Créer un AI Voice Agent de qualification des prospects pour les appels sortants avec les actions IA de HubSpot

Configurez un AI Voice Agent pour les appels sortants qui qualifie les prospects créés dans HubSpot et les met à jour automatiquement à l’aide des actions d’IA HubSpot. Cet article explique comment créer l’agent, le connecter à HubSpot et créer le processus qui déclenche l’appel sortant.

Remarque: :
Tout au long de cet article, nous utiliserons un exemple basé sur ACME, une entreprise SaaS disposant sur son site web d’un formulaire de prospects entrants fourni par HubSpot. Plutôt que d’appeler et de qualifier manuellement chaque nouveau prospect, ACME souhaite qu’un AI Voice Agent s’en charge automatiquement. Les comptes les plus importants sont transférés aux commerciaux en temps réel, tandis que les comptes plus petits sont qualifiés par l’agent et consignés afin que l’équipe commerciale puisse les recontacter. L’agent récupère également la fiche de contact HubSpot du prospect et met à jour le champ de phase du cycle de vie pour indiquer que la qualification est terminée.

En mettant en œuvre cette configuration, vous pouvez qualifier les prospects dès leur arrivée, afin que les prospects les plus prometteurs soient transmis plus rapidement à vos commerciaux, pendant qu’ils sont encore intéressés. Cela accélère votre cycle de vente, améliore les taux de conversion des prospects en démonstrations et permet de maintenir un pipeline plus propre en filtrant les prospects non qualifiés avant qu’ils n’atteignent vos commerciaux. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur la vente plutôt que sur la recherche et la qualification manuelles de chaque prospect entrant.

Fonctionnement

Cette configuration peut être adaptée à pratiquement tous les scénarios, mais voici à quoi ressemble un flux d’appel type dans l’exemple d’ACME :

1. Un nouveau prospect envoie un formulaire sur le site web, fourni par HubSpot, ce qui crée une fiche de contact.
2. L’envoi du formulaire déclenche un processus HubSpot, qui inscrit la fiche de contact et lance un appel sortant via l’AI Voice Agent.
3. L’agent entre en contact avec le prospect, déclenche l’action Obtenir le contact pour récupérer la fiche de contact et commence la qualification, en faisant référence aux champs du contact sous forme de contexte {{variable}} tout au long de la conversation, notamment au nombre de licences dont le prospect a besoin.
4. Si le prospect compte 15 utilisateurs ou plus, l’agent déclenche l’action Mettre à jour le contact pour mettre à jour la propriété de phase du cycle de vie, puis transfère immédiatement l’appel à un commercial.
5. Si le prospect compte 14 utilisateurs ou moins, l’agent déclenche l’action Mettre à jour le contact pour mettre à jour la propriété de phase du cycle de vie, puis informe l’appelant que l’équipe commerciale le contactera prochainement avant de mettre poliment fin à l’appel.

Avant de commencer

Ce guide suppose que les éléments suivants sont déjà en place :

• Vous disposez d’un compte HubSpot actif avec un formulaire web de capture de prospects.
• L’envoi du formulaire déclenche la création d’une fiche de contact dans HubSpot et renseigne les champs standard firstname, lastname, phone et email de l’objet Contact.
• La propriété de phase du cycle de vie existe dans l’objet Contact et peut être mise à jour via l’action d’IA Mettre à jour le contact.
• Vous disposez d’une intégration HubSpot active dans le tableau de bord Aircall.
• Le champ contact_phone doit être au format E.164 (par exemple, +14155551234).

Étape 1 : créez votre clé API Aircall et votre jeton d’authentification Basic

Avant de créer votre AI Voice Agent, générez une clé API dans Aircall. Le processus HubSpot l’utilisera pour authentifier sa requête lors du déclenchement de l’appel sortant. Comme HubSpot attend des identifiants sous la forme d’un jeton d’authentification Basic plutôt que d’une paire composée d’un identifiant API et d’un jeton bruts, vous devrez d’abord les combiner et les encoder.

Étapes

1. Dans le tableau de bord Aircall, accédez à Intégrations > Clés API depuis le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Générer une clé API et donnez un nom à la nouvelle clé.
3. Copiez votre identifiant API et votre jeton API, puis combinez-les en une seule chaîne : API_ID:API_Token (sans espaces, avec deux-points comme séparateur).

4. Encodez le résultat en Base64 à l’aide de l’une des méthodes suivantes :

   Outil de navigateur : collez la chaîne combinée dans un outil d’encodage Base64.

   Terminal (macOS/Linux) :

   Copier

   echo -n "YOUR_API_ID:YOUR_API_TOKEN" | base64

   Windows PowerShell :

   Copier

   [Convert]::ToBase64String([Text.Encoding]::ASCII.GetBytes("YOUR_API_ID:YOUR_API_TOKEN"))

5. Le résultat est une chaîne telle que YWJjMTIzOnRlc3R0b2tlbg==. Copiez-la et conservez-la dans un endroit sûr : vous en aurez besoin à l’étape 5.

Étape 2 : activez les actions d’IA

Activez les actions d’IA dans l’intégration HubSpot spécifique que vous souhaitez connecter à votre AI Voice Agent. Dans l’exemple d’ACME, cela signifie activer Obtenir le contact et Mettre à jour le contact.

Étapes

1. Revenez à la page d’accueil de l’API dans le tableau de bord Aircall.
2. Recherchez et sélectionnez votre intégration HubSpot existante.
3. Cliquez sur l’onglet Actions d’IA dans la barre de navigation supérieure.
4. Activez Mettre à jour le contact et Obtenir le contact sous AI Voice Agent.

Étape 3 : créez et configurez votre AI Voice Agent

Créez votre agent.

Étapes

1. Accédez à Agents IA > AI Voice Agents depuis le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Créer un AI Voice Agent et sélectionnez Appels sortants.

Une fois l’agent créé, vous devez le configurer. Les sections ci-dessous suivent l’ordre dans lequel elles apparaissent dans le menu de navigation de gauche de l’éditeur d’agent IA et expliquent le rôle de chacune dans le cas d’utilisation d’ACME.

Pour obtenir davantage d’aide sur ces étapes de configuration, consultez l’article Configuration de votre AI Voice Agent.

Attribution de numéro, profil de l’agent et informations sur l’entreprise

• attribution de numéro : le numéro de téléphone que l’agent utilisera pour passer l’appel lorsqu’il sera déclenché.
• Profil de l'agent : définit l’identité fondamentale de l’agent.
• informations sur l’entreprise : définit la manière dont l’agent désigne votre entreprise.

Centre de connaissances

Le Centre de connaissances vous permet de fournir les informations que l’agent utilise pour répondre aux questions des appelants.

Conseil: Pour ce cas d’utilisation, ajoutez une source de connaissances concise au cas où le prospect aurait des questions sur votre entreprise. Pour des performances optimales, n’essayez pas de tout couvrir : concentrez-vous sur les questions les plus fréquemment posées concernant les sujets les plus pertinents à ce stade du cycle de vente. Surcharger le Centre de connaissances peut ralentir les réponses et réduire leur précision.

Script d’appel : messages d’accueil et d’adieu

Les messages d’accueil et d’adieu définissent ce que les appelants entendent au début et à la fin d’un appel.

L’agent peut personnaliser son message d’accueil à l’aide de variables dynamiques renseignées à partir de votre fiche de contact HubSpot. Toutes les données recueillies par votre formulaire sont associées à une propriété correspondante de la fiche de contact, qu’il s’agisse d’un champ standard comme le prénom ou d’une propriété personnalisée que vous avez créée. Chacune de ces propriétés peut être transmise dans la charge utile contextuelle et référencée dans le script de l’agent sous la forme d’une {{variable}} (par exemple, associer le prénom à la propriété firstname vous permet d’utiliser {{firstname}} dans le message d’accueil : « Bonjour {{firstname}}, j’ai bien reçu votre formulaire... »).

Pour le cas d’utilisation d’ACME, voici le message d’accueil configuré :

Bonjour {{firstname}}, je suis l’assistant IA d’ACME. J’ai bien reçu votre formulaire pour {{company}}. Avez-vous quelques minutes pour que je vous pose quelques questions rapides ?

Remarque: Pour que l’agent reconnaisse réellement la variable pendant l’appel, celle-ci doit être explicitement transmise dans la charge utile contextuelle de l’action de code personnalisé (abordée plus loin dans cet article). Elle ne sera pas disponible automatiquement simplement parce qu’elle existe dans la fiche de contact.

Directives de conversation

Les Directives de conversation vous permettent de définir la manière dont l’agent mène une conversation, en affinant le ton, en définissant les réponses à certaines expressions et en indiquant comment gérer les cas particuliers. C’est également ici que vous définissez la logique conditionnelle qui permet une prise de décision autonome, donnant à votre agent la capacité de raisonner dans les limites que vous avez fixées.

Pour le cas d’utilisation d’ACME, les Directives de conversation configurent une logique conditionnelle qui guide l’agent selon que le prospect atteint ou non le seuil de 15 utilisateurs. Si c’est le cas, l’agent transfère l’appel à un commercial. Sinon, l’agent termine lui-même la qualification et informe le prospect qu’un commercial le contactera sous peu.

## SEUIL DE TRANSFERT APRÈS QUALIFICATION
- Transférez toujours les appelants qui répondent 15 ou plus à la question d’admission « combien de personnes de votre équipe utiliseraient cet outil ? »

- Sinon, poursuivez avec les questions d’admission jusqu’à ce que la qualification soit terminée, informez le client qu’un commercial le contactera sous peu et mettez fin à l’appel.

- N’expliquez en aucun cas le seuil à l’appelant

Conseil: Vous pouvez compléter ces Directives de conversation avec des expressions propres à votre entreprise, des ajustements de ton ou des consignes générales de comportement spécifiques à votre cas d’utilisation.

Processus d’appels sortants

• URL du Webhook : l’identifiant unique de votre AI Voice Agent. Copiez-le et conservez-le avec le code Basic Auth créé à l’étape 1. Il est utilisé dans le HubSpot Workflow.
• Si un message vocal est détecté : définissez la réaction de votre agent s’il lance l’appel sortant et tombe sur une messagerie vocale. Pour ce cas d’utilisation, sélectionnez Raccrocher.

Règles de transfert d'appel

Les Règles de transfert d'appel définissent si, quand et vers qui un appel est transféré.

Pour le cas d’utilisation d’ACME, l’appel ne doit être transféré à l’équipe commerciale que si le prospect répond à un critère précis : 15 utilisateurs ou plus. Cette logique conditionnelle est déjà couverte dans les Directives de conversation, mais elle est renforcée et affinée ici :

• Rôle du transfert = Équipe
• Coordonnées = Ventes
• Condition de déclenchement = La réponse à « Environ combien de personnes de votre équipe utiliseraient cet outil ? » est supérieure ou égale à 15
• Message de transfert = « Je vous mets en relation avec notre équipe commerciale, un instant. »

Flux d'admission

Les questions d’admission vous permettent de configurer les questions de qualification que l’agent pose au prospect, y compris la question de seuil qui détermine si l’appel est transféré.

Conseil: Ne posez pas plus de cinq questions d’admission. Un trop grand nombre de questions peut prolonger la conversation et frustrer l’appelant. Concentrez-vous donc sur les informations dont votre équipe a réellement besoin à ce stade du cycle de vente. Évitez également de redemander des informations déjà recueillies dans le formulaire.

Lorsqu’un appel est transféré, les questions d’admission sont transmises au commercial qui reçoit l’appel afin de lui fournir le contexte. Une fois l’appel terminé, elles sont également consignées dans un format structuré dans le journal d’appels de HubSpot et d’Aircall Workspace.

Pour le cas d’utilisation d’ACME, les questions d’admission sont les suivantes :

• Quel est le principal problème que vous souhaitez résoudre avec un outil comme celui-ci ?
• Avez-vous une idée approximative du délai dans lequel vous souhaitez prendre une décision ?
• Êtes-vous la personne qui prendra la décision finale, ou d’autres personnes sont-elles impliquées ?
• Environ combien de personnes de votre équipe utiliseraient cet outil ?

Actions d’IA

Ajoutez les actions d’IA à votre AI Voice Agent.

Étapes

1. Accédez à Actions d’IA dans le menu de navigation de gauche de l’agent IA.
2. Cliquez sur Ajouter une action.
3. Dans le panneau latéral, ouvrez la liste déroulante et sélectionnez HubSpot > Obtenir le contact. Cliquez sur Enregistrer l’action. Faites de même pour HubSpot > Mettre à jour le contact.

Directives de conversation des actions d’IA

C’est ici que vous définissez quand l’agent doit utiliser chaque action, ainsi que ce qu’il doit dire ou faire ensuite.

Pour le cas d’utilisation d’ACME, Obtenir le contact récupère le contact créé lors de l’envoi du formulaire, et Mettre à jour le contact met à jour la propriété de l’étape du cycle de vie. Comme cet appel correspond à la qualification d’un lead, ACME définit l’étape du cycle de vie sur Lead qualifié par l’équipe commerciale (valeur interne : salesqualifiedlead). La valeur choisie dépend de votre utilisation d’étapes du cycle de vie standard ou personnalisées, ainsi que du stade du cycle de vente auquel cet appel correspond. Veillez à remplacer salesqualifiedlead par la valeur adaptée à votre propre cas d’utilisation.

##Obtenir le contact
- Une fois que l’appelant confirme qu’il accepte de répondre à des questions, utilisez l’action « Obtenir le contact » avec le numéro {{phone}} de l’appelant issu du contexte

- Demandez « Juste pour confirmer, {{phone}} est bien le numéro de téléphone que nous avons enregistré pour vous ? » et confirmez par oui ou non. Lisez-le au format E164

- Si OUI, l’identité est confirmée. Stockez le contactId pour l’utiliser dans les actions ultérieures et passez aux questions d’admission.

- Si NON, demandez à l’appelant son adresse e-mail et réessayez l’action « Obtenir le contact ». Si l’enregistrement est trouvé, l’identité est confirmée. Stockez le contactId pour l’utiliser dans les actions ultérieures et passez aux questions d’admission.

- S’il est toujours impossible de récupérer la fiche du contact, présentez vos excuses et dites à l’appelant : « Je ne parviens pas à récupérer votre fiche de contact dans notre système. Un membre de notre équipe commerciale vous contactera dès que possible à l’aide des informations que vous avez fournies dans votre formulaire », puis mettez fin à l’appel.

##Mettre à jour le contact
- Une fois que l’appelant a répondu à la question de qualification (nombre d’utilisateurs), utilisez l’action « Mettre à jour le contact » avec le contactId stocké précédemment pour définir lifecyclestage sur « salesqualifiedlead ».

- L’action Mettre à jour le contact doit toujours être déclenchée avant que l’appel ne soit orienté vers un transfert ou une conclusion, afin que l’étape du cycle de vie soit mise à jour quel que soit le résultat.

Étape 4 : testez votre agent de qualification des leads

Une fois que tout est configuré, et avant de passer à la configuration de HubSpot, testez minutieusement votre agent à l’aide du panneau Appel test situé à droite de l’éditeur d’agent. Celui-ci simule une expérience d’appel réelle sans envoyer d’activité d’appel à votre équipe ni déclencher d’activité dans HubSpot.

Testez les trois scénarios suivants pour confirmer que l’agent se comporte comme prévu :

• Scénario idéal : appelez en tant que lead comptant au moins 15 utilisateurs et confirmez que l’agent vous transfère vers un représentant commercial (le transfert n’aura pas réellement lieu puisqu’il s’agit d’un appel simulé). Appelez ensuite en tant que lead comptant moins de 15 utilisateurs et confirmez que l’agent effectue lui-même la qualification et vous informe qu’un représentant commercial vous contactera.
• Scénario ambigu : donnez une réponse vague ou incertaine lorsqu’on vous demande votre nombre d’utilisateurs (par exemple, « je ne sais pas encore ») et observez comment l’agent gère cette ambiguïté, s’il pose une question de clarification ou émet une hypothèse.
• Scénario problématique : confrontez l’agent à des situations difficiles, par exemple en l’interrompant au milieu d’une réponse, en donnant des réponses contradictoires sur le nombre d’utilisateurs ou en lui demandant d’effectuer une tâche qui dépasse son champ d’action (par exemple, « réservez-moi quand même une démo »). Confirmez qu’il gère ces situations correctement au lieu de fournir des informations erronées.

Si vous obtenez des résultats inattendus, identifiez le problème, effectuez les ajustements nécessaires et recommencez jusqu’à ce que vous soyez certain que l’agent est prêt à qualifier les leads.

Étape 5 : créez votre Workflow HubSpot et votre action de code personnalisé

Configurez ensuite HubSpot en créant un Workflow qui déclenchera l’appel sortant de l’AI Voice Agent.

Étapes

1. Dans HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur Créer un Workflow > À partir de zéro.

Déclencheur d’inscription

Pour le déclencheur d’inscription, utilisez deux options : l’inscription manuelle, un outil de test pratique qui vous permet d’exécuter le Workflow sans envoyer à chaque fois le véritable formulaire de lead, et la condition réelle que les prospects rempliront, à savoir l’envoi du formulaire de lead concerné.

Étapes

1. Dans le déclencheur d’inscription, sélectionnez Déclencher manuellement > Contact > Enregistrer et continuer.
2. Cliquez de nouveau sur le déclencheur d’inscription et, sous OU, sélectionnez Lorsqu’un événement se produit.
3. Dans Ajouter des critères, recherchez et sélectionnez Envoi de formulaire.
4. L’envoi du formulaire a été effectué un nombre quelconque de fois à n’importe quel moment sera ajouté par défaut.
5. Cliquez sur + Ajouter des critères et sélectionnez Nom du formulaire.
6. Définissez Nom du formulaire = est l’un des suivants = [votre formulaire de capture de leads].
7. Cliquez sur Enregistrer.

Réinscription

Remarque: :
Désactivez la réinscription pour ce Workflow, car chaque lead ne doit être qualifié qu’une seule fois par envoi de formulaire. Son activation pourrait déclencher des appels sortants en double si une personne envoie le formulaire plusieurs fois. Si vous souhaitez gérer les appels sans réponse, Aircall consigne le résultat de l’appel dans HubSpot. Envisagez donc un Workflow de suivi distinct qui utilise ce résultat pour redéclencher l’appel après un certain délai, plutôt que de vous appuyer sur la réinscription ici.

Action de code personnalisé

Étapes

1. Sous votre déclencheur d’inscription, cliquez sur + pour ajouter une action.
2. Recherchez Code personnalisé et sélectionnez-le.
3. Choisissez Node.js 18.x comme langage.
4. Sous Secrets, cliquez sur Choisir un secret > Ajouter un nouveau secret.
5. Nom du secret : AIRCALL_BASIC_AUTH (veillez à ne pas ajouter d’espaces).
6. Valeur du secret : collez la chaîne Base64 obtenue à l’étape 1.
7. Enregistrez le secret et revenez à l’action.
8. De retour dans l’action, sélectionnez AIRCALL_BASIC_AUTH dans la liste déroulante. Il apparaîtra sous forme d’étiquette.

Propriété à inclure dans le code

Cliquez sur Ajouter une propriété pour chaque champ dont l’AI Voice Agent a besoin afin de qualifier et personnaliser l’appel. Pour chacun, sélectionnez la propriété HubSpot à partir de laquelle récupérer les données et attribuez-lui un nom de variable, c’est-à-dire le nom que vous utiliserez pour référencer cette valeur dans le code (par exemple, event.inputFields['firstname']).

Chaque {{variable}} que vous avez déjà utilisée dans le message d’accueil et les Directives de conversation de l’agent doit être incluse ici avec un nom de variable correspondant. Sinon, l’agent n’y aura pas accès pendant l’appel.

Pour le cas d’usage de qualification des prospects d’ACME, comme pour la plupart des cas d’usage de qualification standard, limitez cette liste au strict nécessaire : l’agent a uniquement besoin d’assez de contexte pour personnaliser le message d’accueil et confirmer l’identité de l’appelant :

Remarque: :
L’ID de la fiche (hs_object_id) est l’identifiant numérique interne de HubSpot pour la fiche du contact. Il est utilisé comme idempotency_key pour éviter les appels en double et comme variable de contexte hubspot_contact_id afin que les actions Obtenir le contact et Mettre à jour le contact de l’agent fassent référence à la bonne fiche pendant tout l’appel.

Coller le code

Sélectionnez tout le contenu de l’éditeur de code et remplacez-le par le modèle ci-dessous. Après l’avoir collé, mettez à jour les espaces réservés suivants :

const axios = require('axios');

exports.main = async (event, callback) => {
  // Pull contact fields from HubSpot
  const firstname     = event.inputFields['firstname'];
  const lastname      = event.inputFields['lastname'];
  const phone         = event.inputFields['phone'];
  const company       = event.inputFields['company'];
  const email         = event.inputFields['email'];
  const hs_contact_id = event.inputFields['hs_object_id'];

  // Auth and endpoint
  const basicAuth = process.env.AIRCALL_BASIC_AUTH;
  const agentUrl = 'https://api.aircall.io/v1/outbound-calls/agents/YOUR_AGENT_ID';

  try {
    const response = await axios.post(
      agentUrl,
      {
        contact_phone: phone,
        idempotency_key: `acme-qualification-${hs_contact_id}`, // unique per workflow + contact
        context: {
          firstname: firstname,
          lastname: lastname,
          company: company,
          email: email,
          hubspot_contact_id: String(hs_contact_id)
        },
        expiration_seconds: 600 // call attempt expires after 10 minutes if it can't connect
      },
      {
        headers: {
          Authorization: `Basic ${basicAuth}`,
          'Content-Type': 'application/json'
        }
      }
    );
    callback({ outputFields: { aircall_status: String(response.status), aircall_message: 'Call triggered successfully' } });
  } catch (error) {
    const status = error.response?.status || 500;
    const body = JSON.stringify(error.response?.data) || 'No response body';
    callback({ outputFields: { aircall_status: String(status), aircall_message: `Error: ${error.message} | ${body}` } });
  }
};

Important: :
Les lignes event.inputFields et context payload du code doivent correspondre aux champs de variables que vous avez configurés sous Propriété à inclure dans le code, lesquels doivent à leur tour correspondre aux variables utilisées dans le message d’accueil et les Directives de conversation de votre AI Voice Agent.

Sorties de données

Sous Sorties de données, ajoutez deux sorties. Elles n’ont aucune incidence sur le déclenchement de l’appel, mais apparaissent dans l’historique du processus HubSpot à des fins de débogage.

• Nom de la sortie = aircall_status. Type = chaîne.
• Nom de la sortie = aircall_message. Type = chaîne.

Votre processus terminé doit ressembler à ceci : 

Étape 6 : testez votre action de code personnalisé et votre processus

Avant d’activer ce processus pour de véritables prospects, testez-le de bout en bout. Cela permet de confirmer trois éléments : que HubSpot peut s’authentifier correctement auprès d’Aircall, que l’appel sortant est bien déclenché et que l’agent reçoit le contexte approprié pour mener la conversation comme prévu. Effectuer le test dès maintenant sur un contact fictif vous permet de détecter les problèmes d’authentification, les erreurs de formatage ou les incohérences entre les variables avant qu’ils n’affectent un véritable prospect.

Étapes

1. Dans l'action de code personnalisé, cliquez sur Tester.
2. Sélectionnez une fiche de contact comportant un numéro de téléphone. Pour ce premier test, utilisez votre propre fiche ou celle d'un contact interne fictif, et non celle d'un véritable prospect.
3. Après l'exécution, consultez la section Sorties de données.
4. aircall_status = 200 indique une réussite. L'agent appellera le numéro de téléphone de votre contact test et suivra le script.
5. Si le statut n'est pas 200, voici les erreurs courantes et comment les corriger avant votre prochain test :

Activation du processus

Une fois les tests terminés, cliquez sur Vérifier et activer. À l'invite « Voulez-vous inscrire les contacts qui répondent actuellement aux critères d'inscription ? », sélectionnez Non, inscrire uniquement les contacts qui répondent aux critères d'inscription après l'activation du processus.

Votre processus et votre AI Voice Agent sont maintenant actifs.

Bonnes pratiques

• Conservez un Centre de connaissances concis et axé sur les questions les plus pertinentes à cette étape du cycle de vente, plutôt que d'essayer de tout couvrir.
• Limitez les questions d'admission à cinq ou moins et évitez de redemander des informations déjà recueillies dans le formulaire de prospect.
• Laissez la réinscription désactivée afin que chaque prospect ne soit qualifié qu'une seule fois par envoi de formulaire.
• Testez l'AI Voice Agent à l'aide du panneau Appel test avant de passer à la configuration de HubSpot, puis testez l'intégralité du workflow HubSpot de bout en bout sur un contact fictif avant de l'activer pour de véritables prospects.
• Assurez-vous que chaque {{variable}} utilisée dans le message d'accueil et les Directives de conversation de l'agent est également configurée sous Propriété à inclure dans le code, avec des noms de variables correspondants.
• Assurez-vous que idempotency_key inclut à la fois le préfixe du processus et l'identifiant de la fiche du contact afin d'éviter les appels sortants en double.

FAQ

L'AI Voice Agent peut-il mettre à jour les fiches HubSpot sans transférer l'appel ?

Oui. L'action Mettre à jour le contact se déclenche avant que l'appel ne soit orienté vers un transfert ou une fin d'appel. L'étape du cycle de vie est donc mise à jour quel que soit le résultat.

Que se passe-t-il si l'AI Voice Agent ne parvient pas à confirmer l'identité de l'appelant ?

Il demande l'adresse e-mail de l'appelant et tente à nouveau d'utiliser Obtenir le contact. Si la fiche du contact ne peut toujours pas être récupérée, il présente ses excuses, informe l'appelant qu'un membre de l'équipe commerciale assurera le suivi à l'aide des informations de son formulaire, puis met fin à l'appel.

Pourquoi le numéro de téléphone doit-il être au format E.164 ?

Le champ contact_phone doit être au format E.164 (par exemple, +14155551234) pour que l'appel sortant soit correctement déclenché. Si ce n'est pas le cas, le processus renverra une erreur 400 et vous devrez normaliser la propriété de téléphone dans HubSpot.

Pourquoi la réinscription doit-elle rester désactivée pour ce processus ?

L'activation de la réinscription pourrait déclencher des appels sortants en double si un prospect envoie le formulaire plusieurs fois. Si vous devez gérer les appels sans réponse, utilisez un processus de suivi distinct basé sur le résultat de l'appel enregistré dans HubSpot, plutôt que de vous appuyer sur la réinscription.

Que faire si je souhaite modifier le nombre d’utilisateurs requis pour transférer l'appel au service commercial ?

Mettez à jour la condition de déclenchement dans les Directives de conversation et les Règles de transfert d'appel afin qu'elle reflète votre propre seuil et que le comportement de l'agent reste cohérent avec la logique de transfert.

Puis-je tester le processus sans envoyer le véritable formulaire de prospect ?

Oui. Utilisez l'option d'inscription manuelle dans le déclencheur d'inscription. Vous pourrez ainsi exécuter le processus sans envoyer le formulaire à chaque test.