Si chaque appel entrant et sortant effectué via Aircall crée une Tâche distincte dans Salesforce, votre liste de Tâches peut rapidement devenir encombrée et difficile à gérer. Vous pouvez contrôler ce comportement directement depuis votre tableau de bord Aircall en ajustant la manière dont les appels sont enregistrés.

Pourquoi chaque appel est enregistré comme une tâche

Par défaut, l'intégration Aircall Salesforce est configurée pour créer une Tâche dans Salesforce pour chaque appel. Cela s'applique aux appels entrants, sortants et manqués. Si vous avez un volume d'appels élevé, cette configuration par défaut peut générer un nombre écrasant de Tâches.

Modifier les paramètres d'enregistrement des appels dans le tableau de bord Aircall

Vous pouvez changer quels appels sont enregistrés comme tâches Salesforce, ainsi que la manière dont ils sont enregistrés.

Étapes

  1. Allez dans Tableau de bord Aircall > Intégrations & API.
  2. Sélectionnez votre intégration Salesforce.
  3. Dans la section Flux d'appels, examinez la configuration pour chaque type d'appel :
    • Appels entrants
    • Appels sortants
    • Appels manqués
  4. Pour chaque type d'appel, ajustez la manière dont il est enregistré comme Tâche dans Salesforce. Vous pouvez choisir :
    • D'enregistrer les appels comme En cours
    • D'enregistrer les appels comme Terminés
    • De ne pas enregistrer certains appels comme tâches du tout
  5. Dans la section Paramètres généraux, affinez davantage comment et quand les appels créent des Tâches :
    • Décidez si les appels en dehors des heures ouvrables doivent être enregistrés.
    • Choisissez si vous souhaitez :
      • Enregistrer les appels sur un Dossier ou une Opportunité existant(e), ou
      • Créer de nouveaux enregistrements dans Salesforce lorsque le numéro de téléphone n'est pas déjà associé à un enregistrement existant.
  6. Après avoir ajusté la configuration, enregistrez vos modifications.
ASTUCE :
Commencez par désactiver la création de Tâches pour les types d'appels à faible valeur (par exemple, les appels manqués en dehors des heures ouvrables) afin de réduire rapidement l'encombrement dans le panneau des Tâches Salesforce.

Affinez le comportement d'enregistrement des appels

Utilisez la combinaison du Flux d'appels et des Paramètres généraux pour aligner la création des tâches avec votre processus de vente ou de support. Par exemple, vous pourriez :

  • Enregistrer uniquement les appels sortants terminés comme Tâches.
  • Enregistrer les appels entrants uniquement sur des Dossiers existants, afin que les Tâches restent liées aux problèmes de support actifs.
  • Éviter d'enregistrer les appels qui ont lieu en dehors des heures ouvrables, sauf s'ils font partie d'un processus d'escalade.

Guides de configuration associés

Pour des étapes plus détaillées, vous pouvez suivre les instructions dans l'article sur L'enregistrement de vos appels dans Salesforce. De plus, pour les mappages de champs spécifiques et les paramètres, consultez l'article Enregistrement des appels Salesforce - Champs.