'un utilisateur importe des contacts dans l'application Aircall Workspace, les contacts deviennent visibles par tous les utilisateurs du compte.

Qu'est-ce qu'un fichier CSV ?

Un fichier CSV est un format courant pour stocker des listes de contacts. Il vous permet d'exporter des données de contacts depuis la plupart des outils CRM ou des feuilles de calcul et de les télécharger directement dans Aircall.

Pour importer des contacts dans Aircall, votre fichier CSV doit être inférieur à 1 Mo. Si votre fichier dépasse cette limite, divisez-le en plusieurs fichiers plus petits et téléchargez-les séparément.

Structure de fichier requise

Lors de la création de votre fichier CSV, utilisez les en-têtes suivants et remplissez chaque colonne avec vos données de contact :

• first_name
• last_name
• company_name
• phone1
• phone2
• phone3
• phone4
• email

Important: Tous les numéros de téléphone doivent inclure l'indicatif du pays et suivre le format E.164, sans espaces ni caractères spéciaux. D'autres formats peuvent fonctionner, mais le E.164 est fortement recommandé pour éviter les problèmes d'importation.

Créer un fichier CSV dans Google Sheets

Étapes :

1. Ouvrez une nouvelle feuille Google Sheets.
2. Ajoutez les en-têtes requis listés ci-dessus.
3. Saisissez vos données de contact sous chaque colonne.
4. Cliquez sur Fichier, puis Télécharger, puis Valeurs séparées par des virgules (.csv).

Votre fichier est maintenant prêt à être importé.

Convertir un fichier Excel en CSV

Si vos contacts sont stockés dans un fichier Excel, Aircall recommande de convertir le fichier en utilisant Google Sheets pour réduire le risque de perte de données.

Étapes :

1. Copiez et collez vos données depuis Excel dans un document Google Sheets.
2. Ouvrez le fichier dans Google Sheets.
3. Cliquez sur Fichier, puis Télécharger.
4. Sélectionnez Valeurs séparées par des virgules (.csv).

Vous pouvez maintenant utiliser ce fichier CSV pour importer vos contacts.

Remarque: Les emojis ne sont pas pris en charge dans les attributs des contacts. Tous les emojis inclus dans votre fichier CSV seront supprimés lors du processus d'importation.

Importer le fichier CSV dans Aircall

Étapes :

1. Ouvrez l'application Aircall Workspace.
2. Allez dans la section Contacts.
3. Cliquez sur Ajouter en haut à droite.
4. Sélectionnez Importer des contacts.
5. Choisissez le fichier CSV que vous souhaitez télécharger.
6. Lorsque l'écran des champs de contact apparaît, vérifiez et complétez tous les champs. Un contact peut inclure plusieurs numéros de téléphone.
7. Sélectionnez le préfixe du pays par défaut.
8. Cliquez sur Importer les contacts.

Vos contacts apparaîtront dans l'application après quelques minutes.

Remarque: Télécharger plusieurs fois le même fichier CSV créera des contacts en double. Téléchargez uniquement des contacts nouveaux ou mis à jour pour éviter les doublons.

Supprimer ou modifier des contacts

Pour des raisons de sécurité, il n'est pas possible de supprimer massivement des contacts depuis le tableau de bord Aircall ou l'application téléphonique.

Important: Pour demander une suppression complète des contacts, contactez notre équipe Support Client. Une fois cette opération terminée, vous pourrez télécharger une nouvelle liste de contacts.

Pour supprimer ou modifier un seul contact, utilisez l'application Aircall Workspace.

Contacts dans les intégrations

Si vous utilisez une intégration CRM, assurez-vous que tous les numéros de téléphone des contacts sont enregistrés au format E.164. Cela garantit une synchronisation correcte entre Aircall et votre CRM.

Remarque: Lorsque la synchronisation des contacts est activée, les contacts doivent être au format E.164 à la fois dans Aircall et dans l'outil intégré.

Conseils finaux et dépannage

Problèmes d'encodage des caractères

Si votre fichier inclut des caractères spéciaux, comme des accents, vous pouvez constater des problèmes de formatage après l'importation, notamment lors de l'utilisation du Bloc-notes sous Windows.

Sous Windows

Étapes

1. Ouvrez le fichier CSV dans le Bloc-notes.
2. Cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous.
3. Sélectionnez UTF-8 dans le champ Encodage.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Ouvrez le nouveau fichier CSV dans Excel et vérifiez que les caractères spéciaux s'affichent correctement.

Sous macOS

Utilisez Numbers pour créer ou modifier votre fichier CSV au lieu d'Excel.

Erreur lors de l'importation de contacts avec des informations manquantes

Le tableau ci-dessous résume le symptôme, la cause et la solution liés aux erreurs d'importation de contacts causées par des numéros de téléphone manquants ou invalides dans Aircall.

Remarque: Les contacts sans numéro de téléphone valide ne peuvent pas être importés dans Aircall. Vérifiez toujours votre fichier pour les numéros manquants ou mal formatés avant de commencer l'importation.

Important: Bien que certains autres formats de numéros de téléphone puissent fonctionner, l'utilisation du format E.164 est fortement recommandée pour garantir que les contacts sont importés et enregistrés correctement.

Une fois ces corrections effectuées, téléchargez à nouveau le fichier de contacts dans Aircall.

Exporter des contacts depuis Aircall

Il n'est actuellement pas possible d'exporter des contacts depuis Aircall Workspace ou le tableau de bord Aircall.

Remarque: Si vous avez besoin d'une exportation de contacts, contactez notre équipe Support Client pour obtenir de l'aide.