Si cada llamada entrante y saliente realizada a través de Aircall está creando una Tarea separada en Salesforce, tu lista de Tareas puede llenarse rápidamente y volverse difícil de gestionar. Puedes controlar este comportamiento directamente desde tu Panel de Aircall ajustando cómo se registran las llamadas.

Por qué cada llamada se registra como una tarea

Por defecto, la integración de Aircall con Salesforce está configurada para crear una Tarea en Salesforce por cada llamada. Esto se aplica a llamadas entrantes, salientes y perdidas. Si tienes un volumen alto de llamadas, esta configuración por defecto puede generar un número abrumador de Tareas.

Ajustar la configuración de registro de llamadas en el Panel de Aircall

Puedes cambiar qué llamadas se registran como tareas en Salesforce, así como cómo se registran.

Pasos

  1. Ve a Panel de Aircall > Integraciones y API.
  2. Selecciona tu integración de Salesforce.
  3. En la sección Flujo de llamadas, revisa la configuración para cada tipo de llamada:
    • Llamadas entrantes
    • Llamadas salientes
    • Llamadas perdidas
  4. Para cada tipo de llamada, ajusta cómo se registra como una Tarea en Salesforce. Puedes elegir:
    • Registrar llamadas como En progreso
    • Registrar llamadas como Completadas
    • No registrar ciertas llamadas como tareas en absoluto
  5. En la sección Configuración general, refina aún más cómo y cuándo las llamadas crean Tareas:
    • Decide si las llamadas fuera del horario laboral deben registrarse.
    • Elige si:
      • Registrar las llamadas en un Caso existente o Oportunidad, o
      • Crear nuevos registros en Salesforce cuando el número de teléfono no esté ya asociado con un registro existente.
  6. Después de ajustar la configuración, guarda tus cambios.
CONSEJO:
Comienza deshabilitando la creación de Tareas para tipos de llamadas de bajo valor (por ejemplo, llamadas perdidas fuera del horario laboral) para reducir rápidamente el desorden en el panel de Tareas de Salesforce.

Ajusta el comportamiento del registro de llamadas

Usa la combinación de Flujo de llamadas y Configuración general para alinear la creación de tareas con tu proceso de ventas o soporte. Por ejemplo, podrías:

  • Registrar solo las llamadas salientes completadas como Tareas.
  • Registrar las llamadas entrantes solo en Casos existentes, para que las Tareas permanezcan vinculadas a problemas de soporte activos.
  • Evitar registrar llamadas que ocurren fuera del horario laboral, a menos que formen parte de un proceso de escalación.

Guías de configuración relacionadas

Para pasos más detallados, puedes seguir las instrucciones en el artículo sobre Registro de tus llamadas en Salesforce. Además, para asignaciones específicas de campos y configuraciones, consulta el artículo Registro de llamadas en Salesforce - Campos.