Comment fonctionne l’intégration HubSpot

L’intégration HubSpot connecte Aircall à votre compte HubSpot, permettant la synchronisation automatique des contacts, journaux d’appels, tickets et informations. Cette intégration aide les équipes à gérer les interactions clients sans interruption sur les deux plateformes.

Synchronisation des contacts

Avec l’intégration HubSpot, vos Contacts HubSpot enregistrés sont automatiquement synchronisés avec l’application téléphonique Aircall. Cela garantit que lorsque vous passez ou recevez un appel, le nom et les détails du contact s’affichent instantanément.

Exigences pour la synchronisation des contacts

Pour que la synchronisation fonctionne correctement, tous les numéros de téléphone dans HubSpot doivent être enregistrés au format E.164 (par exemple, +15555555555). La synchronisation des contacts a lieu lorsqu’un numéro E.164 valide et non vide est enregistré dans le champ Numéro de téléphone d’un contact HubSpot.

Important: Mobile phone numbers will only sync if there is also a validly formatted (non-empty) Phone number field.

Lorsque la synchronisation des contacts est activée dans votre tableau de bord Aircall, les informations suivantes sont ajoutées à Aircall :

• Numéro de téléphone

• Numéro de téléphone mobile

• Photo

• E-mail

• Prénom et nom

• E-mail 1 et E-mail 2

• Un lien direct vers le contact HubSpot

Vous pouvez modifier les contacts synchronisés directement dans HubSpot en suivant le lien Modifier dans HubSpot depuis Aircall.
Si un contact est supprimé dans HubSpot, il restera enregistré dans Aircall.

Remarque: If Contact Sync is disabled, links to HubSpot call logs will not be visible on the after-call screen or in call details. Contact Sync is not currently supported on iOS devices.

Important: Contact Sync only works with HubSpot Contacts and not with Company records.

Cartes d’informations

Pour chaque appel lié à un Contact, une Société, une Affaire ou un Ticket HubSpot, Aircall affiche une carte d’informations contenant les données pertinentes de HubSpot.

Lorsqu’un contact existe dans HubSpot

Les informations affichées incluent :

• Titre : Prénom et nom si enregistrés dans HubSpot, avec un lien direct vers la page du contact.

• Société : Nom de la société associée au numéro dans HubSpot.

• E-mail : Adresse e-mail du contact.

• Propriétaire : Le propriétaire du contact. Si un utilisateur Aircall avec le même e-mail existe, alors le nom de l’utilisateur Aircall, son icône et son statut de disponibilité actuel seront affichés.

• Dernier contact : La date du dernier contact avec le contact, au format MM/JJ/AAAA.

Remarque: Call-to-Company associations are managed directly by HubSpot.

Lorsqu’il n’existe qu’une société dans HubSpot

Pour chaque appel dans lequel une société est enregistrée dans HubSpot avec un numéro appelant ou appelé, et qu’aucun contact n’existe dans HubSpot, les informations de la société sont affichées :

• Titre : Nom de la société enregistré dans HubSpot avec un lien vers la page société dans HubSpot.

• Propriétaire : Propriétaire de la société. Si un utilisateur Aircall avec le même e-mail existe, alors le nom de l’utilisateur Aircall, son icône et son statut de disponibilité actuel seront affichés.

• Dernier contact : La date du dernier contact avec la société, au format MM/JJ/AAAA.

Lorsqu’une affaire est associée

Pour chaque appel dans lequel un contact ou une société dans HubSpot est associé à une affaire, et que l’affaire n’est pas clôturée, les informations appropriées de l’affaire seront affichées :

• Titre : Nom de l’affaire enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de l’affaire.

• Montant : Montant de l’affaire et devise.

• Étape : Étape de l’affaire dans HubSpot.

• Pipeline : Nom du pipeline de l’affaire dans HubSpot.

Remarque: Call-to-Deal associations are managed by HubSpot.

Lorsqu’un ticket est associé

Pour chaque appel dans lequel un ticket est associé à un contact ou une société enregistré dans HubSpot, les informations appropriées du ticket seront affichées :

• Titre : Nom du ticket enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page du ticket.

• Étape : L’étape du ticket dans HubSpot.

• Pipeline : Le nom du pipeline du ticket dans HubSpot.

• Propriétaire : Propriétaire du ticket (Si un utilisateur Aircall avec le même e-mail existe, alors le nom de l’utilisateur Aircall, son icône et son statut de disponibilité actuel seront affichés.)

Remarque: Si votre intégration est configurée pour enregistrer les appels sur des tickets existants, et qu’aucun ticket existant n’est trouvé pour le contact ou la société, un nouveau ticket sera automatiquement créé pour enregistrer l’appel.

Enregistrement des appels sur des enregistrements existants

Enregistrement des appels sur un nouveau contact

Si aucun contact HubSpot ne correspond à l’e-mail ou au numéro d’appel du contact Aircall, et qu’aucune société avec un numéro de téléphone correspondant n’est trouvée, alors (si vos paramètres de tableau de bord permettent la création de nouveaux contacts) un nouveau contact sera créé dans HubSpot.

Le nouveau contact sera créé avec les informations suivantes :

• Prénom : Numéro de téléphone (format E.164).

• Nom : « Aircall new contact ».

• Numéro de téléphone principal : format E.164.

• Propriétaire : Selon les paramètres de votre intégration.

Journaux d’appels, champs et informations

Chaque appel est enregistré dans HubSpot selon les paramètres de votre intégration. Les appels sont créés comme des Engagements HubSpot (affichés comme Activité d’appel sur l’enregistrement) et attribués selon la logique suivante.

Logique d’attribution des appels

Appel entrant (répondu)

• Si l’utilisateur qui répond a le même e-mail dans HubSpot et Aircall, il est attribué comme propriétaire de l’activité d’appel.
• Si les e-mails ne correspondent pas, la propriété est attribuée au propriétaire du contact ou de la société HubSpot.
• Si aucun propriétaire n’existe, l’appel est attribué selon vos paramètres d’intégration.

Appel entrant (non répondu)

• Si un appel manqué survient sur une ligne avec un seul utilisateur ayant le même e-mail dans HubSpot et Aircall, cet utilisateur est défini comme propriétaire.
• Si l’e-mail de l’utilisateur ne correspond pas, ou si l’appel est manqué sur une ligne partagée par plusieurs utilisateurs ou équipes, la propriété est attribuée au propriétaire du contact ou de la société.
• S’il n’y a pas de propriétaire de contact ou de société, la propriété est attribuée selon vos paramètres d’intégration.

Appel sortant

• Si l’utilisateur qui passe l’appel a le même e-mail dans HubSpot et Aircall, il est défini comme propriétaire.
• Si les e-mails ne correspondent pas, le propriétaire du contact ou de la société est attribué.
• Si aucun propriétaire n’existe, la propriété est attribuée selon vos paramètres d’intégration.

Appels transférés

• Si un appel entrant ou sortant est transféré à un autre utilisateur Aircall dont l’e-mail correspond à son compte HubSpot, cet utilisateur devient le propriétaire, même s’il ne répond pas.

Métadonnées d’engagement

Chaque engagement est défini avec Type d’engagement = Appel et inclut les détails suivants :

Important: Outbound calls that connect to a voicemail are considered connected or answered. For more information, see Dépannage : Les appels allant vers la messagerie vocale sont marqués comme connectés dans HubSpot.

Le champ Durée de l’appel affiche le temps total passé en communication (hors temps d’attente pour les appels entrants) au format hh:mm:ss. Si l’appel n’est pas répondu, la durée sera de 0 seconde.

Informations supplémentaires enregistrées dans les engagements d’appel

Selon les actions effectuées pendant ou après un appel, des détails supplémentaires sont automatiquement ajoutés au corps de l’engagement dans HubSpot.

Enregistrement ou messagerie vocale

• Enregistrement : Ajouté sous forme de lien vers l’enregistrement audio de l’appel.

• Messagerie vocale : Ajoutée sous forme de lien vers l’audio du message vocal.

Appels transférés

• Transfert réussi : Ajoute « Appel transféré avec succès de l’agent Aircall A à l’agent Aircall B. »

• Transfert échoué ou non répondu : Ajoute « Tentative de transfert d’appel de l’agent Aircall A à l’agent Aircall B. »

Appels attribués

Si un appel est réattribué à un autre utilisateur Aircall, l’engagement est mis à jour avec : « Appel attribué à l’agent Aircall B par l’agent Aircall A. »

Notes

Si des notes sont ajoutées dans Aircall (pendant ou après l’appel), l’engagement inclut : « L’agent Aircall a ajouté un nouveau commentaire : [contenu de la note]. »

Tags

Si des tags sont appliqués dans Aircall (pendant ou après l’appel), l’engagement inclut : tag_name_1 ; tag_name_2. Tout tag supplémentaire ajouté ultérieurement est ajouté à cette liste.

Automatisation de clôture de tâche

Si l’automatisation de clôture de tâche est activée et qu’une tâche est clôturée après l’appel, l’engagement est mis à jour avec :
« (Tâche clôturée) » suivi d’un lien vers la tâche clôturée.

Aircall AI Add-on (si activé)

Si l’add-on Aircall AI est actif et qu’un résumé d’appel ou des sujets clés sont générés :

• Le résumé de l’appel est ajouté sous le titre Résumé de l’appel. Si le résumé est long, un lien est fourni à la place.

• Les sujets clés sont ajoutés sous le titre Sujets clés et séparés par des points-virgules.

Appels sans enregistrement correspondant

Si aucun contact ou société n’existe dans HubSpot et que votre intégration est configurée pour ne pas créer de nouveaux contacts, l’appel est tout de même enregistré mais uniquement visible dans le Tableau de bord d’activité HubSpot. Ces appels incluent les informations suivantes :

• « [Nom du propriétaire] a enregistré un appel avec un enregistrement supprimé ou inconnu ».
• Date et heure.
• Résultat de l’appel, selon vos paramètres d’intégration.
• « <répondu, non répondu ou manqué> appel via le numéro Aircall répondu par [Agent Aircall] – Rappeler le numéro de téléphone du contact (format E.164) (Enregistrement) »

Création de tickets

Si la création de tickets est activée, chaque appel génère un ticket HubSpot associé au contact ou à la société.

Détails du ticket

• Type de pipeline : Selon les paramètres de l’intégration.

• Étape : Selon les paramètres de l’intégration.

• Nom du ticket : Numéro de téléphone au format E.164 Aircall new ticket.

• Dates : Créé et ouvert depuis la date de l’appel.

• Source : Téléphone.

• Propriétaire : Déterminé selon la même logique que l’attribution des appels

Remarque: If new Contact/Company creation is disabled, tickets will not be created for unknown numbers.

Composer depuis HubSpot

Utilisez Click-to-Dial via les extensions de navigateur Aircall pour passer des appels directement depuis HubSpot. Cette fonctionnalité transfère automatiquement les numéros dans votre application Aircall pour la numérotation.

Remarque: Click-to-Dial does not currently work on the HubSpot mobile app.

Formats de numéros pris en charge par HubSpot

Lors de l’ajout d’un numéro de téléphone dans HubSpot, vous pouvez soit appliquer un formatage du numéro, soit supprimer le formatage du numéro.

• Appliquer le formatage du numéro : HubSpot formatera automatiquement le numéro selon une norme basée sur l’indicatif du pays du numéro. Ces formats automatiques sont pris en charge par l’intégration HubSpot d’Aircall.

• Supprimer le formatage du numéro : Vous pouvez saisir le numéro dans n’importe quel format. Pour garantir le bon fonctionnement de l’intégration, saisissez le numéro en utilisant l’un des formats pris en charge ci-dessous.

Exemples spécifiques par pays