L’intégration Zoho CRM V3 connecte Aircall à votre compte Zoho CRM afin que votre équipe puisse enregistrer automatiquement les appels et les messages, synchroniser les contacts et consulter les informations clés sur les clients pendant chaque appel. Cet article vous explique comment installer et configurer l’intégration avant sa mise en service.
Remarque: Vous devez disposer des droits d’administrateur dans Aircall et Zoho CRM pour installer et configurer cette intégration.
Installer l’intégration
Étapes :
- Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Applications
- Recherchez Zoho CRM V3 dans la section Toutes les intégrations, puis cliquez dessus.
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Cliquez sur Installer l’application.
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Cliquez sur Autoriser pour connecter votre compte Aircall.
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Sous Sélectionner des numéros, cliquez sur Ajouter des numéros, sélectionnez les numéros Aircall que vous souhaitez associer à l’intégration, puis cliquez sur Ajouter des numéros.
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Vous serez redirigé vers Zoho CRM pour autoriser l’intégration. Connectez-vous si vous y êtes invité, puis acceptez la demande d’autorisation.
- Une fois l’autorisation terminée, cliquez sur Terminer. Vous serez directement redirigé vers les réglages de votre intégration.
Important: Au moins un numéro Aircall doit être connecté pour que les appels et les messages soient enregistrés dans Zoho CRM. Vous pouvez ajouter ou supprimer des numéros à tout moment depuis le tableau de bord Aircall.
Gérer votre intégration
Une fois l’intégration installée, vous pouvez à tout moment gérer ses paramètres de base depuis Intégrations > Applications dans le tableau de bord Aircall. Cliquez sur votre intégration Zoho CRM V3, puis accédez à l’onglet Général pour afficher les options suivantes :
- Activez ou désactivez l’intégration à l’aide du bouton Actif/Inactif. Lorsqu’elle est inactive, les appels et les messages ne sont pas enregistrés dans Zoho CRM.
- Renommez l’intégration en modifiant le champ du nom de l’intégration. Cette option est utile si vous disposez de plusieurs instances de l’intégration.
- Ajoutez ou supprimez des numéros Aircall connectés à l’intégration. Seuls les appels et les messages provenant des numéros connectés sont enregistrés dans Zoho CRM.
- Supprimez l’intégration si vous devez la retirer entièrement.
Remarque: Les appels et les messages provenant de numéros qui ne sont pas connectés à l’intégration ne seront pas enregistrés dans Zoho CRM. Si vous ajoutez un nouveau numéro Aircall à votre compte et souhaitez l’inclure, pensez à l’ajouter à l’intégration.
Configurer les réglages de votre intégration Zoho avant sa mise en service
Une fois installée, votre intégration est active, mais vous devez configurer les réglages ci-dessous avant que votre équipe commence à passer des appels. Les plus importants à configurer en premier sont la recherche d’enregistrements, la création de contacts/d’enregistrements et les Insight Cards, car ils déterminent où les appels sont enregistrés et ce que vos agents voient pendant un appel.
Recherche d’enregistrements
Ce réglage détermine le type d’enregistrement Zoho CRM que l’intégration recherche en premier lors d’un appel ou d’un message. L’intégration effectue une recherche par numéro de téléphone et associe l’appel au premier enregistrement correspondant trouvé.
La séquence par défaut est : Prospect, puis Contact, puis Compte.
Si votre équipe travaille principalement avec des contacts plutôt qu’avec des prospects, ajustez la séquence en conséquence. L’Insight Card que vos agents voient pendant un appel suit également cette séquence.
Réglages de Zoho CRM
Cette section contrôle le comportement principal de l’intégration : ce qui se passe lorsqu’un numéro est introuvable dans Zoho, si les contacts sont synchronisés avec Aircall, comment les enregistrements des appels sont gérés et si les appels AI Voice Agent sont enregistrés.
Création de contacts/d’enregistrements
Définit ce qu’Aircall crée dans Zoho CRM lorsqu’un appel ou un message provient d’un numéro qui n’existe pas dans Zoho. Choisissez l’option qui correspond à la manière dont votre équipe gère les nouveaux contacts :
- Contact (par défaut)
- Contact + Compte
- Contact + Affaire
- Prospect
- Compte
- Aucun
De nouveaux enregistrements sont créés pour les appels et les messages.
Synchronisation des contacts/enregistrements
Activez Synchroniser les contacts Zoho CRM avec Aircall pour rendre vos contacts, prospects et comptes Zoho CRM disponibles dans Aircall. Le nom et le numéro de téléphone sont synchronisés. Si un enregistrement est mis à jour dans Zoho CRM, la modification est automatiquement répercutée dans Aircall.
Journalisation du lien d’enregistrement des appels
Choisissez si les liens d’enregistrement des appels sont journalisés dans Zoho CRM et, le cas échéant, où :
- Sous forme de Note dans l’enregistrement de l’appel
- Dans le champ Enregistrement vocal de l’enregistrement de l’appel
- Non journalisé
Important: Si « Enregistrement vocal » est sélectionné, l’enregistrement ne pourra pas être lu dans Zoho CRM : seul le lien est stocké. Copiez le lien pour ouvrir l’enregistrement depuis le Dashboard Aircall.
Appels de l’AI Voice Agent
Activez Journaliser les appels de l’AI Voice Agent pour journaliser dans Zoho CRM les appels traités par votre AI Voice Agent (AIVA).
Remarque: Assurez-vous qu’AIVA est ajouté à votre Smartflow avant d’activer ce réglage.
Synchronisation des Tags
Détermine où les Tags d’appel ajoutés dans Aircall Workspace sont journalisés dans Zoho CRM. Choisissez l’option correspondant à la manière dont votre équipe utilise les Tags pour la création de rapports ou la segmentation :
- Journaliser les Tags dans les appels (par défaut)
- Journaliser les Tags dans le contact/prospect/compte
- Journaliser les Tags dans les appels et le contact/prospect/compte
- Ne pas journaliser
Les Tags sont journalisés dans le premier type d’enregistrement trouvé selon votre séquence de recherche des enregistrements.
Remarque: La synchronisation des Tags est soumise aux limites de Tags de votre forfait Zoho CRM. Si la limite de Tags d’un type d’enregistrement est atteinte, Aircall ne pourra pas ajouter d’autres Tags. Consultez la documentation de Zoho sur les Tags pour connaître les limites propres à chaque forfait.
Journalisation des entités d’IA
Cette section détermine si la transcription des appels et les insights de l’IA sont journalisés dans Zoho CRM, ainsi que la manière dont chaque type d’insight est stocké. Si votre équipe utilise Aircall AI, configurez cette section avant votre premier appel afin que les insights soient capturés dès le départ.
Remarque: Ces réglages sont disponibles uniquement si votre compte dispose d’un forfait AI Assist actif. Les réglages des guides et du résumé personnalisé nécessitent AI Assist Pro. Si aucun de ces forfaits n’est actif, ces réglages ne pourront pas être modifiés.
Activez Journalisation des entités d’IA pour activer la section, puis configurez chaque type d’insight :
| Type d’insight | Options disponibles |
|---|---|
| Transcription de l’appel | Notes, Aucun |
| Résumé de l’appel | Notes, Aucun |
| Sujets clés | Notes, Tag d’appel, Tag de contact, Aucun |
| Actions à entreprendre | Notes, Tâche ouverte, Aucun |
| Sentiment du client pendant l’appel | Notes, Aucun |
| Guide (AI Assist Pro) | Notes, Aucun |
| Résumé personnalisé (AI Assist Pro) | Notes, Aucun |
Lorsque les actions à entreprendre sont définies sur Tâche ouverte, la tâche est créée pour le contact, le prospect ou le compte dans lequel l’appel a été journalisé.
Insight Cards
Les Insight Cards apparaissent dans Aircall Workspace pendant un appel et présentent à vos agents des informations clés sur l’appelant provenant de Zoho CRM sans qu’ils aient à quitter Aircall. Leur configuration avant la mise en service garantit que vos agents disposent du contexte nécessaire dès le premier appel.
Par défaut, la carte affiche le nom et le propriétaire de l’enregistrement, ainsi qu’un lien direct vers celui-ci dans Zoho CRM. Pour les comptes, le nom de l’entreprise est également inclus.
Vous pouvez personnaliser individuellement les Insight Cards pour les contacts, prospects, transactions et comptes via l’onglet Insight Cards . Chaque type de carte peut être activé ou désactivé indépendamment, et jusqu’à cinq champs peuvent être sélectionnés pour l’affichage.
Remarque: Les Insight Cards sont affichées selon votre séquence de recherche des enregistrements : la carte affichée correspond au premier enregistrement correspondant trouvé. Si aucune Insight Card personnalisée n’est activée, la carte par défaut s’affiche.
Important: Cliquez sur Enregistrer les modifications après avoir configuré les réglages afin de garantir leur application.
FAQ
Puis-je connecter plusieurs comptes Zoho CRM à Aircall ?
Chaque instance d’intégration se connecte à un compte Zoho CRM. Si vous devez connecter plusieurs comptes, contactez l’assistance Aircall pour discuter de votre configuration.
Que se passe-t-il si je ne sélectionne aucun numéro lors de l’installation ?
L’intégration sera active, mais aucun appel ni message ne sera journalisé dans Zoho CRM tant qu’au moins un numéro ne sera pas connecté. Vous pouvez ajouter des numéros à tout moment depuis les réglages de l’intégration dans le Dashboard Aircall.
Dois-je réinstaller l’intégration si j’ajoute ultérieurement un nouveau numéro Aircall ?
Non. Vous pouvez ajouter ou supprimer des numéros directement depuis les réglages de votre intégration dans le Dashboard Aircall sans la réinstaller.
Quelle est la différence entre la création de contacts/enregistrements et la synchronisation de contacts/enregistrements ?
La création de contacts/enregistrements détermine ce qu’Aircall crée dans Zoho CRM lorsqu’un appel provient d’un numéro inconnu. La synchronisation de contacts/enregistrements détermine si vos enregistrements Zoho CRM existants sont rendus disponibles dans Aircall afin que les agents puissent voir le nom et les informations de l’appelant pendant un appel. Ces réglages sont indépendants et peuvent être activés ensemble ou séparément.
Pourquoi mon appel est-il journalisé dans le mauvais type d’enregistrement ?
Il s’agit généralement d’un problème lié à l’ordre de recherche des enregistrements. Vérifiez vos paramètres de recherche des enregistrements et assurez-vous que l’ordre correspond au type d’enregistrement que votre équipe utilise comme objet principal. L’intégration consigne les appels dans le premier enregistrement correspondant qu’elle trouve. Par conséquent, si le prospect figure en premier dans l’ordre et que le numéro existe à la fois pour un prospect et un contact, l’appel sera toujours consigné pour le prospect.
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