Einrichtungsanleitung für den ausgehenden AI Voice Agent

Bringen Sie Ihren AI-Agenten in fünf Schritten dazu, Anrufe zu tätigen! Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Outbound AI Voice Agent einrichten – von der Erstellung des Agenten bis zum Auslösen Ihres ersten automatisierten Anrufs. Folgen Sie den einzelnen Schritten der Reihe nach, um schnell loszulegen.

Was ist ein Outbound AI Voice Agent?

Ein Outbound AI Voice Agent tätigt automatisch Anrufe in Ihrem Namen. Statt darauf zu warten, dass Kund:innen Sie kontaktieren, kontaktiert er sie proaktiv auf Basis von Triggern aus Ihren bestehenden Tools, z. B. Ihrem CRM oder Ihrer Terminplanungsplattform.

Häufige Anwendungsfälle sind:

• Terminerinnerungen
• Nachverfolgung bei Rechnungen
• Umfragen nach erbrachter Leistung
• Lead-Kontaktaufnahme

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Folgendes vorbereitet ist:

• Eine in Aircall konfigurierte Rufnummer, von der der Agent anrufen kann
• Eine Möglichkeit, auf die Liste der Kund:innen zuzugreifen oder sie zu erstellen, die Sie anrufen möchten
• Eine klare Vorstellung davon, was der Agent sagen und tun soll, einschließlich Ihrer ersten Nachricht

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Agenten und verbinden Sie eine Rufnummer

1. Gehen Sie im Aircall Dashboard zum Bereich AI Voice Agent.
2. Klicken Sie auf Create.
3. Wählen Sie Ausgehende Anrufe als Anrufrichtung aus.
4. Füllen Sie die Konfigurationsfelder aus, darunter Name, Stimme, Wissen und Intake-Fragen.
5. Öffnen Sie die Detailseite des Agenten und klicken Sie auf Connect number.
6. Wählen Sie eine Rufnummer aus Ihren verfügbaren Leitungen aus und speichern Sie.

Tipp: Jeder Agent kann immer nur mit einer Rufnummer gleichzeitig verbunden sein. Wenn Sie von verschiedenen Rufnummern aus anrufen müssen, zum Beispiel für unterschiedliche Regionen oder Sprachen, duplizieren Sie den Agenten nach der Einrichtung. Jede Kopie hat ihre eigene Konfiguration und ihren eigenen Webhook.

Schritt 2: Schreiben Sie Ihr Anrufskript und konfigurieren Sie das Anrufverhalten

Erste Nachricht

Die erste Nachricht ist erforderlich und das Erste, was der Agent sagt, wenn ein Anruf angenommen wird.

Sie können sie mit Platzhaltern wie {{first_name}} oder {{appointment_date}} personalisieren. Diese Werte werden automatisch eingefügt, wenn der Anruf ausgelöst wird.

Beispiel:

"Hallo {{first_name}}, hier ist eine Erinnerung von {{company_name}} an Ihren Termin am {{appointment_date}}. Ich rufe an, um zu bestätigen, dass Sie zu diesem Zeitpunkt noch verfügbar sind."

Achtung: Jeder Platzhalter, der in der ersten Nachricht verwendet wird, muss in den Daten enthalten sein, die beim Auslösen des Anrufs gesendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Agent denselben Kontext hat, den auch ein menschlicher Agent vor einem Anruf benötigen würde.

Gesprächsrichtlinien

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um festzulegen, wie der Agent das Gespräch führen soll, einschließlich:

• Des Ziels des Anrufs
• Wie auf Terminverschiebungsanfragen reagiert werden soll
• Wie mit Einwänden umgegangen werden soll
• Wann der Anruf beendet werden soll

Voicemail-Verarbeitung

Gehen Sie zur Registerkarte Outbound Call Workflow und wählen Sie aus, wie sich der Agent verhalten soll, wenn Voicemail erkannt wird:

• Hang up: Der Agent trennt die Verbindung sofort (Standard)
• Leave a message: Der Agent spielt eine von Ihnen definierte Nachricht ab, die dasselbe Platzhalterformat unterstützt

Anrufaufzeichnung

Die Aufzeichnungseinstellungen werden von der verbundenen Rufnummer übernommen und zu Referenzzwecken angezeigt. Um sie zu ändern, folgen Sie dem Link zur Seite mit den Rufnummereinstellungen.

Schritt 3: Verbinden Sie Ihre Tools

Um Anrufe auszulösen, verbinden Sie Ihren Agenten per Webhook mit Ihren bestehenden Tools.

Kopieren Sie Ihre Webhook-URL

1. Gehen Sie zur Registerkarte Outbound Call Workflow.
2. Kopieren Sie die Webhook-URL unter "Anrufe aus Ihren Tools auslösen".
3. Fügen Sie sie in Ihr CRM, Ihr Terminplanungstool oder Ihre Automatisierungsplattform ein, wo eine Webhook- oder HTTP-Request-URL erforderlich ist.
4. Setzen Sie die Request-Methode auf POST.

Fügen Sie Ihren API-Schlüssel hinzu

1. Wählen Sie in Ihrem Tool Basic Auth für die Authentifizierung aus.
2. Geben Sie Ihre Aircall-API ID und Ihr API Token ein.
3. Klicken Sie in der Registerkarte "Outbound Call Workflow" auf View API Keys, um Ihre Zugangsdaten abzurufen.

Tipp: Wenn Ihre Kontakte in einer Tabelle oder CSV-Datei gespeichert sind, verwenden Sie ein Tool wie Zapier oder Make.com, um jede Zeile in einen Webhook-Trigger umzuwandeln. Diese Tools können automatisch für jeden neuen Eintrag eine Anfrage senden, ohne dass Code erforderlich ist.

Schritt 4: Fügen Sie Daten zum Trigger hinzu

Jeder ausgelöste Anruf sendet eine JSON-Payload mit den erforderlichen Informationen an den Agenten.

Beispiel:

{
  "contact_phone": "+15551234567",
  "idempotency_key": "reminder-march-20-jane",
  "context": {
    "first_name": "Jane",
    "appointment_date": "March 20th at 2:00 PM"
  }
}

Felddefinitionen

• contact_phone: Die anzurufende Rufnummer einschließlich Landesvorwahl (zum Beispiel +1 für die USA)
• idempotency_key: Eine eindeutige Kennung zur Vermeidung doppelter Anrufe, z. B. eine Kontakt-ID in Kombination mit einem Datum
• context: Die Daten, die zum Befüllen von Platzhaltern in Ihrer ersten Nachricht verwendet werden

Zusätzlicher Parameter:

• Ablauf des Versuchs: Standard ist 1 Stunde, aktuell maximal 24 Stunden.

Tipp: Weitere technische Konfigurationsdetails finden Sie auf unserer Entwicklerseite.

Schritt 5: Testen Sie Ihren Agenten

Bevor Sie live gehen, testen Sie Ihr Setup mit der integrierten Testfunktion.

1. Gehen Sie zur Detailseite des Agenten.
2. Klicken Sie im rechten Bereich auf Test call.
3. Wenn Ihre Nachricht Platzhalter enthält, füllen Sie diese auf Aufforderung aus.
4. Erlauben Sie den Zugriff auf das Mikrofon.
5. Sagen Sie "Hallo", um die Interaktion zu starten.
6. Klicken Sie auf die rote Auflegen-Schaltfläche, um den Anruf zu beenden.

Wenn alles passt, können Sie in die Produktion wechseln.

Nach der Aktivierung erscheinen Anrufe in Ihrem System mit Status wie angenommen, unbeantwortet oder Voicemail. Metriken sind im Aircall Analytics Dashboard verfügbar.

Achtung: Lesen Sie den Artikel "Understanding your AI Voice Agent charges", um die Gebühr für die Gesprächsinitiierung zu verstehen, die auf Outbound AI Voice Agent-Anrufversuche angewendet wird.

Checkliste vor dem Start

Bestätigen Sie vor dem ersten Live-Anruf Folgendes:

• Agent erstellt, mit Anrufrichtung auf Ausgehende Anrufe gesetzt
• Rufnummer mit dem Agenten verbunden
• Erste Nachricht geschrieben und getestet, einschließlich aller Platzhalter
• Voicemail-Verhalten konfiguriert
• Gesprächsrichtlinien abgeschlossen
• Wissensdatenbank mit relevanten Informationen gefüllt, falls zutreffend
• Webhook-URL zu Ihrem Tool hinzugefügt
• API-Zugangsdaten mit Basic Auth konfiguriert
• JSON-Body korrekt mit erforderlichen Feldern und Kontextvariablen gesetzt
• Testanruf erfolgreich abgeschlossen und Verhalten validiert

Gleichzeitigkeitsgrenzen und Ratenbegrenzung

Zum Schutz der Anrufqualität gelten für Ihr Konto beim Auslösen von Outbound AI Voice Agent-Anrufen die folgenden Grenzen.

Eingeschränkte Rufnummern für automatisierte ausgehende Kontaktaufnahme

Bestimmte Rufnummern können nicht für automatisierte ausgehende Kontaktaufnahme verwendet werden, einschließlich Outbound AI Voice Agent. Aircall blockiert nicht zulässige Rufnummern automatisch, wenn Sie versuchen, sie mit einem Agenten zu verbinden.

Länderspezifische Einschränkungen

Hinweis: Die Zulassungsregeln werden automatisch durchgesetzt. Wenn eine Rufnummer nicht verwendet werden kann, wird sie während der Einrichtung blockiert.

Tipp: Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an your Aircall Account manager, um Hilfe bei jedem Teil der Einrichtung zu erhalten.