Campagnes sortantes : créer et gérer des campagnes

Les Admins et Superviseurs gèrent l’ensemble du cycle de vie des campagnes depuis l’Aircall Dashboard, de la configuration initiale au suivi en temps réel et au suivi après campagne. Cet article couvre chaque étape : créer une campagne, la lancer et la gérer pendant son exécution, et suivre sa progression via les vues de campagne.

Qui peut accéder à cette fonctionnalité

Les Admins & Superviseurs ont un accès complet à toutes les campagnes de l’organisation.

Avant de commencer

Avant de créer votre première campagne, vérifiez que les éléments suivants sont en place :

• Forfait et rôle : Outbound Campaigns nécessite le forfait Professional et un rôle d’Admin ou de Superviseur.
• Liste de contacts : Préparez votre liste à importer, sous forme de fichier CSV ou de liste statique HubSpot. Voir Étape 3 ci-dessous pour les exigences complètes.
• Numéros sortants : Au moins un numéro Aircall conforme aux réglementations locales sur les appels sortants doit être disponible. Les numéros non conformes sont automatiquement exclus et n’apparaîtront pas à l’étape de la stratégie de numérotation.
• Conformité : Vérifiez que votre prospection respecte les réglementations de vos marchés cibles avant le lancement. Consultez la section Conformité dans Outbound Campaigns: Overview.

Créer une campagne

Pour créer une campagne, accédez à Aircall Dashboard > Campaign et cliquez sur le bouton Create Campaign.

La création d’une campagne suit un assistant guidé en quatre étapes. Vous pouvez enregistrer la progression de création de votre campagne comme brouillon à tout moment ; seul le nom de la campagne est requis pour enregistrer.

Étape 1 : Réglages généraux

Identité de la campagne

Saisissez un nom (obligatoire) et une description facultative pour donner du contexte aux agents et aux coéquipiers.

Libellés de résultat

Définissez les libellés que les agents utiliseront pour qualifier les appels connectés. Exemples : Intéressé, Pas intéressé, Reprogrammer, DNC.

• Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 libellés par campagne
• Les libellés sont spécifiques à la campagne et peuvent être réutilisés dans plusieurs campagnes

Remarque: Les appels non aboutis (sans réponse, Voicemail Drop, ignoré, numéro invalide ou bloqué) sont libellés automatiquement par le système. Les agents n’ont pas besoin de sélectionner un résultat pour ces cas.

Affectation des agents

Affectez les agents qui appelleront pour cette campagne. Ils reçoivent une notification lorsque la campagne est lancée. Vous pouvez ajouter ou supprimer des agents après le lancement.

Étape 2 : Stratégie de numérotation

Pool de numéros sortants

Sélectionnez quels numéros seront utilisés comme identité de l’appelant pour cette campagne :

• Pool de l’agent : les agents appelleront depuis les numéros qui leur sont directement attribués
• Pool spécifique à la campagne : les agents appelleront depuis un ensemble défini de numéros, même si ces numéros ne sont pas attribués individuellement aux agents concernés

Remarque: Seuls les numéros conformes aux réglementations locales sur les appels sortants apparaissent pour la sélection. Les numéros non conformes sont exclus automatiquement.

Règle de sélection des numéros

Choisissez comment le système associe un numéro à chaque contact. Les règles disponibles dépendent du type de pool sélectionné.

Si vous utilisez le pool de l’agent :

• Numéro par défaut de l’agent : utilise le propre numéro par défaut de chaque agent
• Présence locale : sélectionne parmi les numéros attribués à l’agent en faisant correspondre l’indicatif régional ou l’indicatif du pays avec le numéro du contact

Si vous utilisez un pool spécifique à la campagne :

• Rotation aléatoire : alterne entre tous les numéros du pool spécifique à la campagne pour éviter de surutiliser un seul numéro
• Présence locale : sélectionne parmi le pool spécifique à la campagne en faisant correspondre l’indicatif régional ou l’indicatif du pays avec le numéro du contact

Étape 3 : Importation des contacts

Deux méthodes sont disponibles pour ajouter des contacts à une campagne.

Télécharger un fichier CSV

Téléchargez un modèle ou utilisez un fichier CSV au format libre. Glissez-déposez le fichier ou parcourez votre appareil pour sélectionner un fichier CSV. Exigences du fichier :

• Taille maximale du fichier : 1 MB
• Nombre maximal d’enregistrements : 5 000
• Les numéros de téléphone doivent être au format E.164 (par ex. +33612345678)
• Le numéro de téléphone est le seul champ obligatoire
• Champs facultatifs : prénom, nom, nom de l’entreprise, e-mail, notes

Après le téléchargement, mappez les colonnes du CSV aux champs Aircall et choisissez un préfixe de pays par défaut. Le préfixe standardise les numéros sans indicatif pays et s’applique uniquement à la numérotation nationale.

Importer depuis HubSpot

Vous pouvez également exporter directement une liste statique de contacts depuis HubSpot. Avant de sélectionner une liste, assurez-vous que toutes les conditions suivantes sont remplies :

• La liste existe déjà dans HubSpot et est créée à partir de l’objet Contact
• Chaque contact de la liste a un champ de numéro de téléphone renseigné
• La liste ne dépasse pas 5 000 contacts
• L’authentification HubSpot est terminée dans Integrations > Outbound Campaign dans l’Aircall Dashboard
• Le mapping des champs entre HubSpot et Aircall est configuré dans l’onglet Outbound campaigns des paramètres de l’intégration HubSpot

Étape 4 : Validation des contacts

Après l’importation, les contacts sont triés en trois catégories :

• Valides : ils remplissent toutes les exigences et seront ajoutés à la campagne
• Invalides : numéros de téléphone manquants ou mal formatés. Corrigez-les directement dans cette vue, exportez les erreurs pour les corriger et les téléverser à nouveau, ou ignorez-les simplement et ils seront exclus de l’importation
• Doublons : numéros de téléphone apparaissant plus d’une fois. La première occurrence est conservée ; les doublons suivants sont signalés pour votre vérification.

Confirmez la liste pour finaliser l’importation, puis lancez la campagne ou enregistrez-la comme brouillon.

Lancer, mettre en pause et gérer une campagne

Vous pouvez accéder à vos campagnes dans Aircall Dashboard > Campaigns. Cliquez sur votre campagne active pour accéder à la vue détaillée de la campagne.

Cycle de vie du statut de la campagne

Les dates de début et de fin sont définies automatiquement :

• Date de début : enregistrée lorsque la campagne est lancée
• Date de fin : enregistrée lorsque tous les contacts ont été appelés et que la campagne passe à Terminée

Gérer une campagne active

Lorsqu’une campagne est En cours, depuis la vue détaillée de la campagne, vous pouvez :

• Lancer ou mettre en pause la campagne à l’aide du bouton d’action
• Ajouter ou supprimer des agents à tout moment depuis l’onglet Utilisateurs
• Ajouter des contacts en haut ou en bas de la file d’attente en direct
• Déplacer des contacts en haut ou en bas de la file d’attente
• Supprimer des contacts de la file d’attente en direct avant qu’ils ne soient appelés

Remarque: Les contacts qui sont en train de sonner, dans un appel en direct, ou qui ont déjà eu une tentative ne peuvent pas être supprimés de la campagne.

Suivre la progression d’une campagne

Vue de la liste des campagnes

Accédez à la section Campaigns dans l’Aircall Dashboard pour voir toutes les campagnes de votre organisation. Chaque ligne affiche :

• Statut, nom de la campagne et date de création
• Total de contacts et agents attribués
• Créateur de la campagne
• Dates de début et de fin (lorsqu’elles sont disponibles)
• Période - correspondant à la durée d’activité de la campagne

Utilisez la barre de recherche pour trouver une campagne par son nom. Filtrez par statut ou par membre de l’équipe qui l’a créée.

Actions disponibles depuis la liste des campagnes

Depuis la liste, vous pouvez effectuer les actions suivantes sur chaque campagne sans l’ouvrir :

• Lancer ou reprendre une campagne à l’aide du bouton lecture
• Mettre en pause une campagne active à l’aide du bouton pause
• Accéder à des options supplémentaires via le menu à trois points (⋮), notamment la modification, la suppression ou l’archivage de la campagne. Les options supplémentaires disponibles dépendent du statut de la campagne :

Vue détaillée de la campagne

Sélectionnez une campagne pour ouvrir sa vue détaillée. Le nom de la campagne, le créateur, la date de création et le statut apparaissent en haut. Lancez ou mettez en pause directement depuis cet écran, ou utilisez le menu à trois points (⋮) pour des options supplémentaires.

La vue détaillée est organisée en quatre onglets :

vue d’ensemble

La vue principale de suivi pour une campagne active. Elle affiche :

• Statistiques : % d’achèvement de la campagne, total de contacts, durée d’activité cumulée de la campagne, durée moyenne des appels, appels connectés (répondus) et une ventilation des appels passés, répondus, sans réponse, Voicemail Drops, ainsi que la durée moyenne des appels
• Sous-onglet Résultats : contacts qui ont été appelés, entreprise, avec agent, durée d’appel, date et heure, nombre de tentatives, notes et résultat
• Sous-onglet File d’attente en direct : contacts toujours en attente d’être appelés, avec la prochaine tentative planifiée et le nombre de tentatives précédentes. Utilisez le bouton Add contacts pour ajouter de nouveaux contacts en haut ou en bas de la liste d’appels.

Réglages

Affiche et permet de modifier la configuration de la campagne lorsqu’elle est active :

• Nom et description de la campagne
• Libellés de résultat (ajout ou suppression via l’option Add outcome)
• Stratégie de numérotation (pool de numéros et règle de sélection)

Utilisateurs

Affiche tous les agents attribués à la campagne. Depuis cet écran, vous pouvez :

• Rechercher et ajouter des agents individuellement
• Supprimer des agents de la campagne

Liste de contacts

Affiche tous les contacts importés dans la campagne. Chaque ligne affiche un numéro de téléphone, un prénom, un nom, une entreprise et une note.