Création d’un AI Voice Agent pour la qualification des prospects en appels sortants avec les actions d’IA HubSpot

Configurez un AI Voice Agent pour les appels sortants qui qualifie les prospects créés dans HubSpot et les met automatiquement à jour à l’aide des actions d’IA HubSpot. Cet article explique comment créer l’agent, le connecter à HubSpot et créer le workflow qui déclenche l’appel sortant.

Remarque: Tout au long de cet article, nous utiliserons un exemple basé sur ACME, une entreprise SaaS disposant sur son site web d’un formulaire de prospects entrants alimenté par HubSpot. Plutôt que d’appeler et de qualifier manuellement chaque nouveau prospect, ACME souhaite qu’un AI Voice Agent s’en charge automatiquement. Les comptes plus stratégiques sont transférés aux commerciaux en temps réel, tandis que les comptes plus modestes sont qualifiés par l’agent et consignés pour permettre à l’équipe commerciale d’en assurer le suivi. L’agent récupère également la fiche de contact HubSpot du prospect et met à jour le champ de l’étape du cycle de vie afin d’indiquer que la qualification est terminée.

En mettant en œuvre cette configuration, vous pouvez qualifier les prospects dès leur arrivée afin que les prospects les plus prometteurs parviennent plus rapidement à vos commerciaux, pendant qu’ils sont encore intéressés. Cela accélère votre cycle de vente, améliore les taux de conversion des prospects en démonstrations et clarifie votre pipeline en filtrant les prospects non qualifiés avant qu’ils ne parviennent à vos commerciaux. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur la vente plutôt que de rechercher et de qualifier manuellement chaque prospect entrant.

Fonctionnement

Cette configuration peut être adaptée à pratiquement tous les scénarios, mais voici à quoi ressemble un flux d’appel type pour l’exemple d’ACME :

1. Un nouveau prospect envoie un formulaire sur le site web, alimenté par HubSpot, ce qui crée une fiche de contact.
2. L’envoi du formulaire déclenche un workflow HubSpot, qui inscrit la fiche de contact et lance un appel sortant via l’AI Voice Agent.
3. L’agent entre en contact avec le prospect, déclenche l’action Obtenir le contact pour récupérer la fiche de contact et commence la qualification, en faisant référence aux champs du contact sous forme de contexte {{variable}} tout au long de la conversation, notamment au nombre de licences dont le prospect a besoin.
4. Si le prospect compte 15 utilisateurs ou plus, l’agent déclenche l’action Mettre à jour le contact pour mettre à jour la propriété de l’étape du cycle de vie, puis transfère immédiatement l’appel à un commercial.
5. Si le prospect compte 14 utilisateurs ou moins, l’agent déclenche l’action Mettre à jour le contact pour mettre à jour la propriété de l’étape du cycle de vie, puis informe l’appelant que l’équipe commerciale le contactera prochainement avant de mettre poliment fin à l’appel.

Avant de commencer

Ce guide part du principe que les éléments suivants sont déjà en place :

• Vous disposez d’un compte HubSpot actif avec un formulaire web de capture de prospects.
• L’envoi du formulaire déclenche la création d’une fiche de contact dans HubSpot et renseigne les champs standard firstname, lastname, phone et email de l’objet Contact.
• La propriété de l’étape du cycle de vie existe sur l’objet Contact et peut être mise à jour via l’action d’IA Mettre à jour le contact.
• Vous disposez d’une intégration HubSpot active dans l’Aircall Dashboard.
• Le champ contact_phone doit être au format E.164 (par exemple, +14155551234).

Étape 1 : créez votre clé API Aircall et votre jeton d’authentification Basic

Avant de créer votre AI Voice Agent, générez une clé API dans Aircall. Le workflow de HubSpot l’utilisera pour authentifier sa requête lors du déclenchement de l’appel sortant. Comme HubSpot attend les identifiants sous la forme d’un jeton d’authentification Basic plutôt que d’une paire d’identifiant API et de jeton brut, vous devez d’abord les combiner et les encoder.

Étapes

1. Dans l’Aircall Dashboard, accédez à Intégrations > Clés API depuis le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Générer une clé API et donnez un nom à la nouvelle clé.
3. Copiez votre identifiant API et votre jeton API, puis combinez-les en une seule chaîne : API_ID:API_Token (sans espaces, avec les deux-points comme séparateur).

4. Encodez le résultat en Base64 à l’aide de l’une des méthodes suivantes :

   Outil de navigateur : collez la chaîne combinée dans un outil d’encodage Base64.

   Terminal (macOS/Linux) :

   Copier

   echo -n "YOUR_API_ID:YOUR_API_TOKEN" | base64

   Windows PowerShell :

   Copier

   [Convert]::ToBase64String([Text.Encoding]::ASCII.GetBytes("YOUR_API_ID:YOUR_API_TOKEN"))

5. Le résultat est une chaîne telle que YWJjMTIzOnRlc38ge8tlbg==. Copiez-la et conservez-la en lieu sûr, car vous en aurez besoin à l’étape 5.

Étape 2 : activez les actions d’IA

Activez les actions d’IA sur l’intégration HubSpot spécifique que vous souhaitez connecter à votre AI Voice Agent. Pour l’exemple d’ACME, cela signifie activer Obtenir le contact et Mettre à jour le contact.

Étapes

1. Revenez à la page d’accueil de l’API dans l’Aircall Dashboard.
2. Recherchez et sélectionnez votre intégration HubSpot existante.
3. Cliquez sur l’onglet Actions d’IA dans la barre de navigation supérieure.
4. Activez Mettre à jour le contact et Obtenir le contact sous AI Voice Agent.

Étape 3 : créez et configurez votre AI Voice Agent

Créez votre agent.

Étapes

1. Depuis le menu de navigation de gauche, accédez à Agents IA > AI Voice Agents.
2. Cliquez sur Créer un AI Voice Agent et sélectionnez Appels sortants.

Une fois l’agent créé, il doit être configuré. Les sections ci-dessous suivent l’ordre dans lequel elles apparaissent dans le menu de navigation de gauche de l’éditeur d’agent IA et expliquent le rôle de chacune dans le cas d’utilisation d’ACME.

Pour obtenir davantage d’aide sur ces étapes de configuration, consultez Configurer votre AI Voice Agent.

Attribution de numéro, Profil de l'agent et Informations sur l'entreprise

• attribution de numéro : le numéro de téléphone que l’agent utilisera pour passer l’appel lorsqu’il sera déclenché.
• Profil de l'agent : définit l’identité principale de l’agent.
• Informations sur l'entreprise : définit la manière dont l’agent fait référence à votre entreprise.

Centre de connaissances

Le Centre de connaissances est l’endroit où vous fournissez les informations que l’agent utilise pour répondre aux questions des appelants.

Conseil: :
Pour ce cas d’usage, ajoutez une source de connaissances concise au cas où le prospect aurait des questions sur votre entreprise. Pour des performances optimales, n’essayez pas de tout couvrir : limitez-vous aux questions les plus fréquentes sur les sujets les plus pertinents à cette étape du cycle de vente. Surcharger le Centre de connaissances peut ralentir les réponses et réduire leur précision.

Script d’appel : messages de salutation et d’adieu

Les messages de salutation et d’adieu définissent ce que les appelants entendent au début et à la fin d’un appel.

L’agent peut personnaliser sa salutation à l’aide de variables dynamiques renseignées à partir de votre fiche de contact HubSpot. Toutes les données recueillies par votre formulaire sont associées à une propriété correspondante de la fiche de contact, qu’il s’agisse d’un champ standard comme le prénom ou d’une propriété personnalisée que vous avez créée. Chacune de ces propriétés peut être transmise dans la charge utile de contexte et référencée dans le script de l’agent sous la forme d’une {{variable}} (par exemple, associer le prénom à la propriété firstname vous permet d’utiliser {{firstname}} dans la salutation : « Bonjour {{firstname}}, j’ai vu que vous aviez envoyé votre formulaire... »).

Pour le cas d’usage d’ACME, voici la salutation configurée :

Bonjour {{firstname}}, je suis Charlie, l’assistant IA d’ACME. J’ai vu que vous étiez intéressé par ACME pour {{company}}. Avez-vous quelques minutes pour que je vous pose quelques questions rapides ?

Remarque: :
Pour que l’agent reconnaisse réellement la variable pendant l’appel, celle-ci doit être explicitement transmise dans la charge utile de contexte de l’action de code personnalisé (présentée plus loin dans cet article). Elle ne sera pas automatiquement disponible simplement parce qu’elle existe dans la fiche de contact.

Directives de conversation

Les Directives de conversation vous permettent de définir la manière dont l’agent mène une conversation, en affinant le ton, en définissant les réponses à certaines phrases et en indiquant comment il doit gérer les cas particuliers. C’est également ici que vous définissez la logique conditionnelle qui permet une prise de décision autonome, donnant à votre agent la capacité de raisonner dans les limites que vous avez fixées.

Pour le cas d’usage d’ACME, les Directives de conversation configurent une logique conditionnelle qui guide l’agent selon que le prospect atteint ou non le seuil de 15 utilisateurs. Si c’est le cas, l’agent transfère l’appel à un commercial. Dans le cas contraire, l’agent effectue lui-même la qualification et informe le prospect qu’un commercial le contactera prochainement.

## SEUIL DE TRANSFERT DE QUALIFICATION
- Transférez toujours les appelants qui répondent 15 ou plus à la question d’admission « combien de personnes de votre équipe utiliseraient cet outil ? »

- Sinon, poursuivez avec les questions d’admission jusqu’à ce que la qualification soit terminée, informez le client qu’un commercial le contactera prochainement et mettez fin à l’appel.

- N’expliquez en aucun cas le seuil à l’appelant

Conseil: :
Vous pouvez compléter ces Directives de conversation avec d’autres formulations propres à votre entreprise, des ajustements de ton ou des consignes générales de comportement spécifiques à votre cas d’usage.

Processus d’appel sortant

• URL du Webhook : l’identifiant unique de votre AI Voice Agent. Copiez-le et conservez-le avec le code Basic Auth créé à l’étape 1 ; il est utilisé dans le workflow HubSpot.
• Si un message vocal est détecté : définissez la réaction de votre agent s’il lance l’appel sortant et tombe sur un message vocal. Pour ce cas d’usage, sélectionnez Raccrocher.

Règles de transfert d'appel

Les Règles de transfert d'appel définissent si, quand et à qui un appel est transféré.

Pour le cas d’usage d’ACME, l’appel ne doit être transféré à l’équipe commerciale que si le prospect répond à un critère précis : 15 utilisateurs ou plus. Cette logique conditionnelle est déjà traitée dans les Directives de conversation, mais elle est renforcée et affinée ici :

• Rôle du transfert = Équipe
• Coordonnées = Ventes
• Condition de déclenchement = La réponse à « Environ combien de personnes de votre équipe utiliseraient cet outil ? » est supérieure ou égale à 15
• Message de transfert = « Je vous mets en relation avec notre équipe commerciale, un instant s’il vous plaît. »

Flux d'admission

Les questions d’admission vous permettent de configurer les questions de qualification que l’agent pose au prospect, notamment la question portant sur le seuil qui détermine si l’appel est transféré.

Conseil: :
Ne posez pas plus de cinq questions d’admission. Un trop grand nombre de questions peut prolonger la conversation et frustrer l’appelant. Limitez-vous donc aux informations dont votre équipe a réellement besoin à cette étape du cycle de vente. Évitez également de redemander des informations déjà recueillies dans le formulaire.

Lorsqu’un appel est transféré, les questions d’admission sont transmises au commercial destinataire pour lui fournir le contexte, puis consignées dans un format structuré dans le journal des appels de HubSpot et d’Aircall Workspace une fois l’appel terminé.

Pour le cas d’usage d’ACME, les questions d’admission sont les suivantes :

• Quel est le principal problème que vous espérez résoudre avec un outil comme celui-ci ?
• Avez-vous une idée approximative du délai dans lequel vous souhaitez prendre une décision ?
• Est-ce vous qui prendrez la décision finale à ce sujet, ou d’autres personnes sont-elles impliquées ?
• Environ combien de personnes de votre équipe utiliseraient cet outil ?

Actions d’IA

Ajoutez les actions d’IA à votre AI Voice Agent.

Étapes

1. Accédez à Actions d’IA dans le menu de navigation de gauche de l’agent d’IA.
2. Cliquez sur Ajouter une action.
3. Dans le panneau latéral, ouvrez la liste déroulante et sélectionnez HubSpot > Obtenir le contact. Cliquez sur Enregistrer l’action. Faites de même pour HubSpot > Mettre à jour le contact.

Directives de conversation pour les actions d’IA

C’est ici que vous définissez quand l’agent doit utiliser chaque action, ainsi que ce qu’il doit dire ou faire ensuite.

Pour le cas d’utilisation d’ACME, Obtenir le contact récupère le contact créé par l’envoi du formulaire, et Mettre à jour le contact met à jour la propriété de phase du cycle de vie. Comme cet appel correspond à la qualification d’un prospect, ACME définit la phase du cycle de vie sur Prospect qualifié par l’équipe commerciale (valeur interne : salesqualifiedlead). La valeur à utiliser dépend de votre utilisation de phases du cycle de vie standard ou personnalisées, ainsi que du stade du cycle de vente auquel correspond cet appel. Veillez à remplacer salesqualifiedlead par la valeur adaptée à votre propre cas d’utilisation.

##Obtenir le contact
- Une fois que l’appelant confirme qu’il accepte de répondre à des questions, utilisez l’action « Obtenir le contact » avec le numéro {{phone}} de l’appelant fourni dans le contexte

- Demandez « Juste pour confirmer, {{phone}} est bien le numéro de téléphone que nous avons enregistré pour vous ? » et confirmez si la réponse est oui ou non. Lisez-le au format E164

- Si OUI : identité confirmée. Enregistrez le contactId pour l’utiliser dans des actions ultérieures et passez aux questions d’admission.

- Si NON : demandez à l’appelant son adresse e-mail et réessayez l’action « Obtenir le contact ». Si le dossier est trouvé, l’identité est confirmée. Enregistrez le contactId pour l’utiliser dans des actions ultérieures et passez aux questions d’admission.

- S’il est toujours impossible de récupérer le dossier du contact, présentez vos excuses et dites à l’appelant : « Je ne parviens pas à récupérer votre dossier de contact dans notre système. Un membre de notre équipe commerciale vous contactera dès que possible en utilisant les informations que vous avez fournies dans votre formulaire », puis mettez fin à l’appel.

##Mettre à jour le contact
- Une fois que l’appelant a répondu à la question de qualification (nombre d’utilisateurs), utilisez l’action « Mettre à jour le contact » avec le contactId enregistré précédemment afin de définir lifecyclestage sur « salesqualifiedlead ».

- L’action Mettre à jour le contact doit toujours s’exécuter avant que l’appel ne soit orienté vers un transfert ou une conclusion, afin que la phase du cycle de vie soit mise à jour quel que soit le résultat.

Étape 4 : testez votre agent de qualification des prospects

Une fois que tout est configuré et avant de passer à la configuration de HubSpot, testez minutieusement votre agent à l’aide du panneau Appel test situé à droite de l’éditeur de l’agent. Cela simule une véritable expérience d’appel sans envoyer d’activité d’appel à votre équipe ni déclencher d’activité dans HubSpot.

Testez les trois scénarios suivants pour confirmer que l’agent se comporte comme prévu :

• Parcours idéal : appelez en tant que prospect comptant au moins 15 utilisateurs et confirmez que l’agent vous transférera vers un commercial (le transfert n’aura pas réellement lieu, puisqu’il s’agit d’un appel simulé). Appelez ensuite en tant que prospect comptant moins de 15 utilisateurs et confirmez que l’agent effectue lui-même la qualification et vous informe qu’un commercial vous contactera.
• Parcours incertain : donnez une réponse vague ou incertaine lorsqu’on vous demande votre nombre d’utilisateurs (par exemple, « je ne sais pas encore ») et observez comment l’agent gère l’ambiguïté, s’il pose une question de clarification ou fait une supposition.
• Parcours problématique : mettez l’agent à l’épreuve dans des conditions difficiles, par exemple en l’interrompant au milieu d’une réponse, en donnant des réponses contradictoires sur le nombre d’utilisateurs ou en lui demandant d’effectuer une action hors de son périmètre (par exemple, « réservez-moi quand même une démo »). Confirmez qu’il gère ces situations avec tact plutôt que de fournir des informations incorrectes.

Si vous obtenez des résultats inattendus, identifiez le problème, apportez les ajustements nécessaires et recommencez jusqu’à ce que vous soyez certain que l’agent est prêt à qualifier les prospects.

Étape 5 : créez votre workflow HubSpot et votre action de code personnalisé

Configurez ensuite les éléments dans HubSpot en créant un workflow qui déclenchera l’appel sortant de l’AI Voice Agent.

Étapes

1. Dans HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur Créer un workflow > À partir de zéro.

Déclencheur d’inscription

Pour le déclencheur d’inscription, utilisez deux options : l’inscription manuelle, un outil de test pratique qui vous permet d’exécuter le workflow sans envoyer le véritable formulaire de prospect à chaque fois, et la condition réelle que les prospects rempliront, à savoir l’envoi du formulaire de prospect concerné.

Étapes

1. Dans le déclencheur d’inscription, sélectionnez Déclencher manuellement > Contact > Enregistrer et continuer.
2. Cliquez à nouveau sur le déclencheur d’inscription et, sous OU, sélectionnez Lorsqu’un événement se produit.
3. Dans Ajouter des critères, recherchez et sélectionnez Envoi de formulaire.
4. L’envoi du formulaire a été effectué un nombre quelconque de fois à tout moment sera ajouté par défaut.
5. Cliquez sur + Ajouter des critères et sélectionnez Nom du formulaire.
6. Définissez Nom du formulaire = est l’un des = [votre formulaire de capture de prospects].
7. Cliquez sur Enregistrer.

Réinscription

Remarque: :
Laissez la réinscription désactivée pour ce workflow, car chaque prospect ne doit être qualifié qu’une seule fois par envoi de formulaire. Son activation pourrait déclencher des appels sortants en double si une personne envoie le formulaire plusieurs fois. Si vous souhaitez gérer les appels sans réponse, Aircall consigne le résultat de l’appel dans HubSpot. Envisagez donc un workflow de suivi distinct qui utilise ce résultat pour redéclencher l’appel après un délai, plutôt que de vous appuyer ici sur la réinscription.

Action de code personnalisé

Étapes

1. Sous votre déclencheur d’inscription, cliquez sur + pour ajouter une action.
2. Recherchez Code personnalisé et sélectionnez-le.
3. Choisissez Node.js 18.x comme langage.
4. Sous Secrets, cliquez sur Choisir un secret > Ajouter un nouveau secret.
5. Nom du secret : AIRCALL_BASIC_AUTH (assurez-vous qu’il ne contient aucun espace).
6. Valeur du secret : collez la chaîne Base64 obtenue à l’étape 1.
7. Enregistrez le secret et revenez à l’action.
8. De retour dans l’action, sélectionnez AIRCALL_BASIC_AUTH dans la liste déroulante. Il apparaîtra sous forme d’étiquette.

Propriété à inclure dans le code

Cliquez sur Ajouter une propriété pour chaque champ dont l’AI Voice Agent a besoin pour qualifier et personnaliser l’appel. Pour chacun d’eux, sélectionnez la propriété HubSpot à partir de laquelle extraire les données et attribuez-lui un nom de variable, c’est-à-dire le nom que vous utiliserez pour faire référence à cette valeur dans le code (par exemple, event.inputFields['firstname']).

Chaque {{variable}} que vous avez déjà utilisée dans la salutation et les Directives de conversation de l’agent doit être incluse ici avec un nom de variable correspondant. Sinon, l’agent n’y aura pas accès pendant l’appel.

Pour le cas d’usage de qualification des prospects d’ACME, comme pour la plupart des cas d’usage de qualification standard, limitez cette liste à l’essentiel : l’agent a seulement besoin d’assez de contexte pour personnaliser la salutation et confirmer l’identité de l’appelant :

Remarque: L’ID de l’enregistrement (hs_object_id) est l’identifiant numérique interne de HubSpot pour la fiche du contact. Il est utilisé comme idempotency_key afin d’éviter les appels en double, et comme variable de contexte hubspot_contact_id pour que les actions Get Contact et Update Contact de l’agent fassent référence au bon enregistrement tout au long de l’appel.

Coller le code

Sélectionnez tout le contenu de l’éditeur de code et remplacez-le par le modèle ci-dessous. Après l’avoir collé, mettez à jour les espaces réservés suivants :

const axios = require('axios');

exports.main = async (event, callback) => {
  // Pull contact fields from HubSpot
  const firstname     = event.inputFields['firstname'];
  const lastname      = event.inputFields['lastname'];
  const phone         = event.inputFields['phone'];
  const company       = event.inputFields['company'];
  const email         = event.inputFields['email'];
  const hs_contact_id = event.inputFields['hs_object_id'];

  // Auth and endpoint
  const basicAuth = process.env.AIRCALL_BASIC_AUTH;
  const agentUrl = 'https://api.aircall.io/v1/outbound-calls/agents/YOUR_AGENT_ID';

  try {
    const response = await axios.post(
      agentUrl,
      {
        contact_phone: phone,
        idempotency_key: `acme-qualification-${hs_contact_id}`, // unique per workflow + contact
        context: {
          firstname: firstname,
          lastname: lastname,
          company: company,
          email: email,
          hubspot_contact_id: String(hs_contact_id)
        },
        expiration_seconds: 600 // call attempt expires after 10 minutes if it can't connect
      },
      {
        headers: {
          Authorization: `Basic ${basicAuth}`,
          'Content-Type': 'application/json'
        }
      }
    );
    callback({ outputFields: { aircall_status: String(response.status), aircall_message: 'Call triggered successfully' } });
  } catch (error) {
    const status = error.response?.status || 500;
    const body = JSON.stringify(error.response?.data) || 'No response body';
    callback({ outputFields: { aircall_status: String(status), aircall_message: `Error: ${error.message} | ${body}` } });
  }
};

Important: Les lignes event.inputFields et context payload du code doivent correspondre aux champs de variables que vous avez configurés sous Propriété à inclure dans le code, lesquels doivent à leur tour correspondre aux variables utilisées dans la salutation et les Directives de conversation de votre AI Voice Agent.

Données de sortie

Sous Données de sortie, ajoutez deux sorties. Elles n’ont aucune incidence sur le déclenchement de l’appel ; elles apparaissent dans l’historique du Workflow HubSpot à des fins de débogage.

• Nom de la sortie = aircall_status. Type = chaîne.
• Nom de la sortie = aircall_message. Type = chaîne.

Votre processus terminé doit ressembler à ceci : 

Étape 6 : testez votre action de code personnalisé et votre processus

Avant d’activer ce processus pour de véritables prospects, testez-le de bout en bout. Cela permet de confirmer trois choses : que HubSpot peut s’authentifier auprès d’Aircall, que l’appel sortant est bien déclenché et que l’agent reçoit le contexte approprié pour mener la conversation comme prévu. En le testant dès maintenant sur un contact fictif, vous pourrez détecter les problèmes d’authentification, les erreurs de formatage ou les variables incompatibles avant qu’ils n’affectent un véritable prospect.

Étapes

1. Dans l’action Code personnalisé, cliquez sur Tester.
2. Sélectionnez une fiche de contact comportant un numéro de téléphone. Pour ce premier test, utilisez votre propre fiche ou celle d’un contact interne fictif, et non celle d’un véritable prospect.
3. Après l’exécution, consultez la section Sorties de données.
4. aircall_status = 200 indique que l’opération a réussi. L’agent appellera le numéro de téléphone de votre contact test et suivra le script.
5. Si le statut n’est pas 200, voici les erreurs courantes et la manière de les corriger avant votre prochain test :

Activation du processus

Une fois les tests terminés, cliquez sur Vérifier et activer. Lorsque le message « Voulez-vous inscrire les contacts qui répondent actuellement aux critères d’inscription ? » s’affiche, sélectionnez Non, inscrire uniquement les contacts qui répondent aux critères d’inscription après l’activation du processus.

Votre processus et votre AI Voice Agent sont maintenant actifs.

Bonnes pratiques

• Gardez le Centre de connaissances concis et axé sur les questions les plus pertinentes à cette étape du cycle de vente, plutôt que d’essayer de tout couvrir.
• Limitez les questions d’admission à cinq ou moins et évitez de redemander des informations déjà recueillies dans le formulaire du prospect.
• Laissez la réinscription désactivée afin que chaque prospect ne soit qualifié qu’une seule fois par envoi de formulaire.
• Testez l’AI Voice Agent à l’aide du panneau Appel test avant de passer à la configuration de HubSpot, puis testez l’intégralité du processus HubSpot de bout en bout sur un contact fictif avant de l’activer pour de véritables prospects.
• Assurez-vous que chaque {{variable}} utilisée dans la salutation et les Directives de conversation de l’agent est également configurée sous Propriété à inclure dans le code, avec des noms de variables correspondants.
• Assurez-vous que idempotency_key inclut à la fois le préfixe du processus et l’identifiant de la fiche du contact afin d’éviter les appels sortants en double.

FAQ

L’AI Voice Agent peut-il mettre à jour les fiches HubSpot sans transférer l’appel ?

Oui. L’action Mettre à jour le contact se déclenche avant que l’appel ne soit orienté vers un transfert ou une fin de conversation. La phase du cycle de vie est donc mise à jour quel que soit le résultat.

Que se passe-t-il si l’AI Voice Agent ne parvient pas à confirmer l’identité de l’appelant ?

Il demande l’adresse e-mail de l’appelant et tente à nouveau d’obtenir le contact. Si la fiche du contact ne peut toujours pas être récupérée, il présente ses excuses, informe l’appelant qu’un membre de l’équipe commerciale le recontactera à l’aide des informations fournies dans son formulaire, puis met fin à l’appel.

Pourquoi le numéro de téléphone doit-il être au format E.164 ?

Le champ contact_phone doit être au format E.164 (par exemple, +14155551234) pour que l’appel sortant soit correctement lancé. Dans le cas contraire, le processus renverra une erreur 400 et vous devrez normaliser la propriété de téléphone dans HubSpot.

Pourquoi la réinscription doit-elle rester désactivée pour ce processus ?

L’activation de la réinscription pourrait déclencher des appels sortants en double si un prospect envoie le formulaire plusieurs fois. Si vous devez gérer les appels sans réponse, utilisez un processus de suivi distinct basé sur le résultat de l’appel enregistré dans HubSpot, plutôt que de vous appuyer sur la réinscription.

Que faire si je souhaite modifier le nombre d’utilisateurs requis pour effectuer un transfert vers l’équipe commerciale ?

Mettez à jour la condition de déclenchement dans les Directives de conversation et les Règles de transfert d'appel afin qu’elle corresponde à votre propre seuil, de sorte que le comportement de l’agent et la logique de transfert restent cohérents.

Puis-je tester le processus sans envoyer le véritable formulaire du prospect ?

Oui. Utilisez l’option d’inscription manuelle du déclencheur d’inscription. Vous pourrez ainsi exécuter le processus sans envoyer le formulaire chaque fois que vous souhaitez le tester.