So konfigurieren Sie die HubSpot-Integration

Sobald Ihre HubSpot-Integration erfolgreich installiert wurde, können Sie Ihre Einstellungen direkt im Aircall-Dashboard konfigurieren. Nach der Installation werden Sie zu diesen Einstellungen weitergeleitet, aber Sie können jederzeit zurückkehren, indem Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen & API gehen und auf Ihre HubSpot-Integration klicken.

Integrationsstatus und verbundene Nummern

Sie können Ihre Integration jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Wenn die Integration Inaktiv ist, werden das Anrufprotokoll und andere damit verbundene Funktionen pausiert, aber die Integration bleibt installiert. Dies ermöglicht es Ihnen, die Datensynchronisierung vorübergehend zu stoppen, ohne die Integration zu deinstallieren.

WICHTIG:
Anrufe, die während der Inaktivität der Integration getätigt werden, werden nach der Reaktivierung nicht rückwirkend protokolliert.

Sie können auch Nummern hinzufügen oder entfernen, die mit der Integration verbunden sind:

• Anrufe von verbundenen Nummern werden entsprechend Ihren Einstellungen in HubSpot protokolliert.
• Anrufe von nicht verbundenen Nummern werden nicht protokolliert.

Für weitere Informationen zum Hinzufügen von Nummern besuchen Sie bitte unseren Artikel Zuweisung Ihrer Telefonnummer zu Ihrer Integration.

Einstellungen für Anrufergebnis

Für jeden Anruf erstellt die Integration eine Anrufaktivität (Engagement) in HubSpot und wendet das entsprechende Anrufergebnis an. Dies können Sie auf der Seite mit den HubSpot-Integrationseinstellungen in Ihrem Aircall-Dashboard konfigurieren.

Die möglichen Ergebnisse sind wie folgt:

HINWEIS:  
Benutzerdefinierte Ergebnisse werden in den standardmäßigen Einstellungen für Anrufergebnisse nicht unterstützt. Verwenden Sie **Aircall-Tags**, um zusätzliche Details zu den Anrufergebnissen zu erfassen.  
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: HubSpot-Berichterstattung mit Tags.

Benutzerdefinierte Ergebniszuordnung

Der Abschnitt Benutzerdefiniertes Ergebnis ermöglicht es Ihnen, Aircall-Tags dynamisch mit HubSpot-Anrufergebnissen zu verknüpfen, einschließlich sowohl standardmäßiger als auch benutzerdefinierter Ergebnisse.

Die Zuordnungsoptionen zeigen alle verfügbaren Aircall-Tags und HubSpot-Anrufergebnisse an. Da diese Liste dynamisch ist, werden Änderungen in HubSpot (wie Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Anrufergebnissen) automatisch in den verfügbaren Optionen in Ihrem Aircall-Dashboard aktualisiert.

Um eine Zuordnungsregel zu erstellen, klicken Sie auf Regel für Ergebnis hinzufügen und wählen Sie ein Tag aus der vordefinierten Liste, das einem HubSpot-Anrufergebnis zugeordnet wird, welches die Einstellungen des Anrufergebnisses überschreibt.

Beispiel:
Wenn das Standard-HubSpot-Ergebnis für einen angenommenen ausgehenden Anruf Verbunden ist, Sie aber das Tag Schlechter Anruf auf Keine Antwort zuordnen, wird jeder angenommene ausgehende Anruf mit dem Tag Schlechter Anruf in HubSpot mit dem Ergebnis Keine Antwort protokolliert. Pro Anrufaktivität oder Engagement ist nur ein Ergebnis möglich.

Wie die Zuordnungslogik funktioniert

• Wenn ein Tag nicht zugeordnet ist, gilt das Standardergebnis aus dem Abschnitt Anrufergebnis.

• Wenn ein zugeordnetes Tag aus dem Anruf entfernt wird und keine anderen zugeordneten Tags mehr vorhanden sind, gilt das Standardergebnis.

• Wenn ein Anruf mehrere zugeordnete Tags mit unterschiedlichen Ergebnissen enthält, gilt das Standardergebnis.

WICHTIG:

• Wenn ein zugeordnetes Tag während eines aktiven Anrufs hinzugefügt wird, erscheint das zugeordnete Ergebnis in HubSpot erst nach Beendigung des Anrufs.  
• Das Löschen einer Zuordnung aktualisiert zuvor protokollierte Anrufaktivitäten in HubSpot nicht rückwirkend.  
• Wenn ein zugeordnetes Tag in Aircall gelöscht wird, erscheint es in Ihrer Zuordnungsliste als „Gelöschtes Tag“, und alle zuvor protokollierten Ergebnisse in HubSpot bleiben unverändert.  
• Wenn ein zugeordnetes benutzerdefiniertes Ergebnis in HubSpot gelöscht wird, bleibt es für zwei Stunden in den Aircall-Anrufprotokollen aktiv (für alle Anrufe, die dieses Tag verwenden). Nach zwei Stunden wird es nicht mehr verwendet und sofort aus den Einstellungen des Aircall-Dashboards entfernt, um eine erneute Zuordnung zu verhindern.

Ticket-Erstellung

In diesem Abschnitt können Sie wählen, ob Aircall-Anrufe und SMS-Nachrichten HubSpot-Tickets erstellen oder aktualisieren sollen.

Schritte:

1. Wählen Sie die HubSpot-Ticket-Pipeline aus, in der Anrufe und SMS-Nachrichten protokolliert werden sollen.
2. Wählen Sie, ob Sie:
   • ein neues Ticket erstellen
   • ein bestehendes Ticket aktualisieren
   • nichts tun möchten
3. Wenn Sie Tickets erstellen oder aktualisieren, wählen Sie die Pipeline-Phase aus, in der neue Tickets erscheinen sollen.
4. Konfigurieren Sie Ihre Präferenzen für jeden Kommunikationstyp:
   • Ausgehender angenommener Anruf
   • Ausgehender unbeantworteter Anruf
   • Eingehender angenommener Anruf
   • Verpasster Anruf ohne Voicemail
   • Verpasster Anruf mit Voicemail
   • Ausgehende SMS
   • Eingehende SMS

Wenn eine ausgewählte Pipeline oder Phase in HubSpot gelöscht wird, erscheint eine Warnung, und die betroffenen Anruftypen werden automatisch auf Kein Ticket erstellen zurückgesetzt.

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen können Sie feinabstimmen, wie Aircall Anruf- und SMS-Daten mit HubSpot synchronisiert sowie wie Kontakte und Eigentümer verwaltet werden.

Verfügbare Optionen:

• Wählen Sie, ob Aircall Anruf- und SMS-Aktivitäten in HubSpot nur während der Geschäftszeiten jeder Nummer oder für alle Anrufe, einschließlich der außerhalb der Geschäftszeiten, protokollieren soll.

• Entscheiden Sie, ob Aircall automatisch neue HubSpot-Kontakte erstellen soll, wenn Anrufe von Nummern eingehen oder getätigt werden, die noch nicht in HubSpot gespeichert sind.

  WICHTIG:
  Details dazu, wie sich das Deaktivieren der Kontaktanlage auf die Protokollierung von Anrufen und Tickets auswirkt, finden Sie unter Wie die HubSpot-Integration funktioniert.

• Aktivieren Sie die Option, Kontakte von HubSpot zu Aircall zu erstellen und zu synchronisieren. Wenn aktiv, wird jeder HubSpot-Kontakt mit einer Telefonnummer automatisch in Aircall erstellt und aktuell gehalten.

• Definieren Sie, wer als Eigentümer einer Anrufaktivität oder eines neu erstellten Kontakts zugewiesen werden soll, wenn kein Eigentümer gefunden wird. Dies kann Niemand oder ein beliebiger HubSpot-Benutzer in Ihrem Konto sein.

• Benennen Sie Ihre HubSpot-Integration im Aircall-Dashboard um, um sie leichter zu identifizieren – besonders nützlich, wenn Ihre Organisation mehrere HubSpot-Integrationen verwaltet.

Deaktivieren/Deinstallieren

Sie haben zwei Optionen, wenn Sie die Integration nicht mehr verwenden möchten:

1. Schalten Sie sie aus, indem Sie auf der Einstellungsseite „Inaktiv“ auswählen. Diese Option ist am besten für Benutzer geeignet, die ihre Einstellungen speichern möchten, damit die Integration später wieder aktiviert werden kann. Für weitere Informationen zum Deaktivieren von Integrationen besuchen Sie bitte Integration deaktivieren.

2. Löschen Sie die Integration vollständig. Entfernt sie dauerhaft, indem Sie unten im Abschnitt Allgemein auf Diese Integration löschen klicken.

HINWEIS:
Das Deaktivieren oder Löschen der Integration entfernt vorhandene Aircall-Daten nicht aus HubSpot.  
Wenn Ihr Aircall-Konto gelöscht wird, bleiben vergangene Anrufaktivitäten in HubSpot sichtbar, aber Anrufaufzeichnungen sind nicht mehr zugänglich.

Sie können die Aircall-App auch direkt aus HubSpot unter Verbundene Apps deinstallieren. Für vollständige Anweisungen siehe HubSpots Anleitung zum Verwalten verbundener Apps.