Come funziona l'Integrazione HubSpot

L'Integrazione HubSpot collega Aircall al tuo Il mio conto HubSpot, consentendo la sincronizzazione automatica di contatti, Registro delle chiamate, ticket e Approfondimenti. Questa integrazione aiuta i Team a gestire facilmente le interazioni con i clienti su entrambe le piattaforme.

Sincronizzazione contatti

Con l'Integrazione HubSpot, i tuoi contatti HubSpot salvati vengono sincronizzati automaticamente con l'applicazione telefonica Aircall. In questo modo, quando effettui o ricevi una chiamata, il nome e i dettagli del contatto vengono visualizzati immediatamente.

Requisiti per la sincronizzazione dei contatti

Affinché la sincronizzazione funzioni correttamente, tutti i Numeri di telefono in HubSpot devono essere salvati in formato E.164 (ad esempio, +15555555555). La sincronizzazione dei contatti avviene quando nel campo Numero di telefono di un contatto HubSpot viene salvato un Numero E.164 valido e non vuoto.

Importante: I Numeri di telefono Mobile verranno sincronizzati solo se è presente anche un campo Numero di telefono non vuoto e con un formato valido.

Quando la sincronizzazione dei contatti è abilitata nel Dashboard Aircall, ad Aircall vengono aggiunti i seguenti dettagli:

• Numero di telefono

• Numero di telefono Mobile

• Immagine

• E-mail

• Nome e Cognome

• E-mail 1 ed E-mail 2

• Un link diretto al contatto HubSpot

Puoi modificare i contatti sincronizzati direttamente in HubSpot seguendo il link Modifica in HubSpot da Aircall.
Se un contatto viene eliminato in HubSpot, rimarrà salvato in Aircall.

Nota: Se la Sincronizzazione contatti è disabilitata, i link ai Registro delle chiamate HubSpot non saranno visibili nella schermata successiva alla chiamata o nei dettagli della chiamata. La Sincronizzazione contatti non è attualmente supportata sui dispositivi iOS.

Importante: La Sincronizzazione contatti funziona solo con i contatti HubSpot e non con i record delle aziende.

Schede Insight

Per ogni chiamata collegata a un contatto, un'azienda, un affare o un ticket HubSpot, Aircall visualizza una Scheda Insight contenente dati HubSpot pertinenti.

Quando esiste un contatto in HubSpot

I dettagli visualizzati includono:

• Titolo: Nome e Cognome, se salvati in HubSpot, con un link diretto alla pagina del contatto.

• Azienda: nome dell'azienda associata al Numero in HubSpot.

• E-mail: indirizzo e-mail del contatto.

• Proprietario: il Proprietario del contatto. Se esiste un Utente Aircall con un indirizzo e-mail corrispondente, verranno visualizzati il nome, l'icona e lo Stato di disponibilità attuale dell'Utente Aircall.

• Ultimo contatto: la data dell'ultimo contatto con il contatto, nel formato MM/DD/YYYY.

Nota: Le associazioni tra chiamate e aziende sono gestite direttamente da HubSpot.

Quando in HubSpot esiste solo un'azienda

Per ogni chiamata in cui un'azienda è salvata in HubSpot con un Numero che chiama o viene chiamato e non esiste alcun contatto in HubSpot, vengono visualizzate le Informazioni sull'azienda:

• Titolo: Nome dell'azienda salvato in HubSpot con un link alla pagina dell'azienda HubSpot.

• Proprietario: Proprietario dell'azienda. Se esiste un Utente Aircall con un indirizzo e-mail corrispondente, verranno visualizzati il nome, l'icona e lo Stato di disponibilità attuale dell'Utente Aircall.

• Ultimo contatto: la data dell'ultimo contatto con l'azienda, nel formato MM/DD/YYYY.

Quando è associato un affare

Per ogni chiamata in cui un contatto o un'azienda in HubSpot è associato a un affare e l'affare non è Chiuso, verranno visualizzate le informazioni appropriate sull'affare:

• Titolo: Nome della trattativa salvato in HubSpot, con un link diretto alla relativa pagina.

• Importo: Importo e valuta della trattativa.

• Fase: Fase della trattativa in HubSpot.

• Pipeline: Nome della pipeline della trattativa in HubSpot.

Nota: Le associazioni tra chiamate e trattative sono gestite da HubSpot.

Quando è associato un ticket

Per ogni chiamata in cui viene rilevato un ticket associato a un contatto o a un'azienda salvati in HubSpot, verranno visualizzate le informazioni pertinenti sul ticket:

• Titolo: Nome del ticket salvato in HubSpot, con un link diretto alla relativa pagina.

• Fase: La fase del ticket in HubSpot.

• Pipeline: Il nome della pipeline del ticket in HubSpot.

• Proprietario: Proprietario del ticket (se esiste un utente Aircall con un indirizzo e-mail corrispondente, verranno mostrati il nome, l'icona e lo Stato di disponibilità corrente dell'utente Aircall).

Nota: Se l'integrazione è configurata per registrare le chiamate nei ticket esistenti e non viene trovato alcun ticket esistente per il contatto o l'azienda, verrà creato automaticamente un nuovo ticket in cui registrare la chiamata.

Registrazione delle chiamate nei record esistenti

Registrazione delle chiamate per un nuovo contatto

Se nessun contatto HubSpot corrisponde all'indirizzo e-mail del contatto Aircall o al numero chiamante o chiamato e non viene trovata alcuna azienda con un numero di telefono corrispondente, verrà creato un nuovo contatto in HubSpot, se le impostazioni del Dashboard consentono la creazione di nuovi contatti.

Il nuovo contatto verrà creato con le seguenti informazioni:

• Nome: Numero di telefono (formato E.164).

• Cognome: “Nuovo contatto Aircall”.

• Numero di telefono principale: Formato E.164.

• Proprietario: In base alle impostazioni dell'integrazione.

Registro delle chiamate, campi e informazioni

Ogni chiamata viene registrata in HubSpot in base alle impostazioni dell'integrazione. Le chiamate vengono create come interazioni HubSpot (visualizzate come attività di chiamata nel record) e assegnate in base alla logica seguente.

Logica di assegnazione della chiamata

Chiamata in entrata (con risposta)

• Se l'utente che risponde ha lo stesso indirizzo e-mail sia in HubSpot sia in Aircall, viene assegnato come Proprietario dell'attività di chiamata.
• Se gli indirizzi e-mail non corrispondono, la proprietà viene assegnata al Proprietario del contatto o dell'azienda HubSpot.
• Se non esiste alcun Proprietario, la chiamata viene assegnata in base alle impostazioni dell'integrazione.

Chiamata in entrata (senza risposta)

• Se si verifica una Chiamata persa su una linea con un solo Utente che ha lo stesso indirizzo e-mail sia in HubSpot che in Aircall, tale Utente viene impostato come Proprietario.
• Se l'indirizzo e-mail dell'Utente non corrisponde o se la chiamata viene persa su una linea condivisa da più Utenti o Team, la proprietà viene assegnata al Proprietario del contatto o dell'azienda.
• Se non esiste un Proprietario del contatto o dell'azienda, la proprietà viene assegnata in base alle Impostazioni dell'Integrazione.

Chiamata in uscita

• Se l'Utente che effettua la chiamata ha lo stesso indirizzo e-mail sia in HubSpot che in Aircall, viene impostato come Proprietario.
• Se gli indirizzi e-mail non corrispondono, viene assegnato il Proprietario del contatto o dell'azienda.
• Se non esiste alcun Proprietario, la proprietà viene assegnata in base alle Impostazioni dell'Integrazione.

Chiamate trasferite

• Se una chiamata in entrata o in uscita viene trasferita a un altro Utente Aircall il cui indirizzo e-mail corrisponde al suo Il mio conto HubSpot, tale Utente diventa il Proprietario, anche se non risponde.

Metadati dell'attività

Ogni attività viene impostata con Tipo di attività = Chiamata e include i seguenti dettagli:

Importante: Le Chiamate in uscita che si collegano a una Segreteria telefonica sono considerate connesse o con risposta. Per ulteriori informazioni, consulta Risoluzione dei problemi: le chiamate indirizzate alla Segreteria telefonica vengono contrassegnate come connesse in HubSpot.

Il campo Durata chiamata mostra il tempo totale trascorso durante la chiamata (escluso qualsiasi tempo di attesa per le chiamate in entrata) nel formato hh:mm:ss. Se la chiamata non riceve risposta, la Durata sarà di 0 secondi.

Informazioni aggiuntive registrate nelle attività di chiamata

A seconda delle azioni eseguite durante o dopo una chiamata, vengono aggiunti automaticamente ulteriori dettagli al corpo dell'attività in HubSpot.

Registrazione o Segreteria telefonica

• Registrazione: aggiunta come link all'audio della Registrazione delle chiamate.

• Segreteria telefonica: aggiunta come link all'audio del messaggio in Segreteria telefonica.

Chiamate trasferite

• Trasferimento riuscito: aggiunge “Chiamata trasferita correttamente dal nome dell'Agente Aircall A al nome dell'Agente Aircall B”.

• Trasferimento non riuscito o senza risposta: aggiunge “Tentativo di trasferimento della chiamata dal nome dell'Agente Aircall A al nome dell'Agente Aircall B”.

• Trasferimento esterno: aggiunge il Numero di telefono a cui è stata trasferita la chiamata.

Chiamate assegnate

Se una chiamata viene riassegnata a un altro Utente Aircall, l'attività viene aggiornata con: “Chiamata assegnata al nome dell'Agente Aircall B dal nome dell'Agente Aircall A”.

Note

Se vengono aggiunte Note in Aircall (durante o dopo la chiamata), l'attività include: “Il nome dell'Agente Aircall ha aggiunto un nuovo commento: [contenuto della nota]”.

Tag

Se vengono applicati Tag in Aircall (durante o dopo la chiamata), l'attività include: tag_name_1; tag_name_2. Eventuali Tag aggiuntivi aggiunti in seguito vengono inseriti alla fine di questo elenco.

Automazione della chiusura delle attività

Se l'Automazione della chiusura delle attività è abilitata e un'attività viene chiusa dopo la chiamata, l'attività viene aggiornata con:
“(Attività chiusa)” seguito da un link all'attività chiusa.

Add-on Aircall AI (se abilitato)

Se l'Add-on Aircall AI è attivo e vengono generati un riepilogo della chiamata o Argomenti chiave:

• Il riepilogo della chiamata viene aggiunto sotto il titolo Riepilogo della chiamata. Se il riepilogo è lungo, viene fornito un link.

• Gli argomenti chiave vengono aggiunti sotto il titolo Argomenti chiave e separati da punti e virgola.

• Gli elementi da eseguire identificati durante la chiamata vengono aggiunti sotto il titolo Elementi da eseguire.
• Il Sentiment della chiamata viene aggiunto sotto il titolo Sentiment (Positivo, Neutro o Negativo).
• Il rapporto di conversazione viene aggiunto sotto il titolo Rapporto di conversazione.
• Se è stata completata una scheda di valutazione per la chiamata, il punteggio viene aggiunto sotto il titolo Scheda di valutazione.

Chiamate senza un record corrispondente

Se in HubSpot non esiste alcun contatto o azienda e l'integrazione è impostata in modo da non creare nuovi contatti, la chiamata viene comunque registrata, ma è visibile solo nel Dashboard attività di HubSpot. Queste chiamate includono i seguenti dettagli:

• "[Nome del proprietario] ha registrato una chiamata con un record eliminato o sconosciuto".
• Data e ora.
• Esito della chiamata, in base alle impostazioni dell'integrazione.
• "Chiamata <con risposta, senza risposta o persa> tramite il numero di telefono Aircall, con risposta da parte di [Agente Aircall] – Richiama il numero di telefono del contatto (formato E.164) (Registrazione)”

Creazione dei ticket

Se la creazione dei ticket è abilitata, ogni chiamata genera un ticket HubSpot associato al contatto o all'azienda.

Nota: La creazione dei ticket non si applica ai messaggi SMS di gruppo. I messaggi di gruppo vengono registrati solo come interazioni.

Dettagli del ticket

• Tipo di pipeline: in base alle impostazioni dell'integrazione.

• Fase: in base alle impostazioni dell'integrazione.

• Nome del ticket: numero di telefono in formato E.164, nuovo ticket Aircall.

• Date: creato e aperto dalla data della chiamata.

• Origine: telefono.

• Proprietario: determinato utilizzando la stessa logica della proprietà della chiamata

Nota: Se la creazione di nuovi contatti/aziende è disabilitata, non verranno creati ticket per i numeri sconosciuti.

Chiamare da HubSpot

Utilizza Click-to-Dial tramite le estensioni del browser di Aircall per effettuare chiamate direttamente da HubSpot. Questa funzionalità trasferisce automaticamente i numeri nell'App Aircall per comporli.

Nota: Click-to-Dial attualmente non funziona nell'App mobile HubSpot.

Formati dei numeri supportati da HubSpot

Quando aggiungi un numero di telefono in HubSpot, puoi applicare o rimuovere la formattazione del numero.

• Applica la formattazione del numero: HubSpot formatterà automaticamente il numero secondo uno standard basato sul prefisso internazionale del numero. Questi formati automatici sono supportati dall'Integrazione HubSpot di Aircall.

• Rimuovi la formattazione del numero: puoi inserire il numero in qualsiasi formato. Per assicurarti che l'integrazione funzioni correttamente, inserisci il numero utilizzando uno dei formati supportati elencati di seguito.

Esempi specifici per Paese