Tenga en cuenta que esta información también se puede encontrar en la página para desarrolladores de Aircall aquí: Formatea tus números de contacto en HubSpot automáticamente mediante flujos de trabajo programados
Vista general
Cuando tienes clientes potenciales que llegan a HubSpot desde múltiples fuentes, es fácil terminar con números formateados de manera inconsistente. En esta guía, te mostraremos cómo configurar un flujo de trabajo en Hubspot que reformatee automáticamente tus números al formato E.164.
El formato de número E.164 es un formato de número de teléfono estándar reconocido internacionalmente que ayuda a garantizar la entregabilidad de las llamadas. Cuando tus números de teléfono se guardan en el formato E.164, nuestros sistemas pueden asignar con precisión las llamadas al contacto o empresa correctos en Hubspot. De este modo, te aseguras de obtener la información correcta en las tarjetas de perspicacia y evitas la creación de contactos duplicados.
Es importante tener en cuenta que, aunque nuestro objetivo es cambiar los números al formato E.164, Hubspot reformateará automáticamente el número al formato estándar local (dependiendo de la región). Hubspot no puede desactivar este formateo local automático. A pesar de completar el flujo de trabajo, el número de teléfono del contacto parecerá que no ha cambiado cuando se visualice en el campo de propiedades.
Sin embargo, cuando el flujo de trabajo se aplica a un contacto/directivo, su número de teléfono se formateará en formato E.164 en el backend. Aircall busca el número de teléfono calculado por el endpoint cuando registra las llamadas y extrae los datos del contacto. Siempre que el número de teléfono calculado esté en formato E.164, verá el comportamiento esperado en términos de coherencia de registro de llamadas.
Requisitos
- Una integración activa de Aircall <> Hubspot. Más información sobre la instalación de dicha integración: Instalación de la integración con Hubspot
- Hubspot Operations Hub & Hubspot Workflows (disponible en los planes Professional y Enterprise de Hubspot)
- Experiencia previa con creación de Hubspot Workflows
Si necesita ayuda para implantar este flujo de trabajo o desea obtener más información sobre otras automatizaciones que pueden mejorar sus operaciones, consulte nuestra sección de Servicios profesionales donde puede reservar una cita con nuestros consultores técnicos.
Comprobación del uso del campo Número de teléfono
Antes de crear el flujo de trabajo, debe identificar los campos de número de teléfono predominantes en Hubspot. Más tarde, utilizaremos esos campos específicos para desencadenar una automatización del flujo de trabajo. Recomendamos este paso si está utilizando campos de número de teléfono personalizados para almacenar Contacto números de teléfono. Sin embargo, el campo estándar Número de teléfono y Número de teléfono móvil serán los campos predominantes en la mayoría de los casos.
- Vaya a la sección Informes en tu entorno HubSpot
- Selecciona Gestión de datost → Calidad de los datos
- En el marco de la Calidad de los datos seleccione Información sobre propiedades
- Desplácese hasta Propiedades para revisar e introduzca "Número de teléfono" en la barra de búsqueda para que aparezcan los campos de teléfono correspondientes
Los resultados contienen una columna a la derecha denominada Porcentaje de llenado ( % ). En esa columna encontrará un desglose de los campos de número de teléfono más utilizados.
Ahora que ha identificado los campos de número de teléfono predominantes, los utilizaremos para activar la automatización de nuestro flujo de trabajo en el siguiente paso. Tenga en cuenta que tendrá que configurar flujos de trabajo independientes para cada campo de número de teléfono que desee actualizar.
Creación del flujo de trabajo de reformateo de números
En adelante, construiremos nuestros flujos de trabajo en torno a los campos de número de teléfono predominantes. El flujo de trabajo incluirá varias acciones, pero las más importantes son:
- Programar Trigger: esta acción nos permitirá establecer la frecuencia y las reglas horarias para cuando queremos que se produzcan las actualizaciones de formato.
- Activador de inscripción: esta acción permite inscribir registros en el flujo de trabajo.
- Formatear Datos: esta acción es el motor del flujo de trabajo y nos permitirá establecer las reglas para el formateo de números.
Tenga en cuenta que Aircall sólo registra los números almacenados en el archivo Número de teléfono o Número de teléfono móvil y no los campos personalizados. A la hora de copiar el valor de la cadena más adelante en esta guía, tendrá que asegurarse de que se copia en el campo Número de teléfono o en Número de teléfono móvil nativos de HubSpot.
Para empezar, vaya a la sección Flujos de trabajo en tu entorno HubSpot. Selecciona Crear un nuevo flujo de trabajo → Basado en contactos → Programar. A continuación, se le pedirá que establezca el Activador de programación, donde determinará con qué frecuencia y cuándo desea que los números se reformateen automáticamente. Esto añadirá automáticamente el Activador de programación al flujo de trabajo. Recomendamos programar el flujo de trabajo fuera del horario laboral para evitar cualquier posible interrupción de sus operaciones diarias.
A continuación, configuraremos el Activador de inscripción utilizando el campo de número de teléfono que determinó como dominante como propiedad de contacto singular. El disparador debe configurarse de la siguiente manera:
- En el Activador de inscripción de contactos seleccione Configurar activadores
- En el panel de la derecha de la página, seleccione Propiedades del contacto en Tipo de filtro
- En Información de contactobusque el campo de número de teléfono que desea actualizar para los contactos registrados. Este será uno de los campos predominantes que identificó anteriormente
- Por último, querrá activar el flujo de trabajo cuando el campo de número de teléfono elegido sea Conocido
Ahora que hemos configurado el Activador de inscripción y el Activador de programaciónutilizaremos la acción Formatear Datos para establecer una fórmula personalizada que recortará los espacios no deseados y los caracteres cortados de nuestro número de teléfono.
- recortar - recorta los espacios en blanco iniciales y finales
- cortar - cortar un carácter o varios caracteres
Los caracteres que suelen aparecer en los números de teléfono son -, (, ) y espacios ( ). Si se incluyen caracteres adicionales en los números de teléfono, asegúrese de tenerlos en cuenta en su fórmula. Al utilizar una fórmula personalizada, es importante tener en cuenta que cada carácter requiere una función correspondiente, y viceversa. Por ejemplo, si desea eliminar 5 caracteres, tendrá que añadir la función "cortar" 5 veces.
Si estás familiarizado con la configuración de fórmulas personalizadas en Hubspot, puedes escribir la fórmula completa como se indica en el GIF a continuación. Si prefieres instrucciones paso a paso, continúa leyendo.
Estos son los pasos para configurar la fórmula personalizada:
- Seleccione Formatear datos como la siguiente acción en su flujo de trabajo y toggle on Modo personalizado. Recomendamos encarecidamente activar Guía de fórmulas para obtener asistencia visual y advertencias de error mientras se construye la fórmula
- Haga clic en Insertar → Función y seleccione recortar
- Partiendo de la base de que los únicos caracteres que tenemos que eliminar son los 4 mencionados anteriormente, tenemos que añadir 4 funciones de corte a continuación. Haga clic en Insertar → Función y seleccione cortar. Repita esta operación 3 veces más para un total de 4
- Una vez completado, su función debe parecerse a las imágenes de abajo
Es de esperar que la guía de fórmulas indique problemas en este punto, ya que no hemos completado el flujo de trabajo.
A continuación, tenemos que añadir el fuente. En este caso, la fuente es la propiedad número de teléfono del primer paso del flujo de trabajo. Haga clic en Insertar y Propiedad Hubspot y selecciona tu campo teléfono. Añade una coma directamente después de él, lo que debería dejar tu fórmula con este aspecto:
Ahora añadimos los caracteres que hay que eliminar. Hay 3 reglas simples para recordar al introducir los caracteres:
- Las comas deben ir seguidas de espacios
- Los caracteres deben ir entre comillas
- Cada carácter debe cerrarse con un paréntesis
En el campo de la fórmula, comience a añadir los caracteres que desea cortar siguiendo las reglas de formato anteriores. Aquí tienes una referencia:
- Dash: , "-")
- Abrir paréntesis: , "(")
- Paréntesis cerrado: , ")")
- Espacio: , " ")
Una vez que haya añadido todos los caracteres a la función de corte en la fórmula, cierre la fórmula añadiendo un paréntesis al final. La guía de su fórmula debería ser verde, indicando "sin problemas", y su fórmula debería parecerse a la imagen de abajo. Asegúrese de Guardar y volver al flujo de trabajo.
Ahora tenemos que tomar el valor cortado y recortado y ponerlo de nuevo en la fórmula Número de teléfono o Número de teléfono móvil utilizando la acción Copiar valor de propiedad. Cuando seleccione esta acción, se le pedirá que seleccione la Propiedad o valor a copiar de en un menú desplegable.
- En ese menú, tendrá que seleccionar 1. Formatear datos -> valor [Cadena
- A continuación, en Objeto de destinoseleccione Contacto
- Por último, en Propiedad a la que copiar el valor "[Cadena]"seleccione Número de teléfono o Número de teléfono móvil
- Haga clic en Guardar para terminar de configurar el Copiar valor de propiedad acción
Después de reformatear los números y pegar los valores actualizados en el campo Número de teléfono o Número de teléfono principal debemos asegurarnos de que cada número tenga un signo + delante de él. Utilizaremos la acción de bifurcación Acción de bifurcación If/Then para tratar los casos en los que algunos números ya tienen un + y otros no.
- Añada una nueva rama Rama If/then en el flujo de trabajo
- A continuación, configure dos ramas en la acción Rama If/then acción
- Para la primera rama, establezca el nombre de la rama en "Tiene +" y establezca el tipo de filtro en Propiedades de contacto → Número de teléfono → empieza por cualquier +
- Para la segunda rama, utilice la rama predeterminada de HubSpot si no se cumple ninguno de los criterios y establezca el nombre de la rama en "Sin +", lo que significa que cualquier número de teléfono sin un + al principio caerá en esta rama
Para la rama Has +, aquí es donde termina el flujo de trabajo y no se realiza ninguna otra acción. Se han eliminado los caracteres y espacios, y ya tiene el + por lo que está en el formato E.164. Sin embargo, debemos configurar el No + para que se añada el + delante del número. En la rama No +, seleccione Formatear datos y active el Modo personalizado. Volvemos a la fórmula personalizada, pero esta vez con una nueva función llamada Concat:
- Haga clic en Insertar → Función y seleccione Concat
- Inmediatamente después del tipo de corchete
"+", - Haz clic en Insertar → Propiedad HubSpot y selecciona el campo de número de teléfono que utilizaste anteriormente. A continuación, cierre la fórmula utilizando )
Para completar el flujo de trabajo, tenemos que volver a copiar el valor [Cadena]. Repita el paso anterior siguiendo la ligera diferencia de abajo:
- Seleccione Copiar valor de propiedad
- Propiedad o valor a copiar de → 4.
- Formato de datos → Valor [Cadena] Objeto de destino= Contacto Propiedad a la que copiar el valor [Cadena] a= Número de teléfono o Número de móvil
¡Enhorabuena! ¡Acabas de crear tu flujo de trabajo de formateo de números! 🎉
Prueba del flujo de trabajo
Para probarlo, recomendamos crear un contacto falso con un número falso que contenga (, ), - y luego inscribirlo manualmente.
Nuestro objetivo es cambiar los números al formato E.164, sin embargo el comportamiento nativo por defecto de HubSpot es formatear automáticamente el número al formato estándar local. Cada país tiene su propia versión estilizada de formato de número, que esperamos anular con el universalmente reconocido E.164. Debido a una limitación por parte de HubSpot, no podemos desactivar este formato local automático. Estéticamente, a pesar de completar el flujo de trabajo, el número de teléfono del contacto va a parecer que no ha cambiado cuando se visualice en el campo de propiedades (front end). Sin embargo, si el contacto se ha inscrito correctamente y ha completado este flujo de trabajo, en el backend estará en el formato E.164, que es el aspecto más importante. Aircall busca el número de teléfono calculado para el punto final cuando busca registrar llamadas y extraer datos de contacto, así que mientras esté en formato E.164, verá el comportamiento esperado en términos de consistencia de registro de llamadas.
Notas
Si los números de contacto no tienen el código de país delante, puede crear un flujo de trabajo similar para añadir el código de país al principio como hicimos con el "+". Esto sólo es aplicable si todos sus números de contacto se encuentran en la misma zona geográfica, por ejemplo, +44. Si tiene contactos de varios países diferentes, es posible automatizar esto con flujos de trabajo si tiene un campo de código de país en cada contacto.