Lassen Sie Ihren KI-Agenten in fünf Schritten Anrufe tätigen! Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung Ihres Outbound AI Voice Agent, von der Erstellung des Agenten bis zum Auslösen Ihres ersten automatisierten Anrufs. Folgen Sie jedem Schritt in der Reihenfolge, um schnell startklar zu sein.

Was ist ein Outbound AI Voice Agent?

Ein Outbound AI Voice Agent tätigt automatisch Anrufe in Ihrem Namen. Anstatt darauf zu warten, dass Kunden Sie kontaktieren, nimmt er proaktiv Kontakt auf, basierend auf Auslösern aus Ihren bestehenden Tools wie Ihrem CRM oder Ihrer Terminplanungsplattform.

Häufige Anwendungsfälle sind:

  • Terminerinnerungen
  • Nachverfolgung von Rechnungen
  • Nach-Service-Umfragen
  • Kontaktaufnahme mit Leads

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes bereit haben:

  • Eine in Aircall konfigurierte Telefonnummer, von der der Agent anrufen kann
  • Eine Möglichkeit, auf die Liste der Kunden zuzugreifen oder diese zu erstellen, die Sie anrufen möchten
  • Eine klare Vorstellung davon, was der Agent sagen und tun soll, einschließlich Ihrer ersten Nachricht

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Agenten und verbinden Sie eine Telefonnummer

  1. Gehen Sie zum Bereich AI Voice Agent in Ihrem Aircall-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.
  3. Wählen Sie Outbound als Anrufrichtung.
  4. Füllen Sie die Konfigurationsfelder aus, einschließlich Name, Stimme, Wissen und Eingangsfragen.
  5. Öffnen Sie die Agentendetailseite und klicken Sie auf Nummer verbinden.
  6. Wählen Sie eine Telefonnummer aus Ihren verfügbaren Leitungen aus und speichern Sie.
Tipp: Jeder Agent kann jeweils nur mit einer Telefonnummer verbunden sein. Wenn Sie von verschiedenen Nummern aus anrufen müssen, beispielsweise für unterschiedliche Regionen oder Sprachen, duplizieren Sie den Agenten nach der Einrichtung. Jede Kopie hat ihre eigene Konfiguration und Webhook.

Schritt 2: Schreiben Sie Ihr Anrufskript und konfigurieren Sie das Anrufverhalten

Erste Nachricht

Die erste Nachricht ist erforderlich und ist das Erste, was der Agent sagt, wenn ein Anruf angenommen wird.

Sie können sie mit Platzhaltern wie {{first_name}} oder {{appointment_date}} personalisieren. Diese Werte werden automatisch ausgefüllt, wenn der Anruf ausgelöst wird.

Beispiel:

„Hallo {{first_name}}, hier ist eine Erinnerung von {{company_name}} zu Ihrem Termin am {{appointment_date}}. Ich rufe an, um zu bestätigen, dass Sie zu diesem Zeitpunkt noch verfügbar sind.“

Achtung: Jeder in der ersten Nachricht verwendete Platzhalter muss in den Daten enthalten sein, die beim Auslösen des Anrufs gesendet werden. Dies stellt sicher, dass der Agent denselben Kontext hat, den ein menschlicher Agent vor einem Anruf benötigen würde.

Gesprächsrichtlinien

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um festzulegen, wie der Agent das Gespräch führen soll, einschließlich:

  • Das Ziel des Anrufs
  • Wie auf Terminverschiebungswünsche reagiert wird
  • Wie Einwände behandelt werden
  • Wann der Anruf beendet wird

Umgang mit Anrufbeantworter

Gehen Sie zum Tab Outbound Call Workflow und wählen Sie, wie sich der Agent verhält, wenn ein Anrufbeantworter erkannt wird:

  • Auflegen: der Agent trennt sofort (Standard)
  • Eine Nachricht hinterlassen: der Agent spielt eine von Ihnen definierte Nachricht ab, die das gleiche Platzhalterformat unterstützt

Anrufaufzeichnung

Die Aufzeichnungseinstellungen werden von der verbundenen Telefonnummer übernommen und zur Referenz angezeigt. Um sie zu ändern, folgen Sie dem Link zur Einstellungsseite der Nummer.

Schritt 3: Verbinden Sie Ihre Tools

Um Anrufe auszulösen, verbinden Sie Ihren Agenten mit Ihren bestehenden Tools über einen Webhook.

Kopieren Sie Ihre Webhook-URL

  1. Gehen Sie zum Tab Outbound Call Workflow.
  2. Kopieren Sie die Webhook-URL unter „Anrufe von Ihren Tools auslösen“.
  3. Fügen Sie sie in Ihr CRM, Ihr Terminplanungstool oder Ihre Automatisierungsplattform ein, wo eine Webhook- oder HTTP-Anforderungs-URL erforderlich ist.
  4. Stellen Sie die Anfragemethode auf POST ein.

Fügen Sie Ihren API-Schlüssel hinzu

  1. Wählen Sie in Ihrem Tool für die Authentifizierung Basic Auth aus.
  2. Geben Sie Ihre Aircall API ID und API Token ein.
  3. Klicken Sie im Tab Outbound Call Workflow auf API-Schlüssel anzeigen, um Ihre Zugangsdaten abzurufen.
Tipp: Wenn Ihre Kontakte in einer Tabellenkalkulation oder CSV-Datei gespeichert sind, verwenden Sie ein Tool wie Zapier oder Make.com, um jede Zeile in einen Webhook-Auslöser umzuwandeln. Diese Tools können automatisch eine Anfrage für jeden neuen Eintrag senden, ohne dass Code erforderlich ist.

Schritt 4: Fügen Sie Daten zum Auslöser hinzu

Jeder ausgelöste Anruf sendet eine JSON-Nutzlast an den Agenten mit den notwendigen Informationen.

Beispiel:

{
  "contact_phone": "+15551234567",
  "idempotency_key": "reminder-march-20-jane",
  "context": {
    "first_name": "Jane",
    "appointment_date": "20. März um 14:00 Uhr"
  }
}

Felddefinitionen

  • contact_phone: Die anzurufende Telefonnummer, einschließlich Ländervorwahl (z. B. +1 für die USA)
  • idempotency_key: Ein eindeutiger Bezeichner zur Vermeidung von Doppelanrufen, z. B. eine Kontakt-ID kombiniert mit einem Datum
  • context: Die Daten, die verwendet werden, um Platzhalter in Ihrer ersten Nachricht zu füllen

Zusätzlicher Parameter:

  • Versuchsablauf: Standard ist 1 Stunde, maximal derzeit 24 Stunden

Schritt 5: Testen Sie Ihren Agenten

Testen Sie Ihre Einrichtung vor dem Livegang mit der integrierten Testfunktion.

  1. Gehen Sie zur Agentendetailseite.
  2. Klicken Sie im rechten Bereich auf Testanruf.
  3. Wenn Ihre Nachricht Platzhalter enthält, füllen Sie diese bei Aufforderung aus.
  4. Erlauben Sie den Zugriff auf das Mikrofon.
  5. Sagen Sie „Hallo“, um die Interaktion zu starten.
  6. Klicken Sie auf die rote Auflegen-Schaltfläche, um den Anruf zu beenden.

Wenn Sie zufrieden sind, können Sie in die Produktion wechseln.

Nach der Aktivierung werden Anrufe in Ihrem System mit Status wie angenommen, nicht angenommen oder Anrufbeantworter angezeigt. Metriken sind im Aircall Analytics Dashboard verfügbar.

Checkliste vor dem Start

Bestätigen Sie vor dem Senden Ihres ersten Live-Anrufs Folgendes:

  • Agent erstellt mit der Richtung auf Outbound gesetzt
  • Telefonnummer mit dem Agenten verbunden
  • Erste Nachricht geschrieben und getestet, einschließlich aller Platzhalter
  • Verhalten bei Anrufbeantworter konfiguriert
  • Gesprächsrichtlinien ausgefüllt
  • Wissensdatenbank mit relevanten Informationen gefüllt, falls zutreffend
  • Webhook-URL in Ihr Tool eingefügt
  • API-Zugangsdaten mit Basic Auth konfiguriert
  • JSON-Body korrekt mit erforderlichen Feldern und Kontextvariablen eingestellt
  • Testanruf erfolgreich abgeschlossen und Verhalten validiert
Tipp: Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an Ihren Aircall Account Manager für Unterstützung bei jedem Teil der Einrichtung.