Wie man Voicemail Drop verwendet

WICHTIG:
Denken Sie daran, Ihr Team zum Aircall Workspace zu führen. Die veraltete Aircall Phone-App wird 2026 eingestellt. Erfahren Sie mehr in unseren Artikeln unter dem Abschnitt Migration zu Aircall Workspace.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel Informationen zu Voicemail Drop enthält, mit Bildern aus der Aircall Phone-App. Während die hier enthaltenen Funktionen auch für Aircall Workspace relevant sind, besuchen Sie bitte auch Aircall Workspace - Anrufeinstellungen für Informationen zum Aircall Workspace.

Unternehmen, die ein hohes Volumen an ausgehenden Anrufen verwalten, stoßen häufig auf ein häufiges Problem: Die meisten Anrufe landen auf der Mailbox, wodurch Agenten viel Zeit damit verbringen, den ganzen Tag über Sprachnachrichten zu hinterlassen. 

Um wiederkehrende Aufgaben zu minimieren und Agenten zu ermöglichen, täglich mehr Kunden zu erreichen, hat Aircall eine Voicemail-Drop-Funktion mit einem Klick eingeführt.

Bei der Bearbeitung von Standard-Ausgangsanrufen oder Power-Dialer-Anrufen können Agenten eine vorab aufgezeichnete Nachricht auf der Mailbox des Kunden hinterlassen, nachdem sie den Signalton gehört haben. Agenten können ihre eigenen Nachrichten autonom aufnehmen, mit der Einschränkung, dass nur Mikrofonaufnahmen verwendet werden dürfen.

Benutzer können:

• Personalisierte Voicemail-Nachricht(en) vorab aufnehmen
• Aufnahmen verwalten: anhören, löschen, umbenennen, als Standard markieren
• Voicemail Drop nach dem Signalton absenden
• Verlauf anzeigen und filtern

Wie man auf Voicemail Drop zugreift

Die Voicemail-Drop-Funktion ist derzeit im Aircall Professional-Plan verfügbar. 

Sie ist kompatibel mit den Aircall Desktop- und Webanwendungen (iOS und Android folgen in Kürze).

Sie können eine Voicemail Drop absenden, wenn Sie auf einen Anrufbeantworter stoßen, während Sie versuchen, Ihren Kunden oder Interessenten zu erreichen. Drücken Sie einfach die Voicemail-Drop-Taste, sobald Sie den „Signalton“ hören. Diese Taste ist in der Anrufdetails-Ansicht verfügbar, wenn Sie zuvor mindestens eine vorab aufgezeichnete Nachricht in Ihren Anrufeinstellungen konfiguriert haben.

Wie man Voicemail-Drop-Nachrichten einrichtet

Um die Voicemail-Drop-Funktion zu aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Nachricht in Ihren Anrufeinstellungen konfiguriert haben. Voicemail-Drop-Nachrichten können mit Ihrem Mikrofon aufgenommen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Nachrichten nur Ihnen zugeordnet sind und anderen Benutzern innerhalb der Organisation nicht zugänglich sind.

Um eine neue Voicemail aufzunehmen oder bestehende zu ändern, navigieren Sie zu Ihren Einstellungen über den folgenden Pfad: Einstellungen > Präferenzen > Anrufe > Voicemail Drop

Einschränkungen und Tipps

Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, beachten Sie bitte die folgenden Einschränkungen und Tipps:

• Nur für ausgehende Anrufe anwendbar
• Bis zu 10 Nachrichten können pro Benutzer aufgenommen werden
• Jede Nachricht kann bis zu 180 Sekunden lang sein
• Nachrichtennamen sollten einzigartig sein und 48 Zeichen nicht überschreiten

⚠️ Bitte beachten Sie: Einige Anrufbeantworter können Beschränkungen bezüglich der Voicemaillänge haben. Wir empfehlen, Ihre Nachrichten kurz zu halten, um sicherzustellen, dass der Empfänger sie vollständig erhält.

Nachricht für Voicemail Drop aufnehmen

Die erste Aufnahme wird automatisch zur Standardnachricht, die für den One-Click-Drop bereitsteht. Anschließend können Sie die Standardeinstellungen anpassen, wenn weitere Nachrichten vorhanden sind. Während des Anrufs können Sie jede Nachricht aus der Liste auswählen, falls die Standardnachricht nicht geeignet ist.

Um eine neue Nachricht mit dem Mikrofon aufzunehmen, folgen Sie diesen Schritten in der Voicemail-Drop-Einstellungsansicht:

• Geben Sie einen Aufnahmennamen ein, bis zu 48 Zeichen
• Klicken Sie auf Aufnehmen, um zu starten

• Ein 3-Sekunden-Countdown erscheint, um Sie zu benachrichtigen, wann die Aufnahme beginnt
• Sobald die Aufnahme startet, haben Sie ein 3-Minuten-Fenster zum Sprechen
• Die Aufnahme wird automatisch beendet, wenn Sie diese Zeit überschreiten

• Hören Sie sich die aufgenommene Nachricht an, um ihre Qualität sicherzustellen
• Klicken Sie auf Neu aufnehmen, wenn Sie die Aufnahme wiederholen möchten
• Klicken Sie auf Speichern, um sie in der Liste verfügbarer Nachrichten zu speichern

⚠️ Bitte beachten: Wir empfehlen, Ihre Mikrofonkonfiguration/-autorisierung vor Beginn der Aufnahme zu überprüfen.

Vorhandene Voicemail-Drop-Nachrichten verwalten

Sie haben mehrere Optionen, um vorhandene Voicemail-Nachrichten zu verwalten:  

• Anhören - Wiedergabe der Aufnahme
• Umbenennen - Änderung des Aufnahmennamens
• Als Standard festlegen - Festlegung der Standard-Voicemail-Nachricht, die mit der One-Click-Option verfügbar ist
• Löschen - Permanente Entfernung der Nachricht aus der Liste

Voicemail-Nachricht ablegen

⚠️ Bitte beachten: Für die beste Erfahrung tippen Sie erst nach dem Voicemail-Signalton auf die Voicemail-Drop-Taste. Ein vorzeitiges Klicken kann dazu führen, dass die Nachricht nicht korrekt hinterlegt wird. Weitere Tipps finden Sie in den FAQ.

Standardnachricht absenden 

Hinterlassen Sie mit einem Klick eine Voicemail auf dem Anrufbeantworter Ihres Kunden oder Interessenten, indem Sie eine in den Voicemail-Drop-Anrufeinstellungen konfigurierte Standardnachricht verwenden. Wenn Sie Ihren Kontakt nicht direkt erreichen können, folgen Sie diesen Schritten, um eine Voicemail Drop zu hinterlassen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Mailbox des Kontakts erreicht haben
• Warten Sie auf den Voicemail-Signalton, um den optimalen Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung zu erhalten
• Klicken Sie nach dem Signalton auf die Schaltfläche „Voicemail Drop“
• Ihr Anruf wird automatisch beendet und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Text „Nachricht erfolgreich übermittelt!“
• Im Anrufzusammenfassung können Sie Details zur Voicemail-Übermittlung einsehen, einschließlich des Nachrichtenamens und des Agenten, der sie initiiert hat.

Nachricht aus der Liste absenden 

Wenn Sie mehrere vorab aufgezeichnete Nachrichten für Voicemail Drop haben und eine davon anstelle der Standardnachricht verwenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Mailbox des Kontakts erreicht haben
• Warten Sie auf den Voicemail-Signalton, um den optimalen Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung zu erhalten
• Klicken Sie nach dem Signalton auf die Dropdown-Schaltfläche rechts neben der Haupttaste
• Klicken Sie auf die gewünschte Nachricht aus der angezeigten Liste verfügbarer Nachrichten
• Ihr Anruf wird automatisch beendet und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Text „Nachricht erfolgreich übermittelt!“
• Im Anrufzusammenfassung können Sie Details zur Voicemail-Übermittlung einsehen, einschließlich des Nachrichtenamens und des Agenten, der sie initiiert hat

Verlauf anzeigen & filtern

Im Reiter Verlauf können Sie einen ausgehenden Anruf mit Voicemail Drop leicht an dem neuen Symbol davor erkennen:

Für eine effiziente Suche können Sie Ihre Ergebnisse weiter eingrenzen, indem Sie einen Filter für Anruftypen > Voicemail übermittelt anwenden. Diese Auswahl zeigt nur die Anrufe, bei denen eine Voicemail Drop übermittelt wurde:

Fehler

Es können gelegentlich Fehler bei der Nutzung dieser Funktion auftreten:

• Während der Aufnahme: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gespeichert werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
• Während der Löschung der Aufnahme: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gelöscht werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
• Während der Änderung - Umbenennung/als Standard festlegen: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht aktualisiert werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
• Während der Übermittlung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht übermittelt werden, bitte versuchen Sie es später erneut.

Wenn Sie auf einen dieser Fehler stoßen, empfehlen wir, die Aktion nach einiger Zeit erneut durchzuführen. Sollte das Problem bestehen bleiben, wenden Sie sich bitte an das Aircall Support-Team.

FAQ

Die Beachtung des Timings beim Ablegen der Voicemail-Nachricht ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen und Antworten zu dieser Funktion:

F: Was passiert, wenn die angerufene Person das Telefon abnimmt, ich aber versehentlich während des Anrufs die Voicemail-Drop-Taste drücke?

A: Sobald Sie die Voicemail-Drop-Taste drücken, wird der Anruf auf Ihrer Seite sofort beendet. Die angerufene Person bleibt jedoch in der Leitung und hört die Voicemail-Aufnahme. Nach Beendigung der Aufnahme wird der Anruf auch für Ihren Kontakt beendet. Es ist wichtig zu beachten, dass in diesem Szenario keine Voicemail-Nachricht hinterlassen wird.

F: Kann ich eine Voicemail hinterlassen, wenn der Anruf warm weitergeleitet wird?

A: Nein

F: Kann ich eine Voicemail für einen internen Anruf hinterlassen?

A: Nein

F: Was passiert, wenn ich die Voicemail-Drop-Taste vor dem „Signalton“ drücke?

A: Wenn Sie die Taste vor dem „Signalton“ drücken, erhält Ihr Empfänger die Aufnahme möglicherweise nicht oder die Aufnahme ist unvollständig.

F: Was passiert, wenn ich nach dem „Signalton“ zuerst spreche und dann die Voicemail-Taste drücke?

A: Ihr Kontakt erhält sowohl Ihre gesprochene Nachricht als auch die vorab aufgezeichnete Nachricht.

F: Was passiert, wenn ich nach dem „Signalton“ zu lange warte, bevor ich die Voicemail-Drop-Taste drücke?

A: Gelegentlich wird Ihre Nachricht trotz Drückens der Voicemail-Drop-Taste nicht an den Empfänger übermittelt, wenn zu viel Zeit nach dem „Signalton“ vergeht. Dies liegt daran, dass das System die Verzögerung als Abwesenheit einer Nachricht interpretiert, was dazu führt, dass der Anruf vom Empfänger getrennt wird, während Sie weiterhin verbunden bleiben.

F: Kann ich die Deaktivierung von Voicemail Drop für mein Konto beantragen?

A: Ja. Ein Administrator muss diese Änderung durch das Erstellen eines Support-Tickets anfordern.