Verwalten von Teams im Aircall Dashboard

Die Teams-Funktion ermöglicht es Ihnen, Agenten zu organisieren, zu filtern und zu gruppieren, sodass Kunden basierend auf Sprache, Rolle, Fähigkeiten oder anderen Kriterien an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Sie können Teams Telefonnummern zuweisen, steuern, wie Anrufe verteilt werden, und Warteschlangen sowie Arbeitszeiten konfigurieren.

Dieser Artikel erklärt, wie Admins Teams im Aircall Dashboard erstellen und verwalten, Benutzer hinzufügen und Teams mit Nummern verbinden können.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen ein Admin sein, um Teams zu erstellen und zu verwalten.
• Teams können verwendet werden, um:
  • Agenten nach Sprache, Standort, Rolle
  • Zusätzliche Abdeckung für eine Nummer hinzuzufügen
  • Warteschlangen und erweiterte Optionen zur Anrufverteilung zu nutzen

WICHTIG:
Wenn Sie den Professional-Tarif von Aircall nutzen, können Sie so viele Teams erstellen, wie Sie benötigen.  
Wenn Sie den Essentials-Tarif nutzen, können Sie maximal drei Teams erstellen.  

Es gibt keine Mindest- oder Höchstanzahl von Benutzern innerhalb eines Teams. Ein Team kann aus einer Person oder Ihrer gesamten Belegschaft bestehen.

Ein neues Team erstellen

Aircall-Admins können Teams im Aircall Dashboard erstellen und bearbeiten.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Benutzer & Teams & Teams.
2. Klicken Sie auf Team erstellen in dem grünen Feld in der oberen rechten Ecke.
3. Wählen Sie einen Namen für Ihr Team.
4. Wählen Sie ein Emoji, um Ihr Team optisch zu unterscheiden, und bestätigen Sie den Teamnamen.
5. Klickenstellen.

WICHTIG:
Sie können nicht zwei Teams mit demselben Namen erstellen. Wenn Sie versuchen, ein Team mit einem bereits verwendeten Namen zu erstellen, wird eine Fehlermeldung angezeigt und Sie müssen einen anderen Namen wählen.

Ein bestehendes Team verwalten

Auf der Seite Teameinstellungen können Sie:

• Den Teamnamen bearbeiten
• Das Emoji aktualisieren
• Benutzer hinzufügen oder entfernen
• Das Team löschen

Schritte:

1. Klicken Sie im Bereich auf das Team, das Sie verwalten möchten.
2. Passen Sie den Namen oder das Emoji nach Bedarf an.
3. Verwenden Sie den Bereich Teammitglieder, um Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen.
4. Klicken Sie auf Speichern, falls Sie dazu aufgefordert werden, oder bestätigen Sie die Änderungen.

Wenn Sie ein Team löschen, bleiben dessen Benutzer aktiv, aber das Team erscheint nicht mehr in den Anrufverteilungen.

Benutzer zu einem Team hinzufügen

Option 1: Aus der Teamliste

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Benutzer & Teams & Teams.
2. Klicken Sie neben einem Team auf + Benutzer hinzufügen (falls verfügbar).
3. Suchen Sie nach dem Benutzer.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Option 2: Über die Teameinstellungen

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Benutzer & Teams & Teams.
2. Suchen Sie das von Ihnen erstellte Team und wählen Sie es aus.
3. Klicken Sie im Bereich Teammitglieder auf Benutzer hinzufügen.
4. Suchen Sie nach den Benutzern, die Sie dem Team hinzufügen möchten.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Nachdem Sie Ihr Team erstellt und Benutzer hinzugefügt haben, können Sie das Team in der Anrufverteilung einer beliebigen Nummer zuweisen und die Klingelregel sowie die Warteschlangenzeit für dieses Team festlegen.

Benutzer aus einem Team entfernen

Ein Team einer Telefonnummer zuweisen

Um ein Team für eingehende Anrufe zu verwenden, müssen Sie es der Anrufverteilung einer Nummer hinzufügen. Gehen Sie im Aircall Dashboard > Tab Nummern zu der Nummer, der Sie Benutzer/Teams zuweisen möchten, und gehen Sie zum Bereich Teams & Benutzer.

Sobald dies erledigt ist, erhält dieses Team Anrufe gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln und die Nummer ist bereit, Anrufe mit diesem Team zu tätigen und zu empfangen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Benutzern und Teams Nummern zuweisen, finden Sie in unserem Artikel Nummern konfigurieren: Integrationen und Teams & Benutzer.

FAQ

Kann ich weiterhin ein Kaskadensystem verwenden?

Ja. Sie können weiterhin ein Kaskadensystem verwenden, indem Sie einzelne Benutzer und Teams gemeinsam in Ihrer Anrufverteilung einbinden. Benutzer und Teams können abwechselnd eingesetzt werden, und Sie können die Reihenfolge des Klingelns per Drag & Drop individuell festlegen.

Wie verwalte ich meine Warteschlangenlänge?

Sie können für jedes Team auswählen, wie lange Kunden in der Warteschleife bleiben. Optionen für die Warteschlangenlänge sind 20 Sekunden, 1, 3, 5, 10, 15 oder 40 Minuten, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Welche verschiedenen Optionen zur Anrufverteilung gibt es für ein Team?

Aircall bietet mehrere Optionen zur Verteilung von Anrufen an ein Team:

• Simultan: Anrufe klingeln gleichzeitig bei allen verfügbaren Teammitgliedern.
  Wenn diese Option ausgewählt ist und Ihre Warteschlange 1 Minute lang ist, klingelt der eingehende Anruf 1 Minute lang gleichzeitig bei allen verfügbaren Agenten.
• Zufällige Verteilung: Anrufe werden zufällig an verfügbare Agenten verteilt.
  Bei einer 1-minütigen Warteschlange klingelt ein eingehender Anruf zufällig bei einem verfügbaren Agenten und geht dann zum nächsten verfügbaren Agenten über, falls der Anruf nicht angenommen wird.
• Längste Leerlaufzeit: Anrufe gehen zuerst an den Benutzer, der am längsten untätig war.
  Bei einer 1-minütigen Warteschlange klingelt ein eingehender Anruf zunächst bei dem Agenten mit der längsten Leerlaufzeit, dann bei dem Benutzer mit der zweitlängsten Leerlaufzeit, falls erforderlich.

Mein Team arbeitet in verschiedenen Schichten. Was sind die Auswirkungen?

Sie können Team-Arbeitszeiten festlegen, sodass ein Team nur während seiner geplanten Zeiten Anrufe erhält, indem Sie die Zeitregel und das Ring To-Widget verwenden. Teammitglieder können ihre Verfügbarkeit auch direkt in der Aircall Workspace-App konfigurieren. Anleitungen dazu finden Sie unter Aircall Workspace: Kontoeinstellungen.

Sie können auch verschiedene Teams erstellen oder ein größeres Team in kleinere Teams aufteilen, um sicherzustellen, dass alle Servicezeiten abgedeckt sind. 

Weitere Details zu Anrufweiterleitung und wie Sie Ihre Anrufverteilung am besten einrichten, finden Sie im entsprechenden Abschnitt unseres Help Centers Routing & Anrufabläufe.

Tipps dazu, wie die Teams-Funktion dabei helfen kann, Rückübertragungen bei Weiterleitungen zu begrenzen und die Anzahl verpasster Anrufe deutlich zu reduzieren, finden Sie auch im entsprechenden Blogbeitrag.