Wie die HubSpot-Integration funktioniert

Die HubSpot-Integration verbindet Aircall mit Ihrem HubSpot-Konto und ermöglicht die automatische Synchronisierung von Kontakten, Anrufprotokollen, Tickets und Insights. Diese Integration hilft Teams, Kundeninteraktionen nahtlos über beide Plattformen hinweg zu verwalten.

Kontaktsynchronisierung

Mit der HubSpot-Integration werden Ihre gespeicherten HubSpot-Kontakte automatisch mit der Aircall-Telefonanwendung synchronisiert. So wird sichergestellt, dass beim Tätigen oder Empfangen eines Anrufs sofort der Name und die Details des Kontakts angezeigt werden.

Anforderungen für die Kontaktsynchronisierung

Damit die Synchronisierung ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Telefonnummern in HubSpot im E.164-Format gespeichert sein (zum Beispiel +15555555555). Die Kontaktsynchronisierung erfolgt, wenn eine gültige, nicht-leere E.164-Nummer im Telefonnummernfeld eines HubSpot-Kontakts gespeichert ist.

Hinweis: Mobiltelefonnummern werden nur synchronisiert, wenn auch ein gültig formatiertes (nicht-leeres) Telefonnummernfeld vorhanden ist.

Wenn die Kontaktsynchronisierung in Ihrem Aircall-Dashboard aktiviert ist, werden folgende Details zu Aircall hinzugefügt:

• Telefonnummer

• Mobiltelefonnummer

• Bild

• E-Mail

• Vor- und Nachname

• E-Mail 1 und E-Mail 2

• Ein direkter Link zum HubSpot-Kontakt

Sie können synchronisierte Kontakte direkt in HubSpot bearbeiten, indem Sie dem Link In HubSpot bearbeiten aus Aircall folgen.
Wenn ein Kontakt in HubSpot gelöscht wird, bleibt er in Aircall gespeichert.

Achtung: Wenn die Kontaktsynchronisierung deaktiviert ist, sind Links zu HubSpot-Anrufprotokollen auf dem Nach-Anruf-Bildschirm oder in den Anrufdetails nicht sichtbar. Die Kontaktsynchronisierung wird derzeit auf iOS-Geräten nicht unterstützt.

Hinweis: Die Kontaktsynchronisierung funktioniert nur mit HubSpot-Kontakten und nicht mit Unternehmensdatensätzen.

Insight-Karten

Für jeden Anruf, der mit einem HubSpot-Kontakt, Unternehmen, Deal oder Ticket verknüpft ist, zeigt Aircall eine Insight-Karte mit relevanten HubSpot-Daten an.

Wenn ein Kontakt in HubSpot vorhanden ist

Angezeigte Details umfassen:

• Titel: Vor- und Nachname, wenn in HubSpot gespeichert, mit einem direkten Link zu dieser Kontaktseite.

• Unternehmen: Name des mit der Nummer in HubSpot verknüpften Unternehmens.

• E-Mail: E-Mail-Adresse des Kontakts.

• Besitzer: Der Besitzer des Kontakts. Wenn ein Aircall-Benutzer mit passender E-Mail existiert, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus dieses Aircall-Benutzers angezeigt.

• Zuletzt kontaktiert: Das Datum, an dem der Kontakt zuletzt kontaktiert wurde, formatiert als MM/TT/JJJJ.

Hinweis: Anruf-zu-Unternehmen-Zuordnungen werden direkt von HubSpot verwaltet.

Wenn nur ein Unternehmen in HubSpot vorhanden ist

Für jeden Anruf, bei dem ein Unternehmen mit einer anrufenden/angerufenen Nummer in HubSpot gespeichert ist und kein Kontakt in HubSpot existiert, werden Unternehmensinformationen angezeigt:

• Titel: In HubSpot gespeicherter Unternehmensname mit einem Link zur HubSpot-Unternehmensseite.

• Besitzer: Unternehmensbesitzer. Wenn ein Aircall-Benutzer mit passender E-Mail existiert, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus dieses Aircall-Benutzers angezeigt.

• Zuletzt kontaktiert: Das Datum, an dem das Unternehmen zuletzt kontaktiert wurde, formatiert als MM/TT/JJJJ.

Wenn ein Deal verknüpft ist

Für jeden Anruf, bei dem ein Kontakt oder Unternehmen in HubSpot mit einem Deal verknüpft ist und der Deal nicht geschlossen ist, werden die entsprechenden Deal-Informationen angezeigt:

• Titel: In HubSpot gespeicherter Deal-Name mit einem direkten Link zu dieser Deal-Seite.

• Betrag: Deal-Betrag und Währung.

• Phase: Deal-Phase in HubSpot.

• Pipeline: Name der Deal-Pipeline in HubSpot.

Hinweis: Anruf-zu-Deal-Zuordnungen werden von HubSpot verwaltet.

Wenn ein Ticket verknüpft ist

Für jeden Anruf, bei dem ein Ticket mit einem Kontakt oder Unternehmen in HubSpot verknüpft ist, werden die entsprechenden Ticket-Informationen angezeigt:

• Titel: In HubSpot gespeicherter Ticket-Name mit einem direkten Link zu dieser Ticket-Seite.

• Phase: Die Phase des Tickets in HubSpot.

• Pipeline: Der Name der Ticket-Pipeline in HubSpot.

• Besitzer: Ticket-Besitzer (Wenn ein Aircall-Benutzer mit passender E-Mail existiert, werden der Name, das Symbol und der aktuelle Verfügbarkeitsstatus dieses Aircall-Benutzers angezeigt.)

Anrufprotokolle zu bestehenden Datensätzen

Anrufprotokolle zu einem neuen Kontakt

Wenn kein HubSpot-Kontakt mit der E-Mail des Aircall-Kontakts oder der anrufenden/angerufenen Nummer übereinstimmt und kein Unternehmen mit passender Telefonnummer gefunden wird, wird (sofern Ihre Dashboard-Einstellungen die Erstellung neuer Kontakte erlauben) ein neuer Kontakt in HubSpot erstellt.

Der neue Kontakt wird mit folgenden Informationen erstellt:

• Vorname: Telefonnummer (E.164-Format).

• Nachname: „Aircall new contact“.

• Haupttelefonnummer: E.164-Format.

• Besitzer: Basierend auf Ihren Integrationseinstellungen.

Anrufprotokolle, Felder und Informationen

Jeder Anruf wird in HubSpot gemäß Ihren Integrationseinstellungen protokolliert. Anrufe werden als HubSpot-Engagements erstellt (als Anrufaktivität im Datensatz angezeigt) und basieren auf folgender Logik.

Logik zur Anrufzuordnung

Eingehender Anruf (angenommen)

• Wenn der anrufende Benutzer dieselbe E-Mail sowohl in HubSpot als auch in Aircall hat, wird er als Besitzer der Anrufaktivität zugewiesen.
• Wenn die E-Mails nicht übereinstimmen, wird die Eigentümerschaft dem HubSpot-Kontakt- oder Unternehmensbesitzer zugewiesen.
• Wenn kein Besitzer existiert, wird der Anruf basierend auf Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Eingehender Anruf (nicht angenommen)

• Wenn ein verpasster Anruf auf einer Leitung mit einem Benutzer erfolgt, der dieselbe E-Mail in HubSpot und Aircall hat, wird dieser Benutzer als Besitzer festgelegt.
• Wenn die E-Mail des Benutzers nicht übereinstimmt oder wenn der Anruf auf einer Leitung verpasst wird, die von mehreren Benutzern oder Teams geteilt wird, wird die Eigentümerschaft dem Kontakt- oder Unternehmensbesitzer zugewiesen.
• Wenn kein Kontakt- oder Unternehmensbesitzer vorhanden ist, wird die Eigentümerschaft gemäß Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Ausgehender Anruf

• Wenn der Benutzer, der den Anruf tätigt, dieselbe E-Mail in HubSpot und Aircall hat, wird er als Besitzer festgelegt.
• Wenn die E-Mails nicht übereinstimmen, wird der Kontakt- oder Unternehmensbesitzer zugewiesen.
• Wenn kein Besitzer existiert, wird die Eigentümerschaft basierend auf Ihren Integrationseinstellungen zugewiesen.

Weitergeleitete Anrufe

• Wenn ein ein- oder ausgehender Anruf an einen anderen Aircall-Benutzer weitergeleitet wird, dessen E-Mail mit seinem HubSpot-Konto übereinstimmt, wird dieser Benutzer zum Besitzer, auch wenn er den Anruf nicht annimmt.

Engagement-Metadaten

Jedes Engagement wird mit Engagement-Typ = Anruf festgelegt und enthält folgende Details:

WICHTIG:
Ausgehende Anrufe, die mit einer Voicemail verbunden werden, gelten als verbunden oder angenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung: Anrufe, die zur Voicemail gehen, werden in HubSpot als verbunden markiert.

Das Feld Anrufdauer zeigt die Gesamtzeit des Anrufs (ohne Wartezeit bei eingehenden Anrufen) im Format hh:mm:ss an. Wenn der Anruf nicht angenommen wird, beträgt die Dauer 0 Sekunden.

Zusätzliche Informationen in Anruf-Engagements

Je nach Aktionen während oder nach einem Anruf werden automatisch zusätzliche Details zum Inhalt des Engagements in HubSpot hinzugefügt.

Aufzeichnung oder Voicemail

• Aufzeichnung: Wird als Link zur Anrufaufzeichnung hinzugefügt.

• Voicemail: Wird als Link zur Voicemail-Aufnahme hinzugefügt.

Weitergeleitete Anrufe

• Erfolgreiche Weiterleitung: Fügt „Anruf erfolgreich weitergeleitet von Aircall-Agent A Name zu Aircall-Agent B Name.“ hinzu.

• Erfolgreiche oder nicht angenommene Weiterleitung: Fügt „Anrufweiterleitungsversuch von Aircall-Agent A Name zu Aircall-Agent B Name.“ hinzu.

Zugewiesene Anrufe

Wenn ein Anruf einem anderen Aircall-Benutzer zugewiesen wird, wird das Engagement mit „Anruf zugewiesen an Aircall-Agent B Name durch Aircall-Agent A Name.“ aktualisiert.

Notizen

Wenn in Aircall Notizen hinzugefügt werden (während oder nach dem Anruf), enthält das Engagement: „Aircall-Agent Name hat einen neuen Kommentar hinzugefügt: [Inhalt der Notiz].“

Tags

Wenn in Aircall Tags angewendet werden (während oder nach dem Anruf), enthält das Engagement: tag_name_1; tag_name_2. Alle später hinzugefügten Tags werden dieser Liste angehängt.

Automatisches Schließen von Aufgaben

Wenn die automatische Aufgabenschließung aktiviert ist und eine Aufgabe nach dem Anruf geschlossen wird, wird das Engagement mit:
„(Aufgabe geschlossen)“ gefolgt von einem Link zur geschlossenen Aufgabe aktualisiert.

Aircall AI Add-on (falls aktiviert)

Wenn das Aircall AI Add-on aktiv ist und eine Anrufzusammenfassung oder Schwerpunktthemen generiert werden:

• Die Anrufzusammenfassung wird unter dem Titel Anrufzusammenfassung hinzugefügt. Ist die Zusammenfassung lang, wird stattdessen ein Link bereitgestellt.

• Die Schwerpunktthemen werden unter dem Titel Schwerpunktthemen hinzugefügt und durch Semikolons getrennt.

Anrufe ohne passenden Datensatz

Wenn kein Kontakt oder Unternehmen in HubSpot existiert und Ihre Integration so eingestellt ist, dass keine neuen Kontakte erstellt werden, wird der Anruf dennoch protokolliert, ist jedoch nur im HubSpot-Aktivitätsdashboard sichtbar. Diese Anrufe enthalten folgende Details:

• „[Besitzername] hat einen Anruf mit gelöschtem oder unbekanntem Datensatz protokolliert“.
• Datum und Uhrzeit.
• Anrufergebnis, basierend auf Ihren Integrationseinstellungen.
• „<angenommener, nicht angenommener oder verpasster> Anruf über Aircall-Telefonnummer, angenommen von [Aircall-Agent] – Rückruf Kontakttelefonnummer (E.164-Format) (Aufzeichnung)“

Ticketerstellung

Wenn die Ticketerstellung aktiviert ist, erzeugt jeder Anruf ein HubSpot-Ticket, das mit dem Kontakt oder Unternehmen verknüpft ist.

Ticketdetails

• Pipeline-Typ: Basierend auf den Integrationseinstellungen.

• Phase: Basierend auf den Integrationseinstellungen.

• Ticketname: Telefonnummer im E.164-Format Aircall neues Ticket.

• Daten: Erstellt und offen seit dem Anrufdatum.

• Quelle: Telefon.

• Besitzer: Bestimmt mit derselben Logik wie die Anrufzuordnung.

Hinweis: Wenn die Erstellung neuer Kontakte/Unternehmen deaktiviert ist, werden für unbekannte Nummern keine Tickets erstellt.

Wählen aus HubSpot

Verwenden Sie Click-to-Dial über Aircalls Browser-Erweiterungen , um Anrufe direkt aus HubSpot zu tätigen. Diese Funktion überträgt Nummern automatisch in Ihre Aircall-App zum Wählen.

Hinweis: Click-to-Dial funktioniert derzeit nicht in der HubSpot-Mobile-App.

Von HubSpot unterstützte Nummernformate

Beim Hinzufügen einer Telefonnummer in HubSpot können Sie entweder die Nummernformatierung anwenden oder entfernen.

• Nummernformatierung anwenden: HubSpot formatiert die Nummer automatisch nach einem Standard basierend auf der Landesvorwahl der Nummer. Diese automatischen Formate werden von Aircalls HubSpot-Integration unterstützt.

• Nummernformatierung entfernen: Sie können die Nummer in beliebigem Format eingeben. Damit die Integration korrekt funktioniert, geben Sie die Nummer in einem der unten aufgeführten unterstützten Formate ein.

Länderspezifische Beispiele