Automatisez les réservations de démonstrations avec l'agent vocal IA d'Aircall

Créer des automatisations élégantes après appel avec l'agent vocal IA d'Aircall (AI VA) est plus simple que vous ne le pensez. En combinant l'AI VA avec une plateforme d'automatisation low-code comme Zapier, les équipes de e-commerce de luxe peuvent transformer les appels entrants en flux de travail fluides et personnalisés, offrant une expérience client de niveau concierge tout en gagnant un temps précieux et en veillant à ce qu'aucune demande client ne reste sans réponse.

Dans cet article, nous allons parcourir un exemple pratique : configurer une automatisation post-appel pour un représentant commercial gérant les appels entrants de clients exigeants du secteur du luxe.

Dans ce scénario, l'AI VA :

• Agit comme un concierge virtuel, garantissant que chaque appel entrant soit répondu rapidement, même lorsque le représentant commercial est indisponible.
• Recueille les informations essentielles du client, telles que son nom complet, ses coordonnées et le meilleur moment pour une consultation personnalisée.
• Planifie automatiquement une consultation personnalisée ou une séance de shopping privée en fonction de la date et de l'heure préférées du client.
• Si le créneau demandé n’est pas disponible, l'automatisation envoie un email de relance soigné invitant le client à choisir un autre créneau, maintenant ainsi une expérience premium et sans effort sans aucune coordination manuelle.

Remarque: Pour plus de détails, veuillez consulter notre page Développeurs : Documentation complète de l'API publique d'Aircall.

Configuration de l'agent vocal IA d'Aircall

Dans cet article, nous supposons que vous avez déjà de l'expérience dans la création d'un agent vocal IA d'Aircall. Sinon, veuillez vous référer au Guide de lancement de l'agent vocal IA d'Aircall.

1. Dans le champ « Directives conversationnelles », incluez les instructions suivantes :

Remarque: Au moment de la publication de cet article, les Directives conversationnelles sont encore en version bêta et nécessitent l'activation d'un flag de fonctionnalité. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, veuillez contacter notre équipe Customer Success.

Conseil: ## Règle 1 : Collecte de l'email
Si vous devez collecter une adresse email de l'appelant, suivez toujours ces étapes :
> Demandez à l'appelant de épeler son adresse email.
> Répétez l'orthographe exactement telle qu'elle a été donnée (lettre par lettre).
> Ne devinez pas, n'improvisez pas et ne modifiez pas ce que l'appelant a dit.

## Règle 2 : Collecte du nom complet
Si vous devez collecter un nom de l'appelant, suivez toujours ces étapes :
> Demandez à l'appelant de épeler son nom complet pour garantir une documentation correcte.
> Ne devinez pas, n'improvisez pas et ne modifiez pas ce que l'appelant a dit.

## Règle 3 : Spécifications pour la réservation de démonstrations
Si l'appelant ne fournit pas tous les détails suivants pour une réunion de démonstration, redemandez :
> La date exacte (par exemple, 3 février), l'année (par exemple, 2025), l'heure (par exemple, 15h) et le fuseau horaire (par exemple, EST).

Des demandes telles que « demain », « dans deux jours » ou « après le week-end » ne sont pas suffisantes. Documentez toujours la date, l'année et l'heure de la réunion de démonstration au format ISO 8601 Date et Heure (par exemple, 2025-10-16T15:00:00-04:00).

N'hésitez pas à ajuster la formulation selon vos besoins spécifiques, mais en général ces directives aideront à guider l'AI VA pour qu'il se comporte de manière plus intelligente – surtout lors de la collecte d'informations qui peuvent être naturellement délicates (c'est-à-dire les adresses email, les dates et les heures).

Remarque: Pour garantir que Zapier interprète correctement la date et l'heure, nous utilisons une instruction comportementale qui dirige l'AI VA à toujours les documenter dans un format standardisé : ISO 8601 Date et Heure (par exemple, 2025-10-16T15:00:00-04:00).

2. Avant de configurer votre automatisation, assurez-vous que votre agent vocal IA est configuré avec des questions d'entrée qui capturent toutes les informations clés nécessaires pour les actions ultérieures (comme la réservation d'une réunion ou l'envoi d'un email de suivi).

Dans cet exemple, notre objectif est de collecter le nom complet du client, son adresse email et une date et heure spécifiques pour planifier une démonstration. Des questions claires et structurées aident l'AI VA à capturer des détails précis et assurent un flux d'automatisation fluide.

Voici quelques exemples :

• Pourriez-vous me communiquer votre nom complet, s'il vous plaît ?
• Au cas où nous serions déconnectés, pouvez-vous me fournir votre adresse email ?
• Pourriez-vous fournir une date spécifique, une année, une heure et un fuseau horaire afin qu'un agent puisse réserver une consultation ? Il est important de spécifier tous ces détails pour une réservation précise et automatisée.

Remarque: Demander une date et une heure spécifiques peut être complexe en raison des différences de fuseaux horaires et de l'utilisation d'expressions relatives (comme « demain » ou « dans deux jours »). Pour éviter les erreurs lors de la réservation automatisée dans le calendrier, demandez toujours une date, une heure et un fuseau horaire explicites. Cela garantit que votre système interprète et réserve correctement la réunion, quel que soit l'emplacement du client ou du représentant commercial.

3. Ajoutez l'AI VA à la fin de votre flux d'appels (pour agir comme débordement au cas où le représentant commercial manquerait l'appel entrant).

Configuration d'un flux Zapier (Partie 1)

Remarque: Cet article suppose que vous avez déjà de l'expérience dans la création d'un Zap. Sinon, veuillez contacter notre équipe Customer Success si vous souhaitez engager les Services Professionnels Aircall pour vous aider à créer cette automatisation (ou une similaire).

Dans votre Zap, configurez un déclencheur « Webhook par Zapier » (« Catch Hook ») pour écouter une notification d'événement d'appel provenant d'Aircall. Copiez l'URL du Webhook qui est générée.

Configuration du Webhook de l'agent vocal IA

Dans le tableau de bord principal d'administration Aircall, sélectionnez « Intégrations & API » dans le panneau de gauche et créez un nouveau « Webhook ».

Collez l'URL du Webhook Zapier de l'étape précédente. De plus, assurez-vous que seule la notification de webhook « ai_voice_agent.summary » est activée.

Cela enverra essentiellement une notification à Zapier chaque fois qu'un AI VA aura terminé de parler avec un appelant (ce qui contiendra également une charge utile avec les questions d'entrée pertinentes et les réponses collectées par l'agent vocal).

Configuration d'un flux Zapier (Partie 2)

En général, lorsque Aircall envoie la notification webhook contenant les questions d'entrée et réponses collectées par l'AI VA, elle aura la structure de charge utile suivante (JSON) :

1. Ensuite, nous allons traiter et « détailler » la charge utile du webhook reçue d'Aircall afin que chaque réponse d'entrée puisse être référencée dans les étapes ultérieures du Zap. Pour cela, ajoutez une étape Formatter par Zapier avec l'événement « Utilities » et configurez-la comme suit :

• Transformer : Liste d'éléments en texte
• Entrée : Sélectionnez le champ du déclencheur Zap intitulé « Data Extracted Data Answer »
  • Cela contient la liste de toutes les réponses d'entrée capturées par l'AI VA
• Séparateur : |||

Cette étape convertit le tableau d'éléments en une seule chaîne de texte, chaque élément étant séparé par votre délimiteur choisi (|||). En pratique, cela vous permet de référencer facilement les réponses individuelles (comme le nom, l'email ou l'heure de la démo) dans les actions Zap suivantes, telles que l'envoi d'un email de suivi ou la création d'un événement dans le calendrier.

2. L'étape suivante consiste à reformater la date demandée pour la future réunion de démonstration dans un format que nous savons que Zapier comprendra. Pour cela, ajoutez une étape Formatter par Zapier avec l'événement « Date / Heure » et configurez-la comme suit :

• Transformer : Format
• Entrée : Sélectionnez la date/heure de réservation de l'étape précédente de « détaillage »
• Vers le format : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Fuseau horaire de destination : UTC
• Format d'origine : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Fuseau horaire d'origine : UTC

3. Ensuite, nous devrons calculer la date/heure de fin de la future réunion de démonstration (c'est-à-dire la durée de la démo). Pour cela, ajoutez une étape Formatter par Zapier avec l'événement « Date / Heure » et configurez-la comme suit :

• Transformer : Ajouter/Soustraire du temps
• Entrée : Sélectionnez la date/heure de réservation de l'étape précédente de « reformatage »
• Expression : +X minutes
  • N'hésitez pas à ajuster ce délai selon la durée requise
• Vers le format : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Format d'origine : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ

4. Ensuite, nous devrons vérifier si la date/heure suggérée par l'appelant pour la démo entre en conflit avec des réunions existantes dans le calendrier du représentant commercial. Pour cela, ajoutez une étape Google Calendar avec l'action « Trouver les périodes occupées dans le calendrier » et configurez-la comme suit :

• Calendrier : Le calendrier pertinent du représentant commercial
• Heure de début : Sélectionnez la date/heure de réservation de l'étape précédente de « reformatage »
• Heure de fin : Sélectionnez la date/heure de fin de réservation de l'étape précédente
• Succès si aucun résultat de recherche n'est trouvé : Vrai
• Si plusieurs résultats sont trouvés : Retourner le premier résultat

Si cette action retourne « faux », cela signifie qu'il n'y a pas de réunion conflictuelle dans le calendrier du représentant commercial. Si elle retourne « vrai », alors il y a un conflit.

5. Nous devrons prendre des actions différentes selon qu'il y ait un conflit de réunion ou non. Pour cela, ajoutez une étape « Paths » avec deux branches :

• Il y a un créneau disponible (c’est-à-dire pas de conflit de réunion)
• Solution de secours (c’est-à-dire qu’il y a un conflit de réunion)

Branche « Créneau disponible »

6. Configurez les conditions du Path pour la branche « Créneau disponible ». Pour cela, configurez la condition suivante :

• Continuer uniquement si : Sélectionnez le résultat de l'étape Google Calendar précédente (c’est-à-dire « Trouver les périodes occupées dans le calendrier »)
• Opérateur : Est faux

7. Enfin, nous pouvons créer une réservation dans le calendrier du représentant commercial. Pour cela, ajoutez une étape Google Calendar avec l'action « Créer un événement détaillé » et configurez-la comme suit :

• Calendrier : Sélectionnez le calendrier du représentant commercial
• Résumé : L'objet de l'invitation à la réunion
• Description : La description de l'invitation à la réunion
• Date et heure de début : Sélectionnez la date/heure de réservation de l'étape précédente de « reformatage »
• Date et heure de fin : Sélectionnez la date/heure de fin de réservation de l'étape précédente (calculée à partir de la date/heure de réservation)
• Participants : Sélectionnez l'adresse email de l'appelant collectée lors de l'étape précédente de « détaillage »

Branche « Solution de secours »

En cas de conflit de réunion, nous devrons envoyer un email automatique au client lui demandant une autre date/heure qui conviendrait pour une future consultation.

8. Sous la branche « Solution de secours » (où aucune condition n’a besoin d’être définie car elle capture toutes les autres situations), ajoutez une étape Gmail avec l'action « Envoyer un email » et configurez-la comme suit :

• À : Sélectionnez l'adresse email de l'appelant collectée lors de l'étape précédente de « détaillage »
• De : Sélectionnez le compte Gmail du représentant commercial
• Nom de l'expéditeur : nom complet du représentant commercial
• Objet : Objet de l'email
• Corps : Corps de l'email

Exemple d'invitation Google Calendar

Une fois le Zap activé, il devrait pouvoir s'intégrer avec l'agent vocal IA d'Aircall pour réserver automatiquement des réunions avec les clients appelant entrant qui ont été manqués par le représentant commercial !

Exemple (invitation email envoyée lorsque la consultation est réservée avec succès) :

Exemple (email envoyé lorsqu'il y a un conflit de réunion) :