Configurar la integración de HubSpot

Una vez que su integración haya sido exitosa instalado , será el momento de configurar tus ajustes en el panel. Serás redirigido a esta configuración después de la instalación y podrás regresar en cualquier momento haciendo clic en la pestaña Integración en tu Panel de Aircall y seleccionando tu integración de HubSpot.

Estado de integración y números conectados

Puedes activar/desactivar tu integración en cualquier momento. Cuando la integración esté inactiva, el registro de llamadas y otras funciones se pausarán, pero la integración permanecerá instalada. Hacer que su integración esté inactiva es una excelente manera de pausar temporalmente la integración sin tener que desinstalarla y reinstalarla, pero tenga en cuenta que cualquier llamada que no se registre durante el tiempo que esté inactiva no se registrará retroactivamente después de que se haya reactivado. Además, puedes agregar o eliminar los números conectados a la integración. Cualquier número conectado registrará las llamadas según sus otras configuraciones, y los números no conectados no lo harán.

Resultado de la llamada

Para cada llamada, permitimos que se cree una actividad/participación de la llamada y le permitimos elegir el resultado de la llamada para esa actividad:

Los resultados posibles son los siguientes:

• Llamada saliente respondida: Conectada o Ninguna
  Tenga en cuenta que las llamadas salientes que se conectan a mensajes automatizados o correos de voz también se contarán como "Contestadas".

• Llamada saliente sin respuesta: Sin respuesta o Ninguna
  Tenga en cuenta que las llamadas salientes se consideran sin respuesta cuando el usuario cuelga sin estar conectado al contacto, mensaje automático o correo de voz de el número al que se llama.

• Llamada saliente a un contacto que ya está en una llamada: Ocupado o Sin respuesta o Ninguno

• Llamada saliente a un número incorrecto: Número incorrecto o Sin respuesta o Ninguno
  Tenga en cuenta que un número se considera "incorrecto" cuando se identifica como no válido o no existe .

• Llamada entrante respondida: Conectada o Ninguna

• Llamada entrante perdida sin correo de voz: Sin respuesta o Ninguna

• Llamada entrante perdida con correo de voz: Sin respuesta o Ninguno o Correo de voz abandonado

⚠️ Tenga en cuenta que los resultados personalizados no son compatibles con la configuración de resultados de llamadas de la integración Aircall-HubSpot. Como alternativa, no dudes en utilizar las etiquetas de Aircall para anotar el resultado de tus llamadas. Para obtener más información sobre cómo generar informes con Aircall Tags, visita nuestro artículo aquí . Alternativamente, lea a continuación para conocer más opciones.

Mapeo de resultados personalizado

La sección Resultado personalizado permite a los usuarios asignar dinámicamente etiquetas de Aircall a resultados de llamadas de HubSpot.

Las opciones de mapeo incluirán todas las etiquetas de Aircall disponibles y todos los resultados de llamadas de HubSpot disponibles, incluidas las personalizadas. Debido a que el mapeo es dinámico, cuando los resultados de las llamadas se modifican, agregan o eliminan de HubSpot, la lista disponible en el panel de Aircall se actualizará.

Los usuarios pueden hacer clic en Agregar regla de resultado para elegir una etiqueta de la lista predefinida y asignarla al resultado de una llamada de HubSpot, lo que anulará la configuración de el resultado de la llamada . Por ejemplo, si el resultado de HubSpot para una llamada saliente respondida está configurado como "conectado", pero cualquier llamada con la etiqueta "llamada incorrecta" se asigna al resultado de HubSpot "sin respuesta" en esta sección, entonces una llamada saliente respondida con la etiqueta "Mala llamada" se actualizará para tener el resultado "sin respuesta" en HubSpot. Solo es posible un resultado por actividad/compromiso de llamada.

Si una etiqueta no está asignada al resultado de una llamada de HubSpot, se aplicará la configuración de la sección Resultado de la llamada . Esta configuración también se aplica en el caso de que una etiqueta asignada se elimine de la llamada y la llamada ya no tenga una etiqueta asignada asociada.

Si varias etiquetas están asociadas con una llamada y varias de ellas están asignadas a distintos resultados de llamadas de HubSpot, entonces la configuración de la sección Resultado de la llamada también se aplica.

⚠️ Tenga en cuenta:

• Cuando se agrega una etiqueta asignada durante una llamada, el resultado asignado se reflejará en la actividad registrada solo después de que la llamada haya finalizado.
• Después de eliminar una asignación, los resultados de las actividades ya registradas en HubSpot no cambiarán.
• Si se elimina una etiqueta asignada de Aircall, se mostrará como "Etiqueta eliminada" en la configuración de asignación y los resultados de las actividades ya registradas en HubSpot no cambiarán.
• Hay un retraso de dos horas para la eliminación de los resultados asignados. Si un resultado personalizado asignado se elimina de HubSpot, aún se usará en los registros de llamadas durante dos horas si una llamada está etiquetada con la etiqueta asignada. Sin embargo, el resultado se eliminará instantáneamente de la configuración del panel de control para que no se pueda volver a asignar después de la eliminación.

Creación de entradas

Por cada llamada o SMS permitimos crear o actualizar un ticket que podrás gestionar desde esta sección.

Primero, deberás seleccionar el canal de tickets de HubSpot en el que deseas que se registren las llamadas y los SMS. Una vez seleccionado el canal, podrás elegir si deseas que se genere un nuevo ticket. creado, el ticket existente que se actualizará o nada. Si selecciona crear un ticket nuevo o iniciar sesión en un ticket existente, también deberá seleccionar en qué etapa personalizada del canal seleccionado desea que se cree el ticket. Los tipos de llamadas/SMS que puede configurar son:

• Llamada saliente respondida

• Llamada saliente sin respuesta

• Llamada entrante respondida

• Llamada perdida sin correo de voz

• Llamada perdida con correo de voz

• SMS salientes

• SMS entrantes

En el caso de que una etapa o canalización de tickets que se utiliza en esta configuración se elimine de tu HubSpot, se mostrará un banner de advertencia para notificarte sobre los cambios de configuración necesarios. Cualquier tipo de llamada que utilice ese canal o estado se configurará automáticamente para no crear un ticket.

Configuración general

Finalmente querrás seleccionar tu configuración general:

• Puedes seleccionar si quieres que la actividad de llamadas o SMS cree registros en HubSpot solo durante el horario comercial de cada número, o para cualquier llamada (incluso fuera del horario comercial).

• Puedes seleccionar si quieres números/contactos a los que llamas con Aircall que aún no están guardados en HubSpot para crear un nuevo contacto.

⚠️ Para obtener más información sobre cómo la desactivación de la creación de contactos afecta a registro de tickets , visite Cómo funciona la integración de HubSpot?

• Puedes seleccionar si quieres que los números/contactos a los que llamas estén guardados en HubSpot para crear un contacto directamente en Aircall y mantener ese contacto sincronizado actualizado.

• Puedes seleccionar quién será el propietario de una actividad de llamada o un nuevo contacto en caso de que no se encuentre ningún propietario (esto se puede configurar en "Nadie" o en cualquiera de los usuarios de HubSpot en tu cuenta). ).

• Puede personalizar el nombre de su integración para que sea más fácil de identificar entre otras integraciones.

Desactivar/Desinstalar

Si deseas desinstalar tu integración de HubSpot, puedes:

• Desactívelo seleccionando "Inactivo" en la página de configuración. Esta opción es la mejor para los usuarios que desean guardar su configuración para poder reactivar la integración más adelante. Para obtener más información sobre cómo desactivar integraciones, visite esta página .

• Elimina la integración por completo. Esto se puede hacer haciendo clic en "Eliminar esta integración" en la parte inferior izquierda de la sección General.

  

  Después de eliminar o desactivar tu integración, toda tu actividad de Aircall permanecerá en HubSpot. Si decides eliminar tu cuenta de Aircall, toda tu actividad de Aircall permanecerá en HubSpot, pero ya no tendrás acceso a las grabaciones de llamadas.

• Aplicaciones conectadas y desinstalación. Para obtener más detalles sobre esto, visite esta página