Creare eleganti Automazioni post-chiamata con l'Aircall Agente vocale IA è più semplice di quanto si possa pensare. Combinando l'Agente vocale IA con una piattaforma di Automazione low-code come Zapier, i team di E-commerce di lusso possono trasformare le chiamate in entrata in Flussi di lavoro fluidi e altamente personalizzati, offrendo un'Esperienza del cliente di livello concierge, risparmiando tempo prezioso e assicurandosi che nessuna richiesta rimanga senza risposta.
In questo articolo illustreremo un esempio pratico: la configurazione di un'Automazione post-chiamata per un rappresentante commerciale che gestisce le chiamate in entrata di clienti esigenti nel settore del lusso.
In questo scenario, l'Agente vocale IA:
- Agisce come un concierge virtuale, garantendo una risposta tempestiva a ogni chiamata in entrata, anche quando il rappresentante commerciale non è disponibile.
- Raccoglie i dati essenziali del cliente, come nome completo, informazioni di contatto e momento migliore per una consulenza personalizzata
- Pianifica automaticamente una consulenza personalizzata o una sessione di shopping privata in base alla data e all'ora preferite dal cliente.
- Se l'orario richiesto non è disponibile, l'Automazione invia un'elegante Email di follow-up invitando il cliente a selezionare una fascia oraria alternativa, mantenendo un'esperienza esclusiva e senza intoppi, senza alcun coordinamento manuale.
Nota: Per maggiori dettagli, consulta la nostra pagina per sviluppatori: documentazione completa dell'API pubblica di Aircall.
Configurazione dell'Aircall Agente vocale IA
In questo articolo presupponiamo che tu abbia già esperienza nella creazione di un Aircall Agente vocale IA. In caso contrario, consulta la guida introduttiva all'Aircall Agente vocale IA.
1. Nel campo “Linee guida conversazionali”, inserisci le seguenti istruzioni:
Nota: Al momento della pubblicazione di questo articolo, Linee guida conversazionali è ancora in versione beta e richiede l'abilitazione di un flag di funzionalità. Se ti interessa utilizzare questa funzionalità, contatta il nostro team Successo del cliente.
Suggerimento: ## Regola 1: raccolta dell'indirizzo email
Se devi raccogliere l'indirizzo email del chiamante, segui sempre questi passaggi:
> Chiedi al chiamante di fare lo spelling del proprio indirizzo email.
> Ripeti lo spelling esattamente come indicato (lettera per lettera).
> Non fare supposizioni, non improvvisare e non modificare quanto detto dal chiamante.
## Regola 2: raccolta del nome completo
Se devi raccogliere il nome del chiamante, segui sempre questi passaggi:
> Chiedi al chiamante di fare lo spelling del proprio nome completo per assicurarti che venga registrato correttamente.
> Non fare supposizioni, non improvvisare e non modificare quanto detto dal chiamante.
## Regola 3: specifiche per la prenotazione delle Demo
Se il chiamante non fornisce tutti i seguenti dettagli per una riunione dimostrativa, chiedi nuovamente:
> La data esatta (ad es. 3 febbraio), l'anno (ad es. 2025), l'ora (ad es. 15:00) e il fuso orario (ad es. EST).
Richieste come "domani", "fra due giorni" o "dopo il fine settimana" non sono sufficienti. Registra sempre la data, l'anno e l'ora della riunione dimostrativa nel formato Data e ora ISO 8601 (ad es. 2025-10-16T15:00:00-04:00).
Puoi adattare liberamente la formulazione alle tue esigenze specifiche, ma in generale queste direttive aiuteranno l'Agente vocale IA a comportarsi in modo più intelligente, soprattutto durante la raccolta di informazioni che possono risultare intrinsecamente complesse, come indirizzi email, date e orari.
Nota: Per garantire che Zapier interpreti correttamente la data e l'ora, utilizziamo un'istruzione comportamentale che indica all'Agente vocale IA di registrarle sempre in un formato standardizzato: Data e ora ISO 8601 (ad es. 2025-10-16T15:00:00-04:00).
2. Prima di configurare l'Automazione, assicurati che il tuo Agente vocale IA sia configurato con domande preliminari che raccolgano tutte le informazioni chiave necessarie per le azioni successive, come prenotare una riunione o inviare un'Email di follow-up.
In questo esempio, il nostro obiettivo è raccogliere il nome completo e l'indirizzo email del cliente, nonché una data e un'ora specifiche per pianificare una Demo. Domande chiare e strutturate aiutano l'Agente vocale IA a raccogliere dati accurati e garantiscono un Flusso di lavoro di Automazione fluido.
Ecco alcuni esempi:
- Potresti indicarmi il tuo nome completo?
- Nel caso in cui la chiamata si interrompa, potresti fornirmi il tuo indirizzo email?
- Potresti fornire una data, un anno, un'ora e un fuso orario specifici affinché un agente possa prenotare una consulenza? È importante specificare tutti questi dettagli per una prenotazione accurata e automatizzata.
Nota: Richiedere una data e un'ora specifiche può essere complesso a causa delle differenze di fuso orario e dell'uso di espressioni relative, come “domani” o “fra due giorni”. Per evitare errori durante l'Automazione delle prenotazioni nel calendario, richiedi sempre una data, un'ora e un fuso orario espliciti. In questo modo, il sistema potrà interpretare e prenotare correttamente la riunione, indipendentemente dalla posizione del cliente o del rappresentante commerciale.
3. Aggiungi l'Agente vocale IA alla fine del tuo Flusso delle chiamate, affinché gestisca l'overflow nel caso in cui il rappresentante commerciale non risponda alla chiamata in entrata.
Configurazione di un flusso Zapier (parte 1)
Nota: Questo articolo presuppone che tu abbia già esperienza nella creazione di uno Zap. In caso contrario, contatta il nostro team Successo del cliente se ti interessa usufruire degli Aircall Servizi professionali per ricevere assistenza nella creazione di questa Automazione o di una simile.
Nel tuo Zap, configura un trigger “Webhook by Zapier” (“Catch Hook”) in modo che ascolti una notifica di evento di chiamata da Aircall. Copia l'URL del Webhook generato.
Configurazione del Webhook dell'Agente vocale IA
Nel pannello a sinistra, vai a Dashboard Aircall > Integrazioni > Webhook e aggiungi un nuovo “Webhook”.
Incolla l'URL del Webhook di Zap ottenuto nel passaggio precedente. Assicurati inoltre che sia abilitata solo la notifica Webhook “ai_voice_agent.summary”.
In questo modo, verrà inviata una notifica a Zapier ogni volta che un Agente vocale IA termina una conversazione con un chiamante. La notifica conterrà anche un payload con le domande preliminari pertinenti e le risposte raccolte dall'Agente vocale IA.
Configurazione di un flusso Zapier (parte 2)
In generale, quando Aircall invia la notifica Webhook contenente le domande preliminari e le risposte raccolte dall'Agente vocale IA, avrà la seguente struttura del payload (JSON):
1. Successivamente, elaboreremo e suddivideremo in elementi il payload del Webhook ricevuto da Aircall, in modo che sia possibile fare riferimento a ciascuna risposta preliminare nei passaggi successivi dello Zap. A tale scopo, aggiungi un passaggio Formatter by Zapier con l'evento “Utilità” e configuralo come segue:
- Trasformazione: da elemento di riga a testo
- Input: seleziona il campo del trigger dello Zap denominato “Risposta dati estratti dai dati”
- Contiene l'elenco di tutte le risposte preliminari acquisite dall'Agente vocale IA
- Separatore: |||
Questo passaggio converte l'array di elementi di riga in un unico blocco di testo, in cui ogni elemento è separato dal delimitatore scelto (|||). In termini pratici, ciò consente di fare facilmente riferimento alle singole risposte, come nome, email o orario della Demo, nelle azioni successive dello Zap, ad esempio per inviare un'Email di follow-up o creare un evento di calendario.
2. Il passaggio successivo consiste nel riformattare la data richiesta per la futura riunione dimostrativa in un formato che Zapier possa interpretare. A tale scopo, aggiungi un passaggio Formatter by Zapier con l'evento “Data/ora” e configuralo come segue:
- Trasformazione: formato
- Input: seleziona la data e l'ora della prenotazione dal precedente passaggio di “suddivisione in elementi”
- Formato di destinazione: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Fuso orario di destinazione: UTC
- Formato di origine: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Fuso orario di origine: UTC
3. Successivamente, dovremo calcolare la data e l'ora di fine della futura riunione dimostrativa, ovvero la durata della Demo. A tale scopo, aggiungi un passaggio Formatter by Zapier con l'evento “Data/ora” e configuralo come segue:
- Trasformazione: aggiungi/sottrai tempo
- Input: seleziona la data e l'ora della prenotazione dal precedente passaggio di “riformattazione”
- Espressione: +X minuti
- Puoi adattare liberamente questo valore alla durata necessaria
- Formato di destinazione: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
- Formato di origine: YYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ
4. Proseguendo, dovremo verificare se la data e l'ora suggerite dal chiamante per la Demo sono in conflitto con eventuali riunioni già presenti nel calendario del rappresentante commerciale. A tale scopo, aggiungi un passaggio Google Calendar con l'evento azione “Trova periodi occupati nel calendario” e configuralo come segue:
- Calendario: il calendario pertinente del rappresentante commerciale
- Ora di inizio: seleziona la data e l'ora della prenotazione dal precedente passaggio di “riformattazione”
- Ora di fine: seleziona la data e l'ora di fine della prenotazione dal passaggio precedente
- Operazione riuscita se non vengono trovati risultati di ricerca: Vero
- Se vengono trovati più risultati di ricerca: restituisci il primo risultato di ricerca
Se questa azione restituisce “falso”, significa che non sono presenti riunioni in conflitto nel calendario del rappresentante commerciale. Se restituisce “vero”, è presente un conflitto.
5. Dovremo eseguire azioni diverse a seconda che sia presente o meno un conflitto con una riunione. A tale scopo, aggiungi un passaggio “Percorsi” con due rami:
- È disponibile una fascia oraria (ovvero non ci sono conflitti con riunioni)
- Fallback (ovvero è presente un conflitto con una riunione)
Ramo “Fascia oraria disponibile”
6. Configura le condizioni del percorso per il ramo “Fascia oraria disponibile”. A tale scopo, imposta la seguente condizione:
- Continua solo se: seleziona il risultato del passaggio Google Calendar precedente, ovvero “Trova periodi occupati nel calendario”
- Operatore: è falso
7. Infine, possiamo creare una prenotazione nel calendario del rappresentante commerciale. A tale scopo, aggiungi un passaggio Google Calendar con l'evento azione “Crea evento dettagliato” e configuralo come segue:
- Calendario: seleziona il calendario del rappresentante commerciale
- Riepilogo: l'oggetto dell'invito alla riunione
- Descrizione: la descrizione dell'invito alla riunione
- Data e ora di inizio: seleziona la data e l'ora della prenotazione dal precedente passaggio “Riformatta”
- Data e ora di fine: seleziona la data e l'ora di fine della prenotazione dal passaggio precedente (calcolate in base alla data e all'ora della prenotazione)
- Partecipanti: seleziona l'indirizzo email del chiamante acquisito nel precedente passaggio “Suddivisione in elementi”
Ramo “Fallback”
In caso di conflitto tra riunioni, sarà necessario inviare automaticamente un'email al cliente chiedendogli un'altra data e ora adatte per una futura consulenza.
8. Nel ramo “Fallback” (dove non è necessario impostare condizioni, poiché comprende tutte le altre situazioni), aggiungi un passaggio Gmail con l'evento azione “Invia email” e configuralo come segue:
- A: seleziona l'indirizzo email del chiamante acquisito nel precedente passaggio “Suddivisione in elementi”
- Da: seleziona l'account Gmail del rappresentante commerciale
- Nome mittente: nome completo del rappresentante commerciale
- Oggetto: oggetto dell'email
- Corpo: corpo dell'email
Esempio di invito di Google Calendar
Una volta attivato, lo Zap dovrebbe essere in grado di integrarsi con l'Agente vocale IA di Aircall per prenotare automaticamente riunioni con i clienti che hanno effettuato chiamate in entrata alle quali il rappresentante commerciale non ha risposto.
Esempio (invito via email inviato quando la consulenza viene prenotata correttamente):
Esempio (email inviata in caso di conflitto tra riunioni):
Stato di Aircall
Assistenza per l'accesso