Utilisation et ajout de notes lors des appels

Aider vos clients à obtenir les bonnes réponses signifie prendre des notes détaillées pendant votre conversation. Utiliser la section notes directement dans l’application Aircall Phone vous permet de vous souvenir de ces détails importants pour plus tard.

Ajouter des notes est également utile pour vos collègues, car le prochain agent en contact aura accès à toutes les informations pertinentes liées à leur dernier point de contact. Vos Notes seront visibles par tous les membres de l’équipe affectés à la même ligne téléphonique.

Dans Aircall, vous pouvez utiliser la fonction Notes de plusieurs façons :

Ajouter des notes pendant l’appel

• Pendant un appel avec un client, vous pouvez rapidement ajouter des notes en sélectionnant le bouton Notes.

• Une fois sélectionnée, la barre Notes s’ouvrira et vous pourrez commencer à taper. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Terminé

• Après avoir cliqué sur Terminé, fermez la vue Appel terminé en cliquant sur le 'X' en haut à gauche

Veuillez toujours fermer la vue Appel terminé pour enregistrer votre note. Si vous actualisez la page avant de quitter cette vue, vos notes ne seront pas enregistrées.

Ajouter des notes après un appel

Vous pouvez ajouter des notes à un appel après sa fin depuis la section À faire ou Historique des appels. Il suffit de cliquer sur un appel dans l’une de ces sections pour ouvrir la page Détails de l’appel et cliquer sur Ajouter des notes. Gardez à l’esprit qu’une fois une note enregistrée, elle ne peut plus être modifiée.

Ici, vous pouvez commencer à taper dans la zone Notes : cliquez sur Enregistrer pour vous assurer que les notes sont ajoutées.

Alors, comment savoir si vous ou un collègue avez ajouté des notes ? C’est simple. Depuis la section À faire ou Historique des appels, vous verrez dans le Journal des appels que des Notes ont été ajoutées.

Utilisation des notes avec votre CRM

Gardez à l’esprit que toutes les Notes prises lors d’un appel seront synchronisées avec le CRM intégré à votre numéro.

Une fois la vue Appel terminé fermée et la Note enregistrée, les Notes seront alors transférées dans votre CRM. 

Il est important de noter que les notes sont enregistrées à la fin des appels, donc les notes prises pendant l’appel ne peuvent être synchronisées avec le CRM qu’après la fermeture de la vue Appel terminé. 

Une fois qu’une note a été envoyée à votre CRM, il n’est plus possible de modifier ou changer directement cette note.