Automatisez les réservations de démonstrations avec Aircall AI Voice Agent

Créer des automatisations post-appel élégantes avec l’AI Voice Agent (AI VA) d’Aircall est plus simple que vous ne le pensez. En associant l’AI VA à une plateforme d’automatisation low-code comme Zapier, les équipes d’e-commerce de luxe peuvent transformer les appels entrants en processus fluides et hautement personnalisés, offrant une expérience client digne d’un service de conciergerie tout en gagnant un temps précieux et en veillant à ce qu’aucune demande client ne reste sans réponse.

Dans cet article, nous vous présenterons un exemple pratique : la configuration d’une automatisation post-appel pour un commercial qui gère les appels entrants de clients exigeants du secteur du luxe.

Dans ce scénario, l’AI VA :

• Agit comme un concierge virtuel, en veillant à ce que chaque appel entrant reçoive une réponse rapide, même lorsque le commercial est indisponible.
• Recueille les informations essentielles du client, comme son nom complet, ses coordonnées et le meilleur moment pour une consultation personnalisée
• Planifie automatiquement une consultation personnalisée ou une séance de shopping privée en fonction de la date et de l’heure préférées du client.
• Si le créneau demandé n’est pas disponible, l’automatisation envoie un e-mail de suivi soigné invitant le client à sélectionner un autre créneau, afin de préserver une expérience haut de gamme et fluide sans aucune coordination manuelle.

Remarque: :
Pour plus de détails, consultez notre page destinée aux développeurs : documentation complète de l’API publique d’Aircall.

Configuration de l’AI Voice Agent d’Aircall

Dans cet article, nous supposons que vous avez déjà de l’expérience dans la création d’un AI Voice Agent d’Aircall. Si ce n’est pas le cas, consultez le guide de lancement de l’AI Voice Agent d’Aircall.

1. Dans le champ « Directives de conversation », incluez les instructions suivantes :

Remarque: :
Au moment de la publication de cet article, les Directives de conversation sont encore en version bêta et nécessitent l’activation d’un indicateur de fonctionnalité. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, contactez notre équipe de réussite client.

Conseil: :

## Règle 1 : collecte de l’adresse e-mail
Si vous devez recueillir l’adresse e-mail de l’appelant, suivez toujours ces étapes :
> Demandez à l’appelant d’épeler son adresse e-mail.
> Répétez l’adresse exactement comme elle a été épelée (lettre par lettre).
> Ne devinez pas, n’improvisez pas et ne modifiez pas ce que l’appelant a dit.

## Règle 2 : collecte du nom complet
Si vous devez recueillir le nom de l’appelant, suivez toujours ces étapes :
> Demandez à l’appelant d’épeler son nom complet pour vous assurer qu’il est correctement consigné.
> Ne devinez pas, n’improvisez pas et ne modifiez pas ce que l’appelant a dit.

## Règle 3 : informations requises pour réserver des démonstrations
Si l’appelant ne fournit pas toutes les informations suivantes pour une réunion de démonstration, demandez-lui à nouveau :
> La date exacte (p. ex. 3 février), l’année (p. ex. 2025), l’heure (p. ex. 15 h) et le fuseau horaire (p. ex. EST).

Les demandes telles que « demain », « dans deux jours » ou « après le week-end » ne sont pas suffisantes. Consignez toujours la date, l’année et l’heure de la réunion de démonstration au format Date et heure ISO 8601 (p. ex. 2025-10-16T15:00:00-04:00).

N’hésitez pas à adapter la formulation à vos besoins spécifiques, mais, de manière générale, ces directives aideront l’AI VA à adopter un comportement plus intelligent, notamment lors de la collecte d’informations qui peuvent être particulièrement délicates, comme les adresses e-mail, les dates et les heures.

Remarque: :
Pour que Zapier interprète correctement la date et l’heure, nous utilisons une instruction comportementale demandant à l’AI VA de toujours les consigner dans un format standardisé : Date et heure ISO 8601 (p. ex. 2025-10-16T15:00:00-04:00).

2. Avant de configurer votre automatisation, assurez-vous que votre AI Voice Agent est configuré avec des questions préliminaires permettant de recueillir toutes les informations clés dont vous aurez besoin pour les actions ultérieures, comme réserver une réunion ou envoyer un e-mail de suivi.

Dans cet exemple, notre objectif est de recueillir le nom complet du client, son adresse e-mail ainsi qu’une date et une heure précises pour planifier une démonstration. Des questions claires et structurées aident l’AI VA à recueillir des informations exactes et garantissent un processus d’automatisation fluide.

Voici quelques exemples :

• Pouvez-vous m’indiquer votre nom complet ?
• Au cas où la communication serait interrompue, pouvez-vous me communiquer votre adresse e-mail ?
• Pouvez-vous indiquer une date, une année, une heure et un fuseau horaire précis afin qu’un agent puisse réserver une consultation ? Il est important de préciser toutes ces informations pour garantir une réservation exacte et automatisée.

Remarque: :
Demander une date et une heure précises peut être complexe en raison des différences de fuseaux horaires et de l’utilisation d’expressions relatives, comme « demain » ou « dans deux jours ». Pour éviter les erreurs lors de l’automatisation des réservations dans le calendrier, demandez toujours une date, une heure et un fuseau horaire explicites. Votre système pourra ainsi interpréter correctement les informations et réserver la réunion, quel que soit l’emplacement du client ou du commercial.

3. Ajoutez l’AI VA à la fin de votre flux d’appels afin qu’il prenne le relais si le commercial manque l’appel entrant.

Configuration d’un flux Zapier (1re partie)

Remarque: :
Cet article suppose que vous avez déjà de l’expérience dans la création d’un Zap. Si ce n’est pas le cas et que vous souhaitez faire appel aux services professionnels d’Aircall pour vous aider à créer cette automatisation ou une automatisation similaire, contactez notre équipe de réussite client.

Dans votre Zap, configurez un déclencheur « Webhook by Zapier » (« Catch Hook ») pour écouter une notification d’événement d’appel envoyée par Aircall. Copiez l’URL du Webhook générée.

Configuration du Webhook de l’AI Voice Agent

Dans le panneau de gauche, accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Webhooks et ajoutez un nouveau « Webhook ».

Collez l’URL du Webhook Zap copiée à l’étape précédente. Veillez également à ce que seule la notification Webhook « ai_voice_agent.summary » soit activée.

Une notification sera ainsi envoyée à Zapier chaque fois qu’un AI VA aura fini de parler avec un appelant. Elle contiendra également une charge utile avec les questions préliminaires pertinentes et les réponses recueillies par l’agent vocal.

Configuration d’un flux Zapier (2e partie)

En général, lorsque Aircall envoie la notification Webhook contenant les questions d’admission recueillies par l’AI VA et les réponses correspondantes, sa charge utile présente la structure suivante (JSON) :

1. Nous allons ensuite traiter et « détailler » la charge utile du Webhook reçue d’Aircall afin que chaque réponse d’admission puisse être référencée dans les étapes ultérieures du Zap. Pour cela, ajoutez une étape Formatter by Zapier avec l’événement « Utilitaires » et configurez-la comme suit :

• Transformer : Élément de ligne en texte
• Entrée : sélectionnez le champ du déclencheur Zap intitulé « Données extraites – Réponse »
  • Il contient la liste de toutes les réponses d’admission recueillies par l’AI VA
• Séparateur : |||

Cette étape convertit le tableau d’éléments de ligne en un seul bloc de texte, chaque élément étant séparé par le délimiteur choisi (|||). Concrètement, cela vous permet de référencer facilement des réponses individuelles (comme le nom, l’adresse e-mail ou l’heure de la démonstration) dans les actions Zap suivantes, par exemple pour envoyer un e-mail de suivi ou créer un événement de calendrier.

2. L’étape suivante consiste à reformater la date demandée pour la future démonstration dans un format que Zapier pourra interpréter. Pour cela, ajoutez une étape Formatter by Zapier avec l’événement « Date/Heure » et configurez-la comme suit :

• Transformer : Formater
• Entrée : sélectionnez la date et l’heure de réservation issues de l’étape de « détail » précédente
• Format cible : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Fuseau horaire cible : UTC
• Format source : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Fuseau horaire source : UTC

3. Nous devons ensuite calculer la date et l’heure de fin de la future démonstration (c’est-à-dire la durée prévue de la démonstration). Pour cela, ajoutez une étape Formatter by Zapier avec l’événement « Date/Heure » et configurez-la comme suit :

• Transformer : Ajouter/Soustraire une durée
• Entrée : sélectionnez la date et l’heure de réservation issues de l’étape de « reformatage » précédente
• Expression : +X minutes
  • Vous pouvez adapter cette valeur à la durée requise
• Format cible : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
• Format source : YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ

4. Nous devons maintenant vérifier si la date et l’heure suggérées par l’appelant pour la démonstration entrent en conflit avec des réunions existantes dans le calendrier du commercial. Pour cela, ajoutez une étape Google Calendar avec l’événement d’action « Rechercher les périodes occupées dans le calendrier » et configurez-la comme suit :

• Calendrier : le calendrier concerné du commercial
• Heure de début : sélectionnez la date et l’heure de réservation issues de l’étape de « reformatage » précédente
• Heure de fin : sélectionnez la date et l’heure de fin de la réservation issues de l’étape précédente
• Réussite si aucun résultat de recherche n’est trouvé : Vrai
• Si plusieurs résultats de recherche sont trouvés : renvoyer le premier résultat de recherche

Si cette action renvoie « faux », cela signifie qu’il n’y a aucune réunion en conflit dans le calendrier du commercial. Si elle renvoie « vrai », il existe alors un conflit.

5. Nous devons effectuer différentes actions selon qu’il existe ou non un conflit avec une réunion. Pour cela, ajoutez une étape « Chemins » avec deux branches :

• Un créneau est disponible (c’est-à-dire qu’il n’y a aucun conflit avec une réunion)
• Solution de secours (c’est-à-dire qu’il existe un conflit avec une réunion)

Branche « Créneau disponible »

6. Configurez les conditions du chemin pour la branche « Créneau disponible ». Pour cela, définissez la condition suivante :

• Continuer uniquement si : sélectionnez le résultat de l’étape Google Calendar précédente (c’est-à-dire « Rechercher les périodes occupées dans le calendrier »)
• Opérateur : Est faux

7. Enfin, nous pouvons créer une réservation dans le calendrier du commercial. Pour cela, ajoutez une étape Google Calendar avec l’événement d’action « Créer un événement détaillé » et configurez-la comme suit :

• Calendrier : sélectionnez le calendrier du représentant commercial
• Résumé : l’objet de l’invitation à la réunion
• Description : la description de l’invitation à la réunion
• Date et heure de début : sélectionnez la date et l’heure de réservation de l’étape précédente « reformatage »
• Date et heure de fin : sélectionnez la date et l’heure de fin de la réservation de l’étape précédente (calculées à partir de la date et de l’heure de réservation)
• Participants : sélectionnez l’adresse e-mail de l’appelant recueillie lors de l’étape précédente « décomposition »

Branche « Repli »

En cas de conflit de réunion, nous devrons envoyer automatiquement un e-mail au client pour lui demander une autre date et une autre heure qui lui conviendraient pour une future consultation.

8. Sous la branche « Repli » (où aucune condition ne doit être définie, car elle couvre toutes les autres situations), ajoutez une étape Gmail avec l’événement d’action « Envoyer un e-mail » et configurez-la comme suit :

• À : sélectionnez l’adresse e-mail de l’appelant recueillie lors de l’étape précédente « décomposition »
• De : sélectionnez le compte Gmail du représentant commercial
• Nom de l’expéditeur : nom complet du représentant commercial
• Objet : objet de l’e-mail
• Corps : corps de l’e-mail

Exemple d’invitation Google Calendar

Une fois le Zap activé, il devrait pouvoir s’intégrer à l’AI Voice Agent d’Aircall pour réserver automatiquement des réunions avec les clients ayant appelé et dont l’appel a été manqué par le représentant commercial !

Exemple (invitation par e-mail envoyée lorsque la consultation a été réservée avec succès) :

Exemple (e-mail envoyé en cas de conflit de réunion) :