Fermer automatiquement une tâche après un appel
Sur la page des paramètres d'intégration HubSpot dans le tableau de bord Aircall, vous pouvez configurer une règle pour fermer automatiquement les tâches HubSpot en fonction des résultats de l'appel.
Activation de l'automatisation de la fermeture des tâches
Dans le tableau de bord Aircall, accédez aux paramètres d'intégration de votre intégration HubSpot et faites défiler jusqu'à la section Automatisation de la clôture des tâches .
Ici, vous pourrez configurer une règle pour fermer automatiquement les tâches. Sélectionnez les résultats d'appel qui doivent déclencher la fermeture des tâches, ainsi que les critères qui doivent être utilisés pour sélectionner la tâche à fermer. La règle s'exécutera lorsqu'au moins un résultat et un critère seront sélectionnés.
Lorsque l'appel se termine et que l'un des résultats configurés dans « automatisation de la tâche de fermeture » est sélectionné, la règle sera déclenchée.
Quels sont les résultats et critères d'appel possibles ?
Résultats des appels
- Aucun [par défaut]
- Connecté
- Occupé
- Pas de réponse
- Mauvais numéro
- Message vocal laissé
Plusieurs résultats peuvent être sélectionnés.
Types de critères
- Aucun [par défaut]
- À rendre aujourd'hui
- Due aujourd'hui et créée par une séquence
- Date d'échéance la plus ancienne
- Date d'échéance la plus ancienne créée par une séquence
⚠️ Attention : Si l'option "Aucun" est sélectionnée dans les listes déroulantes des résultats de l'appel et/ou des critères, aucune tâche ne sera clôturée.
Comment traitons-nous les différents critères ?
Lorsqu'un résultat d'appel correspond à la sélection dans vos paramètres d'intégration, Aircall recherche les tâches de type « Appel » associées au contact HubSpot qui a appelé/a été appelé, et qui ont n'importe quel statut sauf « Fermé ».
Ensuite, les critères sélectionnés dans les paramètres de la règle sont appliqués pour déterminer quelle tâche fermer, selon la logique suivante :
| Critères | Règle de sélection des tâches |
| Aucun | Rien ne se passe. Aucune tâche n'est clôturée. |
| À rendre aujourd'hui | Fermez la tâche dont la date d'échéance est définie pour aujourd'hui. Si plusieurs tâches sont définies pour aujourd'hui, nous fermerons la dernière mise à jour attribuée à l'utilisateur qui a traité l'appel. |
| Due aujourd'hui créée par une séquence | Fermez la tâche créée par une séquence dont la date d'échéance est définie pour aujourd'hui. S'il existe plusieurs tâches créées par une séquence et définies pour aujourd'hui, nous fermerons la dernière mise à jour attribuée à l'utilisateur qui a traité l'appel. |
| Date d'échéance la plus ancienne | Fermez la tâche dont la date d'échéance est la plus ancienne, antérieure à la date actuelle. |
| Date d'échéance la plus ancienne créée par une séquence |
Fermez la tâche créée par une séquence dont la date d'échéance est la plus ancienne, antérieure à la date actuelle. |
⚠️ Veuillez noter : En fonction du fuseau horaire de l'utilisateur, chaque utilisateur peut voir différentes tâches marquées comme « à rendre aujourd'hui ». Le fuseau horaire UTC est utilisé pour évaluer les tâches « dues aujourd'hui ».
Lorsqu'une tâche est fermée suite à un appel, cette tâche sera liée dans le journal d'engagement des appels sur la page de contact HubSpot.