Centro de ayuda de Aircall | Cómo configurar la integración con HubSpot

Una vez que tu integración con HubSpot se haya instalado correctamente, puedes configurar tus ajustes directamente desde el Panel de Aircall. Se te redirigirá a estos ajustes después de la instalación, pero puedes volver en cualquier momento yendo a Panel de Aircall > Integraciones & API y haciendo clic en tu integración con HubSpot.

Estado de la integración y números conectados

Puedes activar o desactivar tu integración en cualquier momento.

Cuando la integración está inactiva, el registro de llamadas y otras funcionalidades relacionadas se pausarán, pero la integración seguirá instalada. Esto te permite detener temporalmente la sincronización de datos sin desinstalar la integración.

Importante: Las llamadas realizadas mientras la integración está inactiva no se registrarán de forma retroactiva una vez que se reactive.

También puedes agregar o quitar números conectados a la integración:

Las llamadas desde números conectados se registrarán en HubSpot según tu configuración.
Las llamadas desde números no conectados no se registrarán.

Para obtener más información sobre cómo agregar números, visita nuestro artículo Asignar tu número de teléfono a tu integración.

Configuración de resultados de llamada

Para cada llamada, la integración crea una actividad de llamada (engagement) en HubSpot y aplica el resultado de llamada correspondiente. Puedes configurarlo en la página de Configuración de la integración con HubSpot, en tu Panel de Aircall.

Los resultados posibles son los siguientes:

Tipo de llamada	Resultados posibles
Llamada saliente respondida	Conectada o Ninguno. Las llamadas salientes que conecten con mensajes automatizados o mensajes del buzón de voz también se considerarán respondidas.
Llamada saliente no respondida	Sin respuesta o Ninguno. Las llamadas salientes se consideran no respondidas cuando el usuario cuelga sin conectarse con el contacto, mensaje automatizado o mensaje del buzón de voz del número al que se llama.
Llamada saliente a un contacto que ya está en una llamada	Ocupado, Sin respuesta o Ninguno.
Llamada saliente a un número equivocado	Número equivocado, Sin respuesta o Ninguno. Un número se considera “equivocado” cuando se identifica como no válido o no existe.
Llamada entrante respondida	Conectada o Ninguno
Llamada entrante perdida sin mensaje del buzón de voz	Sin respuesta o Ninguno
Llamada entrante perdida con mensaje del buzón de voz	Sin respuesta, Ninguno o Dejó mensaje del buzón de voz

Nota: Los resultados personalizados no son compatibles con la configuración estándar de resultados de llamada. Usa Etiquetas de Aircall para capturar detalles adicionales sobre los resultados de las llamadas.
Para obtener más información, consulta nuestro artículo: Informes de HubSpot con etiquetas.

Mapeo de resultados personalizados

La sección Resultado personalizado te permite mapear dinámicamente Etiquetas de Aircall a resultados de llamada de HubSpot, incluidos resultados estándar y personalizados.

Las opciones de mapeo muestran todas las Etiquetas de Aircall y los resultados de llamada de HubSpot disponibles. Como esta lista es dinámica, cualquier modificación en HubSpot (como agregar, editar o eliminar resultados de llamada) actualizará automáticamente las opciones disponibles en tu Panel de Aircall.

Para crear una regla de mapeo, haz clic en Agregar regla de resultado para elegir una etiqueta de la lista predefinida y mapearla a un resultado de llamada de HubSpot, que prevalecerá sobre la configuración del resultado de llamada.

Ejemplo:
Si el resultado predeterminado de HubSpot para una llamada saliente respondida es Conectada, pero asignas la etiqueta Llamada mala a Sin respuesta, entonces cualquier llamada saliente respondida etiquetada como Llamada mala se registrará en HubSpot con el resultado Sin respuesta. Solo es posible un resultado por actividad de llamada o engagement.

Cómo funciona la lógica de mapeo

Si una etiqueta no está mapeada a un resultado de llamada de HubSpot, se aplicará el resultado predeterminado de la sección Resultado de llamada.
Si se elimina una etiqueta mapeada de la llamada y no queda ninguna otra etiqueta mapeada, se aplicará el resultado predeterminado.
Si una llamada incluye múltiples etiquetas mapeadas que apuntan a resultados diferentes, se aplicará el resultado predeterminado.

Importante:
• Cuando se agrega una etiqueta mapeada durante una llamada activa, el resultado mapeado aparecerá en HubSpot solo después de que la llamada haya finalizado.
• Eliminar un mapeo no actualiza retroactivamente las actividades de llamada registradas anteriormente en HubSpot.
• Si se elimina una etiqueta mapeada en Aircall, aparecerá como “Etiqueta eliminada” en tu lista de mapeo, y cualquier resultado registrado anteriormente en HubSpot permanecerá sin cambios.
• Cuando se elimina un resultado personalizado mapeado de HubSpot, permanecerá activo durante dos horas en los registros de llamadas de Aircall (para cualquier llamada que use esa etiqueta). Después de dos horas, dejará de usarse y se eliminará al instante de la configuración del Panel de Aircall para evitar que se vuelva a mapear.

Creación de tickets

En esta sección, puedes elegir si las llamadas y los mensajes SMS de Aircall deben crear o actualizar tickets de HubSpot.

Pasos:

Selecciona el pipeline de tickets de HubSpot donde deben registrarse las llamadas y los mensajes SMS.
Elige si quieres:
- Crear un nuevo ticket
- Actualizar un ticket existente
- No hacer nada
Si vas a crear o actualizar tickets, selecciona la etapa del pipeline en la que aparecerán los nuevos tickets.
Configura tus preferencias para cada tipo de comunicación:
- Llamada saliente respondida
- Llamada saliente no respondida
- Llamada entrante respondida
- Llamada perdida sin mensaje del buzón de voz
- Llamada perdida con mensaje del buzón de voz
- SMS saliente
- SMS entrante

Si se elimina en HubSpot un pipeline o una etapa seleccionados, aparecerá una advertencia y los tipos de llamada afectados volverán automáticamente a No crear un ticket.

Configuración general

En la sección Configuración general, puedes ajustar con precisión cómo Aircall sincroniza los datos de llamadas y SMS con HubSpot, así como la forma en que se gestionan los contactos y la propiedad.

Opciones disponibles:

Elige si Aircall debe registrar la actividad de llamadas y SMS en HubSpot solo durante el horario de atención de cada número o para todas las llamadas, incluidas las recibidas o realizadas fuera del horario de atención.
Decide si Aircall debe crear nuevos contactos de HubSpot automáticamente al llamar o recibir llamadas de números que aún no estén guardados en HubSpot.

Importante: Para obtener detalles sobre cómo desactivar la creación de contactos afecta al registro de llamadas y tickets, visita Cómo funciona la integración con HubSpot.
Activa la opción para crear y sincronizar contactos de HubSpot a Aircall. Cuando está activa, cualquier contacto de HubSpot guardado con un número de teléfono se creará en Aircall y se mantendrá actualizado automáticamente.
Define quién debe asignarse como Propietario de una actividad de llamada o de un contacto recién creado cuando no se encuentre ningún propietario. Esto puede configurarse como Nadie o como cualquier usuario de HubSpot de tu cuenta.
Cambia el nombre de tu integración con HubSpot en el Panel de Aircall para que sea más fácil identificarla; esto es especialmente útil si tu organización gestiona múltiples integraciones con HubSpot.
Elige qué elementos generados por IA deben incluirse en la nota de llamada de HubSpot usando Seleccionar artefactos de IA para registrar. Los elementos disponibles incluyen elementos de acción, sentimiento, proporción de conversación y scorecard.
Elige qué información general de la llamada debe incluirse en la nota de llamada de HubSpot usando Seleccionar información general para registrar. Los elementos disponibles incluyen identificación de devolución de llamada, selección de IVR, tiempo de espera, motivo de llamada perdida e información de transferencia externa.

Desactivar/Desinstalar

Tienes dos opciones si necesitas dejar de usar la integración:

Desactívala seleccionando 'Inactive' en la página de configuración. Esta opción es la mejor para los usuarios que quieran guardar su configuración para que la integración pueda reactivarse más adelante. Para obtener más información sobre la desactivación de integraciones, visita Desactivación de integraciones.
Elimina la integración por completo. La elimina permanentemente seleccionando Delete this integration en la parte inferior de la sección General.

Nota: Desactivar o eliminar la integración no elimina los datos existentes de Aircall de HubSpot.
Si tu cuenta de Aircall se elimina, la actividad de llamadas anterior seguirá visible en HubSpot, pero las grabaciones de llamadas ya no serán accesibles.

También puedes desinstalar la aplicación Aircall directamente desde HubSpot en Aplicaciones conectadas. Para ver las instrucciones completas, consulta la guía de HubSpot sobre la gestión de aplicaciones conectadas.

Estado de la integración y números conectados

Puedes activar o desactivar tu integración en cualquier momento.

Importante: Las llamadas realizadas mientras la integración está inactiva no se registrarán de forma retroactiva una vez que se reactive.

También puedes agregar o quitar números conectados a la integración:

Las llamadas desde números conectados se registrarán en HubSpot según tu configuración.
Las llamadas desde números no conectados no se registrarán.

Para obtener más información sobre cómo agregar números, visita nuestro artículo Asignar tu número de teléfono a tu integración.

Configuración de resultados de llamada

Los resultados posibles son los siguientes:

Tipo de llamada	Resultados posibles
Llamada saliente respondida	Conectada o Ninguno. Las llamadas salientes que conecten con mensajes automatizados o mensajes del buzón de voz también se considerarán respondidas.
Llamada saliente no respondida	Sin respuesta o Ninguno. Las llamadas salientes se consideran no respondidas cuando el usuario cuelga sin conectarse con el contacto, mensaje automatizado o mensaje del buzón de voz del número al que se llama.
Llamada saliente a un contacto que ya está en una llamada	Ocupado, Sin respuesta o Ninguno.
Llamada saliente a un número equivocado	Número equivocado, Sin respuesta o Ninguno. Un número se considera “equivocado” cuando se identifica como no válido o no existe.
Llamada entrante respondida	Conectada o Ninguno
Llamada entrante perdida sin mensaje del buzón de voz	Sin respuesta o Ninguno
Llamada entrante perdida con mensaje del buzón de voz	Sin respuesta, Ninguno o Dejó mensaje del buzón de voz

Nota: Los resultados personalizados no son compatibles con la configuración estándar de resultados de llamada. Usa Etiquetas de Aircall para capturar detalles adicionales sobre los resultados de las llamadas.
Para obtener más información, consulta nuestro artículo: Informes de HubSpot con etiquetas.

Mapeo de resultados personalizados

La sección Resultado personalizado te permite mapear dinámicamente Etiquetas de Aircall a resultados de llamada de HubSpot, incluidos resultados estándar y personalizados.

Cómo funciona la lógica de mapeo

Si una etiqueta no está mapeada a un resultado de llamada de HubSpot, se aplicará el resultado predeterminado de la sección Resultado de llamada.
Si se elimina una etiqueta mapeada de la llamada y no queda ninguna otra etiqueta mapeada, se aplicará el resultado predeterminado.
Si una llamada incluye múltiples etiquetas mapeadas que apuntan a resultados diferentes, se aplicará el resultado predeterminado.

Importante:
• Cuando se agrega una etiqueta mapeada durante una llamada activa, el resultado mapeado aparecerá en HubSpot solo después de que la llamada haya finalizado.
• Eliminar un mapeo no actualiza retroactivamente las actividades de llamada registradas anteriormente en HubSpot.
• Si se elimina una etiqueta mapeada en Aircall, aparecerá como “Etiqueta eliminada” en tu lista de mapeo, y cualquier resultado registrado anteriormente en HubSpot permanecerá sin cambios.
• Cuando se elimina un resultado personalizado mapeado de HubSpot, permanecerá activo durante dos horas en los registros de llamadas de Aircall (para cualquier llamada que use esa etiqueta). Después de dos horas, dejará de usarse y se eliminará al instante de la configuración del Panel de Aircall para evitar que se vuelva a mapear.

Creación de tickets

En esta sección, puedes elegir si las llamadas y los mensajes SMS de Aircall deben crear o actualizar tickets de HubSpot.

Pasos:

Selecciona el pipeline de tickets de HubSpot donde deben registrarse las llamadas y los mensajes SMS.
Elige si quieres:
- Crear un nuevo ticket
- Actualizar un ticket existente
- No hacer nada
Si vas a crear o actualizar tickets, selecciona la etapa del pipeline en la que aparecerán los nuevos tickets.
Configura tus preferencias para cada tipo de comunicación:
- Llamada saliente respondida
- Llamada saliente no respondida
- Llamada entrante respondida
- Llamada perdida sin mensaje del buzón de voz
- Llamada perdida con mensaje del buzón de voz
- SMS saliente
- SMS entrante

Si se elimina en HubSpot un pipeline o una etapa seleccionados, aparecerá una advertencia y los tipos de llamada afectados volverán automáticamente a No crear un ticket.

Configuración general

Opciones disponibles:

Elige si Aircall debe registrar la actividad de llamadas y SMS en HubSpot solo durante el horario de atención de cada número o para todas las llamadas, incluidas las recibidas o realizadas fuera del horario de atención.
Decide si Aircall debe crear nuevos contactos de HubSpot automáticamente al llamar o recibir llamadas de números que aún no estén guardados en HubSpot.

Importante: Para obtener detalles sobre cómo desactivar la creación de contactos afecta al registro de llamadas y tickets, visita Cómo funciona la integración con HubSpot.
Activa la opción para crear y sincronizar contactos de HubSpot a Aircall. Cuando está activa, cualquier contacto de HubSpot guardado con un número de teléfono se creará en Aircall y se mantendrá actualizado automáticamente.
Define quién debe asignarse como Propietario de una actividad de llamada o de un contacto recién creado cuando no se encuentre ningún propietario. Esto puede configurarse como Nadie o como cualquier usuario de HubSpot de tu cuenta.
Cambia el nombre de tu integración con HubSpot en el Panel de Aircall para que sea más fácil identificarla; esto es especialmente útil si tu organización gestiona múltiples integraciones con HubSpot.
Elige qué elementos generados por IA deben incluirse en la nota de llamada de HubSpot usando Seleccionar artefactos de IA para registrar. Los elementos disponibles incluyen elementos de acción, sentimiento, proporción de conversación y scorecard.
Elige qué información general de la llamada debe incluirse en la nota de llamada de HubSpot usando Seleccionar información general para registrar. Los elementos disponibles incluyen identificación de devolución de llamada, selección de IVR, tiempo de espera, motivo de llamada perdida e información de transferencia externa.

Desactivar/Desinstalar

Tienes dos opciones si necesitas dejar de usar la integración:

Desactívala seleccionando 'Inactive' en la página de configuración. Esta opción es la mejor para los usuarios que quieran guardar su configuración para que la integración pueda reactivarse más adelante. Para obtener más información sobre la desactivación de integraciones, visita Desactivación de integraciones.
Elimina la integración por completo. La elimina permanentemente seleccionando Delete this integration en la parte inferior de la sección General.

Nota: Desactivar o eliminar la integración no elimina los datos existentes de Aircall de HubSpot.
Si tu cuenta de Aircall se elimina, la actividad de llamadas anterior seguirá visible en HubSpot, pero las grabaciones de llamadas ya no serán accesibles.