Si cada llamada entrante y saliente realizada a través de Aircall crea una Tarea independiente en Salesforce, tu lista de Tareas puede saturarse rápidamente y resultar difícil de gestionar. Puedes controlar este comportamiento directamente desde tu Panel de control de Aircall ajustando cómo se registran las llamadas.

Por qué cada llamada se registra como una tarea

De forma predeterminada, la Integración con Salesforce de Aircall está configurada para crear una Tarea en Salesforce por cada llamada. Esto se aplica a las llamadas entrantes, las llamadas salientes y las llamadas perdidas. Si tienes un volumen de llamadas elevado, esta configuración predeterminada puede generar una cantidad abrumadora de Tareas.

Ajustar la configuración del registro de llamadas en el Panel de control de Aircall

Puedes cambiar qué llamadas se registran como tareas de Salesforce, así como la forma en que se registran.

Pasos

  1. Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones.
  2. Selecciona tu Integración con Salesforce.
  3. En la sección Flujo de trabajo de llamadas, revisa la configuración de cada tipo de llamada:
    • Llamadas entrantes
    • Llamadas salientes
    • Llamadas perdidas
  4. Para cada tipo de llamada, ajusta cómo se registra como Tarea en Salesforce. Puedes elegir:
    • Registrar las llamadas como En curso
    • Registrar las llamadas como Completadas
    • No registrar determinadas llamadas como tareas
  5. En la sección Configuración general, define con mayor precisión cómo y cuándo las llamadas crean Tareas:
    • Decide si deben registrarse las llamadas fuera del horario de atención.
    • Elige si quieres:
      • Registrar las llamadas en un Caso existente o una Oportunidad existente, o
      • Crear nuevos registros en Salesforce cuando el número de teléfono todavía no esté asociado a un registro existente.
  6. Después de ajustar la configuración, guarda los cambios.
Consejo: Empieza por desactivar la creación de Tareas para los tipos de llamadas de poco valor (por ejemplo, llamadas perdidas fuera del horario de atención) para reducir rápidamente la saturación del panel de Tareas de Salesforce.

Ajustar con precisión el comportamiento del registro de llamadas

Utiliza la combinación de Flujo de trabajo de llamadas y Configuración general para adaptar la creación de tareas a tu proceso de ventas o asistencia. Por ejemplo, puedes:

  • Registrar como Tareas únicamente las llamadas salientes completadas.
  • Registrar las llamadas entrantes únicamente en Casos existentes, para que las Tareas permanezcan vinculadas a incidencias de asistencia activas.
  • Evitar registrar las llamadas que se produzcan fuera del horario de atención, salvo que formen parte de un proceso de escalado.

Guías de configuración relacionadas

Para consultar pasos más detallados, puedes seguir las instrucciones del artículo sobre Cómo registrar tus llamadas en Salesforce. Además, para conocer las asignaciones de campos y la configuración específicas, consulta el artículo Registro de llamadas de Salesforce: campos.