Le widget Règle de date dans un flux d'appel permet aux administrateurs de configurer des flux d'appel personnalisés pour des jours calendaires spécifiques appelés dates spéciales. Il peut s'agir de jours fériés, de fermetures temporaires ou de toute autre date importante à laquelle les activités de votre entreprise peuvent être modifiées.

Par exemple, vous pouvez acheminer les appels entrants vers un bureau à l'étranger pendant les jours fériés ou diffuser un message d'accueil saisonnier aux appelants pendant les périodes de fêtes.

Remarque: :
Utilisez le widget Règle de date pour configurer des flux d'appel pour des dates spécifiques. Pour définir des horaires récurrents en fonction de certaines heures ou de certains jours de la semaine, utilisez plutôt le widget Règle horaire.

Créer une date spéciale

Avant d'utiliser le widget Règle de date, vous devez d'abord définir vos dates spéciales dans le tableau de bord Admin.

Étapes

  1. Accédez à Préférences d'appel > Dates spéciales. Vous verrez ici une liste des dates spéciales existantes, avec pour chacune son nom et les dates calendaires qu'elle couvre.

  2. Cliquez sur le bouton Créer une date spéciale dans l'angle supérieur droit de l'écran.

  3. Saisissez un nom pour votre date spéciale.

  4. Sélectionnez une ou plusieurs dates calendaires à inclure.

  5. Cliquez sur Créer pour enregistrer.

Remarque: :
Par défaut, une date spéciale couvre la journée entière. Vous pouvez définir une plage horaire spécifique en décochant la case Toute la journée. Les dates uniques et les plages de dates (avec une date de début et une date de fin) sont prises en charge.

Une fois créée, votre nouvelle date spéciale apparaîtra dans la liste et pourra être modifiée à tout moment depuis Préférences d'appel > Dates spéciales.

Associer votre date spéciale à un numéro

Après avoir créé une date spéciale, vous pouvez l'appliquer à un numéro dans votre éditeur de flux.

Étapes :

  1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Numéros.

  2. Sélectionnez le numéro que vous souhaitez configurer et ouvrez l'onglet Distribution d’appels.

  3. Cliquez sur Modifier pour accéder à l'éditeur de flux.

  4. Ajoutez un nouveau widget Règle de date au flux d'appel.

  5. Dans les paramètres du widget, sélectionnez :

    • Un titre pour la règle.

    • Le fuseau horaire (par défaut, il est défini en fonction de l'indicatif du numéro).

    • La date spéciale que vous avez créée à l'étape précédente.

Une fois le widget configuré, toutes les actions du flux d'appel qui le suivent s'appliqueront à la date spéciale sélectionnée. Par exemple, vous pouvez acheminer les appels vers la messagerie vocale pendant un jour férié.

Après avoir enregistré votre flux d'appel, revenez à Préférences d'appel > Dates spéciales. Lorsque vous ouvrirez votre date spéciale, le numéro associé apparaîtra sous Numéros utilisant la date spéciale.

Image showing date rule widget settings

 

Une fois votre flux d'appel enregistré, si vous revenez à l'onglet Préférences d'appel > Dates spéciales et cliquez sur votre date spéciale, ce numéro apparaîtra dans la section Numéros utilisant la date spéciale.

Comportement du widget

Lorsque le widget Règle de date est en place, le comportement attendu est le suivant : par défaut, les appels passent par la sortie « Activité habituelle » du widget. Lorsqu'une date spéciale définie est atteinte, les appels passent alors par la sortie Jour spécial du widget.

Utiliser plusieurs dates spéciales dans un même flux

Si votre entreprise compte plusieurs scénarios de dates spéciales différents (par exemple, des congés d'entreprise, des réunions d'équipe mensuelles et des événements ponctuels), vous pouvez tous les gérer dans un seul flux d'appel.

Pour cela, ajoutez plusieurs widgets Règle de date au même flux d'appel, chacun étant associé à une date spéciale différente.

Une configuration type peut se présenter comme suit :

  1. Premier widget Règle de date

    • Date spéciale : jour férié de l’entreprise

    • Chemin de date spéciale : diffuser un message d’accueil pour le jour férié et envoyer les appels vers le message vocal

    • Chemin Fonctionnement habituel : passer au widget Règle de date suivant

  2. Deuxième widget Règle de date

    • Date spéciale : réunion mensuelle de l’entreprise

    • Chemin de date spéciale : diffuser un message expliquant la réunion et rediriger les appels vers une autre équipe disponible

    • Chemin Fonctionnement habituel : passer au widget Règle de date suivant

  3. Troisième widget Règle de date

    • Date spéciale : formation de l’équipe ou autre événement

    • Chemin de date spéciale : diffuser un message personnalisé ou rediriger les appels vers une autre équipe

    • Chemin Fonctionnement habituel : poursuivre votre routage standard (par exemple, une Règle horaire ou une sonnerie directe auprès d’une équipe)

En pratique, cela signifie que :

  • Lorsqu’un jour correspond à l’une de vos dates spéciales, l’appel suit le chemin de date spéciale de la Règle de date correspondante.

  • Tous les autres jours, les appels continuent de suivre les chemins Fonctionnement habituel jusqu’à atteindre votre logique de routage normale.

Cette approche vous permet de créer un routage plus complexe tout en séparant clairement chaque scénario pour en faciliter la maintenance.

Informations supplémentaires

  • Un même objet de date spéciale peut être réutilisé pour plusieurs numéros ou widgets. Toute modification apportée à cette date spéciale s’applique automatiquement à tous les flux d’appel qui l’utilisent.

  • Lorsqu’une date spéciale est passée, elle peut continuer à être affichée comme à venir pendant un maximum de 12 heures en raison des différences de fuseau horaire. Après ce délai, elle sera correctement affichée comme une date passée.

  • Vous pouvez modifier les dates du calendrier au sein d’une date spéciale existante afin de la réutiliser pour des jours fériés récurrents ou des événements annuels.