La fonctionnalité de dépôt de messagerie vocale aide les équipes qui passent un grand nombre d'appels sortants. Comme de nombreux appels aboutissent sur la messagerie vocale, les agents passent souvent beaucoup de temps à laisser des messages similaires. Le dépôt de messagerie vocale simplifie ce flux de travail en permettant aux agents de déposer un message préenregistré en un seul clic après le bip.
Les agents peuvent enregistrer et gérer leurs propres messages, puis en déposer rapidement un lors de tout appel sortant standard ou appel en numérotation automatique.
Les utilisateurs peuvent :
Préenregistrer des messages vocaux personnalisés
Gérer les enregistrements en les écoutant, supprimant, renommant ou en définissant un par défaut
Déposer un message vocal après le bip
Voir l'historique des dépôts et appliquer des filtres
Comment accéder au dépôt de messagerie vocale
Le dépôt de messagerie vocale est disponible dans le plan Aircall Professional.
Il est pris en charge sur les applications de bureau et web Aircall Workspace. Le support pour iOS et Android sera ajouté prochainement.
Un bouton de dépôt de messagerie vocale apparaît dans la vue des détails d'appel lorsqu'au moins un message de dépôt de messagerie vocale a été configuré dans les paramètres d'appel. Les utilisateurs peuvent déposer un message dès qu'ils atteignent une messagerie vocale et entendent le bip.
Comment configurer les messages de dépôt de messagerie vocale
Au moins un message doit être configuré dans les paramètres d'appel avant de pouvoir utiliser le dépôt de messagerie vocale. Les messages sont enregistrés via le microphone de chaque utilisateur et sont uniques à l'utilisateur individuel. Les autres utilisateurs de l'organisation ne peuvent pas y accéder.
Pour enregistrer ou modifier les messages de dépôt de messagerie vocale, cliquez sur votre nom en bas à gauche, sélectionnez Paramètres, puis ouvrez la section Dépôt de messagerie vocale dans les Paramètres d'appel.
Limitations et conseils
Avant d'enregistrer, gardez à l'esprit :
Seuls les appels sortants sont pris en charge
Jusqu'à 10 messages peuvent être enregistrés par utilisateur
Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
Les noms des messages doivent être uniques et ne pas dépasser 48 caractères
Remarque: :
Certaines messageries vocales limitent la durée des messages. Gardez les messages courts pour garantir leur bonne réception.
Enregistrement d'un message pour le dépôt de messagerie vocale
Enregistrer un message de dépôt de messagerie vocale
Votre premier enregistrement devient le message par défaut. Vous pouvez changer ce message par défaut à tout moment. Lors d'un appel, n'importe quel message enregistré peut être sélectionné si le message par défaut n'est pas approprié.
Étapes :
Ouvrez la vue des paramètres Dépôt de messagerie vocale.
Saisissez un nom d'enregistrement de 48 caractères maximum.
Cliquez sur Enregistrer. Un compte à rebours de trois secondes apparaît avant le début de l'enregistrement.
Enregistrez votre message. Vous disposez d'une limite de trois minutes. L'enregistrement s'arrête automatiquement si vous dépassez cette limite.
Écoutez l'enregistrement pour vérifier la qualité.
Cliquez sur Réenregistrer si vous devez refaire l'enregistrement.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le message.
Important: :
Vérifiez la configuration et les autorisations de votre microphone avant de commencer un enregistrement.
Gérer les messages de dépôt de messagerie vocale existants
Cliquez sur l'icône d'édition d'un message enregistré pour le gérer. Vous pouvez :
Écouter l'enregistrement
Renommer le message
Définir comme défaut pour en faire l'option en un clic
Supprimer définitivement le message
Déposer un message vocal
Le timing est crucial. Attendez toujours le bip de la messagerie vocale avant de cliquer sur le bouton de dépôt de messagerie vocale.
Important: :
Cliquer sur le bouton avant le bip peut entraîner un message incomplet ou non délivré.
Déposer le message par défaut
Étapes :
Atteignez la messagerie vocale du contact.
Attendez le bip.
Cliquez sur Dépôt de messagerie vocale.
L'appel se termine automatiquement et une notification confirme la réussite du dépôt.
Dans les détails de l'appel, vous verrez qu'un message vocal a été déposé.
Déposer un message depuis la liste
Si vous avez plusieurs messages :
Étapes :
Atteignez la messagerie vocale du contact.
Attendez le bip.
Cliquez sur la flèche déroulante à côté du bouton principal de dépôt de messagerie vocale.
Sélectionnez le message que vous souhaitez utiliser.
L'appel se termine automatiquement et une notification de succès apparaît.
Les détails de l'appel indiqueront qu'un message vocal a été déposé.
Consulter l'historique et appliquer des filtres
Dans la boîte de réception, les appels sortants incluant un dépôt de messagerie vocale affichent une icône de dépôt de messagerie vocale dans les pages Conversations et Appels.
Pour une recherche plus rapide, vous pouvez filtrer par Types d'appels > Messagerie vocale déposée dans la page Appels pour afficher uniquement les appels où un message vocal a été déposé.
Erreurs
Des erreurs peuvent survenir occasionnellement :
Lors de l'enregistrement : le message n'a pas pu être sauvegardé
Lors de la suppression : le message n'a pas pu être supprimé
Lors de la modification (renommage ou définition par défaut) : le message n'a pas pu être mis à jour
Lors du dépôt : le message n'a pas pu être déposé
Si vous rencontrez une erreur, essayez à nouveau plus tard. Si le problème persiste, contactez l'équipe de support Aircall.
Foire aux questions (FAQ)
Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond mais que je clique accidentellement sur le bouton de dépôt de messagerie vocale ?
L'appel se termine immédiatement de votre côté. La personne que vous avez appelée reste en ligne et entend l'enregistrement vocal. Après la fin de l'enregistrement, l'appel se termine pour elle. Aucun message vocal n'est laissé.
Puis-je déposer un message vocal si l'appel est transféré à chaud ?
Non.
Puis-je déposer un message vocal lors d'un appel interne ?
Non.
Que se passe-t-il si je clique sur le bouton de dépôt de messagerie vocale avant le bip ?
Votre destinataire peut ne pas recevoir l'enregistrement ou recevoir un message incomplet.
Que se passe-t-il si je parle après le bip puis que je clique sur le bouton de dépôt de messagerie vocale ?
Votre contact entendra à la fois votre message parlé et le message préenregistré.
Que se passe-t-il si j'attends trop longtemps après le bip avant de cliquer sur le bouton de dépôt de messagerie vocale ?
Le message peut ne pas être transmis. Le système peut interpréter ce délai comme un silence, ce qui peut entraîner la déconnexion de l'appel du côté du destinataire tandis que vous restez connecté.
Puis-je demander la désactivation du dépôt de messagerie vocale pour mon compte ?
Oui. Un administrateur peut en faire la demande en soumettant un ticket au Support.
Pourquoi ne puis-je pas entendre mon message de Voicemail Drop lorsque j’écoute un enregistrement d’appel dans l’Aircall Dashboard ?
Si vous laissez un message de Voicemail Drop sur la messagerie d’un contact, l’enregistrement de l’appel dans l’Aircall Dashboard ne lira pas l’audio du Voicemail Drop. Lorsque vous écouterez cet appel plus tard depuis le Dashboard, vous n’entendrez pas l’enregistrement du Voicemail Drop lui-même.
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