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KI-Aktionen: Calendly-Aktionen für Ihren AI Voice Agent einrichten

Die Calendly-MCP-Integration verbindet Ihren AI Voice Agent mit Calendly. So können AI Voice Agents Live-Gespräche in gebuchte Meetings, Termine, Vorstellungsgespräche, Beratungen und Termine zum Nachfassen umwandeln, ohne Kunden auf eine Buchungsseite zu verweisen.

Wenn ein Anrufer oder potenzieller Kunde mit jemandem sprechen möchte, kann der Agent den passenden Ereignistyp ermitteln, die Verfügbarkeit in der Zeitzone des Anrufers prüfen, den ausgewählten Termin buchen und dem Kunden die endgültigen Details bestätigen.

Typische Anwendungsfälle sind Verkaufsdemos, Supporttermine, Vorstellungsgespräche, medizinische Beratungen, Immobilienbesichtigungen, Finanzberatungen, Kundenerfolgsmeetings, Einarbeitungstermine und Gespräche zu Vertragsverlängerungen.

So funktioniert es bei eingehenden und ausgehenden Anrufen

Unabhängig davon, wer das Gespräch beginnt, ist das Ziel dasselbe: Aus dem Wunsch nach einem Termin wird ein bestätigter Kalendereintrag.

Eingehende Anrufe: Ein Kunde ruft an. Der Agent erkennt den Terminwunsch, prüft die verfügbaren Zeitfenster in Calendly und bucht das Meeting.
Ausgehende Anrufe: Der Agent fasst bei einem Lead, Kunden, Bewerber oder Patienten nach und schlägt einen Termin vor oder bestätigt ihn. Die Calendly-Einladung wird automatisch erstellt.

Dieselbe Calendly-Integration und dieselben Aktionen funktionieren für beide Arten von Anrufen. Wie Sie einen Agenten für ausgehende Anrufe einrichten, erfahren Sie in der Anleitung zur Einrichtung eines AI Voice Agent für ausgehende Anrufe.

Achtung: Der Agent bucht echte Meetings. Jede Buchung wird im verbundenen Calendly-Account erstellt. Eine Buchung sollte nur erfolgen, wenn der Anrufer ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit sowie die erforderlichen Angaben wie Name, E-Mail-Adresse und Zeitzone genannt hat. Legen Sie in Ihren Anweisungen fest, wann der Agent nur die Verfügbarkeit prüfen und wann er buchen darf.

Bevor Sie beginnen

Ein Calendly-Account.
Mindestens ein erstellter AI Voice Agent. Falls Sie noch keinen haben, lesen Sie zuerst Ihren AI Voice Agent konfigurieren und kehren Sie dann zu dieser Anleitung zurück.
Admin-Berechtigungen im Aircall Dashboard.

Aktionen und Anwendungsfälle

Die agentenbasierte Integration von Aircall <> Calendly bietet Ihnen drei Bausteine. Sie können sie kombinieren, um unterschiedliche Agenten zu erstellen.

Baustein	Was er definiert	Beispiele
Anwendungsfälle	Welche Rolle der Agent übernimmt und welches Terminergebnis er unterstützt	Verkaufsdemos, Supporttermine, Vorstellungsgespräche
Aktionsgruppen	Was der Agent in einem Arbeitsablauf zur Terminplanung tun kann	Einen Meetingtyp auswählen, verfügbare Zeitfenster prüfen, ein Meeting buchen
Aktionen	Auf welche Daten der Agent in Calendly zugreifen und was er dort erstellen kann	Meetingtypen auflisten, verfügbare Zeiten auflisten, ein Meeting erstellen

KI-Aktionen

Dies sind die einzelnen Tools, die Ihrem Agenten über die Calendly-MCP-Integration zur Verfügung stehen. Sie ermöglichen ihm den Zugriff auf bestimmte Arbeitsabläufe zur Terminplanung: den verbundenen Gastgeber ermitteln, Ereignistypen finden, verfügbare Zeitfenster prüfen, eine eingeladene Person für ein Meeting anlegen und das geplante Ereignis nach der Buchung bestätigen.

Calendly-Aktionen lassen sich in drei Typen einteilen:

Ermittlungsaktionen ermitteln den verbundenen Gastgeber und finden den richtigen Ereignistyp.
Verfügbarkeitsaktionen rufen buchbare Zeitfenster für einen bestimmten Ereignistyp und Zeitraum ab.
Buchungsaktionen legen die eingeladene Person an und rufen optional die endgültigen Details des geplanten Ereignisses ab.

Aktion	Typ	Funktion	Wissenswertes
Benutzerdetails abrufen	Ermittlung	Identifiziert den verbundenen Calendly-Account des Gastgebers und gibt dessen Benutzer-URI zurück.	Wird einmal zu Beginn einer Prüfung der Terminplanung, des Ereignistyps oder der Verfügbarkeit ausgeführt. Der Agent verwendet die URI genau so, wie sie zurückgegeben wird.
Ereignistypen auflisten	Ermittlung	Listet die Calendly-Meetingtypen (Ereignistypen) für den verbundenen Benutzer oder eine angegebene Organisation auf.	Wird nach „Benutzerdetails abrufen“ verwendet, um einen Meetingtyp anhand des Namens oder der Dauer zu finden. Der Agent übergibt die exakte Benutzer-URI aus „Benutzerdetails abrufen“, keine E-Mail-Adresse, keinen Namen, keinen Slug und keinen erfundenen Wert.
Verfügbare Zeiten auflisten	Verfügbarkeit	Gibt die freien, buchbaren Zeitfenster für einen Meetingtyp innerhalb eines angefragten Zeitraums zurück.	Wird immer verwendet, bevor der Agent verfügbare Zeiten nennt. Der Agent übernimmt den Meetingtyp aus dem ausgewählten Ereignistyp, wandelt den Zeitraum in der Ortszeit des Anrufers in ISO-Zeitstempel um und nennt nur zurückgegebene Zeiten, die zur Anfrage passen.
Meeting erstellen	Buchung	Bucht den Anrufer als eingeladene Person für einen bestimmten Meetingtyp und eine bestimmte Startzeit.	Wird verwendet, wenn der Anrufer nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit fragt und die erforderlichen Angaben zur eingeladenen Person macht. Der Agent versucht, genau die angefragte Startzeit zu buchen, übermittelt sie im UTC-Format nach ISO 8601, übernimmt einen für den Meetingtyp konfigurierten erforderlichen Ort und lässt optionale Felder weg, zu denen er keine Angaben erhalten hat.
Ereignis abrufen	Buchung	Ruft die Details des gerade erstellten Meetings ab.	Wird nur verwendet, nachdem „Meeting erstellen“ erfolgreich war, und zwar mit der bei der Buchung zurückgegebenen Ereignis-URI. Der Agent fragt den Anrufer nicht nach einer Calendly-URI und liest keine unverarbeiteten URIs vor.

Häufige Aktionskombinationen

Einen Demo-Meetingtyp finden, bevor die Verfügbarkeit geprüft wird: „Benutzerdetails abrufen“, dann „Ereignistypen auflisten“.
Die Frage „Welche Zeiten sind am Donnerstagnachmittag verfügbar?“ beantworten: „Benutzerdetails abrufen“, dann „Ereignistypen auflisten“, dann „Verfügbare Zeiten auflisten“.
Einen genau angegebenen Termin buchen: „Meeting erstellen“, dann „Ereignis abrufen“.

Aktionsgruppen

Eine Aktionsgruppe kombiniert Calendly-Aktionen, um eine Aufgabe der Terminplanung zu erledigen. Da Calendly echte Meetings erstellen kann, legen Sie für jede Gruppe klar fest, welches Ergebnis zulässig ist: den Gastgeber ermitteln, einen Meetingtyp auswählen, die Verfügbarkeit prüfen, ein Meeting buchen oder die endgültigen Details bestätigen.

Aktionsgruppe	Was der Agent tut	Verwendete Aktionen	Beispiel für eine Anfrage eines Anrufers
Den Calendly-Host ermitteln	Identifiziert den verbundenen Host-Account, bevor Meetingtypen aufgelistet oder Verfügbarkeiten geprüft werden.	Benutzerdetails abrufen	„Kannst du prüfen, welche Meetingtypen ich über den verbundenen Calendly-Account buchen kann?“
Den passenden Ereignistyp auswählen	Listet Ihre Meetingtypen auf und wählt anhand von Name, Dauer oder Anliegen des Anrufers den passenden aus.	Benutzerdetails abrufen, dann Ereignistypen auflisten	„Ich möchte eine 30-minütige Produkt-Demo buchen.“
Verfügbare Zeiten prüfen	Prüft freie Zeitfenster für den ausgewählten Meetingtyp und gibt nur die Zeiten zurück, die zum gewünschten Zeitraum des Anrufers passen.	Benutzerdetails abrufen, dann Ereignistypen auflisten, dann verfügbare Zeiten auflisten	„Welche Zeiten sind am Donnerstagnachmittag verfügbar?“
Ein Meeting buchen	Bucht das Meeting, wenn der Anrufer ein bestimmtes Datum, eine Uhrzeit und die erforderlichen Angaben nennt.	Meeting erstellen	„Buche morgen den Termin um 14 Uhr pazifischer Zeit mit jane@acme.com. Mein Name ist Jane Doe.“
Details des gebuchten Meetings bestätigen	Ruft nach einer erfolgreichen Buchung die endgültigen Details ab und bestätigt sie.	Meeting erstellen, dann Ereignis abrufen	„Kannst du die endgültige Uhrzeit und den Ort des Meetings bestätigen, das wir gerade gebucht haben?“
Vollständiger Ablauf der Terminplanung	Kombiniert die Auswahl des Meetingtyps, die Prüfung der Verfügbarkeit, die Buchung und die Bestätigung in einem Gespräch.	Alle fünf Aktionen	„Finde für Donnerstagnachmittag einen Termin für eine 30-minütige Demo und buche dann die Option um 15 Uhr mit Alex unter alex@example.com.“

Anwendungsfälle

Ein Anwendungsfall legt fest, welche Rolle Ihr Agent hat und welches Ergebnis bei der Terminvereinbarung er unterstützt. Jeder Anwendungsfall kombiniert dieselben Aktionsgruppen: den passenden Meetingtyp auswählen, verfügbare Zeiten prüfen, ein Meeting buchen und die Details bestätigen.

Anwendungsfall	Was der Agent tut	Wichtige Hinweise
Terminplanung für Meetings	Wenn ein Kunde oder Interessent mit jemandem sprechen möchte, prüft der Agent die Verfügbarkeit und bucht direkt in Calendly ein Meeting, ohne dass ein Mensch eingreifen oder eine Buchungsseite genutzt werden muss.	Stellen Sie nur bei Bedarf kurze Fragen: zum Meetingtyp, Datum, zur Uhrzeit, Zeitzone sowie zum Namen und zur E-Mail-Adresse des Anrufers.
Buchung von Vertriebs-Demos	Wenn ein Interessent das Produkt sehen, Tarife vergleichen oder mit dem Vertrieb sprechen möchte, findet der Agent den passenden Meetingtyp für die Demo, bietet Zeiten an und bucht den Termin, während der Interessent noch im Gespräch ist.	Buchen Sie erst, wenn die erforderlichen Angaben vorliegen. Wenn mehrere Demo-Typen passen, stellen Sie eine kurze Frage.
Supporttermine	Wenn ein Kunde Hilfe benötigt, die eine Sitzung mit persönlicher Betreuung erfordert, findet der Agent den passenden Supporttermin, prüft verfügbare Zeiten und bucht einen Termin mit dem Support-Team.	Garantieren Sie bei der Terminplanung keine Ergebnisse des Supports. Halten Sie die Angaben zum Supportanliegen kurz.
Vorstellungsgespräche	Wenn ein Bewerber für ein erstes telefonisches Gespräch oder ein Vorstellungsgespräch bereit ist, wählt der Agent den passenden Gesprächstyp aus, bietet Zeitfenster an und bucht den Termin.	Fragen Sie nicht nach unnötigen personenbezogenen Daten. Wenn die Stelle oder der Gesprächstyp unklar ist, stellen Sie eine Frage.
Beratungsgespräche (Gesundheitswesen, Finanzberatung, Rechtsberatung, Bildung)	Erfasst die Terminanfrage, wählt den passenden Beratungstyp aus und bucht einen bestätigten Termin.	Geben Sie keine medizinische, rechtliche, finanzielle oder sonstige regulierte Beratung, es sei denn, Ihr Arbeitsablauf erlaubt dies. Erfassen Sie keine unnötigen sensiblen Daten.
Immobilienbesichtigungen	Wenn ein Käufer, Mieter oder potenzieller Kunde eine Immobilie besichtigen möchte, wählt der Agent den passenden Besichtigungstyp aus, prüft freie Zeitfenster und bucht den Termin. Dabei erfasst er grundlegende Angaben zum Besuch.	Erfinden Sie keine Verfügbarkeiten für Besichtigungen, Immobiliendetails oder Standorte. Erfassen Sie keine unnötigen Finanz- oder Identitätsdaten.
Meetings zum Kundenerfolg (Einarbeitung, vierteljährliche Geschäftsbesprechungen, Verlängerungen, Account-Reviews)	Wählt den passenden Meetingtyp aus, bietet verfügbare Zeiten an und bucht das Meeting mit dem Kunden.	Erfinden Sie keine Verfügbarkeiten, Account-Details oder Verlängerungsbedingungen. Stellen Sie eine Frage, wenn mehrere Meetingtypen passen.

Calendly AI Actions einrichten

Schritt 1: Calendly AI Actions installieren

Schritte

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
Installieren Sie die Integration Calendly, falls sie noch nicht installiert ist, und öffnen Sie sie anschließend.
Wählen Sie den Tab AI Actions aus.
Installieren Sie Calendly AI Actions.

Konfigurieren Sie als Nächstes Ihren Agenten mit den Aktionen, Aktionsgruppen und Anwendungsfällen, die zu dem Arbeitsablauf der Terminplanung passen, den Sie automatisieren möchten. Schritt 2 und die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen, wie das geht.

Hinweis: Durch die Installation stehen die AI Actions zunächst nur zur Verfügung. Ein Agent verwendet sie erst, nachdem Sie sie in Schritt 2 hinzugefügt haben.

Schritt 2: Calendly-Aktionen zu Ihrem AI Voice Agent hinzufügen

Schritte

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > KI-Agenten > AI Voice Agenten und öffnen Sie den Agenten, den Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie unter Funktionale Fähigkeiten auf KI-Aktionen.
Klicken Sie auf + Aktion hinzufügen.
Suchen Sie unter Aus Integrationsliste auswählen nach Calendly und wählen Sie eine Aktion aus.
Prüfen Sie die voreingestellten Anweisungen und erforderlichen Eingaben und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen. Wiederholen Sie dies für jede Aktion, die der Agent verwenden soll.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Agenten aktivieren, um ihn für Ihre Anrufe zu verwenden.

Hinweis: Wenn eine Calendly-Aktion im Dropdown-Menü fehlt, sind die Calendly AI Actions noch nicht installiert. Gehen Sie zurück zu Schritt 1.

Einstiegs-Prompt

Hier ist ein Ausgangs-Prompt für ein vollständiges Gespräch zur Terminplanung. Fügen Sie ihn in Ihre Gesprächsrichtlinien ein und passen Sie ihn an Ihren Agenten an.

EINEN VOLLSTÄNDIGEN CALENDLY-TERMINBUCHUNGSABLAUF DURCHFÜHREN

Machen Sie aus einem Gespräch über einen Termin eine bestätigte Calendly-Besprechung.

1. Verwenden Sie „Nutzerdetails abrufen“, um den verbundenen Gastgeber zu ermitteln.
2. Verwenden Sie bei Bedarf „Ereignistypen auflisten“, um den richtigen aktiven und buchbaren Ereignistyp auszuwählen.
3. Verwenden Sie „Verfügbare Zeiten auflisten“, wenn die anrufende Person nach freien Zeitfenstern fragt.
4. Wenn die anrufende Person ein Zeitfenster auswählt oder eine genaue Uhrzeit wünscht und die erforderlichen Teilnehmerdaten angibt, verwenden Sie „Besprechung erstellen“.
5. Nach erfolgreicher Buchung können Sie mit „Ereignis abrufen“ und der zurückgegebenen resource.event-URI bei Bedarf die endgültigen Details abrufen.
6. Bestätigen Sie den endgültigen Termin in natürlicher Sprache.

Raten Sie niemals URIs, Zeitfenster, Orte, Teilnehmerdaten oder Zeitzonen. Trennen Sie die Verfügbarkeitsprüfung von der Buchung, es sei denn, die anrufende Person bittet ausdrücklich um eine Buchung.

Schritt 3: Einrichtung testen

Testen Sie in zwei Schritten, bevor Sie live gehen.

Registerkarte „KI-Aktionen testen“ (MCP Playground)

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
Öffnen Sie Ihre Calendly-Integration und wechseln Sie zur Registerkarte KI-Aktionen testen. Dadurch öffnet sich der MCP Playground.
Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Aktion aus und geben Sie deren Parameter ein.
Klicken Sie auf Ausführen, um die Verbindung zu prüfen. Das Ergebnis erscheint im Bereich Ausgabe.

Tipp: Um „Ereignistypen auflisten“ zu testen, führen Sie zuerst „Nutzerdetails abrufen“ aus. Kopieren Sie dann den uri-Wert aus der Antwort in das Feld user.

Testanruf

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > KI-Agenten > AI Voice Agent und öffnen Sie den Agenten, den Sie testen möchten.
Klicken Sie auf Testanruf, um ein echtes Gespräch von Anfang bis Ende zu simulieren.

Achtung: Testanrufe verbrauchen Minuten für AI Voice Agent und können echte Calendly-Besprechungen erstellen. „Besprechung erstellen“ ist eine schreibende Aktion. Jede damit während eines Tests gebuchte Besprechung ist daher echt.

Tipp: Wenn eine Aktion im MCP Playground fehlschlägt, prüfen Sie die Calendly-Verbindung. Wenn sie dort funktioniert, der Agent sie aber während eines Anrufs nicht verwendet hat, prüfen Sie, ob die Aktion dem Agenten hinzugefügt wurde und ob Ihre Gesprächsrichtlinien angeben, wann sie verwendet werden soll. Führen Sie nach jeder Änderung Ihrer Regeln einen neuen Testanruf durch.

Richtlinien für jeden Calendly-Agenten

Prüfen Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie Zeiten anbieten, und nennen Sie nur die von Calendly zurückgegebenen Zeiten.
Buchen Sie nur, wenn die anrufende Person ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit sowie die erforderlichen Angaben genannt hat.
Buchen Sie bei einer Anfrage für eine genaue Uhrzeit genau diese Uhrzeit. Andernfalls müssen Verfügbarkeitsprüfung und Buchung getrennt bleiben.
Raten oder erfinden Sie niemals Calendly-URIs, Links, IDs, Besprechungstypen, Zeitfenster, Orte, E-Mail-Adressen, Namen oder Zeitzonen. Verwenden Sie genau die Angaben, die Calendly zurückgibt.
Verwenden Sie für relative Datumsangaben und Ortszeiten die Zeitzone der anrufenden Person.
Bestätigen Sie nur verständliche Angaben wie Besprechungstyp, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Ort und Status. Lesen Sie niemals unverarbeitete Calendly-Links oder URIs vor.

Häufig gestellte Fragen

Bucht der Agent echte Besprechungen in meinem Calendly-Konto?

Ja. Mit „Besprechung erstellen“ wird eine echte Besprechung im verbundenen Calendly-Account gebucht.

Kann der Agent die Verfügbarkeit prüfen, ohne zu buchen?

Ja. Verfügbarkeitsprüfung und Buchung sind separate Aktionen. Sofern die anrufende Person nicht ausdrücklich um eine Buchung bittet, hält der Agent sie getrennt.

Was benötigt der Agent, um eine Besprechung zu buchen?

Ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit sowie die erforderlichen Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse und Zeitzone der anrufenden Person.

Was passiert, wenn ich mehrere Besprechungstypen in Calendly habe?

In der Startanweisung ordnet der Agent den Besprechungstyp anhand von Name, Zweck, Dauer oder Kontext zu. Wenn nur ein Besprechungstyp verfügbar ist, verwendet er diesen. Wenn mehrere infrage kommen, stellt er zuerst eine kurze Frage.

Liest der Agent Calendly-Links vor?

Nein. Er bestätigt verständliche Angaben wie Besprechungstyp, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Ort und Status.

So funktioniert es bei eingehenden und ausgehenden Anrufen

Unabhängig davon, wer das Gespräch beginnt, ist das Ziel dasselbe: Aus dem Wunsch nach einem Termin wird ein bestätigter Kalendereintrag.

Eingehende Anrufe: Ein Kunde ruft an. Der Agent erkennt den Terminwunsch, prüft die verfügbaren Zeitfenster in Calendly und bucht das Meeting.
Ausgehende Anrufe: Der Agent fasst bei einem Lead, Kunden, Bewerber oder Patienten nach und schlägt einen Termin vor oder bestätigt ihn. Die Calendly-Einladung wird automatisch erstellt.

Achtung: Der Agent bucht echte Meetings. Jede Buchung wird im verbundenen Calendly-Account erstellt. Eine Buchung sollte nur erfolgen, wenn der Anrufer ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit sowie die erforderlichen Angaben wie Name, E-Mail-Adresse und Zeitzone genannt hat. Legen Sie in Ihren Anweisungen fest, wann der Agent nur die Verfügbarkeit prüfen und wann er buchen darf.

Bevor Sie beginnen

Ein Calendly-Account.
Mindestens ein erstellter AI Voice Agent. Falls Sie noch keinen haben, lesen Sie zuerst Ihren AI Voice Agent konfigurieren und kehren Sie dann zu dieser Anleitung zurück.
Admin-Berechtigungen im Aircall Dashboard.

Aktionen und Anwendungsfälle

Die agentenbasierte Integration von Aircall <> Calendly bietet Ihnen drei Bausteine. Sie können sie kombinieren, um unterschiedliche Agenten zu erstellen.

Baustein	Was er definiert	Beispiele
Anwendungsfälle	Welche Rolle der Agent übernimmt und welches Terminergebnis er unterstützt	Verkaufsdemos, Supporttermine, Vorstellungsgespräche
Aktionsgruppen	Was der Agent in einem Arbeitsablauf zur Terminplanung tun kann	Einen Meetingtyp auswählen, verfügbare Zeitfenster prüfen, ein Meeting buchen
Aktionen	Auf welche Daten der Agent in Calendly zugreifen und was er dort erstellen kann	Meetingtypen auflisten, verfügbare Zeiten auflisten, ein Meeting erstellen

KI-Aktionen

Calendly-Aktionen lassen sich in drei Typen einteilen:

Ermittlungsaktionen ermitteln den verbundenen Gastgeber und finden den richtigen Ereignistyp.
Verfügbarkeitsaktionen rufen buchbare Zeitfenster für einen bestimmten Ereignistyp und Zeitraum ab.
Buchungsaktionen legen die eingeladene Person an und rufen optional die endgültigen Details des geplanten Ereignisses ab.

Aktion	Typ	Funktion	Wissenswertes
Benutzerdetails abrufen	Ermittlung	Identifiziert den verbundenen Calendly-Account des Gastgebers und gibt dessen Benutzer-URI zurück.	Wird einmal zu Beginn einer Prüfung der Terminplanung, des Ereignistyps oder der Verfügbarkeit ausgeführt. Der Agent verwendet die URI genau so, wie sie zurückgegeben wird.
Ereignistypen auflisten	Ermittlung	Listet die Calendly-Meetingtypen (Ereignistypen) für den verbundenen Benutzer oder eine angegebene Organisation auf.	Wird nach „Benutzerdetails abrufen“ verwendet, um einen Meetingtyp anhand des Namens oder der Dauer zu finden. Der Agent übergibt die exakte Benutzer-URI aus „Benutzerdetails abrufen“, keine E-Mail-Adresse, keinen Namen, keinen Slug und keinen erfundenen Wert.
Verfügbare Zeiten auflisten	Verfügbarkeit	Gibt die freien, buchbaren Zeitfenster für einen Meetingtyp innerhalb eines angefragten Zeitraums zurück.	Wird immer verwendet, bevor der Agent verfügbare Zeiten nennt. Der Agent übernimmt den Meetingtyp aus dem ausgewählten Ereignistyp, wandelt den Zeitraum in der Ortszeit des Anrufers in ISO-Zeitstempel um und nennt nur zurückgegebene Zeiten, die zur Anfrage passen.
Meeting erstellen	Buchung	Bucht den Anrufer als eingeladene Person für einen bestimmten Meetingtyp und eine bestimmte Startzeit.	Wird verwendet, wenn der Anrufer nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit fragt und die erforderlichen Angaben zur eingeladenen Person macht. Der Agent versucht, genau die angefragte Startzeit zu buchen, übermittelt sie im UTC-Format nach ISO 8601, übernimmt einen für den Meetingtyp konfigurierten erforderlichen Ort und lässt optionale Felder weg, zu denen er keine Angaben erhalten hat.
Ereignis abrufen	Buchung	Ruft die Details des gerade erstellten Meetings ab.	Wird nur verwendet, nachdem „Meeting erstellen“ erfolgreich war, und zwar mit der bei der Buchung zurückgegebenen Ereignis-URI. Der Agent fragt den Anrufer nicht nach einer Calendly-URI und liest keine unverarbeiteten URIs vor.

Häufige Aktionskombinationen

Einen Demo-Meetingtyp finden, bevor die Verfügbarkeit geprüft wird: „Benutzerdetails abrufen“, dann „Ereignistypen auflisten“.
Die Frage „Welche Zeiten sind am Donnerstagnachmittag verfügbar?“ beantworten: „Benutzerdetails abrufen“, dann „Ereignistypen auflisten“, dann „Verfügbare Zeiten auflisten“.
Einen genau angegebenen Termin buchen: „Meeting erstellen“, dann „Ereignis abrufen“.

Aktionsgruppen

Aktionsgruppe	Was der Agent tut	Verwendete Aktionen	Beispiel für eine Anfrage eines Anrufers
Den Calendly-Host ermitteln	Identifiziert den verbundenen Host-Account, bevor Meetingtypen aufgelistet oder Verfügbarkeiten geprüft werden.	Benutzerdetails abrufen	„Kannst du prüfen, welche Meetingtypen ich über den verbundenen Calendly-Account buchen kann?“
Den passenden Ereignistyp auswählen	Listet Ihre Meetingtypen auf und wählt anhand von Name, Dauer oder Anliegen des Anrufers den passenden aus.	Benutzerdetails abrufen, dann Ereignistypen auflisten	„Ich möchte eine 30-minütige Produkt-Demo buchen.“
Verfügbare Zeiten prüfen	Prüft freie Zeitfenster für den ausgewählten Meetingtyp und gibt nur die Zeiten zurück, die zum gewünschten Zeitraum des Anrufers passen.	Benutzerdetails abrufen, dann Ereignistypen auflisten, dann verfügbare Zeiten auflisten	„Welche Zeiten sind am Donnerstagnachmittag verfügbar?“
Ein Meeting buchen	Bucht das Meeting, wenn der Anrufer ein bestimmtes Datum, eine Uhrzeit und die erforderlichen Angaben nennt.	Meeting erstellen	„Buche morgen den Termin um 14 Uhr pazifischer Zeit mit jane@acme.com. Mein Name ist Jane Doe.“
Details des gebuchten Meetings bestätigen	Ruft nach einer erfolgreichen Buchung die endgültigen Details ab und bestätigt sie.	Meeting erstellen, dann Ereignis abrufen	„Kannst du die endgültige Uhrzeit und den Ort des Meetings bestätigen, das wir gerade gebucht haben?“
Vollständiger Ablauf der Terminplanung	Kombiniert die Auswahl des Meetingtyps, die Prüfung der Verfügbarkeit, die Buchung und die Bestätigung in einem Gespräch.	Alle fünf Aktionen	„Finde für Donnerstagnachmittag einen Termin für eine 30-minütige Demo und buche dann die Option um 15 Uhr mit Alex unter alex@example.com.“

Anwendungsfälle

Anwendungsfall	Was der Agent tut	Wichtige Hinweise
Terminplanung für Meetings	Wenn ein Kunde oder Interessent mit jemandem sprechen möchte, prüft der Agent die Verfügbarkeit und bucht direkt in Calendly ein Meeting, ohne dass ein Mensch eingreifen oder eine Buchungsseite genutzt werden muss.	Stellen Sie nur bei Bedarf kurze Fragen: zum Meetingtyp, Datum, zur Uhrzeit, Zeitzone sowie zum Namen und zur E-Mail-Adresse des Anrufers.
Buchung von Vertriebs-Demos	Wenn ein Interessent das Produkt sehen, Tarife vergleichen oder mit dem Vertrieb sprechen möchte, findet der Agent den passenden Meetingtyp für die Demo, bietet Zeiten an und bucht den Termin, während der Interessent noch im Gespräch ist.	Buchen Sie erst, wenn die erforderlichen Angaben vorliegen. Wenn mehrere Demo-Typen passen, stellen Sie eine kurze Frage.
Supporttermine	Wenn ein Kunde Hilfe benötigt, die eine Sitzung mit persönlicher Betreuung erfordert, findet der Agent den passenden Supporttermin, prüft verfügbare Zeiten und bucht einen Termin mit dem Support-Team.	Garantieren Sie bei der Terminplanung keine Ergebnisse des Supports. Halten Sie die Angaben zum Supportanliegen kurz.
Vorstellungsgespräche	Wenn ein Bewerber für ein erstes telefonisches Gespräch oder ein Vorstellungsgespräch bereit ist, wählt der Agent den passenden Gesprächstyp aus, bietet Zeitfenster an und bucht den Termin.	Fragen Sie nicht nach unnötigen personenbezogenen Daten. Wenn die Stelle oder der Gesprächstyp unklar ist, stellen Sie eine Frage.
Beratungsgespräche (Gesundheitswesen, Finanzberatung, Rechtsberatung, Bildung)	Erfasst die Terminanfrage, wählt den passenden Beratungstyp aus und bucht einen bestätigten Termin.	Geben Sie keine medizinische, rechtliche, finanzielle oder sonstige regulierte Beratung, es sei denn, Ihr Arbeitsablauf erlaubt dies. Erfassen Sie keine unnötigen sensiblen Daten.
Immobilienbesichtigungen	Wenn ein Käufer, Mieter oder potenzieller Kunde eine Immobilie besichtigen möchte, wählt der Agent den passenden Besichtigungstyp aus, prüft freie Zeitfenster und bucht den Termin. Dabei erfasst er grundlegende Angaben zum Besuch.	Erfinden Sie keine Verfügbarkeiten für Besichtigungen, Immobiliendetails oder Standorte. Erfassen Sie keine unnötigen Finanz- oder Identitätsdaten.
Meetings zum Kundenerfolg (Einarbeitung, vierteljährliche Geschäftsbesprechungen, Verlängerungen, Account-Reviews)	Wählt den passenden Meetingtyp aus, bietet verfügbare Zeiten an und bucht das Meeting mit dem Kunden.	Erfinden Sie keine Verfügbarkeiten, Account-Details oder Verlängerungsbedingungen. Stellen Sie eine Frage, wenn mehrere Meetingtypen passen.

Calendly AI Actions einrichten

Schritt 1: Calendly AI Actions installieren

Schritte

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
Installieren Sie die Integration Calendly, falls sie noch nicht installiert ist, und öffnen Sie sie anschließend.
Wählen Sie den Tab AI Actions aus.
Installieren Sie Calendly AI Actions.

Hinweis: Durch die Installation stehen die AI Actions zunächst nur zur Verfügung. Ein Agent verwendet sie erst, nachdem Sie sie in Schritt 2 hinzugefügt haben.

Schritt 2: Calendly-Aktionen zu Ihrem AI Voice Agent hinzufügen

Schritte

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > KI-Agenten > AI Voice Agenten und öffnen Sie den Agenten, den Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie unter Funktionale Fähigkeiten auf KI-Aktionen.
Klicken Sie auf + Aktion hinzufügen.
Suchen Sie unter Aus Integrationsliste auswählen nach Calendly und wählen Sie eine Aktion aus.
Prüfen Sie die voreingestellten Anweisungen und erforderlichen Eingaben und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen. Wiederholen Sie dies für jede Aktion, die der Agent verwenden soll.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Agenten aktivieren, um ihn für Ihre Anrufe zu verwenden.

Hinweis: Wenn eine Calendly-Aktion im Dropdown-Menü fehlt, sind die Calendly AI Actions noch nicht installiert. Gehen Sie zurück zu Schritt 1.

Einstiegs-Prompt

Hier ist ein Ausgangs-Prompt für ein vollständiges Gespräch zur Terminplanung. Fügen Sie ihn in Ihre Gesprächsrichtlinien ein und passen Sie ihn an Ihren Agenten an.

EINEN VOLLSTÄNDIGEN CALENDLY-TERMINBUCHUNGSABLAUF DURCHFÜHREN

Machen Sie aus einem Gespräch über einen Termin eine bestätigte Calendly-Besprechung.

1. Verwenden Sie „Nutzerdetails abrufen“, um den verbundenen Gastgeber zu ermitteln.
2. Verwenden Sie bei Bedarf „Ereignistypen auflisten“, um den richtigen aktiven und buchbaren Ereignistyp auszuwählen.
3. Verwenden Sie „Verfügbare Zeiten auflisten“, wenn die anrufende Person nach freien Zeitfenstern fragt.
4. Wenn die anrufende Person ein Zeitfenster auswählt oder eine genaue Uhrzeit wünscht und die erforderlichen Teilnehmerdaten angibt, verwenden Sie „Besprechung erstellen“.
5. Nach erfolgreicher Buchung können Sie mit „Ereignis abrufen“ und der zurückgegebenen resource.event-URI bei Bedarf die endgültigen Details abrufen.
6. Bestätigen Sie den endgültigen Termin in natürlicher Sprache.

Raten Sie niemals URIs, Zeitfenster, Orte, Teilnehmerdaten oder Zeitzonen. Trennen Sie die Verfügbarkeitsprüfung von der Buchung, es sei denn, die anrufende Person bittet ausdrücklich um eine Buchung.

Schritt 3: Einrichtung testen

Testen Sie in zwei Schritten, bevor Sie live gehen.

Registerkarte „KI-Aktionen testen“ (MCP Playground)

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
Öffnen Sie Ihre Calendly-Integration und wechseln Sie zur Registerkarte KI-Aktionen testen. Dadurch öffnet sich der MCP Playground.
Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Aktion aus und geben Sie deren Parameter ein.
Klicken Sie auf Ausführen, um die Verbindung zu prüfen. Das Ergebnis erscheint im Bereich Ausgabe.

Tipp: Um „Ereignistypen auflisten“ zu testen, führen Sie zuerst „Nutzerdetails abrufen“ aus. Kopieren Sie dann den uri-Wert aus der Antwort in das Feld user.

Testanruf

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > KI-Agenten > AI Voice Agent und öffnen Sie den Agenten, den Sie testen möchten.
Klicken Sie auf Testanruf, um ein echtes Gespräch von Anfang bis Ende zu simulieren.

Achtung: Testanrufe verbrauchen Minuten für AI Voice Agent und können echte Calendly-Besprechungen erstellen. „Besprechung erstellen“ ist eine schreibende Aktion. Jede damit während eines Tests gebuchte Besprechung ist daher echt.

Tipp: Wenn eine Aktion im MCP Playground fehlschlägt, prüfen Sie die Calendly-Verbindung. Wenn sie dort funktioniert, der Agent sie aber während eines Anrufs nicht verwendet hat, prüfen Sie, ob die Aktion dem Agenten hinzugefügt wurde und ob Ihre Gesprächsrichtlinien angeben, wann sie verwendet werden soll. Führen Sie nach jeder Änderung Ihrer Regeln einen neuen Testanruf durch.

Richtlinien für jeden Calendly-Agenten

Prüfen Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie Zeiten anbieten, und nennen Sie nur die von Calendly zurückgegebenen Zeiten.
Buchen Sie nur, wenn die anrufende Person ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit sowie die erforderlichen Angaben genannt hat.
Buchen Sie bei einer Anfrage für eine genaue Uhrzeit genau diese Uhrzeit. Andernfalls müssen Verfügbarkeitsprüfung und Buchung getrennt bleiben.
Raten oder erfinden Sie niemals Calendly-URIs, Links, IDs, Besprechungstypen, Zeitfenster, Orte, E-Mail-Adressen, Namen oder Zeitzonen. Verwenden Sie genau die Angaben, die Calendly zurückgibt.
Verwenden Sie für relative Datumsangaben und Ortszeiten die Zeitzone der anrufenden Person.
Bestätigen Sie nur verständliche Angaben wie Besprechungstyp, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Ort und Status. Lesen Sie niemals unverarbeitete Calendly-Links oder URIs vor.

Häufig gestellte Fragen

Bucht der Agent echte Besprechungen in meinem Calendly-Konto?

Ja. Mit „Besprechung erstellen“ wird eine echte Besprechung im verbundenen Calendly-Account gebucht.

Kann der Agent die Verfügbarkeit prüfen, ohne zu buchen?

Ja. Verfügbarkeitsprüfung und Buchung sind separate Aktionen. Sofern die anrufende Person nicht ausdrücklich um eine Buchung bittet, hält der Agent sie getrennt.

Was benötigt der Agent, um eine Besprechung zu buchen?

Ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit sowie die erforderlichen Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse und Zeitzone der anrufenden Person.

Was passiert, wenn ich mehrere Besprechungstypen in Calendly habe?

Liest der Agent Calendly-Links vor?

Nein. Er bestätigt verständliche Angaben wie Besprechungstyp, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Ort und Status.