Avec l’intégration HubSpot, vous pouvez configurer des règles d’automatisation pour fermer automatiquement les tâches HubSpot en fonction de résultats d’appel spécifiques. Cela permet de simplifier votre processus en veillant à ce que les tâches terminées ou obsolètes soient fermées sans intervention manuelle.
Remarque: L’intégration Aircall–HubSpot ne crée pas de nouvelles tâches. Elle peut uniquement fermer les tâches existantes.
Activer l’automatisation de la fermeture des tâches
Vous pouvez activer et configurer les règles de fermeture des tâches directement depuis votre tableau de bord Aircall.
Étapes :
- Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations > Applications.
- Sélectionnez HubSpot, puis accédez à l’onglet Réglages.
- Faites défiler la page jusqu’à la section Automatisation de la fermeture des tâches.
- Sélectionnez les résultats d’appel qui doivent déclencher la fermeture de la tâche.
- Choisissez les critères qui déterminent la tâche à fermer.
- Enregistrez vos réglages.
La règle d’automatisation ne s’exécutera que si au moins un résultat et une option de critère sont sélectionnés. Lorsqu’un appel prend fin et que le résultat sélectionné est appliqué, la règle se déclenche automatiquement.
Résultats d’appel et options de critères
Vous pouvez configurer les résultats qui fermeront les tâches et la manière dont Aircall choisira les tâches à fermer.
Résultats d’appel
- Aucun (par défaut)
- Connecté
- Occupé
- Pas de réponse
- Mauvais numéro
- Message vocal laissé
Vous pouvez sélectionner plusieurs résultats.
Types de critères
- Aucun (par défaut)
- Échéance aujourd’hui
- Échéance aujourd’hui et créée par une séquence
- Date d’échéance la plus ancienne
- Date d’échéance la plus ancienne créée par une séquence
Important: Si « Aucun » est sélectionné pour les Résultats d’appel ou les Critères, aucune tâche ne sera fermée.
Comment Aircall applique les critères
Lorsqu’un résultat d’appel sélectionné correspond à la configuration des réglages de votre intégration, Aircall recherche les tâches HubSpot qui remplissent les conditions suivantes :
- Le type de tâche est Appel.
- La tâche est associée au contact HubSpot concerné par l’appel.
- Le statut de la tâche n’est pas Fermé.
Une fois ces tâches identifiées, Aircall applique les critères choisis dans les réglages de la règle afin de déterminer celle à fermer :
| Critères | Règle de sélection des tâches |
|---|---|
| Aucun | Aucune action n’est effectuée ; aucune tâche n’est fermée. |
| Échéance aujourd’hui | Ferme la tâche dont la date d’échéance est fixée à aujourd’hui. Si plusieurs tâches remplissent cette condition, Aircall ferme la tâche mise à jour le plus récemment qui est attribuée à l’utilisateur ayant traité l’appel. |
| Échéance aujourd’hui et créée par une séquence | Ferme la tâche créée par une séquence dont l’échéance est fixée à aujourd’hui. Si plusieurs tâches remplissent cette condition, Aircall ferme la tâche mise à jour le plus récemment qui est attribuée à l’utilisateur ayant traité l’appel. |
| Date d’échéance la plus ancienne | Ferme la tâche dont la date d’échéance antérieure à la date actuelle est la plus ancienne. |
| Date d’échéance la plus ancienne créée par une séquence | Ferme la tâche créée par une séquence dont la date d’échéance antérieure à la date actuelle est la plus ancienne. |
Remarque: Les dates d’échéance des tâches dépendant de l’heure locale de l’utilisateur, différents utilisateurs peuvent voir différentes tâches marquées comme « à échéance aujourd’hui ». Aircall utilise le fuseau horaire UTC pour évaluer les tâches « à échéance aujourd’hui ».
Afficher les tâches fermées dans HubSpot
Lorsqu’une tâche est fermée par cette automatisation, elle apparaît automatiquement sous forme de lien dans le journal d’engagement de l’appel sur la page du contact HubSpot correspondant.
Statut Aircall
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