Résolution des problèmes de log d’appels avec l’intégration HubSpot

Si les appels passés ou reçus dans Aircall n’apparaissent pas dans HubSpot, le problème est généralement lié au statut de l’intégration, à l’authentification, à la configuration du numéro ou aux réglages de journalisation. Cet article présente les principales vérifications à effectuer et souligne les limitations importantes pouvant affecter le log d’appels.

Étapes de dépannage

Vérifiez chacun des points suivants pour déterminer pourquoi les appels ne sont pas journalisés dans HubSpot.

Vérifier que l’intégration est active

Vérifiez que l’intégration entre Aircall et HubSpot est activée.

• Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Applications
• Sélectionnez HubSpot
• Accédez à l’onglet Général et vérifiez si le statut de l’intégration est actif. Si l’intégration est désactivée, les appels ne seront pas journalisés.

Vérifier l’authentification HubSpot

Vérifiez si votre authentification HubSpot est toujours valide.

Si une bannière sous l’onglet Réglages de l’intégration HubSpot indique que l’authentification n’est pas valide, une nouvelle authentification est nécessaire.

Important: Lorsque l’authentification HubSpot devient non valide, l’intégration cesse de journaliser les appels jusqu’à ce que la nouvelle authentification soit terminée.

Suivez les instructions affichées dans le tableau de bord Aircall pour authentifier à nouveau HubSpot et rétablir la journalisation.

Confirmer que le numéro Aircall est connecté à l’intégration

Assurez-vous que le numéro Aircall utilisé pour passer ou recevoir des appels est connecté à l’intégration HubSpot.

1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Applications
2. Sélectionnez HubSpot
3. Consultez la liste des Numéros connectés sous l’onglet Général
4. Vérifiez que la journalisation est activée pour le numéro concerné

Les appels passés depuis des numéros qui ne sont pas connectés à l’intégration ne seront pas journalisés dans HubSpot.

Vérifier les réglages de journalisation des heures de travail

Si les appels passés en dehors des heures d’ouverture n’apparaissent pas dans HubSpot, vérifiez le réglage correspondant.

1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Applications
2. Sélectionnez HubSpot
3. Accédez à l’onglet Réglages, puis à la section Réglages HubSport
4. Vérifiez que la journalisation est activée même en dehors des heures d’ouverture du numéro

Remarque: Si cette option n’est pas activée, les appels passés en dehors des heures de travail ne seront pas journalisés dans HubSpot.

Appels non associés à des contacts ou à des entreprises

Important: Les conférences téléphoniques ne peuvent pas être journalisées lorsqu’elles sont lancées par un appel interne entre deux utilisateurs Aircall.

Si aucun contact ou aucune entreprise existant n’est trouvé dans HubSpot pour le numéro de téléphone utilisé et que le réglage de l’intégration Si le numéro/contact n’existe pas dans HubSpot est défini sur Ne rien faire, l’appel sera tout de même journalisé, mais :

• Il apparaîtra uniquement dans le Tableau de bord des activités
• Il ne sera pas associé à une fiche de contact ou d’entreprise

Remarque: Les appels non associés sont tout de même journalisés dans HubSpot, mais ils sont plus difficiles à trouver, car ils ne sont liés à aucune fiche.

Pour vous assurer que les appels sont associés à un contact, définissez le réglage sur Créer un nouveau contact HubSpot. Cela permet à l’intégration de créer un contact dans HubSpot et d’associer l’activité d’appel à cette fiche.

Mon appel a été journalisé pour le mauvais contact

Si un appel est associé au mauvais contact HubSpot, la cause la plus probable est la façon dont Aircall recherche une fiche correspondante. L’intégration utilise l’ordre de recherche suivant :

1. Contact correspondant par adresse e-mail : si l’adresse e-mail de l’utilisateur Aircall correspond à celle d’un contact HubSpot, l’appel est journalisé pour ce contact.
2. Contact correspondant par numéro de téléphone : si aucune correspondance d’adresse e-mail n’est trouvée, Aircall recherche un contact ayant le même numéro dans le champ Téléphone ou Téléphone mobile.
3. Entreprise correspondante par numéro de téléphone : si aucun contact correspondant n’est trouvé, Aircall recherche une entreprise ayant le même numéro de téléphone.

Cela signifie qu’un appel peut être journalisé pour le mauvais contact dans les cas suivants :

• Deux contacts HubSpot partagent le même numéro de téléphone. Dans ce cas, l’appel est journalisé pour la fiche mise à jour le plus récemment. Vérifiez si vos contacts HubSpot comportent des numéros en double, puis supprimez ou fusionnez les doublons.
• Le numéro de téléphone d’un contact est enregistré dans un format non pris en charge. Aircall établit uniquement des correspondances avec les numéros enregistrés dans des formats spécifiques. Si un numéro ne correspond pas, l’appel peut être associé à une autre fiche ou journalisé sans association. Consultez les formats de numéro pris en charge dans Fonctionnement de l’intégration HubSpot.
• Le champ Téléphone mobile contient le même numéro que le champ Téléphone. Aircall rejette les numéros en double, ce qui peut entraîner une synchronisation incorrecte du contact. Consultez Résolution des problèmes de synchronisation des contacts : numéros de téléphone en double dans HubSpot.

Mon enregistrement des appels n’apparaît pas dans HubSpot

Les enregistrements d’appels sont journalisés sous forme de lien dans le corps de l’activité d’appel HubSpot, et non dans un champ distinct. Si vous ne trouvez pas l’enregistrement :

• Vérifiez que l’enregistrement des appels est activé sur le numéro Aircall utilisé pour l’appel. Accédez à tableau de bord → Numéros → sélectionnez le numéro → Réglages et vérifiez que l’enregistrement est actif.
• Vérifiez le contenu de l’activité d’appel dans HubSpot. Le lien vers l’enregistrement apparaît dans la section des notes de l’activité, et non dans un champ dédié aux enregistrements.
• Attendez quelques minutes après la fin de l’appel. Les enregistrements ne sont pas toujours disponibles immédiatement et leur traitement peut prendre un peu de temps avant que le lien apparaisse.
• Vérifiez que l’appel a été pris et qu’il a atteint la durée minimale requise pour l’enregistrement. Les appels très courts peuvent ne pas générer d’enregistrement.

Si le lien vers l’enregistrement est systématiquement absent pour plusieurs appels provenant du même numéro, vérifiez que le numéro est connecté à l’intégration HubSpot et que les Réglages d’enregistrement n’ont pas été modifiés récemment.

FAQ

Pourquoi certains appels ne sont-ils pas du tout consignés dans HubSpot ?

Les causes les plus courantes sont les suivantes : l’intégration est définie comme inactive, l’authentification HubSpot a expiré, le numéro utilisé pour l’appel n’est pas connecté à l’intégration ou l’appel a été passé en dehors des heures d’ouverture alors que la journalisation en dehors des heures d’ouverture est désactivée. Suivez dans l’ordre les étapes de dépannage indiquées en haut de cet article.

Pourquoi mon appel a-t-il été consigné dans une fiche inconnue plutôt que dans celle d’un contact ?

Si aucun contact ni aucune entreprise correspondant au numéro de téléphone n’est trouvé dans HubSpot et que votre intégration est configurée sur « Ne rien faire » lorsqu’aucun contact n’existe, l’appel est tout de même consigné, mais il n’est visible que dans le tableau de bord des activités HubSpot. Modifiez le paramètre en sélectionnant « Créer un nouveau contact HubSpot » pour associer automatiquement les futurs appels.

Pourquoi le nom du contact ne s’affiche-t-il pas sur l’appel alors que le contact existe dans HubSpot ?

La synchronisation des contacts nécessite que le numéro de téléphone soit enregistré au format E.164 dans le champ Téléphone. Si le numéro figure uniquement dans le champ Téléphone mobile sans valeur correspondante dans le champ Téléphone, il ne sera pas synchronisé. Vérifiez la fiche du contact dans HubSpot et assurez-vous que le champ Téléphone est correctement renseigné.

Pourquoi les appels sont-ils consignés dans HubSpot, mais attribués au mauvais propriétaire ?

La propriété des appels est attribuée selon que l’adresse e-mail de l’utilisateur Aircall correspond ou non à son adresse e-mail d’utilisateur HubSpot. Si les adresses e-mail ne correspondent pas, l’appel est attribué au propriétaire du contact ou de l’entreprise, ou au propriétaire par défaut défini dans les Réglages de votre intégration. Assurez-vous que les adresses e-mail des utilisateurs Aircall et HubSpot sont identiques sur les deux plateformes.

Puis-je consigner rétroactivement les appels manqués pendant que l’intégration était inactive ?

Non. Les appels passés pendant que l’intégration est inactive ne sont pas consignés rétroactivement lorsqu’elle est réactivée. Seuls les appels passés après la réactivation seront consignés.

Pourquoi les conférences téléphoniques ne sont-elles pas consignées dans HubSpot ?

Les conférences téléphoniques lancées à partir d’un appel interne entre deux utilisateurs Aircall ne peuvent pas être consignées. Il s’agit d’une limitation connue de l’intégration.

résumé

Si les appels Aircall ne sont pas consignés dans HubSpot, vérifiez que l’intégration est active, que l’authentification est valide, que les bons numéros sont connectés et que les paramètres de journalisation sont correctement configurés. Tenez également compte des limitations connues, telles que les conférences téléphoniques internes et les contacts non associés, qui peuvent affecter la manière dont les appels apparaissent dans HubSpot et leur emplacement.