Este artículo explica cómo importar contactos a Aircall usando un archivo CSV, detalla los requisitos de formato y comparte limitaciones y consejos importantes para asegurar una importación exitosa.
Importante: Cuando un usuario importa contactos en la aplicación Aircall Workspace, los contactos se vuelven visibles para todos los usuarios de la cuenta.
¿Qué es un archivo CSV?
Un archivo CSV es un formato común para almacenar listas de contactos. Permite exportar datos de contacto desde la mayoría de las herramientas CRM o hojas de cálculo y cargarlos directamente en Aircall.
Para importar contactos a Aircall, tu archivo CSV debe ser menor de 1 MB. Si tu archivo supera este límite, divídelo en varios archivos más pequeños y súbelos por separado.
Estructura requerida del archivo
Al crear tu archivo CSV, utiliza los siguientes encabezados y completa cada columna con los datos de tus contactos:
- first_name
- last_name
- company_name
- phone1
- phone2
- phone3
- phone4
Importante: Todos los números de teléfono deben incluir el código de país y seguir el formato E.164, sin espacios ni caracteres especiales. Otros formatos pueden funcionar, pero E.164 es altamente recomendado para evitar problemas en la importación.
Crear un archivo CSV en Google Sheets
Pasos:
- Abre una nueva hoja de Google Sheets.
- Agrega los encabezados requeridos listados arriba.
- Introduce los datos de tus contactos bajo cada columna.
- Haz clic en Archivo, luego en Descargar, y después en Valores separados por comas (.csv).
Tu archivo está ahora listo para la importación.
Convertir un archivo Excel a CSV
Si tus contactos están almacenados en un archivo Excel, Aircall recomienda convertir el archivo usando Google Sheets para reducir el riesgo de pérdida de datos.
Pasos:
- Copia y pega tus datos de Excel en un documento de Google Sheets.
- Abre el archivo en Google Sheets.
- Haz clic en Archivo, luego en Descargar como.
- Selecciona Valores separados por comas (.csv).
Ahora puedes usar este archivo CSV para importar tus contactos.
Nota: Los emojis no son compatibles en los atributos de contacto. Cualquier emoji incluido en tu archivo CSV será eliminado durante el proceso de importación.
Importar el archivo CSV en Aircall
Pasos:
- Abre la aplicación Aircall Workspace.
- Ve a la sección Contactos.
- Haz clic en Agregar en la esquina superior derecha.
- Selecciona Importar contactos.
- Elige el archivo CSV que deseas subir.
- Cuando aparezca la pantalla de campos de contacto, revisa y completa todos los campos. Un contacto puede incluir varios números de teléfono.
- Selecciona el prefijo de país predeterminado.
- Haz clic en Importar contactos.
Tus contactos aparecerán en la aplicación después de unos minutos.
Nota: Subir el mismo archivo CSV más de una vez creará contactos duplicados. Solo sube contactos nuevos o actualizados para evitar duplicados.
Eliminar o modificar contactos
Por razones de seguridad, no es posible eliminar contactos masivamente desde el panel de Aircall o la aplicación telefónica.
Importante: Para solicitar un borrado completo de contactos, contacta con nuestro equipo de Atención al Cliente. Una vez completado, podrás subir una nueva lista de contactos.
Para eliminar o modificar un contacto individual, usa la aplicación Aircall Workspace.
Contactos en integraciones
Si usas una integración CRM, asegúrate de que todos los números de teléfono de los contactos estén guardados en formato E.164. Esto garantiza una sincronización adecuada entre Aircall y tu CRM.
Nota: Cuando la sincronización de contactos está activada, los contactos deben estar en formato E.164 tanto en Aircall como en la herramienta integrada.
Consejos finales y solución de problemas
Problemas con la codificación de caracteres
Si tu archivo incluye caracteres especiales, como acentos, puedes notar problemas de formato después de la importación, especialmente al usar el Bloc de notas de Windows.
En Windows
Pasos
- Abre el archivo CSV en el Bloc de notas.
- Haz clic en Archivo, luego en Guardar como.
- Selecciona UTF-8 en el campo Codificación.
- Haz clic en Guardar.
- Abre el nuevo archivo CSV en Excel y verifica que los caracteres especiales se muestren correctamente.
En macOS
Usa Numbers para crear o editar tu archivo CSV en lugar de Excel.
Error al importar contactos con información faltante
La tabla a continuación resume el síntoma, la causa y la solución relacionada con errores de importación de contactos causados por números de teléfono faltantes o inválidos en Aircall.
| Sección | Descripción | Detalles |
|---|---|---|
| Síntoma | Mensaje de error de importación | Después de intentar importar una lista de contactos a Aircall, aparece un mensaje de error que dice: “X de tus contactos contienen información faltante y no pudieron ser procesados.” |
| Causa | No se puede verificar el número de teléfono | Uno o más contactos incluyen números de teléfono que Aircall no puede verificar. Esto puede ocurrir si el campo del número de teléfono está vacío, el número no es un teléfono válido o el formato del número no puede ser reconocido. Sin un número de teléfono válido, el contacto no puede ser procesado durante la importación. |
| Solución | Validar los datos de contacto antes de la importación | Asegúrate de que cada contacto incluya al menos un número de teléfono, que todos los números sean válidos y completos, y que los números estén formateados usando el formato E.164, incluyendo el código de país, sin espacios ni caracteres especiales. |
Nota: Los contactos sin un número de teléfono válido no pueden ser importados a Aircall. Revisa siempre tu archivo para detectar números faltantes o mal formateados antes de iniciar la importación.
Importante: Aunque algunos otros formatos de número de teléfono pueden funcionar, se recomienda encarecidamente usar el formato E.164 para garantizar que los contactos se importen y guarden correctamente.
Una vez realizadas estas correcciones, vuelve a subir el archivo de contactos a Aircall.
Exportar contactos desde Aircall
Actualmente, no es posible exportar contactos desde Aircall Workspace o Aircall Dashboard.
Nota: Si necesitas exportar contactos, contacta con nuestro equipo de Atención al Cliente para recibir asistencia.
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