Crear automatizaciones elegantes post-llamada con el Agente de Voz AI de Aircall (AI VA) es más sencillo de lo que podrías esperar. Combinando el AI VA con una plataforma de automatización de bajo código como Zapier, los equipos de comercio electrónico de lujo pueden transformar las llamadas entrantes en flujos de trabajo fluidos y personalizados, ofreciendo una experiencia de cliente a nivel de conserjería mientras ahorran tiempo valioso y aseguran que ninguna consulta de cliente quede sin respuesta.
En este artículo, recorreremos un ejemplo práctico: configurar una automatización post-llamada para un representante de ventas que gestiona llamadas entrantes de compradores exigentes de productos de lujo.
En este escenario, el AI VA:
- Actúa como un conserje virtual, asegurando que cada llamada entrante sea respondida puntualmente, incluso cuando el representante de ventas no esté disponible.
- Recopila detalles esenciales del cliente, como su nombre completo, información de contacto y el mejor momento para una consulta personalizada.
- Programa automáticamente una consulta personalizada o sesión de compra privada basada en la fecha y hora preferidas por el cliente.
- Si el horario solicitado no está disponible, la automatización envía un correo electrónico de seguimiento pulido invitando al cliente a seleccionar una franja alternativa, manteniendo una experiencia premium y sin esfuerzo sin necesidad de coordinación manual.
Nota: Para más detalles, por favor consulte nuestra página de desarrolladores: Aircall's Public API
Configuración del Agente de Voz AI de Aircall
En este artículo, asumimos que ya tienes experiencia construyendo un Agente de Voz AI de Aircall. Si no es así, por favor consulta la Guía de Lanzamiento del Agente de Voz AI de Aircall.
1. En el campo “Directrices Conversacionales”, incluye las siguientes instrucciones:
Nota: En el momento de la publicación de este artículo, Directrices Conversacionales aún está en beta y requiere que se habilite un flag de función. Si estás interesado en usar esta función, por favor contacta con nuestro equipo de Éxito del Cliente.
Consejo: ## Regla 1: Recolección de correo electrónico
Si necesitas recopilar una dirección de correo electrónico del interlocutor, siempre sigue estos pasos:
> Pide al interlocutor que deletree su dirección de correo electrónico.
> Repite la ortografía exactamente como fue dada (letra por letra).
> No adivines, improvises ni cambies lo que dijo el interlocutor.
## Regla 2: Recolección de nombre completo
Si necesitas recopilar un nombre del interlocutor, siempre sigue estos pasos:
> Pide al interlocutor que deletree su nombre completo para asegurarte de que quede documentado correctamente.
> No adivines, improvises ni cambies lo que dijo el interlocutor.
## Regla 3: Especificaciones para reservar demostraciones
Si el interlocutor no proporciona todos los siguientes detalles para una reunión de demostración, pregunta nuevamente por:
> La fecha exacta (ej. 3 de febrero), año (ej. 2025), hora (ej. 15:00) y zona horaria (ej. EST).
Solicitudes como "mañana", "dentro de dos días" o "después del fin de semana" no son suficientes. Siempre documenta la fecha, año y hora de la reunión de demostración en formato ISO 8601 de Fecha y Hora (ej. 2025-10-16T15:00:00-04:00).
Siéntete libre de ajustar la redacción según tus necesidades específicas, pero en general estas directrices ayudarán a guiar al AI VA para que se comporte de manera más inteligente, especialmente al recopilar información que puede ser inherentemente complicada (por ejemplo, direcciones de correo electrónico, fechas y horas).
Nota: Para asegurar que Zapier interprete correctamente la fecha y hora, usamos una instrucción de comportamiento que dirige al AI VA a documentarla siempre en un formato estandarizado: ISO 8601 de Fecha y Hora (ej. 2025-10-16T15:00:00-04:00).
2. Antes de configurar tu automatización, asegúrate de que tu Agente de Voz AI esté configurado con preguntas de captura que recojan toda la información clave que necesitarás para acciones posteriores (como reservar una reunión o enviar un correo electrónico de seguimiento).
En este ejemplo, nuestro objetivo es recopilar el nombre completo del cliente, su dirección de correo electrónico y una fecha y hora específicas para programar una demostración. Preguntas claras y estructuradas ayudan al AI VA a capturar detalles precisos y asegurar un flujo de automatización fluido.
Aquí tienes algunos ejemplos:
- ¿Podrías decirme tu nombre completo, por favor?
- En caso de que se corte la llamada, ¿podrías proporcionarme tu dirección de correo electrónico?
- ¿Podrías proporcionar una fecha, año, hora y zona horaria específicas para que un agente pueda reservar una consulta? Es importante especificar todos estos detalles para una reserva precisa y automatizada.
Nota: Pedir una fecha y hora específicas puede ser complejo debido a diferencias horarias y el uso de expresiones relativas (como "mañana" o "en dos días"). Para evitar errores al automatizar reservas en el calendario, siempre solicita una fecha, hora y zona horaria explícitas. Esto asegura que tu sistema interprete y reserve la reunión con precisión, independientemente de la ubicación del cliente o del representante de ventas.
3. Añade el AI VA al final de tu flujo de llamadas (para actuar como desbordamiento en caso de que el representante de ventas no atienda la llamada entrante).
Configuración de un flujo en Zapier (Parte 1)
Nota: Este artículo asume que ya tienes experiencia creando un Zap. Si no es así, por favor contacta con nuestro equipo de Éxito del Cliente si estás interesado en contratar Servicios Profesionales de Aircall para ayudarte a construir esta (u otra) automatización similar.
En tu Zap, configura un disparador “Webhook by Zapier” (“Catch Hook”) para escuchar una notificación de evento de llamada desde Aircall. Copia la URL del Webhook que se genera.
Configuración del Webhook del Agente de Voz AI
En el panel principal de administración de Aircall, selecciona “Integraciones y API” en el panel lateral izquierdo y crea un nuevo “Webhook”.
Pega la URL del Webhook de Zapier del paso anterior. Además, asegúrate de tener habilitada solo la notificación de webhook “ai_voice_agent.summary”.
Esto enviará una notificación a Zapier cada vez que un AI VA termine de hablar con un interlocutor (que también contendrá una carga útil con las preguntas y respuestas relevantes recopiladas por el agente de voz).
Configuración de un flujo en Zapier (Parte 2)
En general, cuando Aircall envía la notificación del webhook que contiene las preguntas y respuestas recopiladas por el AI VA, tendrá la siguiente estructura de carga útil (JSON):
1. A continuación, procesaremos y “listaremos” la carga útil del webhook recibida de Aircall para que cada respuesta recopilada pueda ser referenciada en pasos posteriores del Zap. Para ello, añade un paso de Formatter by Zapier con el evento “Utilities” y configúralo de la siguiente manera:
- Transformar: De línea de ítem a texto
- Entrada: Selecciona el campo del disparador del Zap etiquetado como “Data Extracted Data Answer”
- Este contiene la lista de todas las respuestas recopiladas por el AI VA
- Separador: |||
Este paso convierte el array de ítems en un solo bloque de texto, con cada ítem separado por el delimitador elegido (|||). En términos prácticos, esto te permite referenciar fácilmente respuestas individuales (como nombre, correo electrónico o hora de la demostración) en acciones posteriores del Zap, como enviar un correo electrónico de seguimiento o crear un evento en el calendario.
2. El siguiente paso es reformatear la fecha solicitada para la futura reunión de demostración a un formato que sepamos que Zapier entenderá. Para esto, añade un paso de Formatter by Zapier con el evento “Date / Time” y configúralo así:
- Transformar: Formatear
- Entrada: Selecciona la fecha/hora de reserva del paso anterior de “listado”
- Formato de salida: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Zona horaria de salida: UTC
- Formato de entrada: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Zona horaria de entrada: UTC
3. Luego, necesitaremos calcular la fecha/hora de finalización de la futura reunión de demostración (es decir, cuánto durará la demostración). Para ello, añade un paso de Formatter by Zapier con el evento “Date / Time” y configúralo de esta forma:
- Transformar: Añadir/Restar tiempo
- Entrada: Selecciona la fecha/hora de reserva del paso anterior de “reformateo”
- Expresión: +X minutos
- Siéntete libre de ajustar este tiempo al que sea necesario
- Formato de salida: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Formato de entrada: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
4. A continuación, necesitaremos validar si la fecha/hora sugerida por el interlocutor para la demostración entra en conflicto con alguna reunión existente en el calendario del representante de ventas. Para ello, añade un paso de Google Calendar con la acción “Buscar períodos ocupados en el calendario” y configúralo así:
- Calendario: El calendario relevante del representante de ventas
- Hora de inicio: Selecciona la fecha/hora de reserva del paso anterior de “reformateo”
- Hora de fin: Selecciona la fecha/hora de fin de reserva del paso anterior
- Considerar éxito si no se encuentran resultados: Verdadero
- Si se encuentran múltiples resultados: Devolver el primer resultado
Si esta acción devuelve “falso”, significa que no hay conflicto de reunión en el calendario del representante de ventas. Si devuelve “verdadero”, entonces hay un conflicto.
5. Necesitaremos tomar diferentes acciones dependiendo de si hay un conflicto de reunión o no. Para ello, añade un paso “Paths” con dos ramas:
- Hay una franja disponible (es decir, no hay conflicto de reunión)
- Alternativa (es decir, hay un conflicto de reunión)
Rama “Franja Disponible”
6. Configura las condiciones del Path para la rama “Franja Disponible”. Para ello, establece la siguiente condición:
- Continuar solo si: Selecciona el resultado del paso anterior de Google Calendar (es decir, “Buscar períodos ocupados en el calendario”)
- Operador: Es falso
7. Finalmente, podemos crear una reserva en el calendario del representante de ventas. Para ello, añade un paso de Google Calendar con la acción “Crear evento detallado” y configúralo así:
- Calendario: Selecciona el calendario del representante de ventas
- Resumen: El asunto de la invitación a la reunión
- Descripción: La descripción de la invitación a la reunión
- Fecha y hora de inicio: Selecciona la fecha/hora de reserva del paso anterior de “reformateo”
- Fecha y hora de fin: Selecciona la fecha/hora de fin de reserva del paso anterior (calculada a partir de la fecha/hora de reserva)
- Asistentes: Selecciona la dirección de correo electrónico del interlocutor recopilada en el paso anterior de “listado”
Rama “Alternativa”
En caso de que haya un conflicto de reunión, necesitaremos enviar un correo electrónico automático al cliente solicitando otra fecha/hora que sea conveniente para una futura consulta.
8. En la rama “Alternativa” (donde no es necesario establecer condiciones ya que captura todas las demás situaciones), añade un paso de Gmail con la acción “Enviar correo electrónico” y configúralo así:
- Para: Selecciona la dirección de correo electrónico del interlocutor recopilada en el paso anterior de “listado”
- De: Selecciona la cuenta de Gmail del representante de ventas
- Nombre del remitente: nombre completo del representante de ventas
- Asunto: Asunto del correo electrónico
- Cuerpo: Cuerpo del correo electrónico
Ejemplo de invitación de Google Calendar
Una vez activado el Zap, debería poder integrarse con el Agente de Voz AI de Aircall para reservar automáticamente reuniones con clientes que llamaron y que fueron perdidas por el representante de ventas.
Ejemplo (invitación por correo electrónico enviada cuando la consulta se reserva con éxito):
Ejemplo (correo electrónico enviado cuando hay un conflicto de reunión):
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