Sie können Kontakte direkt in die mobile Aircall Workspace-App hochladen. Diese Kontakte sind jedoch nur in der Aircall Workspace-App vorhanden und werden nicht in Echtzeit mit Ihren verbundenen Tools synchronisiert. Sie müssen sie daher regelmäßig aktualisieren, damit die Informationen korrekt bleiben. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Kontakte in Aircall importieren.

Bei unterstützten Integrationen wie Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zendesk, Intercom, monday.com und Front können Sie die Kontaktsynchronisierung aktivieren. Wenn die Kontaktsynchronisierung aktiviert ist, synchronisiert Aircall automatisch Kontakte von Ihrer integrierten Plattform.

Eine detaillierte Erläuterung der Funktionsweise der Kontaktsynchronisierung finden Sie in unserem Artikel So werden Kontakte aus Integrationen in Aircall erstellt und synchronisiert.

Funktionsweise der Kontaktsynchronisierung

Wenn Sie die Kontaktsynchronisierung für eine unterstützte Integration aktivieren, werden Ihre Kontakte:

  • aus dem integrierten Tool mit Aircall synchronisiert, wenn ein Anruf mit diesem Kontakt getätigt oder empfangen wird
  • für alle Personen in Ihrem Unternehmen sichtbar, die Aircall verwenden
  • nicht doppelt in Aircall erstellt
Hinweis: Kontakte werden erst nach einem Anruf mit dem jeweiligen Kontakt aus Ihrer Integration synchronisiert. Beim Aktivieren der Kontaktsynchronisierung werden Kontakte nicht gesammelt importiert.

Kontaktsynchronisierung aktivieren

Mit den folgenden Schritten können Sie prüfen, ob die Kontaktsynchronisierung für eine Integration aktiviert ist:

Schritte:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Integrationen > Apps.
  2. Navigieren Sie zum Abschnitt Meine Apps und wählen Sie die Integration aus, für die Sie die Kontaktsynchronisierung aktivieren möchten.
  3. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen.
  4. Scrollen Sie zu den Integrationseinstellungen.
  5. Aktivieren Sie Wenn ein Kontakt in [Integration] vorhanden ist, dann ... In Ihrem Telefonsystem speichern.
Image showing how to enable if contact exists...

Nach der Aktualisierung dieser Einstellung werden Kontakte aus Ihrer Integration mit Aircall synchronisiert, sobald Ihre Agenten einen Kontakt zum ersten Mal anrufen.

Achtung: Kontakte, die in der Integration gespeichert, aber noch nicht in Aircall vorhanden sind, werden erst gespeichert, wenn ein Anruf getätigt oder empfangen wird. Nach der Synchronisierung werden in der Integration vorgenommene Änderungen nach dem nächsten Anruf mit dem Kontakt oder nach einem Klick auf „In der Integration bearbeiten“ und anschließendem Wechsel des Fokus vom Telefon weg und wieder zurück in Aircall angezeigt.

Wenn Sie alle vorhandenen Kontakte auf einmal synchronisieren müssen, verwenden Sie die Desktop- oder Web-App, um Kontakte gesammelt zu importieren. Die Kontaktsynchronisierung überträgt nicht sofort alle Kontakte in Aircall.

Rufnummernformat und erforderliche Felder

Die Kontaktsynchronisierung setzt bestimmte Formatierungen und Felder in Ihrem CRM oder Helpdesk voraus.

Achtung: Rufnummern müssen im E.164-Format gespeichert sein und die Landesvorwahl enthalten. Andere Formate funktionieren nicht.

Damit die Kontaktsynchronisierung ordnungsgemäß funktioniert:

  • Das Haupt- oder primäre Rufnummernfeld in Ihrem CRM muss die im E.164-Format angegebene Rufnummer enthalten
  • Sekundäre Felder, etwa für Mobilfunk- oder andere Rufnummern, werden von der Kontaktsynchronisierung nicht verwendet
  • Einige Integrationen protokollieren Anrufe möglicherweise trotzdem, wenn Rufnummern in anderen Feldern oder Formaten gespeichert sind. Die Synchronisierung funktioniert jedoch nur, wenn das Hauptfeld eine Rufnummer im E.164-Format enthält
Achtung: Die Kontaktsynchronisierung funktioniert nur mit Rufnummern in Standard-Telefonfeldern von CRMs und nicht mit Rufnummern in benutzerdefinierten Telefonfeldern.

Synchronisierten Kontakt bearbeiten

Über die Kontaktsynchronisierung übertragene Kontakte können nicht direkt in Aircall bearbeitet werden.

Um einen synchronisierten Kontakt zu aktualisieren, bearbeiten Sie ihn in Ihrem CRM oder Helpdesk.

Die Änderungen werden anschließend in Aircall angezeigt:

  • nach dem nächsten Anruf mit dem Kontakt oder
  • nach Auswahl von In [Integration] bearbeiten in Aircall und anschließendem Wechsel des Fokus vom Telefon weg und wieder zurück
Hinweis: Synchronisierte Kontakte werden in der Live-Verfolgung von Aircall nicht angezeigt.

Kontaktsynchronisierung und die mobilen Aircall Workspace-Apps

Die Kontaktsynchronisierung wird sowohl in der Android- als auch in der iOS-Version der mobilen Aircall Workspace-App unterstützt.