La version avancée de l’action Envoyer un SMS dans les workflows HubSpot vous permet d’envoyer automatiquement des messages SMS depuis des numéros Aircall en fonction des déclencheurs du workflow. Cette fonctionnalité améliorée offre plus de flexibilité en vous permettant de sélectionner un utilisateur expéditeur spécifique et de mapper dynamiquement le numéro de l’expéditeur en utilisant les propriétés HubSpot.

Important: Aircall prend uniquement en charge les SMS. Les MMS (messages multimédias, y compris les images, les vidéos ou les fichiers) ne sont pas pris en charge lors de l’envoi de messages via les workflows HubSpot.

Exigences

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez 

  1. Disposer d’au moins un numéro Aircall activé pour la messagerie.
  2. Ré-authentifier pour ajouter les portées nécessaires depuis le tableau de bord Aircall.

Configuration de l’action avancée Envoyer un SMS

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer l’action avancée Envoyer un SMS dans votre workflow.

1. Sélectionnez l’action

Dans votre workflow HubSpot, ajoutez une action et choisissez Envoyer un SMS dans la section Aircall.

send SMS (Advanced) option in Hubspot
Remarque: :
Cette action est disponible pour les workflows basés sur les types d’objets suivants : contact, affaire, ticket, entreprise, devis, utilisateurs, commande, panier, facture et prospect.

2. Choisissez le numéro Aircall (De)

Vous pouvez sélectionner le numéro de l’expéditeur de deux manières : Numéro ou Saisie personnalisée.

Option A - Numéro (Sélectionner un numéro spécifique) : Choisissez un numéro Aircall existant, compatible SMS, dans le menu déroulant.

  • Seuls les numéros mobiles liés à votre intégration HubSpot apparaîtront.
  • Si la liste est vide, assurez-vous que vous disposez de numéros activés pour SMS et n’utilisant pas d’API de messagerie tierces.
Image showing the number option

Option B - Saisie personnalisée : Sélectionnez Saisie personnalisée pour mapper dynamiquement le numéro de l’expéditeur en utilisant une propriété HubSpot. Cela vous permet de déterminer le numéro De en fonction d’un champ stocké dans l’enregistrement inscrit.

Image sowing custom input option

3. Sélectionnez l’utilisateur expéditeur

Cette option apparaît lorsque vous sélectionnez un numéro spécifique via Numéro. Une fois que vous avez sélectionné un numéro Aircall statique, vous pouvez maintenant associer un Utilisateur Aircall spécifique au message.

  • Fonctionnement : Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante. Cette liste est filtrée pour ne montrer que les utilisateurs associés au numéro Aircall que vous avez sélectionné à l’étape précédente.
  • Avantage : Cela garantit que le SMS est attribué à un membre spécifique de l’équipe dans vos journaux et analyses.
Image showing the Sender User option

4. Configurez le numéro du destinataire (À)

Sélectionnez le champ numéro de téléphone de l’enregistrement HubSpot qui doit recevoir le SMS.

Image showing Recipient number section

5. Rédigez le message

Rédigez votre message SMS, jusqu’à 1 600 caractères. Vous pouvez personnaliser le contenu en utilisant des jetons d’enregistrement HubSpot tels que {{Contact.FirstName}}.

Image showing message section

6. Enregistrez l’action

Tous les champs obligatoires doivent être remplis. Si un champ est manquant ou invalide, l’action ne peut pas être enregistrée.

Dépannage et exigences

Pourquoi votre numéro peut ne pas apparaître

Aircall affiche uniquement les numéros qui remplissent tous les critères suivants :

  • Connectés à l’intégration HubSpot
  • Compatibles SMS
  • N’utilisant pas de services de messagerie tiers
  • N’utilisant pas l’API de messagerie Aircall
Remarque: :
Aircall met en cache les données pour améliorer les performances. Les modifications des numéros ou des associations d’utilisateurs peuvent prendre jusqu’à 10 minutes pour apparaître. Actualisez la page si les données ne se chargent pas immédiatement.

Formatage du numéro de téléphone

Important: :
Le numéro de téléphone utilisé dans le champ Numéro du destinataire (À) doit inclure l’indicatif du pays, par exemple +1 pour les États-Unis ou +44 pour le Royaume-Uni. Les messages SMS échoueront sans indicatif pays.

Correct : +15550199
Incorrect : 555 0199 ou (555) 019 9999

Si votre CRM stocke les numéros sans indicatif pays, mettez-les à jour au format international correct avant d’envoyer.

Limites et contraintes

Des limites de messagerie s’appliquent par utilisateur et par numéro Aircall. Ces limites ne peuvent pas être augmentées :

  • 200 messages par minute
  • 1 000 messages par heure
  • 5 000 messages par jour
  • 10 000 messages par mois

Si un message échoue car il a dépassé une limite, le système ne tentera pas de le renvoyer.

Journalisation des messages et réponses

  • Journalisation HubSpot : Chaque SMS est automatiquement enregistré comme une interaction sur l’enregistrement HubSpot.
  • Application Aircall : Les messages apparaissent dans la conversation en cours avec le contact.
  • Réponses : Si le contact répond, vous pouvez consulter et répondre dans l’application Aircall ou le CTI HubSpot.

Gestion des désabonnements

Aircall ne propose pas de gestion intégrée des désabonnements. Vous devez configurer votre propre logique de désabonnement dans HubSpot.
Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui met à jour une propriété lorsqu’un contact répond avec un mot-clé comme Stop, puis utiliser cette propriété pour empêcher l’envoi de messages ultérieurs.