Smartflows: Konfigurieren von Anrufnachrichten und Musik (Audio, Wartemusik, Voicemail, IVR)

Das Einrichten von Musik und Nachrichten für jede Nummer ist ein wesentlicher Schritt, um ein einheitliches und individuelles Erlebnis für Ihre Kunden zu schaffen. Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, Anrufer zu informieren, wenn Ihre Leitungen geschlossen sind, wenn Agenten beschäftigt sind, oder einfach Musik abzuspielen, während sie darauf warten, verbunden zu werden.

Dieser Artikel erklärt jeden verfügbaren Nachrichtentyp und wie Sie diese im Aircall Dashboard konfigurieren.

Als Aircall-Administrator können Sie diese Optionen konfigurieren, indem Sie sich im Aircall Dashboard anmelden, zu Nummern navigieren und eine Nummer aus der Liste auswählen.

WICHTIG:
Alle benutzerdefinierten Audiodateien müssen unter 10 MB groß und im .mp3-Format sein. Sie müssen die Nachricht extern aufnehmen oder konvertieren, zum Beispiel mit einem Online-Aufnahme- oder Konvertierungsdienst wie Vocaroo oder Online Convert.

HINWEIS:
Apple-Audioaufnahmen enthalten Metadaten, die mit Aircall nicht kompatibel sind. Wenn Sie eine Nachricht unter macOS aufnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie die Datei konvertieren oder komprimieren, damit die Metadaten kompatibel sind.

Für weitere Details lesen Sie bitte unseren Artikel Anforderungen und Empfehlungen für Audiodateien.

Verfügbare Nachrichtenoptionen

Die verfügbaren Nachrichtenoptionen können im Tab Anrufverteilung konfiguriert werden:

• Audiomitteilung
• Wartemusik als Teil des Wartemusik-Widgets
• Voicemail-Nachricht für unbeantwortete Anrufe oder wenn die Nummer geschlossen ist. Diese ist über das Voicemail-Widget verfügbar
• IVR-Nachricht, verfügbar über das Standard-IVR-Widget oder das Input-IVR-Widget.

Nachrichtentyp

Für jede Nachrichtenoption können Sie aus drei verschiedenen Nachrichtentypen wählen:

Audiomitteilung

Die Audiomitteilung ermöglicht es Ihnen, Nachrichten an jedem Punkt Ihrer Anrufverteilung hinzuzufügen. Zum Beispiel könnten Sie am Anfang jedes eingehenden Anrufs eine Begrüßungsnachricht hinzufügen, bevor Wartemusik gespielt wird. 

So konfigurieren Sie eine Audiomitteilung

Schritte:

1. Gehen Sie zum Tab Anrufverteilung.

2.  Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts, um den Smartflow-Editor zu öffnen.

   

3. Wenn Sie eine neue Nachricht zu Ihrem Flow hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Audiomitteilung. 

   

4. Wenn Sie eine bestehende Nachricht bearbeiten möchten, klicken Sie auf die Nachricht, die Sie bearbeiten möchten.
5.  Aktualisieren Sie die Einstellungen im Seitenbereich der Audiomitteilung.
6. Klicken Sie auf Testen und Abspielen, um die Nachricht anzuhören.
7. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um den Anrufverteilungsfluss zu aktualisieren.

Wartemusik

Wartemusik wird nach der Begrüßungsnachricht abgespielt, während Anrufer auf einen verfügbaren Agenten warten. Diese Option kann nicht deaktiviert werden, aber sie kann angepasst werden.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte unseren Artikel Smartflows-Widgets: Das Wartemusik-Widget

So passen Sie die Wartemusik an

Schritte:

1. Gehen Sie zum Tab Anrufverteilung.
2.  Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts, um den Smartflow-Editor zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Wartemusik. 
4. Geben Sie den Titel der Wartemusik-Erfahrung ein.
5. Wählen Sie die Quelle: Audiobibliothek oder benutzerdefinierte Datei.
6. Wählen Sie Veröffentlichen, um zu speichern.

WICHTIG:
Wartemusik kann nicht entfernt werden, da sie abgespielt wird, während eingehende Anrufe klingeln. Sie können sie bearbeiten, um einen Standard-Klingelton zu verwenden, aber sie kann nicht gelöscht werden.

Voicemail-Nachricht

Sie können das Voicemail-Widget verwenden, um eine Nachricht für unbeantwortete Anrufe zu erstellen (wenn ein Anruf während der Geschäftszeiten nicht beantwortet wird) oder eine Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten. Sie können bestimmen, ob es sich um eine Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten oder eine unbeantwortete Nachricht handelt, mit dem Time Rule Widget, das Sie in Ihrem Flow konfiguriert haben, aber Sie benötigen kein Time Rule Widget, um ein Voicemail-Widget hinzuzufügen.

So konfigurieren Sie die Voicemail-Nachricht

Schritte:

1. Gehen Sie zum Tab Anrufverteilung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts, um den Smartflow-Editor zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Voicemail. 
4. Wählen Sie den Nachrichtentyp aus.
5. Konfigurieren Sie Sprache, Stimme und Dauer der Nachricht.
6. Wählen Sie Veröffentlichen, um die Änderungen zu sehen.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte unseren Artikel Smartflows-Widgets: Das Voicemail-Widget.

IVR-Nachricht

IVR-Nachrichten leiten Anrufer bei der Nutzung ihrer Tastatur. In Smartflows gibt es zwei verschiedene Widgets, die IVR-ähnliche Nachrichten verwenden, abhängig von dem Erlebnis, das Sie wünschen:

• Standard-IVR-Widget: fordert Anrufer auf, eine Option aus einer Liste von Tastaturoptionen auszuwählen (z. B. „Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support“).

• Input-IVR-Widget: fordert Anrufer auf, eine freie numerische Eingabe einzugeben (z. B. Kundennummer, Reservierungsnummer) und diese dann mit # oder einer festen Anzahl von Ziffern abzuschicken.

WICHTIG:
IVR-Nachrichten sind erforderlich. Wenn Sie Tastaturoptionen (Standard-IVR) oder Eingaberegeln (Input-IVR) ändern, aktualisieren Sie die Nachricht entsprechend.

So konfigurieren Sie eine IVR-Nachricht

Schritte:

1. Gehen Sie zum Tab Anrufverteilung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts, um den Smartflow-Editor zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Standard IVR oder Input IVR. 

4. Fügen Sie IVR-Optionen (Zweige) hinzu oder entfernen Sie diese.

5. Wählen Sie unter Nachricht den Nachrichtentyp aus und schreiben Sie die Nachricht, die Sie abspielen möchten.

6. Klicken Sie auf Testen und Abspielen, um die Nachricht vorzuhören.

7. Wählen Sie unter Wiederholungsverwaltung, ob eine Wiederholungsnachricht abgespielt wird, wie oft sie wiederholt wird, und optional eine benutzerdefinierte Nachricht nach wiederholten ungültigen Eingaben.

8. Klicken Sie auf Testen und Abspielen, um die Nachricht vorzuhören.

9. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

WICHTIG:
Nachdem die IVR-Nachricht abgespielt wurde, haben Anrufer 3 Sekunden Zeit, eine Auswahl zu treffen, bevor dies als keine Eingabe gewertet wird.

WICHTIG:
Die Zweige „Keine Eingabe“ und „Falsche Eingabe“ müssen mit einem gültigen nächsten Schritt verbunden sein. Eine Audiomitteilung oder ein Voicemail-Widget ist erforderlich, um Flussfehler zu vermeiden.

Bestätigungsnachricht für Rückrufanfragen

Wenn Sie den Professional-Plan abonniert haben, können Sie Rückrufanfragen aktivieren. Für diese Funktion kann eine Bestätigungsnachricht konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Verwaltung von Rückrufanfragen.