La creazione di un sistema semplificato di Risposta vocale interattiva (IVR) in flusso di chiamata consente di ottimizzare l'Instradamento delle chiamate, ridurre i tempi di attesa e le chiamate abbandonate e migliorare la soddisfazione dei clienti. Un IVR di Supporto ben strutturato può indirizzare i chiamanti ai Team corretti con una navigazione minima nel menu, risultando al contempo facile da gestire e ampliare.

In questo articolo ti guideremo attraverso le seguenti operazioni:

  • Configurare l'Orario lavorativo sulle tue linee telefoniche
  • Aggiungere messaggi di Segreteria telefonica
  • Configurare il menu IVR
  • Assegnare i Team ai rami dell'IVR
  • Pubblicare il tuo flusso di chiamata

Configurare un semplice IVR di Supporto

Configurare l'Orario lavorativo

Definisci quando il tuo Team di supporto è disponibile per rispondere alle chiamate.

Passaggi

  1. Nel Numero flusso di chiamata, aggiungi un widget Regola del tempo.
  2. Configura l'Orario lavorativo del tuo Team (ad es. dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 17:00).
  3. Durante gli orari di apertura, indirizza le chiamate alla gestione prevista per l'Orario lavorativo e, durante gli orari di chiusura, alla Segreteria telefonica fuori orario.
Suggerimento: Utilizza un'unica Regola del tempo per mantenere la configurazione ordinata e facile da aggiornare.

Aggiungere messaggi di Segreteria telefonica

Prepara messaggi di Segreteria telefonica personalizzati per periodi diversi.

Passaggi

  1. Nel Numero flusso di chiamata, aggiungi widget Segreteria telefonica che funzionino:
    • Durante l'Orario lavorativo (ad es. quando nessuno risponde).
    • Al di fuori dell'orario lavorativo.
  2. Utilizza l'opzione Da testo a voce o Carica un file audio (MP3 o WAV) per registrare messaggi chiari e concisi.
Suggerimento: Mantieni i messaggi di Segreteria telefonica brevi e informativi per incoraggiare i clienti a lasciare i propri recapiti.

Configurare il menu IVR di Supporto

Configura un menu del Tastierino che indirizzi chiaramente i chiamanti all'area di Supporto corretta.

Passaggi

  1. Nel Numero flusso di chiamata, aggiungi al flusso un widget Tastierino/IVR.
  2. Fornisci istruzioni chiare per il menu (ad es. “Premi 1 per il Supporto dell'App, 2 per il Supporto della Dashboard, 3 per la Fatturazione”).
  3. Aggiungi rami per ciascuna opzione.

Assegnare i Team ai rami dell'IVR

Ogni opzione del menu deve indirizzare al Team appropriato.

Passaggi

  1. Per ogni ramo, utilizza un widget RingTo per indirizzare le chiamate al Team/Agente corrispondente.
  2. Configura la Durata dello squillo e le regole di squillo per ottimizzare la reattività.
  3. Aggiungi un messaggio generico di Segreteria telefonica dopo ogni widget RingTo per le chiamate senza risposta durante l'Orario lavorativo.
Importante: Assicurati che tutti i percorsi terminino con la Segreteria telefonica o un'altra soluzione alternativa per evitare la caduta delle chiamate.

Pubblicare il tuo flusso di chiamata

Passaggi

Una volta completate tutte le configurazioni:

  1. Controlla che il flusso IVR sia completo.
  2. Fai clic su Pubblica per attivarlo.

Il tuo IVR di Supporto semplificato è ora attivo e pronto a gestire efficacemente i chiamanti.

Scopri di più sulla Distribuzione delle chiamate in flusso di chiamata nel nostro articolo flusso di chiamata: Panoramica dell'Instradamento delle chiamate