⚠️ Se está llevando a cabo una implantación progresiva. Se le informará cuando llegue el momento de la transición para su empresa.
Las empresas que gestionan un gran volumen de llamadas salientes se encuentran a menudo con un problema común: la mayoría de las llamadas van al buzón de voz, lo que hace que los agentes pasen mucho tiempo dejando mensajes de voz a lo largo del día.
Para minimizar las tareas repetitivas y permitir a los agentes conectar con más clientes a diario, Aircall ha introducido la función de dejar el buzón de voz con un solo clic.
Al gestionar llamadas salientes estándar o llamadas de marcación automáticalos agentes tienen la posibilidad de enviar un mensaje pregrabado al buzón de voz del cliente después de oír el pitido. Los agentes tienen autonomía para grabar sus mensajes personalizados, con la limitación de utilizar únicamente grabaciones de micrófono.
Los usuarios pueden:
- Pregrabar mensajes de voz personalizados
- Gestionar grabaciones: escuchar, borrar, renombrar, marcar como predeterminado
- Enviar buzón de voz después de un pitido
- Ver historial y filtrar
Cómo acceder al buzón de voz
La función de cancelación del buzón de voz está disponible actualmente en el plan Plan Aircall Profesional.
Es compatible con las aplicaciones Aircall de escritorio, web y CTI (iOS y Android próximamente).
Los usuarios pueden enviar un mensaje de voz cuando se encuentran con un contestador automático mientras intentan ponerse en contacto con un cliente o cliente potencial. Basta con pulsar el botón de cancelación del buzón de voz al oír el "bip". Este botón está disponible en la vista de detalles de la llamada si se ha configurado previamente al menos un mensaje pregrabado en los ajustes de la llamada.
Cómo configurar los mensajes de bajada del buzón de voz
Para activar la función de cancelación de mensajes de voz, asegúrate de que se ha configurado al menos un mensaje en los ajustes de llamada. Los mensajes del buzón de voz pueden grabarse utilizando los micrófonos de los usuarios. Es importante tener en cuenta que estos mensajes son exclusivos de cada usuario y no serán accesibles para otros usuarios de la organización.
Para grabar un nuevo mensaje de voz o modificar los existentes, vaya a la configuración haciendo clic en el nombre en la esquina inferior izquierda y, a continuación, haga clic en Configuracióndonde dice Buzón de voz se encuentra en Configuración de llamadas de llamadas.
Limitaciones y consejos
Antes de empezar a grabar, ten en cuenta las siguientes limitaciones y consejos:
- Sólo aplicable a llamadas salientes
- Se pueden grabar hasta 10 mensajes por usuario
- Cada mensaje puede durar hasta 180 segundos
- Los nombres de los mensajes deben ser únicos y no superar los 48 caracteres
⚠️ Tenga en cuenta quealgunos contestadores pueden tener restricciones en cuanto a la longitud de los mensajes. Te recomendamos que mantengas tus mensajes cortos para asegurarte de que el destinatario lo recibe en su totalidad.
Grabación de mensaje para buzón de voz
La primera grabación se convertirá automáticamente en el mensaje predeterminado, por lo que estará listo para la caída con un solo clic. Posteriormente, puedes ajustar la configuración predeterminada si hay más mensajes. Durante la llamada, puedes seleccionar cualquier mensaje de la lista si el predeterminado no es adecuado.
Para grabar un nuevo mensaje utilizando el micrófono, sigue estos pasos en la vista de configuración de la caída del buzón de voz:
- Introduzca el nombre de la grabación, con un máximo de 48 caracteres
- Haga clic en Grabar para comenzar
- Aparecerá una cuenta atrás de 3 segundos para avisarte de que va a empezar la grabación
- Una vez iniciada la grabación, dispondrá de 3 minutos para hablar
- La grabación se detendrá automáticamente si sobrepasa este límite de tiempo
- Escuchar el mensaje grabado para garantizar su calidad
- Haz clic en Rehacersi es necesario rehacer la grabación
- Haga clic en Guardar para guardarlo en la lista de mensajes disponibles
⚠️ Tenga en cuenta quele recomendamos que compruebe la configuración/autorización de su micrófono antes de iniciar la grabación.
Gestionar los mensajes de voz existentes
Al hacer clic en el icono de edición de una grabación, los usuarios disponen de varias opciones para gestionar los mensajes de voz existentes:
- Escuchar - para reproducir la grabación
- Renombrar - para modificar el nombre de la grabación
- Establecer como predeterminado - para establecer el mensaje predeterminado del buzón de voz, que estará disponible con la opción de un solo clic
- Borrar - para eliminar definitivamente el mensaje de la lista
Mensaje de voz perdido
⚠️ Atenciónpara disfrutar de una experiencia óptima, pulse únicamente el botón buzón de voz después de escuchar el pitido del buzón de voz. Pulsarlo antes puede hacer que el mensaje se aloje incorrectamente. Consulta las FAQ al final de esta página para obtener más consejos.
Enviar mensaje predeterminado
Envíe un mensaje de voz al contestador automático de un cliente o posible cliente con un solo clic utilizando un mensaje predeterminado configurado en los ajustes de la llamada para dejar un mensaje de voz. Si no puedes contactar con un contacto a través de una llamada normal, puedes seguir estos pasos para dejar un mensaje de voz:
- Asegúrate de que se ha accedido al buzón de voz del contacto
- Espere a que el buzón de voz emita un pitido para obtener un tiempo óptimo para el envío del mensaje
- Cuando oiga el pitido, pulse el botón "Soltar buzón de voz"
- La llamada finalizará automáticamente y se recibirá una notificación con el mensaje "Mensaje enviado correctamente"
- En los detalles de la llamada, los usuarios podrán ver que se ha dejado un mensaje de voz
Enviar mensaje de la lista
Si un usuario dispone de varios mensajes pregrabados para el buzón de voz y desea utilizar uno de ellos en lugar del predeterminado, siga los pasos que se indican a continuación para proceder:
- Asegúrese de que se ha accedido al buzón de voz del contacto
- Espere al pitido del buzón de voz para obtener el tiempo óptimo para el envío del mensaje
- Al oír el pitido, pulse el botón desplegable situado a la derecha del botón principal
- Haga clic en el mensaje deseado de la lista de mensajes disponibles que se muestra
- La llamada finalizará automáticamente y se recibirá una notificación con el mensaje "Mensaje enviado correctamente"
- En los detalles de la llamada, los usuarios podrán ver que se ha dejado un mensaje de voz
Ver historial & filter
Al visualizar la Bandeja de entrada, los usuarios pueden identificar fácilmente una llamada saliente con una caída de buzón de voz en la carpeta Conversaciones o en Llamadas por el icono situado delante de ella:
Para una búsqueda más eficaz, puede acotar aún más los resultados en la sección Llamadas aplicando un filtro para Tipos de llamada > Buzón de voz enviado. Esta selección sólo mostrará las llamadas en las que se haya enviado un mensaje de voz:
Errores
Excepcionalmente pueden producirse errores al utilizar esta función:
- Durante la grabación: El mensaje no se ha podido guardar debido a un error, inténtelo de nuevo más tarde.
- Durante el borrado de la grabación: El mensaje no pudo ser borrado debido a un error, por favor inténtelo de nuevo más tarde.
- Durante la modificación - renombrar / establecer como predeterminado: El mensaje no pudo ser actualizado debido a un error, por favor inténtelo de nuevo más tarde.
- Durante el envío: El mensaje no pudo ser enviado debido a un error, por favor inténtelo de nuevo más tarde.
Si se encuentra con alguno de estos errores, le recomendamos que vuelva a intentar la operación pasado un tiempo. Si el problema persiste, póngase en contacto con el equipo de soporte de Aircall Aircall.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respetar el momento de dejar el mensaje del buzón de voz es crucial para garantizar que el resultado se ajuste a las expectativas. A continuación encontrará algunas preguntas y respuestas habituales sobre esta función:
P: ¿Qué sucede si la persona a la que llamo contesta el teléfono, pero accidentalmente hago clic en el botón para dejar el mensaje de voz durante la llamada?
A: Si haces clic en el botón para dejar el buzón de voz, la llamada terminará inmediatamente. Sin embargo, la persona a la que has llamado permanecerá en la línea y escuchará la grabación del buzón de voz. Una vez finalizada la grabación, la llamada también terminará para tu contacto. Es importante tener en cuenta que en este caso no se dejará ningún mensaje en el buzón de voz.
P: ¿Puedo dejar un mensaje de voz si la llamada se transfiere en caliente?
A: No
P: ¿Puedo dejar un mensaje de voz para una llamada interna?
A: No
P: ¿Qué ocurre si pulso el botón para dejar el buzón de voz antes del "bip"?
A: Si pulsas el botón antes del "bip", es posible que el destinatario no reciba la grabación o que ésta quede incompleta.
P: ¿Qué ocurre si hablo primero después del "bip" del contestador y luego hago clic en el botón del buzón de voz?
A: Tu contacto recibirá tanto tu mensaje hablado como el mensaje pregrabado.
P: ¿Qué ocurrirá si espero mucho tiempo después del "bip" antes de pulsar el botón de dejar el buzón de voz?
A: Ocasionalmente, incluso después de pulsar el botón para dejar el buzón de voz, es posible que tu mensaje no se transmita al destinatario si transcurre demasiado tiempo después del "bip". Esto se debe a que el sistema puede interpretar el retraso como una ausencia de mensaje, lo que provoca que la llamada se desconecte del destinatario mientras tú sigues conectado.
P: ¿Puedo solicitar que se desactive la desconexión del buzón de voz en mi cuenta?
A: Sí. Un administrador tendrá que solicitar este cambio mediante la creación de un Ticket de soporte.