Automatisez l’envoi de SMS de relance aux prospects après des appels sortants sans réponse grâce à Aircall SMS dans les workflows HubSpot

L’automatisation des SMS de relance après des appels sortants sans réponse garantit que les prospects savent qui les a contactés, les encourageant à répondre tout en faisant gagner un temps précieux à votre équipe commerciale.

En exploitant Aircall SMS dans les workflows HubSpot, vous pouvez envoyer des relances instantanées et personnalisées qui renforcent l’engagement et améliorent l’efficacité de votre pipeline de ventes.

Tous les SMS envoyés via cette automatisation sont :

• Enregistrés dans le dossier du contact sur HubSpot, et

• Assignés dans Aircall Workspace, permettant aux agents de gérer les conversations et relances de manière fluide sur les deux plateformes.

Ce processus nécessite un seul tag Aircall dédié et un simple workflow HubSpot.

Étape 1 : Créez un tag Aircall

Commencez par créer un tag Aircall dédié qui déclenchera votre workflow dans HubSpot après un appel sortant sans réponse.

Étapes :

1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Paramètres d’appel > Tags

2. Cliquez sur Ajouter un tag et nommez-le de manière descriptive, par exemple Pas de réponse Envoi SMS (ou un autre nom adapté à votre workflow interne).

Étape 2 : Configurez le déclencheur d’inscription du workflow HubSpot

Passez maintenant à HubSpot pour créer le workflow qui enverra le message SMS.

Étapes :

1. Dans HubSpot, allez dans Automatisation > Workflows.

2. Cliquez sur Créer un workflow > À partir de zéro > Basé sur les contacts > Workflow vide, puis cliquez sur Suivant.

3. Dans l’éditeur de workflow, cliquez sur l’étape du déclencheur d’inscription pour ouvrir le panneau latéral d’édition.

4. Sous Déclencher automatiquement l’inscription, sélectionnez lorsque les critères du filtre sont remplis.

5. Sous Informations sur l’objet, choisissez Propriétés du contact.

6. Recherchez la propriété Derniers tags Aircall utilisés.

7. Définissez le critère sur est égal à, et saisissez le nom du tag que vous avez créé à l’étape 1 (par exemple, Pas de réponse Envoi SMS).

Conseil: Si votre processus interne implique l’application de plusieurs tags lors des appels, utilisez contient l’un des au lieu de est égal à.
Cela garantit que le workflow se déclenche même lorsque plusieurs tags sont présents.

Paramètres de réinscription

Décidez si les contacts doivent pouvoir réintégrer le workflow à l’avenir. Dans cet exemple, les prospects ne doivent recevoir cette relance qu’une seule fois par cycle de prospection, donc la réinscription est désactivée. Si vous souhaitez autoriser la réinscription, utilisez la propriété Derniers tags Aircall utilisés comme critère.

Étape 3 : Ajoutez l’action Aircall SMS

Enfin, ajoutez l’action qui enverra automatiquement le SMS lorsque le workflow sera déclenché.

Étapes :

1. Cliquez sur l’icône + dans votre workflow.

2. Faites défiler jusqu’à Applications intégrées et sélectionnez Aircall : Envoyer un SMS.

3. Configurez les champs suivants :

   • Numéro Aircall : Sélectionnez le numéro Aircall qui doit envoyer le message. Ce numéro doit être connecté à votre intégration HubSpot.

   • Utilisateur assigné : Choisissez à qui la conversation doit être assignée dans Aircall Workspace. Cet utilisateur apparaîtra également comme l’expéditeur dans le journal d’activité HubSpot.

   • Numéro de téléphone du destinataire : Associez-le au champ approprié dans le dossier contact HubSpot (par exemple, numéro de portable). Assurez-vous que ce numéro est valide et compatible SMS.

Rédiger votre message

Dans le champ message, rédigez votre SMS de relance. Vous pouvez le personnaliser en utilisant les jetons de dossier HubSpot (comme le prénom du contact, le nom de l’entreprise ou le nom du propriétaire).

Pour insérer un jeton :

1. Cliquez dans la zone de texte à l’endroit où vous souhaitez l’ajouter.

2. Choisissez une propriété dans la liste qui apparaît.

Une fois votre message et votre logique configurés, révisez et publiez votre workflow. Il devrait ressembler à l’exemple ci-dessous :

À méditer

• Plusieurs numéros Aircall : Chaque workflow ne peut être configuré que pour un seul numéro Aircall à la fois. Si vous utilisez plusieurs numéros, clonez simplement le workflow et ajustez l’action SMS au numéro souhaité.

• Numéros partagés : Lors de l’utilisation d’une ligne commerciale partagée, vous pouvez assigner un chef d’équipe ou un manager comme Utilisateur assigné. Il recevra automatiquement la conversation dans Aircall Workspace et pourra la réaffecter au membre d’équipe approprié via Assigner la conversation.