Um Anrufe und SMS zu tätigen oder zu empfangen (sofern berechtigt), müssen neue Nutzer in Ihrem Aircall-Account einer Rufnummer zugewiesen werden. Diese Zuweisung wird über die Rufweiterleitung dieser Rufnummer im Anrufablauf-Editor verwaltet.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:
- Nutzer, Teams und Rufnummern zu einer Rufweiterleitung hinzufügen
- Nutzer und Teams aus einer Rufweiterleitung entfernen
- Probleme beheben, wenn Sie über die Schaltfläche Teams oder Nutzer hinzufügen keinen Nutzer oder kein Team hinzufügen können
So funktioniert die Rufweiterleitung mit Anrufabläufen
Die Rufweiterleitung legt fest, wie eingehende Anrufe an Nutzer, Teams oder Rufnummern weitergeleitet werden. Sie wird für jede Rufnummer im Anrufablauf-Editor verwaltet.
Wenn Sie einen Nutzer oder ein Team zur Rufweiterleitung hinzufügen:
- wird das Feld Zugewiesene Nutzer und Teams auf der Registerkarte Teams & Nutzer aktualisiert.
- Diese Nutzer und Teams werden automatisch auf der Seite Teams & Nutzer dieser Rufnummer angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie die Rufnummer nur für ausgehende Anrufe verwenden oder bestimmten Nutzern erlauben möchten, die Anrufaktivitäten der Rufnummer anzusehen und zu überwachen, ohne Anrufe zu tätigen oder zu empfangen, finden Sie eine schrittweise Anleitung im Artikel Rufnummer für den Anruf- und Datenzugriff aktivieren.
Nutzer, Teams oder Rufnummern zu einer Rufweiterleitung hinzufügen
Führen Sie diese Schritte aus, um einen Nutzer, ein Team oder eine Rufnummer zur Rufweiterleitung hinzuzufügen, damit darüber Anrufe mit dieser Rufnummer getätigt und empfangen werden können.
Achtung: Bevor Sie Ihre Rufnummer konfigurieren und Ihre Nutzer, Teams oder Rufnummern zu einer Rufweiterleitung hinzufügen, müssen Sie zuerst Ihre Nutzer und Teams einrichten. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln in unserem Bereich Nutzer & Teams.
Schritte:
- Navigieren Sie zu Admin-Dashboard > Rufnummern.
- Wählen Sie die Rufnummer aus, der Sie Nutzer zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Rufweiterleitung und anschließend auf Bearbeiten (grüne Schaltfläche oben rechts).
- Dadurch wird der Anrufablauf-Editor geöffnet, in dem Sie die Weiterleitung eingehender Anrufe anpassen können.
- Klicken Sie im Editor auf Widget hinzufügen und wählen Sie das Widget Klingeln bei aus.
- Wählen Sie aus, ob der Anruf bei einem Nutzer, einem Team oder einer internen bzw. externen Rufnummer eingehen soll.
- Geben Sie in das Eingabefeld den Namen des Nutzers, des Teams oder der (internen oder externen) Rufnummer ein, an die Anrufe weitergeleitet werden sollen. Achten Sie auf die richtige Zeichensetzung, damit der Eintrag gefunden werden kann.
- Passen Sie die Einstellungen des Widgets nach Bedarf an (zum Beispiel die Klingeldauer). Weitere Informationen zum Konfigurieren des Widgets Klingeln bei finden Sie in unserem Artikel Übersicht über die Weiterleitung von Anrufabläufen
- Klicken Sie abschließend auf Veröffentlichen (grüne Schaltfläche oben rechts), um Ihre Änderungen zu speichern.
Nach der Veröffentlichung:
- Die über Klingeln bei hinzugefügten Nutzer und Teams sind nun in der Rufweiterleitung dieser Rufnummer enthalten.
- Sie werden automatisch im Feld Zugewiesene Nutzer und Teams auf der Registerkarte Teams & Nutzer angezeigt.
Nutzer und Teams aus einer Rufweiterleitung entfernen
Führen Sie diese Schritte aus, um einen Nutzer oder ein Team zu entfernen, sodass keine Verbindung zur Rufnummer mehr besteht.
Schritte:
- Navigieren Sie zu Admin-Dashboard > Rufnummern.
- Wählen Sie die mit dem zu entfernenden Nutzer oder Team verknüpfte Rufnummer aus.
- Klicken Sie auf Rufweiterleitung und anschließend auf Bearbeiten (grüne Schaltfläche oben rechts). Dadurch wird der Anrufablauf-Editor geöffnet, in dem Sie Änderungen vornehmen können.
- Klicken Sie im Editor auf die drei Punkte neben dem Namen des Nutzers oder Teams und wählen Sie Schritt löschen aus.
Nach dem Löschen aus der Rufweiterleitung ist der Nutzer oder das Team nicht mehr mit der Rufnummer verbunden oder verknüpft.
Weitere Informationen zum Widget „Klingeln bei“ finden Sie in unserem Artikel Anrufablauf-Widgets: Klingeln bei und Weiterleiten an.
Nutzer oder Team kann nicht zur Rufweiterleitung hinzugefügt werden
Wenn ein Admin auf der Rufnummernseite auf Teams oder Nutzer hinzufügen klickt, wird er möglicherweise zur Registerkarte Rufweiterleitung weitergeleitet, anstatt Nutzer direkt hinzuzufügen.
In diesem Fall möchte der Admin Nutzer, Teams oder Rufnummern zum Weiterleitungsablauf der Rufnummer hinzufügen. Durch Klicken auf Teams oder Nutzer hinzufügen wird er jedoch lediglich zur Seite Rufweiterleitung weitergeleitet.
Warum dies geschieht
- Die Schaltfläche Teams oder Nutzer hinzufügen leitet Sie ordnungsgemäß zum Anrufablauf-Editor weiter. Dort werden Nutzer und Teams zur Weiterleitung hinzugefügt.
- Die Seite Teams & Nutzer dient nicht zur Verwaltung der Weiterleitung. Sie wird nur verwendet, um Nutzer mit Anruf- und Datenzugriff hinzuzufügen, die ausgehende Anrufe tätigen oder Daten anzeigen müssen, aber keine eingehenden Anrufe über die Rufweiterleitung empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter Rufnummer für den Anruf- und Datenzugriff aktivieren.
So beheben Sie das Problem
So weisen Sie einer Rufnummer einen Nutzer oder ein Team zu, damit Anrufe empfangen werden können:
- Bearbeiten Sie die Rufweiterleitung direkt im Anrufablauf-Editor.
- Fügen Sie den Nutzer oder das Team mit einem „Weiterleiten an“-Widget hinzu.
- Nach dem Hinzufügen werden die Nutzer und Teams für diese Rufnummer automatisch auf der Seite „Teams & Nutzer“ angezeigt.
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