Aircall permite a las personas que llaman marcar la extensión individual de un usuario para que puedan contactar directamente con la persona adecuada, sin tener que navegar por menús ni esperar en una cola. Las extensiones funcionan en toda la cuenta y pueden personalizarse por usuario.

Comprender las extensiones de usuario

Cuando se crea un nuevo usuario en Aircall, se le asigna automáticamente un número de extensión de tres dígitos. Este número puede editarse en cualquier momento desde el Panel de Administración.

Importante: E:
Las extensiones deben ser únicas dentro de tu cuenta de Aircall.
Dos usuarios no pueden compartir la misma extensión.

Configurar la extensión de un usuario en el Panel de Aircall

Puedes ver o editar la extensión de un usuario desde el Panel.

Pasos:

  1. Ve a Panel de Aircall > Usuarios y equipos > Todos los usuarios
  2. Busca y selecciona el usuario cuya extensión quieres ver o modificar.
  3. En la Configuración del usuario, ve a la pestaña General.
  4. En Configuración de perfil, localiza el campo Extensión.
  5. Para cambiar la extensión, introduce un nuevo número de tres dígitos.
  6. Haz clic en Guardar cambios para confirmar.

Image showing how to edit user's extension

Llamar usando una extensión

Las personas que llaman pueden marcar una extensión de tres dígitos durante las siguientes etapas de una llamada:

  • Durante o inmediatamente después de un mensaje IVR (
  • Mientras escuchan un Mensaje de audio
  • Mientras escuchan la Música de espera

Las extensiones funcionan en toda la cuenta. Incluso si un usuario no forma parte de la distribución de llamadas de un número, aún se puede marcar su extensión y la llamada se le dirigirá.

Para ayudar a las personas que llaman a usar extensiones, puedes añadir un mensaje de audio a tu flujo de llamadas, como por ejemplo:

"Si conoce la extensión de la persona con la que desea hablar, márquela ahora. De lo contrario, espere para escuchar las opciones disponibles."

Marcación de extensiones con Enrutamiento Legacy

Para los números que aún utilizan el Enrutamiento Legacy, la marcación de extensiones funciona de manera diferente.

Números clásicos

  • Las extensiones pueden marcarse durante el Mensaje de bienvenida.
  • Las llamadas solo llegarán a los usuarios que estén asignados a la distribución de llamadas de ese número específico.
  • Si el usuario no forma parte de esa distribución, su extensión no funcionará en ese número.

Números IVR

  • Las extensiones pueden marcarse durante el Mensaje de bienvenida o el Mensaje IVR.
  • Las llamadas pueden llegar a cualquier usuario de la cuenta, independientemente de la asignación IVR.

Encuentra tu extensión en Aircall Workspace

Los usuarios pueden encontrar fácilmente su propia extensión en Aircall Workspace.

Pasos:

  1. Haz clic en Configuración en la esquina inferior izquierda.
  2. En la pestaña Cuenta, localiza tu número de extensión dentro de tu Perfil.

Image showing extension in Aircall Workspace

Consideraciones clave

¿Qué ocurre si un usuario no está disponible?

  • Si un usuario no está disponible, la persona que llama escuchará un mensaje automático.
    Actualmente, este mensaje automático no puede ser cambiado ni personalizado.
  • Si una persona que llama marca una extensión y la llamada no se responde, todos los usuarios asignados al número de teléfono original recibirán una notificación de llamada perdida.

Extensiones y usuarios "Call data and access"

Si un usuario está configurado solo para llamadas salientes (por ejemplo, un usuario "Call data and access"), su extensión no funcionará:

  • Las personas que llamen a su extensión escucharán el error: "Esta extensión no existe."

No se puede marcar una extensión durante transferencias por API

Cuando una llamada se transfiere a través de la API pública, la persona que llama no puede marcar una extensión durante la fase de timbrado de esa transferencia.