Crear automatizaciones posllamada sofisticadas con el Aircall AI Voice Agent (AI VA) es más sencillo de lo que podría esperar. Al combinar el AI VA con una plataforma de automatización low-code como Zapier, los equipos de comercio electrónico de lujo pueden transformar las llamadas entrantes en flujos de trabajo fluidos y altamente personalizados, ofreciendo una experiencia de cliente propia de un servicio de conserjería, al tiempo que ahorran un tiempo valioso y garantizan que ninguna consulta quede sin respuesta.
En este artículo, explicaremos un ejemplo práctico: cómo configurar una automatización posllamada para un representante de ventas que gestiona llamadas entrantes de compradores exigentes de artículos de lujo.
En este escenario, el AI VA:
- Actúa como un conserje virtual, garantizando que todas las llamadas entrantes se respondan rápidamente, incluso cuando el representante de ventas no está disponible.
- Recopila datos esenciales del cliente, como su nombre completo, información de contacto y el mejor momento para una consulta personalizada
- Programa automáticamente una consulta personalizada o una sesión de compra privada según la fecha y hora que prefiera el cliente.
- Si la hora solicitada no está disponible, la automatización envía un cuidado correo electrónico de seguimiento en el que invita al cliente a seleccionar una franja horaria alternativa, manteniendo una experiencia prémium y sencilla sin necesidad de coordinación manual.
Nota: Para obtener más información, consulte nuestra página para desarrolladores: documentación completa de la API pública de Aircall.
Configuración del Aircall AI Voice Agent
En este artículo, suponemos que ya tiene experiencia creando un Aircall AI Voice Agent. De lo contrario, consulte la guía de lanzamiento del Aircall AI Voice Agent.
1. En el campo “Pautas de conversación”, incluya las siguientes instrucciones:
Nota: En el momento de la publicación de este artículo, Pautas de conversación sigue en fase beta y requiere que se habilite una marca de función. Si le interesa utilizar esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de Éxito del cliente.
Consejo: ## Regla 1: Recopilación de la dirección de correo electrónico
Si necesita recopilar la dirección de correo electrónico de la persona que llama, siga siempre estos pasos:
> Pida a la persona que llama que deletree su dirección de correo electrónico.
> Repita el deletreo exactamente como se lo haya indicado (letra por letra).
> No adivine, improvise ni cambie lo que haya dicho la persona que llama.
## Regla 2: Recopilación del nombre completo
Si necesita recopilar el nombre de la persona que llama, siga siempre estos pasos:
> Pida a la persona que llama que deletree su nombre completo para asegurarse de que quede registrado correctamente.
> No adivine, improvise ni cambie lo que haya dicho la persona que llama.
## Regla 3: Especificaciones para reservar demostraciones
Si la persona que llama no proporciona todos los datos siguientes para una reunión de demostración, vuelva a preguntarle por:
> La fecha exacta (p. ej., 3 de febrero), el año (p. ej., 2025), la hora (p. ej., 15:00) y la zona horaria (p. ej., EST).
Solicitudes como "mañana", "dentro de dos días" o "después del fin de semana" no son suficientes. Registre siempre la fecha, el año y la hora de la reunión de demostración en formato Fecha y hora ISO 8601 (p. ej., 2025-10-16T15:00:00-04:00).
Puede adaptar la redacción a sus necesidades específicas, pero, en general, estas indicaciones ayudarán a que el AI VA se comporte de manera más inteligente, especialmente al recopilar datos que pueden resultar complejos por naturaleza (como direcciones de correo electrónico, fechas y horas).
Nota: Para garantizar que Zapier interprete correctamente la fecha y la hora, utilizamos una instrucción de comportamiento que indica al AI VA que siempre las registre en un formato estandarizado: Fecha y hora ISO 8601 (p. ej., 2025-10-16T15:00:00-04:00).
2. Antes de configurar la automatización, asegúrese de que su AI Voice Agent esté configurado con preguntas de admisión que recopilen toda la información clave que necesitará para las acciones posteriores (como reservar una reunión o enviar un correo electrónico de seguimiento).
En este ejemplo, nuestro objetivo es recopilar el nombre completo y la dirección de correo electrónico del cliente, así como una fecha y hora concretas para programar una demostración. Las preguntas claras y estructuradas ayudan al AI VA a recopilar datos precisos y garantizan un flujo de automatización fluido.
Estos son algunos ejemplos:
- ¿Podría indicarme su nombre completo?
- En caso de que se corte la llamada, ¿podría facilitarme su dirección de correo electrónico?
- ¿Podría indicar una fecha, un año, una hora y una zona horaria concretos para que un agente reserve una consulta? Es importante especificar todos estos datos para que la reserva automatizada sea precisa.
Nota: Solicitar una fecha y hora concretas puede resultar complejo debido a las diferencias de zona horaria y al uso de expresiones relativas (como “mañana” o “dentro de dos días”). Para evitar errores al automatizar reservas en el calendario, solicite siempre una fecha, una hora y una zona horaria explícitas. Esto garantiza que el sistema interprete y reserve correctamente la reunión, independientemente de la ubicación del cliente o del representante de ventas.
3. Añada el AI VA al final de su flujo de llamadas (para que actúe como respaldo en caso de que el representante de ventas no atienda la llamada entrante).
Configuración de un flujo de Zapier (parte 1)
Nota: Este artículo presupone que ya tiene experiencia creando un Zap. De lo contrario, póngase en contacto con nuestro equipo de Éxito del cliente si le interesa contratar los Servicios profesionales de Aircall para que le ayuden a crear esta automatización (o una similar).
En su Zap, configure un activador “Webhook by Zapier” (“Catch Hook”) para detectar una notificación de evento de llamada de Aircall. Copie la URL del Webhook que se genere.
Configuración del Webhook del AI Voice Agent
En el panel izquierdo, vaya a Panel de Aircall > Integraciones > Webhooks y añada un nuevo “Webhook”.
Pegue la URL del Webhook del Zap del paso anterior. Además, asegúrese de que solo esté habilitada la notificación de Webhook “ai_voice_agent.summary”.
De este modo, se enviará una notificación a Zapier cada vez que un AI VA termine de hablar con una persona que llama (que también incluirá una carga útil con las preguntas de admisión relevantes y las respuestas recopiladas por el agente de voz).
Configuración de un flujo de Zapier (parte 2)
En general, cuando Aircall envía la notificación del Webhook que contiene las preguntas de admisión y las respuestas recopiladas por AI Voice Agent, tendrá la siguiente estructura de carga útil (JSON):
1. A continuación, procesaremos y «desglosaremos» la carga útil del Webhook recibida de Aircall para poder hacer referencia a cada respuesta de admisión en pasos posteriores de Zap. Para ello, añade un paso Formatter by Zapier con el evento «Utilidades» y configúralo de la siguiente manera:
- Transformar: Elemento de línea a texto
- Entrada: Selecciona el campo del activador de Zap con la etiqueta «Datos extraídos: respuesta de datos»
- Contiene la lista de todas las respuestas de admisión capturadas por AI Voice Agent
- Separador: |||
Este paso convierte la matriz de elementos de línea en un único bloque de texto, con cada elemento separado mediante el delimitador elegido (|||). En la práctica, esto permite hacer referencia fácilmente a respuestas individuales (como el nombre, el correo electrónico o la hora de la demostración) en acciones posteriores de Zap, como enviar un correo electrónico de seguimiento o crear un evento de calendario.
2. El siguiente paso consiste en reformatear la fecha solicitada de la futura reunión de demostración a un formato que sepamos que Zapier puede interpretar. Para ello, añade un paso Formatter by Zapier con el evento «Fecha/hora» y configúralo de la siguiente manera:
- Transformar: Formatear
- Entrada: Selecciona la fecha/hora de la reserva del paso anterior de «desglose»
- Formato de destino: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Zona horaria de destino: UTC
- Formato de origen: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Zona horaria de origen: UTC
3. A continuación, tendremos que calcular la fecha/hora de finalización de la futura reunión de demostración (es decir, cuánto debería durar la demostración). Para ello, añade un paso Formatter by Zapier con el evento «Fecha/hora» y configúralo de la siguiente manera:
- Transformar: Sumar/restar tiempo
- Entrada: Selecciona la fecha/hora de la reserva del paso anterior de «reformateo»
- Expresión: +X minutos
- Puedes ajustarlo al periodo de tiempo que necesites
- Formato de destino: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Formato de origen: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
4. A continuación, tendremos que comprobar si la fecha/hora sugerida por la persona que llama para la demostración entra en conflicto con alguna reunión existente en el calendario del representante de ventas. Para ello, añade un paso de Google Calendar con el evento de acción «Buscar periodos ocupados en el calendario» y configúralo de la siguiente manera:
- Calendario: El calendario correspondiente del representante de ventas
- Hora de inicio: Selecciona la fecha/hora de la reserva del paso anterior de «reformateo»
- Hora de finalización: Selecciona la fecha/hora de finalización de la reserva del paso anterior
- Correcto si no se encuentran resultados de búsqueda: Verdadero
- Si se encuentran varios resultados de búsqueda: Devolver el primer resultado de búsqueda
Si esta acción devuelve «falso», significa que no hay ninguna reunión que entre en conflicto en el calendario del representante de ventas. Si devuelve «verdadero», existe un conflicto.
5. Tendremos que realizar distintas acciones en función de si existe o no un conflicto con una reunión. Para ello, añade un paso «Rutas» con dos ramas:
- Hay una franja disponible (es decir, no existe ningún conflicto con una reunión)
- Alternativa (es decir, existe un conflicto con una reunión)
Rama «Franja disponible»
6. Configura las condiciones de la ruta para la rama «Franja disponible». Para ello, configura la siguiente condición:
- Continuar solo si: Selecciona el resultado del paso anterior de Google Calendar (es decir, «Buscar periodos ocupados en el calendario»)
- Operador: Es falso
7. Por último, podemos crear una reserva en el calendario del representante de ventas. Para ello, añade un paso de Google Calendar con el evento de acción «Crear evento detallado» y configúralo de la siguiente manera:
- Calendario: Selecciona el calendario del representante de ventas
- Resumen: El asunto de la invitación a la reunión
- Descripción: La descripción de la invitación a la reunión
- Fecha y hora de inicio: Selecciona la fecha y hora de la reserva del paso anterior «reformat»
- Fecha y hora de finalización: Selecciona la fecha y hora de finalización de la reserva del paso anterior (calculadas a partir de la fecha y hora de la reserva)
- Asistentes: Selecciona la dirección de correo electrónico de la persona que llamó, recopilada en el paso anterior «itemization»
Rama «Fallback»
En caso de que haya un conflicto de reuniones, tendremos que enviar un correo electrónico automático al cliente para pedirle otra fecha y hora que le resulten convenientes para una futura consulta.
8. En la rama «Fallback» (donde no es necesario establecer ninguna condición, ya que abarca todas las demás situaciones), añade un paso de Gmail con el evento de acción «Enviar correo electrónico» y configúralo de la siguiente manera:
- Para: Selecciona la dirección de correo electrónico de la persona que llamó, recopilada en el paso anterior «itemization»
- De: Selecciona la cuenta de Gmail del representante de ventas
- Nombre del remitente: nombre completo del representante de ventas
- Asunto: Asunto del correo electrónico
- Cuerpo: Cuerpo del correo electrónico
Ejemplo de invitación de Google Calendar
Una vez activado el Zap, debería poder integrarse con el AI Voice Agent de Aircall para reservar automáticamente reuniones con clientes que realizaron llamadas entrantes que el representante de ventas no atendió.
Ejemplo (invitación por correo electrónico enviada cuando la consulta se reserva correctamente):
Ejemplo (correo electrónico enviado cuando hay un conflicto de reuniones):
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