La integración de Zoho CRM V3 conecta Aircall con tu cuenta de Zoho CRM para que tu equipo pueda registrar automáticamente las llamadas y los mensajes, sincronizar los contactos y consultar información clave de los clientes durante cada llamada. En este artículo se explica cómo instalar la integración y configurarla antes de ponerla en funcionamiento.
Nota: Debes tener derechos de administrador tanto en Aircall como en Zoho CRM para instalar y configurar esta integración.
Instalar la integración
Pasos:
- Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones
- Busca Zoho CRM V3 en la sección Todas las integraciones y haz clic en ella.
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Haz clic en Instalar aplicación.
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Haz clic en Autorizar para conectar tu cuenta de Aircall.
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En Seleccionar números, haz clic en Añadir números, selecciona los números de Aircall que quieras vincular a la integración y, a continuación, haz clic en Añadir números.
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Se te redirigirá a Zoho CRM para autorizar la integración. Inicia sesión si se te solicita y acepta la solicitud de autorización.
- Una vez completada la autorización, haz clic en Finalizar. Accederás directamente a la configuración de la integración.
Importante: Debe haber al menos un número de Aircall conectado para que las llamadas y los mensajes se registren en Zoho CRM. Puedes añadir o eliminar números en cualquier momento desde el Panel de control de Aircall.
Gestionar la integración
Una vez instalada, puedes gestionar los aspectos básicos de la integración en cualquier momento desde Integraciones > Aplicaciones en el Panel de control de Aircall. Haz clic en tu integración de Zoho CRM V3 y ve a la pestaña General para acceder a las siguientes opciones:
- Activa o desactiva la integración mediante el selector Activa/Inactiva. Cuando esté inactiva, las llamadas y los mensajes no se registrarán en Zoho CRM.
- Cambia el nombre de la integración actualizando el campo del nombre de la integración. Esto resulta útil si tienes varias instancias de la integración.
- Añade o elimina números de Aircall conectados a la integración. Solo se registran en Zoho CRM las llamadas y los mensajes de los números conectados.
- Elimina la integración si necesitas quitarla por completo.
Nota: Las llamadas y los mensajes de números no conectados a la integración no se registrarán en Zoho CRM. Si añades un nuevo número de Aircall a tu cuenta y quieres incluirlo, recuerda añadirlo a la integración.
Configurar los ajustes de la integración de Zoho antes de ponerla en funcionamiento
Una vez instalada, la integración estará activa, pero debes configurar los siguientes ajustes antes de que tu equipo empiece a realizar llamadas. Los más importantes que debes configurar primero son la búsqueda de registros, la creación de contactos/registros y las Insight Cards, ya que controlan dónde se registran las llamadas y qué ven tus agentes durante una llamada.
Búsqueda de registros
Este ajuste controla qué tipo de registro de Zoho CRM busca primero la integración cuando se produce una llamada o se recibe un mensaje. La integración busca por número de teléfono y registra la llamada en el primer registro coincidente que encuentra.
La secuencia predeterminada es: Cliente potencial, después Contacto y, por último, Cuenta.
Si tu equipo trabaja principalmente con contactos en lugar de clientes potenciales, ajusta la secuencia para reflejarlo. La Insight Card que ven tus agentes durante una llamada también sigue esta secuencia.
Configuración de Zoho CRM
Esta sección controla el funcionamiento principal de la integración: qué ocurre cuando no se encuentra un número en Zoho, si los contactos se sincronizan con Aircall, cómo se gestionan las grabaciones de llamadas y si se registran las llamadas de AI Voice Agent.
Creación de contactos/registros
Define lo que Aircall crea en Zoho CRM cuando una llamada o un mensaje procede de un número que no existe en Zoho. Elige la opción que se corresponda con la forma en que tu equipo gestiona los nuevos contactos:
- Contacto (predeterminado)
- Contacto + Cuenta
- Contacto + Negocio
- Cliente potencial
- Cuenta
- Nada
Se crean nuevos registros tanto para las llamadas como para los mensajes.
Sincronización de contactos/registros
Activa Sincronizar los contactos de Zoho CRM con Aircall para que tus contactos, clientes potenciales y cuentas de Zoho CRM estén disponibles en Aircall. Se sincronizan el nombre y el número de teléfono. Si se actualiza un registro en Zoho CRM, el cambio se refleja automáticamente en Aircall.
Registro de enlaces de Grabación de llamadas
Elige si los enlaces de Grabación de llamadas se registran en Zoho CRM y, de ser así, dónde:
- Como una Nota en el registro de la llamada
- En el campo Grabación de voz del registro de la llamada
- No registrar
Importante: Si se selecciona "Grabación de voz", la grabación no se podrá reproducir dentro de Zoho CRM; solo se almacenará el enlace. Copia el enlace para abrir la grabación desde el panel de Aircall.
Llamadas de AI Voice Agent
Activa Registrar llamadas de AI Voice Agent para registrar en Zoho CRM las llamadas gestionadas por tu AI Voice Agent (AIVA).
Nota: Asegúrate de añadir AIVA a tu Smartflow antes de activar esta opción.
Sincronización de Etiquetas
Controla dónde se registran en Zoho CRM las Etiquetas de llamada añadidas en Aircall Workspace. Elige la opción que mejor se adapte al uso que hace tu equipo de las Etiquetas para generar informes o segmentar:
- Registrar en las llamadas como Etiquetas (opción predeterminada)
- Registrar en Contacto/Cliente potencial/Cuenta como Etiquetas
- Registrar en las llamadas y en Contacto/Cliente potencial/Cuenta como Etiquetas
- No registrar
Las Etiquetas se registran en el primer tipo de registro encontrado según la secuencia de búsqueda de registros.
Nota: La sincronización de Etiquetas está sujeta a los límites de Etiquetas de tu plan de Zoho CRM. Si se alcanza el límite de Etiquetas de un tipo de registro, Aircall no podrá añadir más Etiquetas. Consulta la documentación de Zoho sobre etiquetado para conocer los límites específicos de cada plan.
Registro de entidades de IA
Esta sección controla si la transcripción de llamadas y la información de IA se registran en Zoho CRM, así como la forma en que se almacena cada tipo de información. Si tu equipo utiliza Aircall AI, configura esta sección antes de la primera llamada para que la información se capture desde el principio.
Nota: Estas opciones solo están disponibles si tu cuenta tiene un paquete Aircall AI Assist activo. Las opciones de Guía y Resumen personalizado requieren AI Assist Pro. Si ninguno de los paquetes está activo, estas opciones no se podrán editar.
Activa Registro de entidades de IA para habilitar la sección y, a continuación, configura cada tipo de información:
| Tipo de información | Opciones disponibles |
|---|---|
| Transcripción de la llamada | Notas, Nada |
| Resumen de la llamada | Notas, Nada |
| Temas clave | Notas, Etiqueta de llamada, Etiqueta de contacto, Nada |
| Acciones | Notas, Tarea abierta, Nada |
| Sentimiento de la llamada | Notas, Nada |
| Guía (AI Assist Pro) | Notas, Nada |
| Resumen personalizado (AI Assist Pro) | Notas, Nada |
Cuando Acciones se establece en Tarea abierta, la tarea se crea para el contacto, cliente potencial o cuenta en el que se registró la llamada.
Insight Cards
Las Insight Cards aparecen en Aircall Workspace durante una llamada y muestran a tus agentes información clave sobre la persona que llama procedente de Zoho CRM sin tener que salir de Aircall. Configurarlas antes de la puesta en marcha garantiza que tus agentes dispongan del contexto que necesitan desde la primera llamada.
De forma predeterminada, la tarjeta muestra el nombre y el Propietario del registro, así como un enlace directo al registro en Zoho CRM. En el caso de las cuentas, también se incluye el nombre de la empresa.
Puedes personalizar las Insight Cards de Contacto, Cliente potencial, Negocio y Cuenta por separado mediante la pestaña Insight Cards . Cada tipo de tarjeta se puede activar o desactivar de forma independiente y se pueden seleccionar hasta cinco campos para mostrar.
Nota: Las Insight Cards se muestran según la secuencia de búsqueda de registros: la tarjeta mostrada corresponde al primer registro coincidente encontrado. Si no hay ninguna Insight Card personalizada activada, se muestra la tarjeta predeterminada.
Importante: Haz clic en Guardar cambios después de configurar cualquier opción para asegurarte de que se aplique.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conectar más de una cuenta de Zoho CRM a Aircall?
Cada instancia de la integración se conecta a una cuenta de Zoho CRM. Si necesitas conectar varias cuentas, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Aircall para hablar sobre tu configuración.
¿Qué ocurre si no selecciono ningún número durante la instalación?
La integración estará activa, pero no se registrarán llamadas ni mensajes en Zoho CRM hasta que se conecte al menos un número. Puedes añadir números en cualquier momento desde la Configuración de la integración en el panel de Aircall.
¿Tengo que reinstalar la integración si añado un nuevo número de Aircall más adelante?
No. Puedes añadir o eliminar números directamente desde la Configuración de la integración en el panel de Aircall sin reinstalarla.
¿Cuál es la diferencia entre la creación de contactos/registros y la sincronización de contactos/registros?
La creación de contactos/registros controla lo que Aircall crea en Zoho CRM cuando una llamada procede de un número desconocido. La sincronización de contactos/registros controla si tus registros existentes de Zoho CRM están disponibles en Aircall para que los agentes puedan ver los nombres y los datos de las personas que llaman durante una llamada. Estas opciones son independientes y pueden activarse juntas o por separado.
¿Por qué se registra mi llamada en el tipo de registro incorrecto?
Normalmente, se trata de un problema con la secuencia de búsqueda de registros. Comprueba la configuración de búsqueda de registros y confirma que la secuencia refleje el tipo de registro que tu equipo utiliza como objeto principal. La integración registra las llamadas en el primer registro coincidente que encuentra, por lo que, si Cliente potencial aparece primero en la secuencia y el número existe tanto en un Cliente potencial como en un Contacto, siempre se registrará en el Cliente potencial.
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