Extension utilisateur dans Aircall

Aircall permet aux appelants de composer l’extension individuelle d’un utilisateur afin de joindre directement la bonne personne, sans parcourir les menus ni attendre dans une file d’attente. Les extensions fonctionnent dans l’ensemble du compte et peuvent être personnalisées pour chaque utilisateur.

Comprendre les extensions utilisateur

Lorsqu’un nouvel utilisateur est créé dans Aircall, un numéro d’extension à trois chiffres lui est automatiquement attribué. Ce numéro peut être modifié à tout moment depuis le tableau de bord administrateur.

Important: Les extensions doivent être uniques au sein de votre compte Aircall.
Deux utilisateurs ne peuvent pas partager la même extension.

Configurer l’extension d’un utilisateur dans le tableau de bord Aircall

Vous pouvez afficher ou modifier l’extension d’un utilisateur depuis le tableau de bord.

Étapes :

1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Utilisateurs et équipes > Tous les utilisateurs
2. Recherchez et sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez afficher ou modifier l’extension.
3. Dans les Réglages de l’utilisateur, accédez à l’onglet Général.
4. Sous Réglages du profil, repérez le champ Extension.
5. Pour modifier l’extension, saisissez un nouveau numéro à trois chiffres.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Appeler à l’aide d’une extension

Les appelants peuvent composer une extension à trois chiffres pendant les étapes suivantes d’un appel :

• Pendant ou immédiatement après un message du serveur Vocal Interactif (clavier)
• Pendant l’écoute d’un message audio
• Pendant l’écoute de la musique d’attente

Les extensions fonctionnent dans l’ensemble du compte. Même si un utilisateur ne fait pas partie de la distribution d’appels d’un numéro, son extension peut tout de même être composée et l’appel lui sera acheminé.

Pour aider les appelants à utiliser les extensions, vous pouvez ajouter un message audio à votre flux d’appels, par exemple :

« Si vous connaissez l’extension de la personne à laquelle vous souhaitez parler, composez-la maintenant. Sinon, veuillez patienter pour écouter les options disponibles. »

Trouver votre extension dans Aircall Workspace

Les utilisateurs peuvent facilement trouver leur propre extension dans Aircall Workspace.

Étapes :

1. Cliquez sur Réglages dans le coin inférieur gauche.
2. Sous l’onglet Compte, repérez votre numéro d’extension dans votre Profil.

Points clés à prendre en compte

Que se passe-t-il si un utilisateur est indisponible ?

• Si un utilisateur est indisponible, l’appelant entendra un message automatisé.
  Ce message automatisé ne peut actuellement pas être modifié ni personnalisé.
• Si un appelant compose une extension et que personne ne répond à l’appel, tous les utilisateurs attribués au numéro de téléphone d’origine recevront une notification d’appel manqué.

Extensions et utilisateurs « Données d’appel et accès »

Si un utilisateur est configuré uniquement pour les appels sortants (par exemple, un utilisateur « Données d’appel et accès »), son extension ne fonctionnera pas :

• Les appelants qui composent son extension entendront l’erreur : « Cette extension n’existe pas. »

Impossible de composer une extension pendant les transferts via l’API

Lorsqu’un appel est transféré via l’API publique, l’appelant ne peut pas composer d’extension pendant la phase de sonnerie de ce transfert.