Fonctionnement de l’intégration HubSpot

L’intégration HubSpot connecte Aircall à votre compte HubSpot, ce qui permet la synchronisation automatique des contacts, des logs d’appels, des tickets et des insights. Cette intégration aide les équipes à gérer les interactions clients de façon fluide sur les deux plateformes.

synchronisation des contacts

Avec l’intégration HubSpot, vos contacts HubSpot enregistrés se synchronisent automatiquement avec l’application téléphonique Aircall. Cela garantit que lorsque vous passez ou recevez un appel, le nom et les informations du contact apparaissent instantanément.

Exigences pour la synchronisation des contacts

Pour que la synchronisation fonctionne correctement, tous les numéros de téléphone dans HubSpot doivent être enregistrés au format E.164 (par exemple, +15555555555). La synchronisation des contacts a lieu lorsqu’un numéro E.164 valide et non vide est enregistré dans le champ Numéro de téléphone d’un contact HubSpot.

Important: Les numéros de téléphone mobile ne seront synchronisés que s’il existe également un champ Numéro de téléphone correctement formaté et valide (non vide).

Lorsque la synchronisation des contacts est activée dans votre tableau de bord Aircall, les informations suivantes sont ajoutées à Aircall :

• Numéro de téléphone

• Numéro de téléphone mobile

• Photo

• E-mail

• Prénom et nom

• E-mail 1 et E-mail 2

• Un lien direct vers le contact HubSpot

Vous pouvez modifier les contacts synchronisés directement dans HubSpot en suivant le lien Modifier dans HubSpot depuis Aircall.
Si un contact est supprimé dans HubSpot, il restera enregistré dans Aircall.

Remarque: Si Contact Sync est désactivé, les liens vers les logs d’appels HubSpot ne seront pas visibles sur l’écran après appel ni dans les détails de l’appel. Contact Sync n’est actuellement pas pris en charge sur les appareils iOS.

Important: La synchronisation des contacts fonctionne uniquement avec les contacts HubSpot et non avec les fiches d’entreprise.

Insight Cards

Pour chaque appel lié à un contact, une entreprise, une transaction ou un ticket HubSpot, Aircall affiche une Insight Card contenant les données HubSpot pertinentes.

Lorsqu’un contact existe dans HubSpot

Les informations affichées incluent :

• Titre : prénom et nom s’ils sont enregistrés dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de ce contact.

• Entreprise : nom de l’entreprise associée au numéro dans HubSpot.

• E-mail : adresse e-mail du contact.

• Propriétaire : le Propriétaire du contact. Si un utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante existe, le nom, l’icône et le statut de disponibilité actuel de l’utilisateur Aircall seront affichés.

• Dernier contact : la date à laquelle le contact a été contacté pour la dernière fois, au format MM/JJ/AAAA.

Remarque: Les associations appel-entreprise sont gérées directement par HubSpot.

Lorsqu’une entreprise existe seule dans HubSpot

Pour chaque appel dans lequel une entreprise est enregistrée dans HubSpot avec un numéro appelant/appelé, et qu’aucun contact n’existe dans HubSpot, les informations de l’entreprise sont affichées :

• Titre : nom de l’entreprise enregistré dans HubSpot avec un lien vers la page de l’entreprise HubSpot.

• Propriétaire : propriétaire de l’entreprise. Si un utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante existe, le nom, l’icône et le statut de disponibilité actuel de l’utilisateur Aircall seront affichés.

• Dernier contact : la date à laquelle l’entreprise a été contactée pour la dernière fois, au format MM/JJ/AAAA.

Lorsqu’une transaction est associée

Pour chaque appel dans lequel un contact ou une entreprise dans HubSpot est associé à une transaction, et que la transaction n’est pas Closed, les informations appropriées sur la transaction seront affichées :

• Titre : nom de la transaction enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de cette transaction.

• Montant : montant et devise de la transaction.

• Étape : étape de la transaction dans HubSpot.

• Pipeline : nom du pipeline de la transaction dans HubSpot.

Remarque: Les associations appel-transaction sont gérées par HubSpot.

Lorsqu’un ticket est associé

Pour chaque appel dans lequel un ticket est associé à un contact ou à une entreprise enregistré(e) dans HubSpot, les informations appropriées sur le ticket seront affichées :

• Titre : nom du ticket enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de ce ticket.

• Étape : l’étape du ticket dans HubSpot.

• Pipeline : le nom du pipeline du ticket dans HubSpot.

• Propriétaire : propriétaire du ticket (si un utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante existe, le nom, l’icône et le statut de disponibilité actuel de l’utilisateur Aircall seront affichés.)

Remarque: Si votre intégration est configurée pour consigner les appels dans des tickets existants, et qu’aucun ticket existant n’est trouvé pour le contact ou l’entreprise, un nouveau ticket sera créé automatiquement pour consigner l’appel.

Consignation des appels dans des fiches existantes

Consignation des appels dans un nouveau contact

Si aucun contact HubSpot ne correspond à l’adresse e-mail du contact Aircall ou au numéro appelant ou appelé, et qu’aucune entreprise avec un numéro de téléphone correspondant n’est trouvée, alors (si les paramètres de votre tableau de bord autorisent la création de nouveaux contacts) un nouveau contact sera créé dans HubSpot.

Le nouveau contact sera créé avec les informations suivantes :

• Prénom : numéro de téléphone (format E.164).

• Nom : « Aircall nouveau contact ».

• Numéro de téléphone principal : format E.164.

• Propriétaire : selon les paramètres de votre intégration.

Logs d’appels, champs et informations

Chaque appel est consigné dans HubSpot conformément aux paramètres de votre intégration. Les appels sont créés comme des engagements HubSpot (affichés comme activité d’appel sur la fiche) et attribués selon la logique suivante.

Logique de propriété des appels

Appel entrant (répondu)

• Si l’utilisateur qui répond a la même adresse e-mail dans HubSpot et Aircall, il est attribué comme Propriétaire de l’activité d’appel.
• Si les adresses e-mail ne correspondent pas, la propriété est attribuée au propriétaire du contact ou de l’entreprise HubSpot.
• S’il n’existe aucun Propriétaire, l’appel est attribué selon les paramètres de votre intégration.

Appel entrant (sans réponse)

• Si un appel manqué se produit sur une ligne avec un utilisateur ayant la même adresse e-mail dans HubSpot et Aircall, cet utilisateur est défini comme Propriétaire.
• Si l’adresse e-mail de l’utilisateur ne correspond pas, ou si l’appel est manqué sur une ligne partagée par plusieurs utilisateurs ou équipes, la propriété est attribuée au propriétaire du contact ou de l’entreprise.
• S’il n’y a pas de propriétaire du contact ou de l’entreprise, la propriété est attribuée selon les paramètres de votre intégration.

Appel sortant

• Si l’utilisateur qui passe l’appel a la même adresse e-mail dans HubSpot et Aircall, il est défini comme Propriétaire.
• Si les adresses e-mail ne correspondent pas, le propriétaire du contact ou de l’entreprise est attribué.
• S’il n’existe aucun Propriétaire, la propriété est attribuée selon les paramètres de votre intégration.

Appels transférés

• Si un appel entrant ou sortant est transféré à un autre utilisateur Aircall dont l’adresse e-mail correspond à son compte HubSpot, cet utilisateur devient le Propriétaire, même s’il ne répond pas.

Métadonnées d’engagement

Chaque engagement est défini avec Type d’engagement = Appel et inclut les informations suivantes :

Important: Les appels sortants qui aboutissent à une messagerie vocale sont considérés comme connectés ou répondus. Pour plus d’informations, consultez Troubleshooting: Calls going to voicemail are marked as connected in HubSpot.

Le champ Durée de l’appel indique le temps total passé sur l’appel (hors temps d’attente pour les appels entrants) au format hh:mm:ss. Si l’appel n’est pas répondu, la durée sera de 0 seconde.

Informations supplémentaires consignées dans les engagements d’appel

Selon les actions effectuées pendant ou après un appel, des détails supplémentaires sont automatiquement ajoutés au corps de l’engagement dans HubSpot.

Enregistrement ou message vocal

• Enregistrement : ajouté sous forme de lien vers l’audio de l’enregistrement de l’appel.

• Message vocal : ajouté sous forme de lien vers l’audio du message vocal.

Appels transférés

• Transfert réussi : ajoute « Appel transféré avec succès de l’agent Aircall A à l’agent Aircall B. »

• Transfert sans succès ou sans réponse : ajoute « Tentative de transfert d’appel de l’agent Aircall A à l’agent Aircall B. »

• Transfert externe : ajoute le numéro de téléphone vers lequel l’appel a été transféré.

Appels attribués

Si un appel est réattribué à un autre utilisateur Aircall, l’engagement est mis à jour avec : « Appel attribué à l’agent Aircall B par l’agent Aircall A. »

Notes

Si des notes sont ajoutées dans Aircall (pendant ou après l’appel), l’engagement inclut : « L’agent Aircall a ajouté un nouveau commentaire : [contenu de la note]. »

Tags

Si des tags sont appliqués dans Aircall (pendant ou après l’appel), l’engagement inclut : tag_name_1; tag_name_2. Tous les tags supplémentaires ajoutés plus tard sont ajoutés à cette liste.

Automatisation de clôture des tâches

Si l’automatisation de clôture des tâches est activée et qu’une tâche est clôturée après l’appel, l’engagement est mis à jour avec :
« (Tâche clôturée) » suivi d’un lien vers la tâche clôturée.

Module complémentaire Aircall AI (si activé)

Si le module complémentaire Aircall AI est actif et qu’un résumé d’appel ou des sujets clés sont générés :

• Le résumé de l’appel est ajouté sous le titre Résumé de l’appel. Si le résumé est long, un lien est fourni à la place.

• Les sujets clés sont ajoutés sous le titre sujets clés et séparés par des points-virgules.

• Les actions à entreprendre identifiées pendant l’appel sont ajoutées sous le titre actions à entreprendre.
• Le sentiment du client de l’appel est ajouté sous le titre sentiment du client (positif, neutre ou négatif).
• Le ratio de parole est ajouté sous le titre Talk Ratio.
• Si une fiche d’évaluation a été remplie pour l’appel, le score est ajouté sous le titre Score Card.

Appels sans fiche correspondante

Si aucun contact ou entreprise n’existe dans HubSpot et que votre intégration est configurée pour ne pas créer de nouveaux contacts, l’appel est tout de même consigné, mais il est visible uniquement dans le tableau de bord d’activité HubSpot. Ces appels incluent les informations suivantes :

• « [Nom du propriétaire] a consigné un appel avec une fiche supprimée ou inconnue ».
• Date et heure.
• Résultat de l’appel, selon les paramètres de votre intégration.
• « appel <répondu, sans réponse ou manqué> via le numéro de téléphone Aircall répondu par [Agent Aircall] – Numéro de téléphone du contact à rappeler (format E.164) (Enregistrement) »

Création de tickets

Si la création de tickets est activée, chaque appel génère un ticket HubSpot associé au contact ou à l’entreprise.

Remarque: La création de tickets ne s’applique pas aux messages SMS de groupe. Les messages de groupe sont consignés uniquement comme engagements.

Détails du ticket

• Type de pipeline : selon les paramètres de l’intégration.

• Étape : selon les paramètres de l’intégration.

• Nom du ticket : numéro de téléphone au format E.164 Aircall nouveau ticket.

• Dates : créé et ouvert depuis la date de l’appel.

• Source : téléphone.

• Propriétaire : déterminé à l’aide de la même logique que la propriété des appels

Remarque: Si la création de nouveaux contacts/entreprises est désactivée, les tickets ne seront pas créés pour les numéros inconnus.

Composer depuis HubSpot

Utilisez Click-to-Dial via les extensions de navigateur d’Aircall pour passer des appels directement depuis HubSpot. Cette fonctionnalité transfère automatiquement les numéros dans votre application Aircall pour la numérotation.

Remarque: Click-to-Dial ne fonctionne actuellement pas sur l’application mobile HubSpot.

Formats de numéros pris en charge par HubSpot

Lorsque vous ajoutez un numéro de téléphone dans HubSpot, vous pouvez soit appliquer un formatage du numéro, soit supprimer le formatage du numéro.

• Appliquer le formatage du numéro : HubSpot formatera automatiquement le numéro selon une norme basée sur l’indicatif du pays du numéro. Ces formats automatiques sont pris en charge par l’intégration HubSpot d’Aircall.

• Supprimer le formatage du numéro : vous pouvez saisir le numéro dans n’importe quel format. Pour garantir le bon fonctionnement de l’intégration, saisissez le numéro en utilisant l’un des formats pris en charge ci-dessous.

Exemples spécifiques par pays