Envoyer des SMS (Avancé) depuis les workflows HubSpot avec Aircall

L'action avancée Envoyer SMS dans les workflows HubSpot vous permet d'envoyer automatiquement des messages SMS depuis des numéros Aircall en fonction des déclencheurs du workflow. Elle utilise une conception centrée sur le numéro : vous sélectionnez d'abord le numéro Aircall, puis vous pouvez éventuellement spécifier l'utilisateur en tant que lequel le message doit être envoyé. Le numéro de l'expéditeur et l'utilisateur expéditeur peuvent être définis de manière statique ou mappés dynamiquement à l'aide des propriétés HubSpot.

Important: :Aircall prend en charge uniquement les SMS. Les MMS (messages multimédias, y compris images, vidéos ou fichiers) ne sont pas pris en charge lors de l'envoi de messages via les workflows HubSpot.

Important: :Ceci est la version mise à jour de l'action Envoyer SMS, actuellement en version bêta. Vos workflows existants utilisant la version précédente de l'action Envoyer SMS continueront de fonctionner et ne sont pas affectés. Une fois que cette action atteindra la disponibilité générale, la version précédente sera supprimée avec un préavis. Pour la documentation sur la version précédente, voir Envoyer des SMS depuis les workflows HubSpot avec les numéros Aircall.

Exigences

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez 

1. Avoir au moins un numéro Aircall activé pour la messagerie.
2. Vous réauthentifier pour ajouter les scopes nécessaires depuis le Tableau de bord Aircall.

Configuration de l'action avancée Envoyer SMS

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer l'action avancée Envoyer SMS dans votre workflow.

1. Sélectionnez l'action

Dans votre workflow HubSpot, ajoutez une action et choisissez Envoyer SMS dans la section Aircall.

Remarque: :
Cette action est disponible pour les workflows basés sur les types d'objets suivants : contact, affaire, ticket, entreprise, devis, utilisateurs, commande, panier, facture, et prospect.

2. Choisissez le numéro Aircall (De)

Vous pouvez sélectionner le numéro de l'expéditeur de deux manières : Numéro ou Entrée personnalisée.

Option A - Numéro (Sélectionner un numéro spécifique) : Choisissez un numéro Aircall existant, compatible SMS, dans le menu déroulant.

• Seuls les numéros mobiles liés à votre intégration HubSpot apparaîtront.
• Si la liste est vide, assurez-vous d'avoir des numéros activés pour les SMS et qui n'utilisent pas d'API de messagerie tierces.

Option B - Entrée personnalisée : Sélectionnez Entrée personnalisée pour mapper dynamiquement le numéro de l'expéditeur à l'aide d'une propriété HubSpot. Cela vous permet de déterminer le numéro De en fonction d'un champ stocké dans l'enregistrement inscrit.

Remarque: :
Les numéros saisis via Entrée personnalisée doivent être formatés en E.164 (par exemple, +15550199) et être attachés à l'intégration HubSpot. Si le numéro n'existe pas dans l'intégration, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera générée.

3. Sélectionnez l'utilisateur d'envoi

Après avoir sélectionné un numéro Aircall, le champ Envoyer en tant qu'utilisateur apparaît. Cela détermine l'identité utilisateur attachée au message sortant. Les options disponibles dépendent du fait que vous ayez sélectionné un numéro statique ou un numéro en entrée personnalisée.

Option A - Par défaut (pas d'utilisateur d'envoi)

Le message est envoyé depuis le numéro Aircall sélectionné sans être attribué à un utilisateur spécifique. C'est le comportement par défaut si aucune sélection n'est faite.

Option B - Utilisateur spécifique (disponible uniquement avec Numéro)

Sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant. La liste est filtrée pour ne montrer que les utilisateurs associés au numéro Aircall que vous avez sélectionné à l'étape précédente. Cela évite une mauvaise configuration en garantissant que vous ne pouvez pas sélectionner un utilisateur qui n'a pas accès à ce numéro.

Option C - Entrée personnalisée (disponible pour Numéro et Entrée personnalisée)

Sélectionnez Entrée personnalisée pour mapper dynamiquement l'utilisateur expéditeur à l'aide d'une propriété HubSpot. Le champ attend une adresse e-mail valide d'utilisateur Aircall attachée au numéro sélectionné.

Remarque: :
Le champ Envoyer en tant qu'utilisateur en Entrée personnalisée attend une adresse e-mail utilisateur valide attachée au numéro sélectionné ci-dessus.

Important: :
Si la valeur personnalisée Envoyer en tant qu'utilisateur ne correspond pas à un utilisateur associé au numéro sélectionné, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera générée. Si l'utilisateur d'envoi n'a plus de segments de message restants, le message ne sera pas non plus envoyé et une erreur sera générée.

4. Configurez le numéro du destinataire (À)

Sélectionnez le champ numéro de téléphone de l'enregistrement HubSpot qui doit recevoir le SMS.

5. Rédigez le message

Rédigez votre message SMS, jusqu'à 1 600 caractères. Vous pouvez personnaliser le contenu en utilisant des jetons d'enregistrement HubSpot tels que {{Contact.FirstName}}.

6. Enregistrez l'action

Tous les champs requis doivent être remplis avant l'enregistrement. Le champ Numéro Aircall est obligatoire et doit être valide. Le champ Envoyer en tant qu'utilisateur nécessite une sélection valide si vous choisissez Utilisateur spécifique ou Entrée personnalisée. Si un champ requis est manquant ou invalide, l'action ne peut pas être enregistrée.

Dépannage et exigences

Pourquoi votre numéro peut ne pas apparaître

Aircall affiche uniquement les numéros qui répondent à tous les critères suivants :

• Connectés à l'intégration HubSpot
• Compatibles SMS
• N'utilisent pas de services de messagerie tiers
• N'utilisent pas l'API de messagerie Aircall

Remarque: :
Aircall met en cache les données pour la performance. Les modifications des numéros ou des associations d'utilisateurs peuvent mettre jusqu'à 10 minutes à apparaître. Rafraîchissez la page si les données ne chargent pas immédiatement.

Format du numéro de téléphone

Important: :
Le numéro de téléphone utilisé dans le champ Numéro du destinataire (À) doit inclure l'indicatif pays, par exemple +1 pour les États-Unis ou +44 pour le Royaume-Uni. Les messages SMS échoueront sans indicatif pays.

Correct : +15550199
Incorrect : 555 0199 ou (555) 019 9999

Si votre CRM stocke les numéros sans indicatif pays, mettez-les à jour au format international correct avant l'envoi.

Erreurs Envoyer en tant qu'utilisateur

Lorsque vous utilisez Entrée personnalisée pour les champs Numéro Aircall ou Envoyer en tant qu'utilisateur, l'action applique une validation stricte au moment de l'envoi. Contrairement à la version précédente de cette action, il n'y a pas de repli silencieux : si une valeur est invalide, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera enregistrée.

Conseil: :
Si un message échoue, vérifiez les journaux d'actions du workflow dans HubSpot pour l'erreur spécifique. Cela aidera à identifier si le problème est lié au numéro, à l'utilisateur ou aux limites de segments de message.

Limites et contraintes

Les limites de messagerie s'appliquent par utilisateur et par numéro Aircall. Ces limites ne peuvent pas être augmentées :

• 200 messages par minute
• 1 000 messages par heure
• 5 000 messages par jour
• 10 000 messages par mois

Si un message échoue car il a dépassé une limite, le système ne tentera pas de le renvoyer.

Journalisation des messages et réponses

• Journalisation HubSpot : Chaque SMS est automatiquement enregistré en tant qu'engagement sur l'enregistrement HubSpot.
• Application Aircall : Les messages apparaissent dans le cadre de la conversation en cours avec le contact.
• Réponses : Si le contact répond, vous pouvez consulter et répondre dans l'application Aircall ou le CTI HubSpot.

Gestion des désinscriptions

Aircall ne fournit pas de gestion intégrée des désinscriptions. Vous devez configurer votre propre logique de désinscription dans HubSpot.
Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui met à jour une propriété lorsqu'un contact répond avec un mot-clé comme Stop, puis utiliser cette propriété pour empêcher l'envoi de messages ultérieurs.