Crear un sistema simplificado de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) en Smartflows ayuda a optimizar el enrutamiento de llamadas, reducir los tiempos de espera y las llamadas abandonadas, y mejorar la satisfacción del cliente. Un IVR de soporte bien estructurado puede guiar a los llamantes hacia los equipos adecuados con una navegación mínima por el menú, además de ser fácil de mantener y escalar.

En este artículo te guiaremos a través de:

  • Configurar el horario laboral en tus líneas telefónicas
  • Agregar mensajes de buzón de voz
  • Configurar el menú de tu IVR
  • Asignar equipos a las ramas del IVR
  • Publicar tu Smartflow

Configura un IVR de soporte simple

Configura el horario laboral

Define cuándo tu equipo de soporte está disponible para atender llamadas.

Pasos

  1. En tu número de Smartflow, añade un widget Regla de Tiempo.
  2. Configura el horario laboral de tu equipo (por ejemplo, de lunes a viernes, de 8:00 a 17:00).
  3. Enruta las llamadas al manejo durante el horario laboral en horarios abiertos, y al buzón de voz fuera del horario laboral cuando esté cerrado.
CONSEJO:
Usa una única regla de tiempo para mantener la configuración limpia y fácil de actualizar.

Agrega mensajes de buzón de voz

Prepara mensajes personalizados de buzón de voz para diferentes periodos de tiempo.

Pasos

  1. En tu número de Smartflow, añade widgets de Buzón de Voz para funcionar:
    • Durante el horario laboral (por ejemplo, cuando nadie conteste).
    • Fuera del horario laboral.
  2. Usa la opción de Texto a Voz o Subir un archivo de audio (MP3 o WAV) para grabar mensajes claros y concisos.
CONSEJO:
Mantén los mensajes del buzón de voz cortos e informativos para animar a los clientes a dejar sus datos de contacto.

Configura el menú IVR de soporte

Configura un menú de teclado que dirija claramente a los llamantes al área de soporte correcta.

Pasos

  1. En tu número de Smartflow, añade un widget de Teclado/IVR a tu flujo.
  2. Proporciona instrucciones claras del menú (por ejemplo, “Pulsa 1 para Soporte de la App, 2 para Soporte del Panel, 3 para Facturación”).
  3. Agrega ramas para cada opción.

Asigna equipos a las ramas del IVR

Cada opción del menú debe enrutar a el equipo correspondiente.

Pasos

  1. Para cada rama, usa un widget RingTo para enrutar las llamadas al equipo/agente correspondiente.
  2. Configura la duración del timbre y las reglas de llamada para optimizar la capacidad de respuesta.
  3. Agrega un mensaje genérico de buzón de voz después de cada widget RingTo para llamadas no contestadas durante el horario laboral.
Importante: E:
Asegúrate de que todos los caminos terminen en buzón de voz u otra opción de respaldo para evitar llamadas caídas.

Publica tu Smartflow

Pasos

Una vez que todas las configuraciones estén en su lugar:

  1. Revisa tu flujo IVR para asegurarte de que está completo.
  2. Haz clic en Publicar para activarlo.

Tu IVR de soporte simplificado ya está activo y listo para atender a tus llamantes de manera eficaz.

Aprende más sobre la distribución de llamadas en Smartflows en nuestro artículo Smartflows: Resumen del enrutamiento de llamadas