Comment fonctionne l’intégration HubSpot

L’intégration HubSpot connecte Aircall à votre compte HubSpot, permettant la synchronisation automatique des contacts, des journaux d’appels, des tickets et des insights. Cette intégration aide les équipes à gérer les interactions clients de manière fluide sur les deux plateformes.

Synchronisation des contacts

Avec l’intégration HubSpot, vos contacts HubSpot enregistrés se synchronisent automatiquement avec l’application téléphonique Aircall. Cela garantit que lorsque vous passez ou recevez un appel, le nom et les détails du contact apparaissent instantanément.

Exigences pour la synchronisation des contacts

Pour que la synchronisation fonctionne correctement, tous les numéros de téléphone dans HubSpot doivent être enregistrés au format E.164 (par exemple, +15555555555). La synchronisation des contacts se produit lorsqu’un numéro E.164 valide et non vide est enregistré dans le champ Numéro de téléphone d’un contact HubSpot.

Important: Les numéros de téléphone mobile ne se synchroniseront que s’il y a également un numéro de téléphone au format valide (non vide).

Lorsque la synchronisation des contacts est activée dans votre tableau de bord Aircall, les détails suivants sont ajoutés à Aircall :

• Numéro de téléphone

• Numéro de téléphone mobile

• Photo

• Email

• Prénom et nom

• Email 1 et Email 2

• Un lien direct vers le contact HubSpot

Vous pouvez modifier les contacts synchronisés directement dans HubSpot en suivant le lien Modifier dans HubSpot depuis Aircall.
Si un contact est supprimé dans HubSpot, il restera enregistré dans Aircall.

Remarque: Si la synchronisation des contacts est désactivée, les liens vers les journaux d’appels HubSpot ne seront pas visibles sur l’écran après appel ni dans les détails de l’appel. La synchronisation des contacts n’est actuellement pas prise en charge sur les appareils iOS.

Important: La synchronisation des contacts fonctionne uniquement avec les contacts HubSpot et non avec les enregistrements d’entreprise.

Cartes d’insights

Pour chaque appel lié à un contact, une entreprise, une affaire ou un ticket HubSpot, Aircall affiche une carte d’insight contenant les données pertinentes de HubSpot.

Lorsqu’un contact existe dans HubSpot

Les détails affichés incluent :

• Titre : Prénom et nom enregistrés dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de ce contact.

• Entreprise : Nom de l’entreprise associée au numéro dans HubSpot.

• Email : Adresse email du contact.

• Propriétaire : Le propriétaire du contact. Si un utilisateur Aircall avec un email correspondant existe, alors le nom, l’icône et le statut de disponibilité actuel de l’utilisateur Aircall seront affichés.

• Dernier contact : La date du dernier contact avec le contact, formatée en MM/JJ/AAAA.

Remarque: Les associations appel-entreprise sont gérées directement par HubSpot.

Lorsqu’une entreprise existe uniquement dans HubSpot

Pour chaque appel où une entreprise est enregistrée dans HubSpot avec un numéro appelant ou appelé, et qu’aucun contact n’existe dans HubSpot, les informations de l’entreprise sont affichées :

• Titre : Nom de l’entreprise enregistré dans HubSpot avec un lien vers la page de l’entreprise dans HubSpot.

• Propriétaire : Propriétaire de l’entreprise. Si un utilisateur Aircall avec un email correspondant existe, alors le nom, l’icône et le statut de disponibilité actuel de l’utilisateur Aircall seront affichés.

• Dernier contact : La date du dernier contact avec l’entreprise, formatée en MM/JJ/AAAA.

Lorsqu’une affaire est associée

Pour chaque appel où un contact ou une entreprise dans HubSpot est associé à une affaire, et que l’affaire n’est pas clôturée, les informations appropriées de l’affaire seront affichées :

• Titre : Nom de l’affaire enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de cette affaire.

• Montant : Montant et devise de l’affaire.

• Étape : Étape de l’affaire dans HubSpot.

• Pipeline : Nom du pipeline de l’affaire dans HubSpot.

Remarque: Les associations appel-affaire sont gérées par HubSpot.

Lorsqu’un ticket est associé

Pour chaque appel où un ticket est trouvé associé à un contact ou une entreprise enregistrée dans HubSpot, les informations appropriées du ticket seront affichées :

• Titre : Nom du ticket enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de ce ticket.

• Étape : L’étape du ticket dans HubSpot.

• Pipeline : Le nom du pipeline du ticket dans HubSpot.

• Propriétaire : Propriétaire du ticket (si un utilisateur Aircall avec un email correspondant existe, alors le nom, l’icône et le statut de disponibilité actuel de l’utilisateur Aircall seront affichés).

Remarque: Si votre intégration est configurée pour enregistrer les appels sur des tickets existants, et qu’aucun ticket existant n’est trouvé pour le contact ou l’entreprise, un nouveau ticket sera automatiquement créé pour enregistrer l’appel.

Enregistrement des appels sur des enregistrements existants

Enregistrement des appels sur un nouveau contact

Si aucun contact HubSpot ne correspond à l’email du contact Aircall ou au numéro appelant ou appelé, et qu’aucune entreprise avec un numéro correspondant n’est trouvée, alors (si les paramètres de votre tableau de bord autorisent la création de nouveaux contacts) un nouveau contact sera créé dans HubSpot.

Le nouveau contact sera créé avec les informations suivantes :

• Prénom : Numéro de téléphone (format E.164).

• Nom : « Aircall new contact ».

• Numéro de téléphone principal : Format E.164.

• Propriétaire : Basé sur les paramètres de votre intégration.

Journaux d’appels, champs et informations

Chaque appel est enregistré dans HubSpot selon les paramètres de votre intégration. Les appels sont créés en tant qu’engagements HubSpot (affichés comme activité d’appel sur l’enregistrement) et assignés selon la logique suivante.

Logique de propriété des appels

Appel entrant (répondu)

• Si l’utilisateur qui répond a le même email dans HubSpot et Aircall, il est assigné comme propriétaire de l’activité d’appel.
• Si les emails ne correspondent pas, la propriété est assignée au propriétaire du contact ou de l’entreprise HubSpot.
• S’il n’y a pas de propriétaire, l’appel est assigné selon vos paramètres d’intégration.

Appel entrant (non répondu)

• Si un appel manqué survient sur une ligne avec un seul utilisateur ayant le même email dans HubSpot et Aircall, cet utilisateur est défini comme propriétaire.
• Si l’email de l’utilisateur ne correspond pas, ou si l’appel est manqué sur une ligne partagée par plusieurs utilisateurs ou équipes, la propriété est assignée au propriétaire du contact ou de l’entreprise.
• S’il n’y a pas de propriétaire de contact ou d’entreprise, la propriété est assignée selon vos paramètres d’intégration.

Appel sortant

• Si l’utilisateur effectuant l’appel a le même email dans HubSpot et Aircall, il est défini comme propriétaire.
• Si les emails ne correspondent pas, le propriétaire du contact ou de l’entreprise est assigné.
• S’il n’y a pas de propriétaire, la propriété est assignée selon vos paramètres d’intégration.

Appels transférés

• Si un appel entrant ou sortant est transféré à un autre utilisateur Aircall dont l’email correspond à son compte HubSpot, cet utilisateur devient le propriétaire, même s’il ne répond pas.

Métadonnées d’engagement

Chaque engagement est défini avec Type d’engagement = Appel et inclut les détails suivants :

Important: Les appels sortants qui aboutissent à une messagerie vocale sont considérés comme connectés ou répondus. Pour plus d’informations, consultez Dépannage : Les appels allant à la messagerie vocale sont marqués comme connectés dans HubSpot.

Le champ Durée de l’appel affiche le temps total passé sur l’appel (hors temps d’attente pour les appels entrants) au format hh:mm:ss. Si l’appel n’est pas répondu, la durée sera de 0 secondes.

Informations supplémentaires enregistrées dans les engagements d’appel

Selon les actions effectuées pendant ou après un appel, des détails supplémentaires sont automatiquement ajoutés au corps de l’engagement dans HubSpot.

Enregistrement ou messagerie vocale

• Enregistrement : Ajouté en tant que lien vers l’audio de l’enregistrement de l’appel.

• Messagerie vocale : Ajoutée en tant que lien vers l’audio de la messagerie vocale.

Appels transférés

• Transfert réussi : Ajoute « Appel transféré avec succès de l’agent Aircall nom A à l’agent Aircall nom B. »

• Transfert non réussi ou non répondu : Ajoute « Tentative de transfert d’appel de l’agent Aircall nom A à l’agent Aircall nom B. »

• Transfert externe : Ajoute le numéro de téléphone vers lequel l’appel a été transféré.

Appels assignés

Si un appel est réaffecté à un autre utilisateur Aircall, l’engagement est mis à jour avec : « Appel assigné à l’agent Aircall nom B par l’agent Aircall nom A. »

Notes

Si des notes sont ajoutées dans Aircall (pendant ou après l’appel), l’engagement inclut : « L’agent Aircall nom a ajouté un nouveau commentaire : [contenu de la note]. »

Tags

Si des tags sont appliqués dans Aircall (pendant ou après l’appel), l’engagement inclut : tag_nom_1 ; tag_nom_2. Tous les tags supplémentaires ajoutés ultérieurement sont ajoutés à cette liste.

Automatisation de clôture des tâches

Si l’automatisation de clôture des tâches est activée et qu’une tâche est clôturée après l’appel, l’engagement est mis à jour avec :
« (Tâche clôturée) » suivi d’un lien vers la tâche clôturée.

Add-on Aircall AI (si activé)

Si l’add-on Aircall AI est actif et qu’un résumé d’appel ou des sujets clés sont générés :

• Le résumé d’appel est ajouté sous le titre Résumé de l’appel. Si le résumé est long, un lien est fourni à la place.

• Les sujets clés sont ajoutés sous le titre Sujets clés et séparés par des points-virgules.

• Les actions identifiées pendant l’appel sont ajoutées sous le titre Actions à réaliser.
• Le sentiment de l’appel est ajouté sous le titre Sentiment (Positif, Neutre ou Négatif).
• Le ratio de parole est ajouté sous le titre Ratio de parole.
• Si une grille d’évaluation a été remplie pour l’appel, le score est ajouté sous le titre Grille d’évaluation.

Appels sans enregistrement correspondant

Si aucun contact ou entreprise n’existe dans HubSpot et que votre intégration est configurée pour ne pas créer de nouveaux contacts, l’appel est quand même enregistré mais uniquement visible dans le tableau de bord d’activité HubSpot. Ces appels incluent les détails suivants :

• « [Nom du propriétaire] a enregistré un appel avec un enregistrement supprimé ou inconnu ».
• Date et heure.
• Résultat de l’appel, selon vos paramètres d’intégration.
• « <appel répondu, non répondu ou manqué> via numéro Aircall répondu par [agent Aircall] – Rappeler le numéro du contact (format E.164) (Enregistrement) »

Création de tickets

Si la création de tickets est activée, chaque appel génère un ticket HubSpot associé au contact ou à l’entreprise.

Détails du ticket

• Type de pipeline : Basé sur les paramètres d’intégration.

• Étape : Basé sur les paramètres d’intégration.

• Nom du ticket : Numéro de téléphone au format E.164 Aircall nouveau ticket.

• Dates : Créé et ouvert depuis la date de l’appel.

• Source : Téléphone.

• Propriétaire : Déterminé en utilisant la même logique que pour la propriété des appels.

Remarque: Si la création de nouveaux contacts/entreprises est désactivée, les tickets ne seront pas créés pour les numéros inconnus.

Composer depuis HubSpot

Utilisez la fonction Click-to-Dial via les extensions de navigateur d’Aircall pour passer des appels directement depuis HubSpot. Cette fonctionnalité transfère automatiquement les numéros vers votre application Aircall pour la composition.

Remarque: Click-to-Dial ne fonctionne pas actuellement sur l’application mobile HubSpot.

Formats de numéros pris en charge par HubSpot

Lors de l’ajout d’un numéro de téléphone dans HubSpot, vous pouvez soit appliquer un formatage de numéro, soit supprimer le formatage.

• Appliquer un formatage de numéro : HubSpot formatera automatiquement le numéro selon une norme basée sur l’indicatif pays du numéro. Ces formats automatiques sont pris en charge par l’intégration Aircall HubSpot.

• Supprimer le formatage de numéro : Vous pouvez saisir le numéro dans n’importe quel format. Pour assurer le bon fonctionnement de l’intégration, saisissez le numéro en utilisant l’un des formats pris en charge listés ci-dessous.

Exemples spécifiques par pays