Verwendung Ihrer Pipedrive-Integration

Die Integration von Aircall mit Pipedrive hilft Teams dabei, ihre Anrufaktivitäten mit ihren CRM-Workflows zu verbinden. Die Integration synchronisiert automatisch Kontakte, protokolliert Anrufe und zeigt relevante Informationen direkt in Aircall an. Mit Funktionen wie Kontakt-Erstellung & Synchronisierung, Insight-Karten, Anrufprotokollierung, KI-Einblicke und Nachrichtenprotokollierung stellt die Integration sicher, dass alle Kundeninteraktionen leicht zugänglich und umsetzbar sind.

Anrufprotokollierung

Die Integration protokolliert Aircall-Anrufe automatisch in Pipedrive als Aktivitäten, abhängig davon, ob der Anruf eingehend, ausgehend, angenommen oder verpasst wurde.

Protokollierung von Anrufen bei bestehenden Kontakten

Wenn eine gültige Telefonnummer mit einem Kontakt/Person in Pipedrive übereinstimmt, wird der Anruf als Aktivität unter diesem Kontakt basierend auf Ihren Integrationseinstellungen protokolliert.

Protokollierung von Anrufen bei neuen Kontakten

Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird und Ihre Einstellungen das Erstellen neuer Kontakte erlauben, wird ein neuer Kontakt/Person in Pipedrive erstellt mit:

• Name: [Telefonnummer] Aircall neue Person (z. B. 33102030405 Aircall neue Person)
• Telefon: die Telefonnummer

Unterstützte Telefonnummernformate

Die Pipedrive-Integration unterstützt mehrere Nummernformate neben dem E164-Format. Nachfolgend einige Beispiele der unterstützten Telefonnummernformate.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Liste nicht vollständig ist, sondern einige Beispiele unterstützter Telefonnummernformate enthält.

Details des Anrufprotokolls

Jeder protokollierte Anruf enthält:

• Aktivitäts-Titel: basierend auf Anrufrichtung und Status
  (z. B. Eingehender angenommener Anruf auf [Aircall-Nummernname])
• Datum und Uhrzeit
• Anrufernummer und Aircall-Nummer
• Wartezeit (verpasste Anrufe) oder Dauer (verbundene Anrufe)
• Aufnahme- oder Voicemail-Link
• Notizen, die in Aircall hinterlassen wurden, sowie der Benutzer, der sie hinzugefügt hat

Zuweisungsregeln

Achtung: Wenn der Pipedrive-Administrator, der die Integration eingerichtet hat, nicht gefunden werden kann, wird der Anruf keinem Benutzer zugewiesen.

Hinweis: Anrufe werden nur bei Kontakten/Personen protokolliert, nicht direkt bei Deals oder Organisationen. Wenn eine Nummer nur unter einer Organisation existiert, wird der Anruf je nach Einstellung entweder bei einem neuen Kontakt protokolliert oder gar nicht.

Wenn ein Kontakt mit einem offenen oder gewonnenen Deal oder einer Organisation verknüpft ist, werden Anrufe automatisch auch bei diesen Entitäten protokolliert. Anrufe werden nicht bei verlorenen Deals protokolliert.

Anrufe werden als Aktivitäten bei Kontakten protokolliert und entweder mit dem zuletzt aktualisierten Deal oder, falls kein Deal vorhanden ist, mit einem Lead verknüpft.

Beim Installieren der Aircall-Pipedrive-Integration stellen Sie sicher, dass in Pipedrive Platz für fünf neue benutzerdefinierte Felder vorhanden ist. Diese Felder werden während der Einrichtung automatisch erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Installation Ihrer Pipedrive-Integration.

Kontakt-Erstellung & Synchronisierung

Wenn die Kontaktsynchronisierung aktiviert ist, synchronisieren Ihre gespeicherten Kontakte/Personen in Pipedrive automatisch mit Ihrer Aircall-Telefon-App. Dadurch erscheinen Kontaktnamen automatisch während der Anrufe.

Alle mit einem Kontakt in Pipedrive verknüpften Nummern werden mit Aircall synchronisiert und als Haupt- und weitere Nummern angezeigt. 

Schritte:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Telefonnummern in Pipedrive im E.164-Format (z. B. +15555555555) oder einem anderen unterstützten Telefonnummernformat gespeichert sind.
2. Aktivieren Sie die Kontaktsynchronisierung in Ihrem Aircall-Dashboard über die Pipedrive-Einstellungen.
3. Sobald eine gültig formatierte Nummer in Pipedrive gefunden wird, fügt Aircall die Telefonnummer und den Namen zum Kontakt in Aircall hinzu, zusammen mit einem direkten Link zum Pipedrive-Kontakt.

Sie können synchronisierte Kontakte direkt in Pipedrive aktualisieren, indem Sie im Aircall Workspace auf den Pipedrive Kontaktlink klicken.

Achtung: Wenn zwei Kontakte/Personen dieselbe Nummer teilen, protokolliert Aircall bei demjenigen, der zuerst in Pipedrive gefunden wird – in der Regel der zuletzt aktualisierte.

Neue Kontakt-Erstellung kann ebenfalls über die Pipedrive-Einstellungen aktiviert und konfiguriert werden, um zu bestimmen, ob nur ein neuer Kontakt erstellt werden soll oder ein neuer Kontakt zusammen mit einem neuen Lead oder Deal. Sobald ein neuer Kontakt erstellt ist, werden Anrufe und Nachrichten bei diesem Kontakt protokolliert.

Bei Verwendung der Aircall–Pipedrive-Integration ist es wichtig zu verstehen, wie Aircall Anrufe protokolliert und wie Kontaktinformationen in Pipedrive abgeglichen werden. Dies stellt sicher, dass Anrufe korrekt aufgezeichnet und den richtigen Datensätzen zugeordnet werden.

Kontaktabgleich und Protokollierungsverhalten

Aircall verwendet die in Pipedrive gespeicherte Telefonnummer, um zu bestimmen, wo ein Anruf protokolliert werden soll.

Achtung: Wenn zwei Kontakte oder Personen in Pipedrive dieselbe Telefonnummer teilen, protokolliert Aircall den Anruf bei dem Kontakt oder der Person, die bei der Suche in Pipedrive zuerst erscheint. Dies ist in der Regel der Datensatz, der zuletzt aktualisiert wurde.

Hinweis: Telefonnummern müssen im Telefon-Feld in Pipedrive gespeichert sein. Wenn eine Nummer in einem anderen Feld (z. B. *Telefonfeld 2*) gespeichert ist, werden Anrufe zu oder von dieser Nummer nicht bei dieser Person protokolliert.

Wo Anrufe protokolliert werden

• Anrufe werden direkt bei Kontakten/Personen in Pipedrive protokolliert.
• Anrufe können nicht direkt bei Deals oder Organisationen protokolliert werden.
• Wenn eine Telefonnummer nur auf Organisationsebene existiert, wird der Anruf entweder:
  • Bei einem neuen Kontakt/Person protokolliert, oder
  • Gar nicht protokolliert, je nach Ihren Integrationseinstellungen.

Tipp: Wenn ein Kontakt mit einem offenen oder gewonnenen Deal oder einer Organisation verknüpft ist, ordnet Aircall den Anruf automatisch diesem Deal und/oder der Organisation zu. Anrufe werden nicht bei verlorenen Deals protokolliert.

Insight-Karten

Wenn ein Kontakt in Pipedrive gefunden wird, zeigt Aircall eine Insight-Karte in Ihrer Telefon-App an. Diese Karte enthält einen anklickbaren Link, um den entsprechenden Pipedrive-Kontakt zu öffnen.

Wenn eine Nummer noch nicht gespeichert ist und Ihre Einstellungen das Erstellen neuer Kontakte erlauben, wird automatisch ein neuer Pipedrive-Kontakt erstellt und über die Insight-Karte angezeigt.

Die Aircall - Pipedrive-Integration unterstützt Standard und benutzerdefinierte Insight-Karten. Sie können benutzerdefinierte Insight-Karten über die Pipedrive-Integrationseinstellungen aktivieren und konfigurieren. Wenn keine benutzerdefinierte Insight-Karte aktiviert ist, wird die Standard-Insight-Karte angezeigt.

Standard-Insight-Karten

Insight-Karten für Kontakte

• Insight-Karten für Kontakte enthalten einen Link zur Kontaktseite in Pipedrive, den Kontaktnamen und deren Organisation.
• Wenn ein Anruf an/ von einer neuen Nummer getätigt/empfangen wird, zeigt der Bereich „Name“ die Telefonnummer gefolgt vom Text „Aircall neue Person“ an.

Insight-Karten für Deals

• Insight-Karten für Deals erscheinen, wenn der Kunde einen bestehenden, offenen oder gewonnenen Deal hat, der mit seinem Kontakt in Pipedrive verknüpft ist.
• Insight-Karten zeigen bis zu 5 offene Deals und bis zu 2 gewonnene Deals an. Zusätzlich zeigen die Karten den Namen, Status und den Besitzer jedes Deals.

Achtung: Wenn ein Kunde sowohl offene als auch gewonnene Deals hat, haben die offenen Deals Vorrang, und die Insight-Karten für diese Deals werden zuerst angezeigt.

Benutzerdefinierte Insight-Karten

Sie können Insight-Karten für Kontakte/Personen, Leads, Deals und Organisationen in Ihren Pipedrive-Integrationseinstellungen anpassen. Jeder Kartentyp kann einzeln aktiviert oder deaktiviert werden, und bis zu fünf Felder können für die Anzeige zugeordnet werden.

Anzeigelogik

• Es werden nur aktivierte Karten angezeigt.
• Wenn keine benutzerdefinierten Karten aktiviert sind, wird die Standardkarte angezeigt.
• Das System sucht zuerst nach einem Kontakt/Person.
• Wenn verknüpfte Leads oder Deals existieren und deren Karten aktiviert sind, werden diese ebenfalls angezeigt.
• Bei mehreren Leads oder Deals wird der zuletzt aktualisierte angezeigt.
• Es können bis zu drei Deals angezeigt werden (je einer pro Status: Offen, Gewonnen, Verloren).
• Wenn kein Kontakt/Person gefunden wird, sucht das System nach einer Organisation und zeigt deren Karte an, falls aktiviert.

Hinweis: Für benutzerdefinierte Insight-Karten einer Organisation wurde ein neues benutzerdefiniertes Feld "Org Telefonnummer Aircall" hinzugefügt. Dieses Feld sollte die Telefonnummer der Organisation enthalten, damit Aircall die Organisation anhand der Telefonnummer suchen kann.
Anrufe werden für eine Organisation nicht protokolliert, auch wenn sie als Teil einer Insight-Karte gefunden wird.

Stellen Sie bei der Konfiguration der Aircall–Pipedrive-Integration sicher, dass Ihr Pipedrive-Konto genügend Platz für neue benutzerdefinierte Felder hat.

Achtung: Die Aircall–Pipedrive-Integration fügt während der Installation fünf benutzerdefinierte Felder zu Ihrem Pipedrive-Konto hinzu. Sie müssen vor der Einrichtung mindestens fünf verfügbare Slots für benutzerdefinierte Felder haben.

Protokollierung von Anruftranskripten

Mit Aircall AI können Sie Anruftranskripte als Pipedrive-Aktivitäten protokollieren.

Voraussetzungen:

• Aktive Pipedrive-Integration
• Aircall-Nummern, die mit der Integration verknüpft sind
• Aircall AI aktiviert
• Anruftranskription für die betreffenden Nummern aktiviert

Achtung: Transkripte werden nur für Anrufe erstellt, die länger als 1 Minute dauern. Kürzere Anrufe erzeugen kein Transkript und werden nicht protokolliert.

Sie können diese Einstellung unter Anruftranskription in Pipedrive protokollieren in Ihrem Dashboard verwalten. Die Standardeinstellung ist Ja.

Protokollierung von KI-Einblicken

Die Integration kann zusätzlich zu Anruftranskripten KI-Einblicke protokollieren, darunter:

• Anrufzusammenfassung
• Schlüsselthemen
• Stimmung
• Aufgaben

Diese werden der Aktivitätsnotiz in Pipedrive hinzugefügt.

Schlüsselthemen

Sie können wählen, wie Schlüsselthemen protokolliert werden:

• Als Aktivitätsnotiz
• Als Tags für eine Person/Kontakt, Lead oder Deal

Ein neues benutzerdefiniertes Feld namens Tags Aircall wurde eingeführt, um Aircall Tags zu ersetzen, die zukünftig eingestellt werden.

Aufgaben

Sie können wählen, wie Aufgaben protokolliert werden:

• Als Aktivitätsnotiz
• Als offene Aktivität im Fokusbereich der Pipedrive-Aktivitäten

Nachrichtenprotokollierung

SMS-Protokollierung

Die Integration von Aircall mit Pipedrive protokolliert eingehende und ausgehende SMS-Nachrichten automatisch als Aktivitäten, damit Sie eine vollständige Aufzeichnung der Kundeninteraktionen neben Ihrer Anrufhistorie behalten.

Wie SMS-Nachrichten protokolliert werden

Eingehende und ausgehende SMS-Nachrichten erscheinen in Pipedrive als separater Aktivitätstyp von Anrufen. Dieser Aktivitätstyp wird von Aircall während der Installation automatisch erstellt.

Jede SMS-Aktivität kann je nach Ihren Integrationseinstellungen als offen oder geschlossen protokolliert werden.

Hinweis: Wenn eine eingehende SMS von einer unbekannten Nummer empfangen wird, erstellt Aircall automatisch einen neuen Kontakt in Pipedrive.

Achtung: Die neuen Aktivitätstypen werden automatisch erstellt, wenn die Pipedrive-Integration installiert oder migriert wird.
Wenn einer dieser Aktivitätstypen manuell gelöscht wird, muss die Integration neu installiert werden, um sie wiederherzustellen.

MMS-Protokollierung

MMS-Nachrichten, die über SMS/MMS-fähige Aircall-Nummern gesendet oder empfangen werden und mit Pipedrive verknüpft sind, werden als Aktivitätsnotizen protokolliert. Multimedia-Dateien werden im Dateien-Tab aufgelistet und sind zugänglich.

Die SMS- & MMS-Protokollierung folgt ebenfalls den Einstellungen zur Aktivitätserstellung für Nachrichten, die es erlauben, Nachrichten als offene oder geschlossene Aktivitäten zu protokollieren.

WhatsApp-Nachrichtenprotokollierung

WhatsApp-Nachrichten (Text und Multimedia), die über den Aircall WhatsApp-Kanal gesendet oder empfangen werden, werden in Pipedrive als Aktivitätsnotizen für die zugehörigen Nummern protokolliert.

Die Notiz enthält:

• Nachrichtendetails
• Liste der gesendeten oder empfangenen Multimedia-Dateien
  (zugänglich über den Dateien-Tab im Verlauf)

Sie können wählen, ob WhatsApp-Nachrichten als offene oder geschlossene Aktivitäten mit der Einstellung Aktivitätserstellung für Nachrichten protokolliert werden.

Zuweisungsregeln

Angepasste Aktivitätstitel

Sie können Aktivitätstitel mithilfe der Einstellung Benutzerdefinierter Aktivitätstitel in Ihrem Integrations-Dashboard anpassen.

Wenn aktiviert:

• Können Sie benutzerdefinierte Titel für alle oder bestimmte Anruf-/Gesprächsarten definieren.
• Für Anrufarten ohne benutzerdefinierten Titel wird der Standardtitel verwendet.
• Sie können wählen, ob der Nummernname (der Name der verwendeten Aircall-Nummer) angehängt wird, indem Sie die entsprechende Option aktivieren.

Durch die Nutzung dieser Funktionen hilft die Aircall-Pipedrive-Integration Teams, die Kommunikation zu optimieren, CRM-Updates zu automatisieren und wertvolle Einblicke aus Anrufen, Nachrichten und KI-gestützten Analysen in einem einzigen verbundenen Workspace zu erfassen.

Protokollierung von AI Voice Agent-Anrufen 

Bei Verwendung des Voice Agent können Anrufe zwei mögliche Wege nehmen:

• Nur Voice Agent: Der Anruf wird vollständig vom Voice Agent ohne Weiterleitung bearbeitet.
• Voice Agent → Aircall-Benutzer: Der Voice Agent leitet den Anruf an einen menschlichen Aircall-Benutzer weiter.

In beiden Fällen werden Anrufe in Pipedrive als eingehende empfangene Anrufe protokolliert, um eine genaue Berichterstattung und Sichtbarkeit sicherzustellen.

Nur Voice Agent

Bei Anrufen, die vollständig vom Voice Agent bearbeitet werden:

• Werden Anrufe als eingehende empfangene Anrufe protokolliert.
• Ist aus dem Protokoll sofort ersichtlich, dass der Anruf vom Voice Agent bearbeitet wurde.
• Voice Agent-Notizen sind enthalten und leicht von anderen Notizen unterscheidbar.

Voice Agent → Aircall-Benutzer

Wenn ein Anruf vom Voice Agent an einen menschlichen Aircall-Benutzer weitergeleitet wird, hängt die Protokollierung davon ab, ob die Weiterleitung angenommen oder verpasst wurde.

Angenommene Weiterleitung

Wenn der Agent den weitergeleiteten Anruf annimmt, wird dieser als eingehender angenommener Anruf protokolliert. Für eine klare Berichterstattung:

• Enthält der Titel sowohl den Voice Agent als auch den Namen des Agenten.
• Notizen von sowohl dem Benutzer als auch dem Voice Agent werden protokolliert.
• Tags zeigen an, dass es sich um einen Voice Agent-Anruf handelt, neben allen Benutzertags.

Verpasste Weiterleitung

Wenn der Agent den weitergeleiteten Anruf nicht annimmt, wird dieser als verpasster Anruf protokolliert, bleibt aber als Voice Agent-Weiterleitung markiert. Das Protokoll enthält:

• Einen Titel, der zeigt, dass der Anruf vom Voice Agent weitergeleitet wurde.
• Notizen vom Voice Agent.
• Die Aufnahme des Anrufs.
• Tags, die anzeigen, dass es sich um einen Voice Agent-Anruf handelt.

Verpasste Weiterleitung an Voicemail

Wenn ein weitergeleiteter Anruf vom Agent nicht beantwortet wird und der Anrufer eine Voicemail hinterlässt, zeichnet Aircall dies als Voicemail auf und behält den Voice Agent-Weiterleitungsstatus im Anrufprotokoll bei.

Was im Anrufprotokoll erscheint

Das Anrufprotokoll für eine verpasste Weiterleitung, die in einer Voicemail endet, enthält:

• Titel, der anzeigt, dass der Anruf nach der Eskalation durch den Voice Agent in der Voicemail endete
• Notizen, die vom Voice Agent hinzugefügt wurden
• Voicemail-Aufnahme des Anrufers
• Tags, die anzeigen, dass es sich um einen Voice Agent-Anruf handelt

Synchronisierung von Aircall-Tags

Sie können jetzt Aircall-Tags mit Objekten in Pipedrive synchronisieren. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, auszuwählen, ob Aircall-Tags mit einer Aktivität, einem Deal, einer Person oder keinem Objekt synchronisiert werden, sodass Sie die Organisation der Anrufdaten in Ihrem CRM besser steuern können.

Auswahl des Synchronisierungsobjekts

Beim Einrichten der Tag-Synchronisierung zwischen Aircall und Pipedrive können Sie nur ein Pipedrive-Objekt auswählen, mit dem die Tags synchronisiert werden sollen.

• Aktivität: Tags werden mit dem Standard-Tags-Feld von Pipedrive synchronisiert.
• Deal oder Person: Tags werden mit einem benutzerdefinierten Feld synchronisiert, das in Pipedrive erstellt wurde.
• Nichts: Tags werden mit keinem Pipedrive-Objekt synchronisiert.

Achtung: Sie können nur einen Objekttyp (Aktivität, Deal oder Person) für die Tag-Synchronisierung auswählen.

Verhalten der Tag-Synchronisierung

Nach der Einrichtung werden in Aircall angewendete Tags automatisch mit Ihrem gewählten Pipedrive-Objekt synchronisiert.

• Anrufe können innerhalb von 2 Stunden nach dem Anruf getaggt oder enttaggt werden.
• Nach diesem 2-Stunden-Fenster werden Tag-Updates in Aircall nicht mehr mit Pipedrive synchronisiert.

Hinweis: Wenn Sie Deal oder Person wählen, erstellt und synchronisiert Aircall Tags in einem benutzerdefinierten Feld in Pipedrive. Bei Aktivität werden Tags mit dem Standard-Tags-Feld synchronisiert.

Aktivitätserstellung

Jeder Anruf- und Nachrichtentyp erhält seinen eigenen Aktivitätstyp, was eine erweiterte Analyse in Pipedrive ermöglicht, indem die Aktivitätstypen direkt segmentiert werden.

Beim Installieren der Pipedrive-Integration mit Aircall werden neue Aktivitätstypen automatisch erstellt, um sicherzustellen, dass Anrufe und Nachrichten zwischen beiden Systemen korrekt protokolliert werden.

Achtung: Diese Aktivitätstypen werden während der Installation der Pipedrive-Integration erstellt. Deaktivieren oder löschen Sie sie nicht in Ihren Pipedrive-Kontoeinstellungen, da dies die korrekte Protokollierung von Anrufen und Nachrichten verhindern kann.

Wenn ein Aktivitätstyp manuell gelöscht wird, müssen Sie die Pipedrive-Integration neu installieren, um die ordnungsgemäße Funktion wiederherzustellen.

Pipedrive und Synchronisation ausgehender Anrufe mit Google Calendar

Bei der Nutzung der Aircall-Integration mit Pipedrive kann es vorkommen, dass ausgehende Anrufe in Ihrem Google Calendar erscheinen. Das liegt in der Regel an den Kalendersynchronisationseinstellungen von Pipedrive. Dieser Artikel erklärt, warum das passiert und wie Sie es beheben können.

Warum ausgehende Anrufe im Google Calendar erscheinen

Wenn die Kalendersynchronisation von Pipedrive aktiviert ist, können bestimmte Aktivitäten automatisch in Ihrem verbundenen Google Calendar erfasst werden. Ausgehende Anrufe über Aircall können in diese Synchronisation einbezogen werden, wodurch Kalendereinträge für Anrufe entstehen.

So verhindern Sie, dass ausgehende Anrufe mit Google Calendar synchronisiert werden

Um zu verhindern, dass ausgehende Anrufe in Ihrem Google Calendar erscheinen, passen Sie die Einstellungen direkt in Pipedrive an.

Schritte:

1. Öffnen Sie Ihr Pipedrive-Konto.
2. Gehen Sie zu den Einstellungen für die Kalendersynchronisation.
3. Deaktivieren Sie die Kalendersynchronisation oder ändern Sie die Konfiguration, sodass Anrufaktivitäten nicht mehr in Ihrem Google Calendar erfasst werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation von Pipedrive: Pipedrive calendar sync