⚠️ Tenga en cuenta que este artículo proporciona información sobre Voicemail Drop, con imágenes de la aplicación Aircall Phone . Si bien la información sobre funciones aquí es relevante para Aircall Workspace, visite también Aircall Workspace - Configuración de llamadas para obtener información sobre Aircall Workspace.
Las empresas que gestionan un gran volumen de llamadas salientes se enfrentan con frecuencia a un problema común: la mayoría de las llamadas van al buzón de voz, lo que lleva a los agentes a pasar mucho tiempo dejando mensajes de voz a lo largo del día.
Para minimizar las tareas repetitivas y permitir que los agentes se conecten con más clientes a diario, Aircall ha introducido una función para dejar mensajes de voz con un solo clic.
Al gestionar llamadas salientes estándar o llamadas marcador automático , los agentes tienen la capacidad de enviar un mensaje pregrabado al buzón de voz del cliente después de escuchar el pitido. Los agentes son autónomos a la hora de grabar sus mensajes personalizados, con la limitación de utilizar únicamente grabaciones con micrófono.
Los usuarios pueden:
- Grabe previamente mensajes de correo de voz personalizados
- Administrar grabaciones: escuchar, eliminar, renombrar, marcar como predeterminadas
- Enviar mensaje de voz después de un pitido
- Ver historial y filtrar
Cómo acceder al buzón de voz
La función de eliminación
mensajes de voz está disponible actualmente en plan Aircall Professional.Es compatible con las aplicaciones de escritorio, web y CTI de Aircall (próximamente iOS y Android).
Puede enviar un mensaje de voz cuando se encuentre con un contestador automático mientras intenta comunicarse con su cliente o cliente potencial. Simplemente presione el botón de mensaje de voz al escuchar el "bip". Este botón está disponible en la vista de detalles de la llamada si ha configurado al menos un mensaje pregrabado en su configuración de llamadas de antemano.
Cómo configurar los mensajes de buzón de voz
Para habilitar la función de dejar mensajes en el buzón de voz, asegúrese de tener al menos un mensaje configurado en la configuración de llamadas. Los mensajes de dejar mensajes en el buzón de voz se pueden grabar con su micrófono. Es importante tener en cuenta que estos mensajes son exclusivos para usted y no estarán accesibles para otros usuarios dentro de la organización.
Para grabar un nuevo mensaje de voz o modificar los existentes, dirígete a tu configuración a través de la siguiente ruta: Configuración > Preferencias > > Dejar mensaje de voz
Limitaciones y consejos
Antes de comenzar a grabar, tenga en cuenta las siguientes limitaciones y consejos:
- Solo aplicable para llamadas salientes
- Se pueden grabar hasta 10 mensajes por usuario
- Cada mensaje puede tener una duración máxima de 180 segundos
- Los nombres de los mensajes deben ser únicos y no exceder los 48 caracteres
⚠️ Atención: algunos contestadores automáticos pueden tener restricciones en la duración del mensaje de voz. Recomendamos que los mensajes sean breves para garantizar que el destinatario los reciba en su totalidad.
Grabación de mensaje para buzón de voz
La primera grabación se convertirá automáticamente en el mensaje predeterminado, lo que la dejará lista para su descarga con un solo clic. Posteriormente, puede ajustar la configuración predeterminada si hay más mensajes. Durante la llamada, puede seleccionar cualquier mensaje de la lista si el predeterminado no es adecuado.
Para grabar un mensaje nuevo usando el micrófono, siga estos pasos en la vista de configuración del buzón de correo de voz:
- Ingrese el nombre de la grabación, hasta 48 caracteres
- Haga clic en Grabar para comenzar
- Aparecerá una cuenta regresiva de 3 segundos para notificarle cuando comenzará la grabación
- Una vez que comienza la grabación, tienes una ventana de 3 minutos para hablar
- La grabación se detendrá automáticamente si supera este límite de tiempo
- Escuche el mensaje grabado para garantizar su calidad
- Haga clic en Rehacer si desea volver a realizar la grabación
- haga clic en Guardar para guardarlo en la lista de mensajes disponibles
⚠️ Nota: recomendamos volver a verificar la configuración/autorización de su micrófono antes de iniciar la grabación.
Administrar mensajes de buzón de voz existentes
Tiene varias opciones para administrar los mensajes de correo de voz existentes:
- Escuchar - para reproducir la grabación
- Cambiar nombre : para modificar el nombre de la grabación
- Establecer como predeterminado : para establecer el mensaje de correo de voz predeterminado, que estará disponible con la opción de un clic
- Eliminar : para eliminar el mensaje de forma permanente de la lista.
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Se pierde el mensaje del buzón de voz
⚠️ Nota: para obtener la mejor experiencia, solo toque el botón de descargar mensaje de voz después de escuchar el pitido del mensaje de voz. Si hace clic antes, el mensaje puede quedar mal alojado. Consulte las Preguntas frecuentes para obtener más consejos.
Enviar mensaje predeterminado
Envíe un mensaje de voz al contestador automático de su cliente o cliente potencial con un solo clic utilizando un mensaje predeterminado configurado en la configuración de llamadas de buzón de voz. Si no puede comunicarse con su contacto a través de una llamada normal, puede seguir estos pasos para dejar un mensaje de voz:
- Asegúrese de haber llegado al buzón de voz del contacto
- Espere el pitido del correo de voz para obtener el momento óptimo para enviar el mensaje
- Al escuchar el pitido, haga clic en el botón "Colgar correo de voz".
- Su llamada finalizará automáticamente y recibirá una notificación que indicará "¡Mensaje enviado exitosamente!".
- En el resumen de la llamada, puede revisar los detalles relacionados con el envío del correo de voz, incluido el nombre del mensaje y el agente que lo inició.
Enviar mensaje desde la lista
Si tiene varios mensajes pregrabados para enviar al buzón de voz y desea utilizar uno de ellos en lugar del predeterminado, siga los pasos a continuación para continuar:
- Asegúrese de haber llegado al buzón de voz del contacto
- Espere el pitido del correo de voz para obtener el momento óptimo para enviar el mensaje
- Al escuchar el pitido, haga clic en el botón desplegable a la derecha del botón principal
- Haga clic en el mensaje deseado de la lista de mensajes disponibles que se muestran
- Su llamada finalizará automáticamente y recibirá una notificación que indicará "¡Mensaje enviado exitosamente!".
- En el resumen de la llamada, puede revisar los detalles relacionados con el envío del correo de voz, incluido el nombre del mensaje y el agente que lo inició
Ver historial & filtro
Al visualizar la pestaña Historial, puede identificar fácilmente una llamada saliente con un mensaje de correo de voz con el nuevo ícono ubicado frente a ella:
Para una búsqueda más eficiente, puede limitar aún más los resultados aplicando un filtro para Tipos de llamadas > Mensajes de voz enviados . Esta selección mostrará solo las llamadas en las que se haya enviado un mensaje de voz:
Errores
Excepcionalmente pueden ocurrir errores al utilizar esta función:
- Durante la grabación: No se pudo guardar el mensaje debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
- Durante la eliminación de la grabación: No se pudo eliminar el mensaje debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
- Durante la modificación - renombrar/establecer como predeterminado: No se pudo actualizar el mensaje debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
- Durante el envío: No se pudo enviar el mensaje debido a un error, por favor inténtelo nuevamente más tarde.
Si encuentra alguno de estos errores, le recomendamos que vuelva a intentar la operación después de un tiempo. Si el problema persiste, comuníquese con el Equipo de soporte de Aircall.
Respetar el momento de dejar de recibir el mensaje de voz es fundamental para garantizar que el resultado esté en línea con las expectativas. A continuación, se incluyen algunas preguntas y respuestas habituales sobre esta función:
P: ¿Qué sucede si la persona a la que llamo responde el teléfono, pero accidentalmente hago clic en el botón para dejar de responder al correo de voz durante la llamada?
R: Una vez que haga clic en el botón para dejar de responder al correo de voz, la llamada finalizará de inmediato. Sin embargo, la persona a la que llamó permanecerá en la línea y escuchará la grabación del correo de voz. Una vez que finalice la grabación, la llamada también finalizará para su contacto. Es importante tener en cuenta que, en este caso, no quedará ningún mensaje de correo de voz.
P: ¿Puedo dejar un mensaje de voz si la llamada se transfiere en caliente?
R: No
P: ¿Puedo dejar un mensaje de voz en una llamada interna?
R: No
P: ¿Qué ocurre si presiono el botón para dejar el correo de voz antes del “bip”?
R: Si hace clic en el botón antes del pitido, es posible que el destinatario no reciba la grabación o que la grabación esté incompleta.
P: ¿Qué sucede si hablo primero después del "bip" del contestador automático y luego hago clic en el botón del correo de voz?
A: Su contacto recibirá tanto su mensaje hablado como el mensaje pregrabado.
P: ¿Qué ocurrirá si espero un período prolongado después del "bip" antes de hacer clic en el botón para dejar el correo de voz?
R: En ocasiones, incluso después de hacer clic en el botón para dejar el mensaje de voz, es posible que su mensaje no se transmita al destinatario si transcurre demasiado tiempo después del pitido. Esto se debe a que el sistema puede interpretar la demora como la ausencia de un mensaje, lo que hace que la llamada se desconecte del extremo del destinatario mientras usted permanece conectado en el suyo.
P: ¿Puedo solicitar la desactivación de Voicemail Drop para mi cuenta?
R: Sí. Un administrador deberá solicitar este cambio creando un ticket de soporte .