Automatiser l’envoi de messages SMS de relance après des appels sortants sans réponse garantit que les prospects savent qui a essayé de les joindre, les encourageant à répondre tout en faisant gagner un temps précieux à votre équipe commerciale.

En tirant parti de Aircall SMS au sein des workflows HubSpot, vous pouvez envoyer des relances instantanées et personnalisées qui améliorent l’engagement et optimisent l’efficacité de votre pipeline de ventes.

Tous les messages SMS envoyés via cette automatisation sont :

  • Enregistrés dans la fiche contact sur HubSpot, et

  • Assignés dans Aircall Workspace, permettant aux agents de gérer les conversations et les relances de manière fluide sur les deux plateformes.

Ce processus nécessite un seul tag Aircall dédié et un workflow HubSpot simple.

Étape 1 : Créez un tag Aircall

Commencez par créer un tag Aircall dédié qui déclenchera votre workflow dans HubSpot après un appel sortant sans réponse.

Étapes :

  1. Allez dans Aircall Dashboard > Call Settings > Tags

  2. Cliquez sur Ajouter un tag et nommez-le de manière descriptive, par exemple No Answer Send SMS (ou un autre nom adapté à votre workflow interne).

Étape 2 : Configurez le déclencheur d’inscription du workflow HubSpot

Passez maintenant à HubSpot pour créer le workflow qui enverra le message SMS.

Étapes :

  1. Dans HubSpot, allez dans Automatisation > Workflows.

  2. Cliquez sur Créer un workflow > À partir de zéro > Basé sur le contact > Workflow vide, puis cliquez sur Suivant.

  3. Dans l’éditeur de workflow, cliquez sur l’étape du déclencheur d’inscription pour ouvrir le panneau latéral d’édition.

  4. Sous Déclencher automatiquement l’inscription, sélectionnez lorsque les critères du filtre sont remplis.

  5. Sous Informations sur l’objet, choisissez Propriétés du contact.

  6. Recherchez la propriété Derniers tags Aircall utilisés.

  7. Définissez le critère sur est égal à, et saisissez le nom du tag créé à l’étape 1 (par exemple, No Answer Send SMS).

ASTUCE :
Si votre processus interne implique l’application de plusieurs tags lors des appels, utilisez **contient l’un des** au lieu de **est égal à**.  
Cela garantit que le workflow se déclenche même en présence de plusieurs tags.

KB_hubspot_followup_sms_enrolment trigger.png

Paramètres de réinscription

Décidez si les contacts doivent pouvoir réintégrer le workflow à l’avenir. Dans cet exemple, les prospects ne doivent recevoir cette relance qu’une seule fois par cycle d’approche, donc la réinscription est désactivée. Si vous souhaitez autoriser la réinscription, utilisez la propriété Derniers tags Aircall utilisés comme critère.

Étape 3 : Ajoutez l’action Aircall SMS

Enfin, ajoutez l’action qui enverra automatiquement le message SMS lorsque le workflow sera déclenché.

Étapes :

  1. Cliquez sur l’icône + dans votre workflow.

  2. Faites défiler jusqu’à Applications intégrées et sélectionnez Aircall : Envoyer un SMS.

  3. Configurez les champs suivants :

    • Numéro Aircall : sélectionnez le numéro Aircall qui doit envoyer le message. Le numéro doit être connecté à votre intégration HubSpot.

    • Envoyer en tant qu’utilisateur : choisissez l’utilisateur au nom duquel le message doit être envoyé. Le menu déroulant est filtré pour n’afficher que les utilisateurs associés au numéro Aircall sélectionné ci-dessus. Vous pouvez également sélectionner Saisie personnalisée pour mapper dynamiquement l’utilisateur expéditeur en utilisant une propriété HubSpot (format attendu : une adresse e-mail valide d’un utilisateur Aircall attachée au numéro sélectionné). Si vous n’avez pas besoin d’attribuer le message à un utilisateur spécifique, laissez la valeur par défaut.

    • Numéro de téléphone du destinataire : mappez-le au champ approprié dans la fiche contact HubSpot (par exemple, numéro de portable). Assurez-vous que ce numéro est valide et capable de recevoir des SMS.

Rédiger votre message

Dans le champ message, rédigez votre SMS de relance. Vous pouvez le personnaliser en utilisant les jetons de fiche HubSpot (comme le prénom du contact, le nom de l’entreprise ou le nom du propriétaire).

Pour insérer un jeton :

  1. Cliquez dans la zone de texte à l’endroit où vous souhaitez l’ajouter.

  2. Choisissez une propriété dans la liste qui apparaît.

Screenshot 2024-12-23 at 8.00.34 pm.png

Une fois votre message et votre logique configurés, vérifiez et publiez votre workflow. Il devrait ressembler à l’exemple ci-dessous :

Screenshot 2024-12-23 at 8.30.04 pm.png

Important: : Si vous utilisez la Saisie personnalisée pour le champ Envoyer en tant qu’utilisateur, la valeur doit être une adresse e-mail valide d’un utilisateur Aircall associée au numéro sélectionné. Si l’utilisateur n’est pas trouvé sur ce numéro, ou n’a plus de segments de message restants, le message ne sera pas envoyé et une erreur sera enregistrée dans les journaux d’action du workflow.

À méditer

  • Plusieurs numéros Aircall : chaque workflow ne peut être configuré que pour un numéro Aircall à la fois. Si vous utilisez plusieurs numéros, clonez simplement le workflow et ajustez l’action SMS au numéro souhaité.

  • Numéros partagés : lorsque vous utilisez une ligne commerciale partagée, vous pouvez assigner un chef d’équipe ou un manager comme utilisateur d’envoi. Ils recevront automatiquement la conversation dans Aircall Workspace et pourront la réaffecter au membre d’équipe approprié en utilisant la fonction Assigner la conversation.