Facture : FAQ

Quand recevrai-je ma facture ?

Vos factures Aircall dépendent de votre type d’abonnement et de la date de début de votre contrat. Chaque facture comprend vos frais fixes pour la période à venir et toute consommation (appels, SMS ou modules complémentaires) du mois précédent.

Abonnements annuels

Les clients ayant des abonnements annuels reçoivent une facture anticipée pour toute la durée de 12 mois, couvrant toutes les licences utilisateur et numéros convenus dans le contrat. Cette facture doit être réglée intégralement au début du contrat.

Après la facture initiale, vous recevrez également une facture mensuelle pour vos frais de consommation (appels, SMS et toute unité supplémentaire).

• Exemple : Si votre contrat débute le 1er du mois, votre facture annuelle peut être générée quelques jours plus tard en raison des délais de traitement, mais elle sera datée du 1er. Si votre facture annuelle est datée du 8, vos factures mensuelles de consommation seront générées le 8 de chaque mois suivant pour l’activité du mois précédent.

Important: Votre contrat est renouvelé automatiquement à la fin de votre période d’abonnement, sauf notification au moins 30 jours à l’avance.

Abonnements mensuels

Les clients ayant des abonnements mensuels reçoivent une facture chaque mois qui inclut à la fois :

• Les frais fixes pour le mois à venir, et
• La consommation de la période de facturation du mois précédent.
  • Exemple : Si votre contrat débute le 1er du mois, votre facture peut être émise quelques jours plus tard en raison du traitement, mais elle sera toujours datée du 1er.

Remarque: Les frais fixes correspondent aux unités incluses convenues dans votre offre (utilisateurs, numéros, etc.) telles qu’indiquées dans votre bon de commande. Ces frais restent constants pendant toute la durée du contrat, quel que soit votre niveau d’utilisation.

Pourquoi ai-je reçu deux factures dans le même mois ?

Quand serai-je débité ?

Votre date de facturation détermine quand votre compte est débité. Si Aircall ne peut pas collecter le paiement, votre compte entre dans le processus d’automatisation des retards. Vous recevrez des e-mails de rappel, verrez une bannière rouge sur votre tableau de bord et serez limité dans certaines actions comme l’ajout de nouveaux utilisateurs ou numéros. Un non-paiement prolongé peut entraîner la suspension ou l’annulation du compte.

Conseil: Pour plus de détails sur la bannière rouge et les paiements en retard, veuillez consulter notre article sur les notifications de paiement.

Pourquoi pouvez-vous recevoir des frais après votre facture annuelle

Les formules annuelles d’Aircall vous permettent de simplifier la facturation en effectuant un paiement unique couvrant vos licences sous contrat et modules complémentaires inclus pour l’année entière. Cependant, il existe des situations où vous pouvez recevoir des frais supplémentaires pendant votre période d’abonnement annuel.

Ce que couvre votre paiement annuel

• Le coût de vos licences utilisateur sous contrat
• Tous les modules complémentaires convenus au début de votre contrat
• Les fonctionnalités du forfait incluses dans votre abonnement annuel sélectionné

Ce paiement garantit que vos services Aircall principaux restent actifs toute l’année sans avoir besoin de renouvellement mensuel.

Pourquoi vous pourriez quand même être facturé mensuellement

Même avec un forfait annuel, certains frais sont facturés séparément car ils dépendent de l’utilisation réelle ou de modifications apportées après le début de votre contrat. Vous pouvez recevoir des factures mensuelles supplémentaires pour les raisons suivantes :

• Frais basés sur l’utilisation : Les coûts des appels sortants et des SMS sont calculés en fonction de votre activité mensuelle.
• Utilisateurs, numéros ou modules complémentaires supplémentaires : Toute nouvelle licence ou fonctionnalité ajoutée pendant l’année est facturée séparément, selon les mêmes conditions que le contrat annuel initial.

Remarque: Votre facture annuelle ne couvre que les éléments et quantités convenus au moment du renouvellement. Toute consommation ou ajout ultérieur est facturé indépendamment.

Exemple : Si votre entreprise a souscrit à un forfait annuel couvrant 10 utilisateurs et 5 numéros de téléphone, vous paierez à l’avance pour ces licences et modules complémentaires inclus.

Par la suite, si vous : ajoutez 2 nouveaux utilisateurs, ou utilisez des SMS ou des minutes d’appels sortants. Vous verrez des frais mensuels supplémentaires pour ces nouveaux éléments ou cette utilisation.

Exemple :

• Mensuel : Lorsque vous ajoutez des unités supplémentaires en cours de cycle de facturation, votre prochaine facture inclura :

1. Un prorata pour les nouveaux utilisateurs depuis leur date d’ajout jusqu’à la fin du cycle de facturation en cours.

2. Un montant pour le prochain cycle de facturation pour ces utilisateurs, sauf s’ils sont supprimés avant l’émission de la facture.

• Annuel à l’avance : Un prorata pour les nouveaux utilisateurs depuis leur date d’ajout jusqu’à la fin du cycle de facturation en cours.

Que signifie « Date d’émission » ?

Aircall prend en charge les paiements par prélèvement automatique et carte de crédit. La date d’émission sur votre facture indique le moment où le paiement est initié.

Prélèvement automatique

• Le paiement est initié à la date d’émission via votre mandat, mais les fonds peuvent mettre 3 à 5 jours à quitter votre compte et jusqu’à 10 jours au total pour être traités. Pendant cette période :
  • Le statut de la facture reste Ouvert
  • Votre compte reste pleinement fonctionnel
  • Vous ne recevrez pas de rappels de paiement
• Si le paiement échoue (par exemple, rejet de paiement), votre compte entrera dans le processus de retard et une bannière rouge s’affichera.

Carte de crédit

• Le paiement est initié à la date d’émission.
• En cas de succès, le statut de la facture passe de Ouvert à Payé en totalité sous 15 à 30 minutes.
• Si le paiement échoue, la facture reste Ouvert et le processus de retard commence. Des e-mails de rappel seront envoyés et une bannière rouge s’affichera.

Pourquoi vois-je à la fois une date d’émission et une date d’échéance ?

Dans de rares cas, votre facture peut comporter une date d’échéance. Cela signifie que le paiement est dû à une date différente de la date d’émission.

Important: Assurez-vous de payer avant la date d’échéance pour éviter de déclencher le processus de retard.

Conseil: Si vous ne savez pas quel mode de paiement est enregistré sur votre compte, l’utilisateur ayant le rôle Propriétaire peut le vérifier dans le Tableau de bord Aircall > onglet Facturation, puis en faisant défiler jusqu’à la section Mode de paiement.

Comment puis-je télécharger des factures et des avoirs ?

Seuls les utilisateurs ayant le rôle Propriétaire peuvent accéder aux factures et aux avoirs. Connectez-vous au Tableau de bord Aircall et rendez-vous dans l’onglet Facturation, où vous pouvez consulter toutes les factures et avoirs au même endroit.

Remarque: La génération des factures peut être retardée en raison de jours fériés ou de fermetures bancaires. Si aucune facture n’apparaît dans les 7 jours suivant votre date de facturation habituelle, contactez notre équipe du support client pour confirmer votre statut de facturation.

Pour vérifier votre prochaine date de facturation, allez dans l’onglet Forfait de votre Tableau de bord Aircall et consultez la Prochaine date de facturation affichée.

Téléchargement de factures ou d’avoirs

1. Dans l’onglet Facturation, trouvez le document que vous souhaitez télécharger.
2. Cliquez sur les trois points verticaux à l’extrême droite.
3. Sélectionnez Télécharger le PDF.

Utilisez les colonnes du tableau pour identifier les détails du document :

• Type : Facture ou Avoir
• Statut : Ouvert, Payé en totalité ou Appliqué

Remarque: Les avoirs sont généralement appliqués automatiquement aux nouvelles factures. Si le montant de l’avoir ne couvre pas entièrement une facture, le solde restant sera facturé. Les crédits de courtoisie ne sont pas éligibles au remboursement.