La creazione di un sistema semplificato di Risposta vocale interattiva (IVR) in Smartflows consente di ottimizzare l'Instradamento delle chiamate, ridurre i tempi di attesa e le chiamate abbandonate e migliorare la soddisfazione dei clienti. Un IVR di Supporto ben strutturato può indirizzare i chiamanti ai Team corretti con una navigazione minima nel menu, risultando al contempo facile da gestire e ampliare.

In questo articolo ti guideremo attraverso le seguenti operazioni:

  • Configurare l'Orario lavorativo sulle tue linee telefoniche
  • Aggiungere messaggi di Segreteria telefonica
  • Configurare il menu IVR
  • Assegnare i Team ai rami dell'IVR
  • Pubblicare il tuo Smartflow

Configurare un semplice IVR di Supporto

Configurare l'Orario lavorativo

Definisci quando il tuo Team di supporto è disponibile per rispondere alle chiamate.

Passaggi

  1. Nel Numero Smartflow, aggiungi un widget Regola del tempo.
  2. Configura l'Orario lavorativo del tuo Team (ad es. dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 17:00).
  3. Durante gli orari di apertura, indirizza le chiamate alla gestione prevista per l'Orario lavorativo e, durante gli orari di chiusura, alla Segreteria telefonica fuori orario.
Suggerimento: Utilizza un'unica Regola del tempo per mantenere la configurazione ordinata e facile da aggiornare.

Aggiungere messaggi di Segreteria telefonica

Prepara messaggi di Segreteria telefonica personalizzati per periodi diversi.

Passaggi

  1. Nel Numero Smartflow, aggiungi widget Segreteria telefonica che funzionino:
    • Durante l'Orario lavorativo (ad es. quando nessuno risponde).
    • Al di fuori dell'orario lavorativo.
  2. Utilizza l'opzione Da testo a voce o Carica un file audio (MP3 o WAV) per registrare messaggi chiari e concisi.
Suggerimento: Mantieni i messaggi di Segreteria telefonica brevi e informativi per incoraggiare i clienti a lasciare i propri recapiti.

Configurare il menu IVR di Supporto

Configura un menu del Tastierino che indirizzi chiaramente i chiamanti all'area di Supporto corretta.

Passaggi

  1. Nel Numero Smartflow, aggiungi al flusso un widget Tastierino/IVR.
  2. Fornisci istruzioni chiare per il menu (ad es. “Premi 1 per il Supporto dell'App, 2 per il Supporto della Dashboard, 3 per la Fatturazione”).
  3. Aggiungi rami per ciascuna opzione.

Assegnare i Team ai rami dell'IVR

Ogni opzione del menu deve indirizzare al Team appropriato.

Passaggi

  1. Per ogni ramo, utilizza un widget RingTo per indirizzare le chiamate al Team/Agente corrispondente.
  2. Configura la Durata dello squillo e le regole di squillo per ottimizzare la reattività.
  3. Aggiungi un messaggio generico di Segreteria telefonica dopo ogni widget RingTo per le chiamate senza risposta durante l'Orario lavorativo.
Importante: Assicurati che tutti i percorsi terminino con la Segreteria telefonica o un'altra soluzione alternativa per evitare la caduta delle chiamate.

Pubblicare il tuo Smartflow

Passaggi

Una volta completate tutte le configurazioni:

  1. Controlla che il flusso IVR sia completo.
  2. Fai clic su Pubblica per attivarlo.

Il tuo IVR di Supporto semplificato è ora attivo e pronto a gestire efficacemente i chiamanti.

Scopri di più sulla Distribuzione delle chiamate in Smartflows nel nostro articolo Smartflows: Panoramica dell'Instradamento delle chiamate