Configura el enrutamiento inteligente al propietario del contacto de HubSpot usando el widget Ring-to (vía API) en Smartflows

Configura el enrutamiento inteligente al propietario del contacto de HubSpot en un número de teléfono compartido de Aircall para garantizar que las personas que llaman se conecten eficientemente con su punto de contacto dedicado.

Nota: The video tutorial may show the previous version of the Test Response section. Always rely on the written steps in this article for the most current guidance.

En esta guía aprenderás:

• Cómo el uso del widget Ring-to (vía API) mejora la eficiencia y la experiencia del cliente

• Cómo configurar el enrutamiento inteligente al propietario del contacto de HubSpot

  • Primer paso: Crear campos personalizados en HubSpot y generar un token bearer

  • Segundo paso: Configurar el widget Ring-to (vía API) en Smartflows

Importante: The Ring to (via API) widget is available only on the Professional plan. To upgrade, please contact your Aircall account manager.

Cómo el uso del widget Ring-to (vía API) mejora la eficiencia y la experiencia del cliente

El enrutamiento inteligente en un número de teléfono compartido proporciona grandes beneficios en eficiencia, precisión y experiencia del cliente. Al dirigir las llamadas entrantes de manera inteligente en función de los datos del CRM, el enrutamiento inteligente garantiza que cada persona que llama llegue rápidamente a la persona adecuada, reduciendo los tiempos de espera y mejorando las tasas de resolución en la primera llamada.

Usando el widget Ring-to (vía API) de Aircall en Smartflows, una implementación común dirige a las personas que llaman directamente a su propietario del contacto de HubSpot. Esto evita que todo el equipo sea interrumpido por llamadas que no les corresponden y elimina la necesidad de poner a las personas que llaman en espera mientras son transferidas a su contacto dedicado.

Cómo configurar el enrutamiento inteligente al propietario del contacto de HubSpot

Primer paso: Crear propiedades personalizadas en HubSpot y generar un token bearer

Importante: This step requires familiarity with HubSpot Custom Fields and HubSpot Private Apps.

Comienza en HubSpot creando una propiedad personalizada para almacenar la dirección de correo electrónico del propietario del contacto.

Pasos

1. Ve a Propiedades de contacto en la configuración de HubSpot.

2. Selecciona Crear propiedad.

3. Completa los detalles de la propiedad de la siguiente manera:

Nota: Configure the Rules section as desired, but make sure special characters are not restricted, since email addresses include characters such as @ and .

4. A continuación, puedes crear un workflow de HubSpot para completar este campo automáticamente:

• Inscribir todos los nuevos contactos al crearlos.

• Para incluir contactos existentes, selecciona Sí, inscribir los contactos existentes que cumplan los criterios de activación desde ahora en el paso de Revisar y publicar de la configuración de tu workflow.

5. Una vez creada la propiedad, rellénala con una dirección de correo electrónico. Necesitarás este valor más adelante para probar la validez de la ruta dentro del widget Ring-to (vía API).

6. A continuación, genera un Token Bearer en tu Portal de Desarrollador de HubSpot. Este token autenticará tu solicitud API al configurar el widget Ring-to (vía API) en Smartflows. Para instrucciones detalladas, consulta la guía de HubSpot sobre aplicaciones privadas.

Paso 2: Configura el widget Ring-to (vía API) dentro de Aircall Smartflows

Importante: This section requires familiarity with HubSpot REST API, JSON, and Smartflows.

1. Ve a Aircall Dashboard > Números y abre el número de Smartflows que deseas configurar.

   • Es importante tener en cuenta que los usuarios de Aircall a los que se les enruten llamadas a través de la API no necesitan estar asignados a la Distribución de Llamadas de Smartflows. Si están asignados, el usuario recibirá notificaciones de llamadas perdidas en su lista de tareas si no contestan la llamada transferida. Sin embargo, no recibirán estas notificaciones si no están asignados al número.

2. Navega al número de teléfono en el que deseas configurar el widget Ring-to (vía API). Añade el widget Ring-to (vía API) en el lugar deseado de tu distribución Smartflows para abrir el editor del widget.

3. Establece el método de autenticación como Bearer Token, luego haz clic en Establecer credenciales. En el formulario emergente de credenciales, pega el Token Bearer creado en el paso anterior.

4. Vuelve al editor del widget y completa la configuración de la solicitud:

• URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search

• Método: POST

• Cuerpo:

  {
    "properties": [
      "firstname",
      "lastname",
      "company",
      "email",
      "hubspot_owner_id",
      "aircall_contact_owner_email",
      "hs_calculated_phone_number",
      "hs_calculated_mobile_number",
      "hs_searchable_calculated_phone_number",
      "hs_searchable_calculated_mobile_number",
      "last_used_aircall_phone_number"
    ],
    "filterGroups": [
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      },
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_phone_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      }
    ],
    "sorts": [
      {
        "propertyName": "lastmodifieddate",
        "direction": "DESCENDING"
      }
    ],
    "limit": 10
  }

5. Configura la respuesta:

• Tipo de respuesta = User (ID or email)
• Ruta = results[0].properties.aircall_contact_owner_email

6. Realiza una prueba en el campo dedicado Test Response:

• Introduce un número de teléfono válido en formato internacional E.164.

• Confirma que se devuelve un payload JSON.

• Confirma que la Ruta es válida para encontrar el valor utilizado para transferir o enrutar la llamada entrante.

• Confirma que la dirección de correo electrónico del contacto existente coincide con la de un usuario existente en Aircall.

Consejo: Adjust the ringing settings directly beneath the test to suit your business operations.

Ahora deberías estar listo para empezar a probar las llamadas entrantes para el enrutamiento inteligente al propietario del contacto de HubSpot usando el widget Ring-to (vía API).