Avec l'intégration HubSpot, vous pouvez configurer des règles d'automatisation pour fermer automatiquement les tâches HubSpot en fonction de résultats d'appel spécifiques. Cela permet de rationaliser votre flux de travail en garantissant que les tâches terminées ou obsolètes sont fermées sans intervention manuelle.
Remarque: L'intégration Aircall–HubSpot ne crée pas de nouvelles tâches. Elle ne peut que fermer les tâches existantes.
Activation de l'automatisation de fermeture des tâches
Vous pouvez activer et configurer les règles de fermeture des tâches directement depuis votre tableau de bord Aircall.
Étapes :
- Allez dans Tableau de bord Aircall > Intégrations & API.
- Sélectionnez HubSpot et allez dans l'onglet Paramètres.
- Faites défiler jusqu'à la section Automatisation de fermeture des tâches.
- Sélectionnez les résultats d'appel qui doivent déclencher la fermeture de la tâche.
- Choisissez les critères qui déterminent quelle tâche fermer.
- Enregistrez vos paramètres.
La règle d'automatisation ne s'exécutera que lorsqu'au moins un résultat et une option de critère sont sélectionnés. Lorsqu'un appel se termine et que le résultat sélectionné est appliqué, la règle se déclenche automatiquement.
Résultats d'appel et options de critères
Vous pouvez configurer quels résultats fermeront les tâches et comment Aircall choisira les tâches à fermer.
Résultats d'appel
- Aucun (par défaut)
- Connecté
- Occupé
- Pas de réponse
- Mauvais numéro
- Message vocal laissé
Vous pouvez sélectionner plusieurs résultats.
Types de critères
- Aucun (par défaut)
- À échéance aujourd'hui
- À échéance aujourd'hui et créé par une séquence
- Date d'échéance la plus ancienne
- Date d'échéance la plus ancienne créée par une séquence
Important: Si "Aucun" est sélectionné pour les Résultats d'appel ou les Critères, aucune tâche ne sera fermée.
Comment Aircall applique les critères
Lorsqu'un résultat d'appel sélectionné correspond à la configuration dans vos paramètres d'intégration, Aircall recherche les tâches HubSpot qui remplissent les conditions suivantes :
- Le type de tâche est Appel.
- La tâche est associée au contact HubSpot impliqué dans l'appel.
- Le statut de la tâche n'est pas Fermé.
Une fois ces tâches identifiées, Aircall applique les critères choisis dans les paramètres de la règle pour déterminer laquelle fermer :
| Critère | Règle de sélection de la tâche |
|---|---|
| Aucun | Aucune action n'est prise ; aucune tâche n'est fermée. |
| À échéance aujourd'hui | Ferme la tâche dont la date d'échéance est fixée à aujourd'hui. Si plusieurs tâches remplissent cette condition, Aircall ferme la plus récemment mise à jour et assignée à l'utilisateur ayant géré l'appel. |
| À échéance aujourd'hui et créé par une séquence | Ferme la tâche créée par une séquence qui est à échéance aujourd'hui. Si plusieurs tâches sont éligibles, Aircall ferme la plus récemment mise à jour et assignée à l'utilisateur ayant géré l'appel. |
| Date d'échéance la plus ancienne | Ferme la tâche avec la date d'échéance la plus ancienne antérieure à la date actuelle. |
| Date d'échéance la plus ancienne créée par une séquence | Ferme la tâche créée par une séquence qui a la date d'échéance la plus ancienne antérieure à la date actuelle. |
Remarque: Parce que les dates d'échéance des tâches dépendent de l'heure locale de l'utilisateur, différents utilisateurs peuvent voir différentes tâches marquées comme « à échéance aujourd'hui ». Aircall utilise le fuseau horaire UTC pour évaluer les tâches « à échéance aujourd'hui ».
Visualisation des tâches fermées dans HubSpot
Lorsqu'une tâche est fermée via cette automatisation, elle apparaîtra automatiquement liée dans le journal d'engagement des appels sur la page du contact HubSpot correspondant.
Statut Aircall
Problèmes d'authentification