Dépannage des problèmes d’enregistrement des appels avec l’intégration HubSpot

Si les appels passés ou reçus dans Aircall n’apparaissent pas dans HubSpot, le problème est généralement lié au statut de l’intégration, à l’authentification, à la configuration des numéros ou aux paramètres d’enregistrement. Cet article détaille les vérifications clés à effectuer et met en lumière les limitations importantes pouvant affecter l’enregistrement des appels.

Étapes de dépannage

Vérifiez chacun des points suivants pour identifier pourquoi les appels ne sont pas enregistrés dans HubSpot.

Vérifiez que l’intégration est active

Confirmez que l’intégration Aircall et HubSpot est activée.

• Allez dans Tableau de bord Aircall > Intégrations et API
• Sélectionnez HubSpot
• Allez dans l’onglet Général et vérifiez si le statut de l’intégration est actif. Si l’intégration est désactivée, les appels ne seront pas enregistrés.

Vérifiez l’authentification HubSpot

Vérifiez si votre authentification HubSpot est toujours valide.

Si vous voyez une bannière sous l’onglet Paramètres dans l’intégration HubSpot indiquant que l’authentification est invalide, une réauthentification est nécessaire.

Important: :
Lorsque l’authentification HubSpot devient invalide, l’intégration cesse d’enregistrer les appels jusqu’à ce que la réauthentification soit effectuée.

Suivez l’invite à l’écran dans le Tableau de bord Aircall pour réauthentifier HubSpot et restaurer l’enregistrement.

Confirmez que le numéro Aircall est connecté à l’intégration

Assurez-vous que le numéro Aircall utilisé pour passer ou recevoir des appels est connecté à l’intégration HubSpot.

1. Allez dans Tableau de bord Aircall > Intégrations et API
2. Sélectionnez HubSpot
3. Examinez la liste des Numéros connectés sous l’onglet Général
4. Confirmez que le numéro concerné est activé pour l’enregistrement

Les appels passés depuis des numéros non connectés à l’intégration ne seront pas enregistrés dans HubSpot.

Vérifiez les paramètres d’enregistrement en dehors des heures d’ouverture

Si les appels passés en dehors des heures d’ouverture n’apparaissent pas dans HubSpot, vérifiez le paramètre associé.

1. Allez dans Tableau de bord Aircall > Intégrations et API
2. Sélectionnez HubSpot
3. Allez dans l’onglet Paramètres et naviguez vers la section Paramètres HubSpot
4. Confirmez que l’enregistrement est activé même en dehors des heures d’ouverture du numéro

REMARQUE :
Si cette option n’est pas activée, les appels passés en dehors des heures d’ouverture ne seront pas enregistrés dans HubSpot.

Appels non associés aux contacts ou entreprises

Important: :
Les appels en conférence ne peuvent pas être enregistrés lorsqu’ils sont initiés par un appel interne entre deux utilisateurs Aircall.

Si aucun contact ou entreprise existant n’est trouvé dans HubSpot pour le numéro de téléphone utilisé, et que le paramètre d’intégration Si le numéro/contact n’existe pas dans HubSpot est réglé sur Ne rien faire, l’appel sera quand même enregistré mais :

• Il apparaîtra uniquement dans le Tableau de bord d’activité
• Il ne sera pas associé à un contact ou une fiche entreprise

REMARQUE :
Les appels non associés sont toujours enregistrés dans HubSpot mais sont plus difficiles à retrouver car ils ne sont pas liés à une fiche.

Pour garantir que les appels soient associés à un contact, modifiez le paramètre en Créer un nouveau contact HubSpot. Cela permet à l’intégration de créer un nouveau contact dans HubSpot et d’associer l’activité d’appel à cette fiche.

Résumé

Si les appels Aircall ne sont pas enregistrés dans HubSpot, vérifiez que l’intégration est active, que l’authentification est valide, que les bons numéros sont connectés et que les paramètres d’enregistrement sont correctement configurés. Prenez également en compte les limitations connues, telles que les appels en conférence internes et les contacts non associés, qui peuvent affecter la manière et l’endroit où les appels apparaissent dans HubSpot.