Envoyer des SMS (avancé) depuis les workflows HubSpot avec Aircall

L’action avancée Send SMS dans les workflows HubSpot vous permet d’envoyer automatiquement des SMS depuis des numéros Aircall en fonction des déclencheurs du workflow. Elle utilise une conception centrée sur le numéro : vous sélectionnez d’abord le numéro Aircall, puis vous pouvez éventuellement préciser au nom de quel utilisateur le message doit être envoyé. Le numéro d’envoi et l’utilisateur expéditeur peuvent tous deux être définis de manière statique ou mappés dynamiquement à l’aide des propriétés HubSpot.

Important: Aircall prend en charge uniquement les SMS. Les MMS (messages multimédias, y compris les images, vidéos ou fichiers) ne sont pas pris en charge lors de l’envoi de messages via les workflows HubSpot.

Important: Il s’agit de la version mise à jour de l’action Send SMS, actuellement en version bêta. Vos workflows existants utilisant la version précédente de l’action Send SMS continueront de fonctionner et ne sont pas affectés. Une fois que cette action sera disponible de manière générale, la version précédente sera retirée après préavis. Pour la documentation sur la version précédente, consultez Envoyer des SMS depuis les workflows HubSpot avec des numéros Aircall.

Prérequis

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez 

1. Disposer d’au moins un numéro Aircall activé pour la messagerie.
2. Vous réauthentifier pour ajouter les autorisations nécessaires depuis le Dashboard Aircall.

Configuration de l’action avancée Send SMS

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer l’action avancée Send SMS dans votre workflow.

1. Sélectionner l’action

Dans votre workflow HubSpot, ajoutez une action et choisissez Envoyer un SMS dans la section Aircall.

Remarque: Cette action est disponible pour les workflows basés sur les types d’objet suivants : contact, transaction, ticket, entreprise, devis, utilisateurs, commande, panier, facture et lead.

2. Choisir le numéro Aircall (De)

Vous pouvez sélectionner le numéro expéditeur de deux façons : Numéro ou Entrée personnalisée.

Option A - Numéro (sélectionner un numéro spécifique) : Choisissez un numéro Aircall existant compatible SMS dans le menu déroulant.

• Seuls les numéros compatibles mobile liés à votre intégration HubSpot apparaîtront.
• Si la liste est vide, vérifiez que vous disposez de numéros activés pour les SMS et n’utilisant pas d’API de messagerie tierces.

Option B - Entrée personnalisée : Sélectionnez Entrée personnalisée pour mapper dynamiquement le numéro expéditeur à l’aide d’une propriété HubSpot. Cela vous permet de déterminer le numéro De en fonction d’un champ stocké dans l’enregistrement inscrit.

Remarque: Les numéros saisis via Entrée personnalisée doivent être au format E.164 (par exemple, +15550199) et être rattachés à l’intégration HubSpot. Si le numéro n’existe pas dans l’intégration, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera générée.

3. Sélectionner Envoyer en tant qu’utilisateur

Après avoir sélectionné un numéro Aircall, le champ Envoyer en tant qu’utilisateur apparaît. Il détermine quelle identité utilisateur est associée au message sortant. Les options disponibles dépendent de la sélection d’un numéro statique ou d’un numéro en entrée personnalisée.

Option A - Par défaut (sans Envoyer en tant qu’utilisateur)

Le message est envoyé depuis le numéro Aircall sélectionné sans être attribué à un utilisateur spécifique. Il s’agit du comportement par défaut si aucune sélection n’est effectuée.

Option B - Utilisateur spécifique (disponible uniquement avec Numéro)

Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante. La liste est filtrée pour n’afficher que les utilisateurs associés au numéro Aircall que vous avez sélectionné à l’étape précédente. Cela évite les erreurs de configuration en garantissant que vous ne pouvez pas sélectionner un utilisateur qui n’a pas accès à ce numéro.

Option C - Entrée personnalisée (disponible à la fois pour Numéro et pour un numéro en Entrée personnalisée)

Sélectionnez Entrée personnalisée pour mapper dynamiquement l’utilisateur expéditeur à l’aide d’une propriété HubSpot. Le champ attend une adresse e-mail valide d’un utilisateur Aircall rattaché au numéro sélectionné.

Remarque: Le champ Entrée personnalisée pour Envoyer en tant qu’utilisateur attend une adresse e-mail valide d’un utilisateur rattaché au numéro sélectionné ci-dessus.

Important: Si la valeur personnalisée de Envoyer en tant qu’utilisateur ne correspond pas à un utilisateur associé au numéro sélectionné, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera générée. Si Envoyer en tant qu’utilisateur n’a plus de segments de message restants, le message ne sera pas non plus envoyé et une erreur sera générée.

4. Configurer le numéro du destinataire (À)

Sélectionnez le champ de numéro de téléphone de l’enregistrement HubSpot qui doit recevoir le SMS.

5. Rédiger le message

Rédigez votre message SMS, jusqu’à 1 600 caractères. Vous pouvez personnaliser le contenu à l’aide des jetons d’enregistrement HubSpot tels que {{Contact.FirstName}}.

6. Enregistrer l’action

Tous les champs obligatoires doivent être complétés avant l’enregistrement. Le champ Numéro Aircall est obligatoire et doit être valide. Le champ Envoyer en tant qu’utilisateur nécessite une sélection valide si vous choisissez Utilisateur spécifique ou Entrée personnalisée. Si un champ obligatoire est manquant ou invalide, l’action ne peut pas être enregistrée.

Dépannage et prérequis

Pourquoi votre numéro peut ne pas apparaître

Aircall affiche uniquement les numéros qui remplissent tous les critères ci-dessous :

• Connectés à l’intégration HubSpot
• Compatibles SMS
• N’utilisent pas de services de messagerie tiers
• N’utilisent pas l’API de messagerie Aircall

Remarque: Aircall met les données en cache pour des raisons de performance. Les modifications apportées aux numéros ou aux associations d’utilisateurs peuvent prendre jusqu’à 10 minutes avant d’apparaître. Actualisez la page si les données ne se chargent pas immédiatement.

Formatage des numéros de téléphone

Important: Le numéro de téléphone utilisé dans le champ Numéro du destinataire (À) doit inclure l’indicatif du pays, par exemple +1 pour les États-Unis ou +44 pour le Royaume-Uni. Les messages SMS échoueront sans indicatif de pays.

Correct : +15550199
Incorrect : 555 0199 ou (555) 019 9999

Si votre CRM stocke les numéros sans l’indicatif du pays, mettez-les à jour au bon format international avant l’envoi.

Erreurs liées à Envoyer en tant qu’utilisateur

Lorsque vous utilisez Entrée personnalisée pour le numéro Aircall ou le champ Envoyer en tant qu’utilisateur, l’action applique une validation stricte au moment de l’envoi. Contrairement à la version précédente de cette action, il n’y a pas de solution de repli silencieuse : si une valeur est invalide, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera consignée.

Conseil: Si un message échoue, consultez les journaux d’action du workflow dans HubSpot pour voir l’erreur spécifique. Cela vous aidera à déterminer si le problème est lié au numéro, à l’utilisateur ou aux limites de segments de message.

Limites et contraintes

Des limites de messagerie s’appliquent par utilisateur et par numéro Aircall. Ces limites ne peuvent pas être augmentées :

• 200 messages par minute
• 1 000 messages par heure
• 5 000 messages par jour
• 10 000 messages par mois

Si l’envoi d’un message échoue parce qu’une limite a été dépassée, le système ne tentera pas de le renvoyer.

Journalisation des messages et réponses

• Journalisation HubSpot : Chaque SMS est automatiquement consigné comme une activité sur l’enregistrement HubSpot.
• Application Aircall : Les messages apparaissent dans le cadre de la conversation en cours avec le contact.
• Réponses : Si le contact répond, vous pouvez voir le message et répondre dans l’application Aircall ou dans le CTI HubSpot.

Gestion des désinscriptions

Aircall ne fournit pas de gestion intégrée des désinscriptions. Vous devez configurer votre propre logique de désinscription dans HubSpot.
Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui met à jour une propriété lorsqu’un contact répond avec un mot-clé comme Stop, puis utiliser cette propriété pour empêcher l’envoi d’autres messages.